Einführung
In diesem Tutorial befassen wir uns mit der Datenübergabe von Offenen Posten an die Finanzbuchhaltung. Dazu sehen wir uns zuerst an, welche Daten überhaupt an die Finanzbuchhaltung übergeben werden und dann, wieder eigentliche Ablauf für die Überagbe aussieht.
Fibu-Daten im Offenen Posten
profacto besitzt keine eigene Finanzbuchhaltung, wohl aber die Möglichkeit, über Schnittstellen Daten an Finanzbuchhaltungen zu übergeben. Wenn wir hier von Daten sprechen, meinen wir "Offene Posten". Der Begriff "Offener Posten" ist dabei auf den ersten Blick irreführend, weil es sich genaugenommen um Datensätze handelt, die Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen beschreiben, und wenn diese bezahlt sind, sind sie nicht mehr offen. Dennoch werden sie so bezeichnet.
Offene Posten Kunden - Ausgangsrechnungen
Normale Rechnung
Im Normalfall schreiben Sie nach erfolgreicher Abwicklung eines Projekts eine Rechnung an den Kunden. Und folgerichtig wird es dafür genau einen Offenen Posten geben. Dieser "OP" (Kurzform von Offener Posten) muss also alle Information beinhalten, die der Buchhalter normalerweise durch Erfassung des Rechnungsbelegs in die Finanzbuchhaltung einbucht. Einige Informationen sind naheliegend:
- Rechnungsnummer
- Datum
- Betrag
In der Finanzbuchhaltung wird aber vor allem auf Konten gebucht, im Falle einer Ausgangsrechnung in der Art
Per Kundenkonto an Erlöskonto
Das Kundenkonto ist die Entsprechung der Kundennummer in der Finanzbuchhaltung. Das Erlöskonto beschreibt, welcher Art der Umsatz war: Schreinereierzeugnisse, Handelsware, Dienstleistungen etc. Daher brauchen wir auf jeden Fall noch die
- Fibu-Kontonummer des Kunden
Doch bei der Beschreibung der Art des Umsatzes wird es dann kompliziert: Haben Sie nur einen Schrank gebaut oder auch noch etwas montiert? Haben Sie Handelsware verkauft? Waren eventuell noch Speditionskosten dabei? Haben Sie eventuell Regiearbeiten erbracht? Je komplexer die Leistungen werden, desto eher möchte man die Umsatz nicht nur auf ein Konto buchen, sondern auf mehrere, um diese unterschiedlichen Leistungsarten gegeneinander abzugrenzen und am Ende des Monats oder des Jahres zu wissen, wo eigentlich wieviel Umsätze angefallen sind.
In kleinen Betrieben wird so etwas gerne auf das immer gleiche Konto gebucht. Doch bei wachsendem Umsatz und bei grösserer Mitarbeiterzahl möchte man schon genauer wissen, woher das Geld eigentlich kommt. Das führt zur Notwendigkeit von Splitbuchungen. Eine Splitbuchung teilt den Rechnungsbetrag der Ausgangsrechnung - und zwar den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer - auf mehrere Erlöskonten auf.
Hier zwei Beispiele:
Einfache Buchung
- 1000 Euro per Konto 100023 an Konto 8400 (Umsätze allgemein)
Splitbuchung
- 1000 Euro per Konto 100023 an
- Konto 8400 300 Euro (Schreinereierzeugnisse)
- Konto 8410 400 Euro (Montage)
- Konto 8490 200 Euro (Handelswaren)
- Konto 8495 100 Euro (Spedition)
Nachdem wir jetzt wissen, welche Informationen so ein Offener Posten in sich trägt, wollen wir in Erfahrung bringen, wie diese Informationen da hinkommen. Wir wollen ja nicht nach dem Druck jeder Rechnung den OP von Hand ausfüllen. Alles halb so wild:
Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fibu-Kontonummer des Kunden werden automatisch in den OP eingetragen, das ergibt sich aus der Kundennummer im Projekt, dem auf der Rechnung ausgewiesenen Datum, der gedruckten Rechnungsnummer und dem Rechnungsbetrag.