Steuerinformationen

• Steuernummer - hier bitte die eigene Steuernummer erfassen. 
• UStID: hier bitte die eigen UStID eintragen.

Beide könnten später als Variable auf Formularen ausgegeben werden, was für die Mandantenfähigkeit wichtig ist, um mit einem Formulare verschiedene Firmen-Steuerinformationen darstellen zu können.

Das Steuerprüfungsjournal bildet - für den Anwender unabänderlich - alle nach unserem Kenntnisstand für die Finanzbuchhaltung und somit auch bei einer Steuerprüfung relevanten Vorgänge ab.

Sofern es ein standardmäßig durchlaufender Vorgang ist (zB einfacher Rechnungsdruck) wird es nur hier aufgezeichnet. Bei Vorgängen, die von der Norm abweichen (zB löschen eines OP Kunden-Datensatzes) wird man aufgefordert dies jeweils zu begründen. Diese Begründung findet sich im Feld Kommentar wieder. 

Man kann die Kommentierung abschalten, sollte sich aber bewußt sein, daß dies die Nachhaltigkeit der Funktion untergräbt. Zu Einrichtungszwecken oder bei im vorfeld klar definierten Strukturierungsmaßnsahmen, Korrektur von Schäden an der Datenbank oder Schulungszwecken, kann es hilfreich sein, wird aber nicht empfohlen. Sinnvoll ist es diese Funktion zB in einer reinen - nicht produktiven - Testumgebung abzuschalten, da hier meist kein Mehrwert erzielt wird.

Standard-Textbausteine und Einstellungen Mahnung

Definieren Sie hier welcher Textbaustein als Vor- oder Fuß-Text in welcher Mahnstufe standardmäßig verwendet werden soll und welche Mahngebürhen und Zinsen veranschlagt werden sollen. Für das weitere Layout der Mahnungen im Ausdruck den Formularkonfigurator (bei aktivierten Musterformularen) verwenden, dieser ist über den Bereich Formulare und Texte erreichbar.

Hier können Sie zudem hinterlegen, nach wie vielen Tagen über das Fälligkeitsdatum hinaus ein OP als überfällig gekennzeichnet ist und in welcher Höhe Mahngebühren und Verzugszinsen berechnet werden.

Vereinfachter Rechnungseingang mit Aufteilung

Nutzen diese Option, wenn Sie wenig Bestellungen durch profacto erzeugen und für Sie die Bestellung erst mit dem Wareneingang und der Rechnung im System erscheint.

Dadurch wird jede Rechnung, die Sie erfassen automatisch dem aktiven Gemeinkostenprojekt, oder wahlweise bei der Erfassung einem anderen Projekt ganz oder teilweise zugewiesen, so daß Projektkosten erfasst werden.

Die Kostenträgeraufteilung erfolgt zunächst vollständig auf einen sogenannten Einmalartikel, so gehen die entstandenen Kosten nicht verloren. Wenn Sie mehr Präzision wünschen lässt sich das im Offenen Posten jederzeit anpassen.

Vereinfachten Rechnungseingang nutzen: erst mit Aktvierung wird die komplexere und variablere Erfassung möglich. 

Standardlieferant: wählen Sie evtl. einen Lieferanten aus, von dem Sie besonders häufig Offene Posten Lieferanten manuell anlegen, dieser wird dann immer vorbesetzt, was die Erfassung beschleunigt, es darf aber auch leer bleiben, dann sollte man es im OP Lieferant ausfüllen.

Kontierungseinstellungen

Erfassen Sie hier die Standardkonten, die bei Nutzung der Fibu-Schnittstelle verwendet werden müssen.

• Das Konto Frachtkosten wird vom Bestellwesen verwendet. Zwischenzeitlich ist es nur noch eingeschränkt wichtig, da durch die Bestellnebenkosten viel mehr Nebenkosten als nur Frachtkosten einer Bestellung zugeordnet werden können.
• Die Option Splitbuchungen in den Offenen Posten verwenden erzeugt aufwendigere Buchungssätze für die Buchhaltung und wird derzeit in den Schnittstellen an Datev und Lexware unterstützt.
• Die Option Schlussrechnungen mit vollem Betrag exportieren erzeugt Ausgleichsbuchungen für die bisher gestellten Teilrechungen und erzeugt einen eigenen Buchungssatz über den vollen Projektwert.
• Die Option Zahlungen an Datev übergeben stellt sicher, dass beim Export an Datev auch alle Zahlungsinformationen zu OPs übergeben werden. Einmal übergebene Zahlungen werden kein zweites Mal exportiert.
• Die Option Buchungstext für Fibu-Export nutzen bewirkt, dass nicht der Überweisungstext des OP, sondern das Feld Buchungstext an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.

Regeln zur Nutzung von Standardkonten

Die hier definierten Konten sind Standardkonten, die idealerweise an verschiedenen Stellen verfeinert werden. Hierbei gilt folgendes Regelwerk:

Im Bereich Verkauf verwendet profacto ein im Kunden hinterlegbares Erlöskonto, um es ins Projekt zu kopieren. Sie können dieses Konto im Projekt überschreiben. In den Projektpositionen sind auch Konto eingebbar, diese werden vom Artikel gesetzt, falls Sie einen Artikel in die Projektposition übernehmen. Sind die Fibukonten in der Projektposition leer, dann gilt das Konto im Projekt. Steht dieses auch auf 0, gilt das Standarderlöskonto aus den Voreinstellungen.

Im Bereich Einkauf geht es genau andersherum: Der Lieferant kann das Aufwandskonto der Bestellung vorbesetzen. Im Einkauf verwendete Artikel setzen die Fibukonten in der Bestellposition.

Bei Verwendung von Splitbuchungen werden nach Möglichkeit die Konten aus Projektposition bzw. Bestellposition verwendet, wenn Offene Posten bei Rechnungsstellung bzw. bei Nutzung des Rechnungsprüfungsassistenten erzeugt werden. Nutzen Sie keine Splitbuchungen, dann werden, falls ungleich 0, die Konten aus Projekt bzw. Bestellung verwendet.

Offene Posten

Hier konfigurieren Sie, ob in der OP-Übersicht all die OPs hervorgehoben werden sollen, deren Bankverbindung fehlt. Hierbei gibt es eine getrennte Aktivierung für Kunden- und Lieferanten-OPs.

Bei Kunden-OPs werden zudem nur die OPs hervorgehoben, die via Bankeinzug beglichen werden.

Generell gilt dann:

• Ist ein OP unterstrichen, fehlen Konto oder BLZ.
• Ist ein OP fett, dann fehlen BIC oder IBAN.

Kostenarten

Die Kostenarten werden im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) des Kostenstellenstamms verwendet. Die Kostenarten sind vorgegeben. Sie können nur die Bezeichnungen verändern, wobei es 5 Kostenarten für fixe Kosten gibt und 6 Kostenarten für variable Kosten.

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Einführung

Zahlungspläne sind vordefinierte Regelungen zur Abwicklung von Zahlungen im Rahmen eines Projekts. Aktuell steht ein Eintrag eines Zahlungsplans in Beziehung mit dem Stellen einer Acontorechnung zu einem Projekt.

Im Konstantenbereich Zahlungspläne definieren Sie Zahlungspläne, die Sie dann Kunden bzw. Projekten zuordnen können. 

Erfassung

Wenn Sie einen neuen Zahlungsplan erfassen, geben Sie diesem einen Namen und beschreiben ihn.

Dann legen Sie die Eigenschaften fest:

Ist die Fälligkeit der Zahlung relativ zum AB-Datum oder handelt es sich um feste, unabhängige Termine?

Ist die Zahlungshöhe in Prozent relativ zum Auftragswert anzugeben oder erfassen Sie später feste Beträge?

Danach erfassen Sie die einzelnen Zahlungstermine als Zeilen und weisen diesen noch einen Hinweistext zu.

Nutzung

Im Projekt können Sie die Zeilen des Zahlungsplans dann noch bearbeiten und so gegebenenfalls konkrete Termine und feste Geldbeträge erfassen.

Bereich Bankverbindungen

• Tragen Sie hier Ihre Bankverbindungen ein. Diese können Sie nutzen im Bereich Offene Posten zur beleglosen Überweisung per SEPA. Die Bankverbindungen 1 und 2 sind auch über Variable im Druck von Angebot bis Rechnung nutzbar.
• Um eine neue Bankverbindung anzulegen, öffnen Sie das Aufklappmenü und wählen Sie Aktuelle Verbindungen. Die Felder werden dadurch geleert. Tragen Sie die neue Bankverbindung vollständig ein (alle fünf Felder), dann ist auch der Button Neu verfügbar, wodurch die Bankverbindung unter dem Namen, den Sie im Feld Bank eingetragen hatten gespeichert wird.
• Sie können im Bankensuchdialog sich entweder unten rechts über Anzeigenalle in der Datenbank erfassten Banken anzeigen lassen, oder über den Suchen Button eine Recherche aufrufen.
• IBAN - Durch die Schaltfläche neben dem Feldnamen können Sie profacto prüfen lassen, ob die IBAN ganz grundsätzlich korrekt ist, d.h. ob die Prüfsumme den korrekten Wert ergibt.