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Aufruf des Druckdialogs und Einstellungen für alle Belegdrucke
Zum Drucken wählen Sie nun einfach eines oder mehrere Projekte in der Übersicht an und dann den Befehl Drucken aus dem Menü Datei/Ablage. Sie können dasselbe auch in der Positionsübersicht eines Projekts tun, allerdings ist dabei zu beachten, dass selbst bei Anwahl aller Positionen immer nur eine Teilrechnung gedruckt wird, wenn Sie eine Rechnung drucken. Es erscheint so oder so zuerst der untenstehende Druckdialog.
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Teilrechnungen und Zahlungspläne
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Rechnungen drucken
Auch hier können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden.
Beachten Sie, dass um eine Rechnung zu drucken, Auftragspositionen mit einem Status kleiner als Rechnung vorhanden sein müssen, sonst wird profacto Ihren Befehl “verweigern”. Wollen Sie eine Rechnung einfach nur ein zweites Mal drucken, ist das problemlos möglich, die Option Probedruck ist dabei aber auf jeden Fall angekreuzt, so dass nur eine Kopie gedruckt wird. Ist die Rechnung bereits gedruckt und der Status gesetzt, finden Sie eine Kopie auch im Vorgangsarchiv unter Belege und können diese dort ausdrucken.
Wollen Sie eine Rechnung tatsächlich nochmal herausgeben, weil Sie in der ersten Version etwas falsch gemacht haben, müssen Sie den Status des Auftrags wieder zurücksetzen. Dies machen Sie, in dem Sie das Projekt in der Übersicht markieren und dann aus dem Menü Status z.B. Auftragsbestätigung wählen. Dabei wird die falsche Rechnung wieder freigegeben, jedoch im Journal protokolliert.
Wollen Sie eine Kopie eines schon gedruckten Dokuments drucken, ist mit Klick auf den Feldbezeichner Rechnungsnummer eine der bisher vergebenen Dokumentnummern auswählbar. Die Nummernkreise werden nicht zurückgesetzt, d.h. die Rechnungs- oder Angebotsnummern werden weiter hochgezählt. Wollen Sie auch diese Zahlen zurücksetzen, müssen Sie dies in den Voreinstellungen auf der Seite Nummernkreise erledigen.
Die Option ProForma-Rechnung druckt eine Rechnung für den Zoll. Es wird kein OP erzeugt, aber der Nummernkreis wird weitergezählt.
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es muß ein Privatkunde sein (d.h. es darf keine UStId im Kunden hinterlegt sein)
es müssen Zeiten auf abrechenbare Projektpositionen erfasst worden sein.
diese Zeiten müssen Kostenstellen aus der Gruppe "Montage" zugewiesen sein.
XRechnung
Dieses Feature wird grundsätzlich über Voreinstellungen:Projekte Erfassung aktiviert, da es einige Einschränkungen und Anforderungen mit sich bringt. Üblicherweise ist die XRechnung explizit angefordert, Stand Anfang 2022 sind vor allem Behörden, Kommunen und Landkreise, der Bund, Bundeswehr, sowie Deutsche Bahn und andere öffentliche Einrichtungen verpflichtet zusätzlich das XRechnungsformat anzufordern.
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In den Voreinstellungen: Projekte Dokumente finden Sie eine neue Einstellung "Bei Rechnungsdruck immer Girocode QR erzeugen". |
XRechnung / ERechnung
Dieses Feature wird grundsätzlich über Voreinstellungen:Projekte Erfassung aktiviert, da es einige Einschränkungen und Anforderungen mit sich bringt. Üblicherweise ist die XRechnung explizit angefordert, Stand Anfang 2022 sind vor allem Behörden, Kommunen und Landkreise, der Bund, Bundeswehr, sowie Deutsche Bahn und andere öffentliche Einrichtungen verpflichtet, zusätzlich das XRechnungsformat anzufordern.
Das Versenden einer XRechnung ist ansonsten aktuell so gestaltet, daß man eine Leitweg-ID angeben muß. Diese ist sowohl für den Kunden zu erfassen als auch in den Voreinstellungen der Firma, gleich auf der ersten Seite. Außerdem muß im Personal der Vertreter eine dienstliche Telefonummer und eine EMail-Adresse haben, dazu ist es natürlich sinnvoll auch eine Bankverbindung angelegt zu haben. Die eigene Leitweg-ID, die Sie auf der ersten Seite der Voreinstellungen erfassen, ist nur bei Nutzung von Peppol nötig. Die Leitweg-ID des Auftraggebers im Kundenstamm ist nur nötig bei öffentlichen Auftraggebern. In beiden Fällen muss in die Felder etwas eingetragen werden, notfalls erfassen Sie dort ein Information, die Sie kennen, wie z.B. eine Telefonnummer oder eine Email-Adresse.
Im Ergebnis kommt neben dem normalen Beleg noch eine XML-Datei dazu, zB als zweiter Anhang in der Email. Rechnungsbegründende Daten können als Anhang beigefügt im Druckdialog werden. Alle weiteren Anhänge dann im Email-Dialog erst beifügen. Rechnungsbegründende Anhänge werden zusätzlich in die XML-Datei eingebettet. Dazu sollte der profacto-eigene Email-Editor verwendet werden.
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