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Datensätze exportieren / importieren
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- Daten mit Geschäftspartnern auszutauschen (z.B. Artikelstamm der Lieferanten einlesen, Projekte an den Steuerberater ausgeben)
- Daten in anderer Software weiterzuverwenden (Serienbriefe, Newsletter, Auswertungen, u.v.m.)
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Beim Importieren können Sie immer auch Daten überschreiben, Daten verändern oder auch Daten importieren, die zu Fehlern im Programm führen können oder auch sachlich falsch sind. Sie tragen die Verantwortung beim Import selber, stellen Sie daher auch stets sicher, daß Sie ein aktuelles Backup Ihrer Datenbank haben und verstanden haben, was Sie dem Programm befehlen auszuführen. |
Export- oder Importkonfiguration erstellen
Der Autausch Austausch der Dateien findet über eine Textdatei statt, die unter Windows zwingend die Dateiendung ".txt" haben muss. Damit er funktionieren kann, muss in beiden Programmen exakt gleich eingestellt sein, wie diese Textdatei aufgebaut ist. In profacto kann sowohl beim der Export als auch beim Import der Aufbau der Textdatei frei konfiguriert werden, so dass Sie sich auch mit Programmen und Partnern austauschen könnnenkönnen, die ein Format fest vorgeben.
Der Anprechpartner-Import als .txt-Datei wurde nun um weitere Felder erweitert. Hiermit können Sie aus Konsistenzgründen einen Import anstoßen, wenn irrtümlich gelöschte Datensätzen aus einer alten Sicherung wiederhergesetellt werden müssten.
| Info | ||
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Name1;Name2;Straße;Land;PLZ;Ort |
Wenn Sie mit Microsoft Excel arbeiten, empfiehlt sich das ebenfalls weit verbreitetete Format "Text (Tabstopp-getrennt) .txt", welches Sie unter den Speicherformaten finden, wenn Sie mit dem Befehl "Speichern unter..." Ihre Excel-Datei speichern können. Dieses Format hat den großen Vorteil, dass Sie auch das Semikolon im Text verwenden können.
Aufgrund einer Limitierung des von uns verwendeten Datenbanksystems 4D ist es derzeit nicht korrekt möglich, Dateien zu importieren, in denen das "&" vorkommt. Felder, die dieses Zeichen enthalten, werden leer eingelesen.
Das Beispiel beinhaltet:
- Eine Auswahl von Feldern
- Deren Reihenfolge
- Ein Datenformat - hier das unter Windows gebräuchliche CSV-Format (Windows Semikolon;+CR/LF)
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- Um eine Konfiguration zu speichern, geben Sie den Namen der Konfiguration ein und betätigen Sie die Schaltfläche Sichern. Die Konfiguration steht nun im Export- und im Importdialog zur Verfügung.
- Um eine Konfiguration zu überschreiben, nimmt man die gewünschte Veränderung vo vor und drückt anschließend erneut Sichern.
- Um die Konfiguration zu löschen, betätigt man die Schaltfläche Löschen.
- Um eine Konfiguration zu Laden laden, wählt man diese aus dem Menü Konfiguration aus.
- Der Name der Konfiguration wird auch als Vorschlag für den Exportdateinamen gewählt.
Format bestimmen: Feld- und Datensatztrenner
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Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind: *
- Ersten Datensatz ignorieren auszuwählen ist nötig, wenn als erster Datensatz die Spaltenüberschriften der Tabelle stehen.
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- Startwert ist die Kundennummer. profacto ermittelt automatisch die nächste freie Kundennummer. Alternativ können Sie hier einen eigenen Wert angeben.
- Die Funktion Vorhandene Daten nicht überschreiben verhindert, dass Datensätze überschrieben werden.
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Speziell für Artikel ist das Datanorm-Format gebräuchlich. Die Beschreibung des Imports finden Sie unter Artikel Übersicht.
Datensätze exportieren
- Wählen Sie zunächst die entsprechenden Datensätze aus.
- Wählen Sie dann im Modulmenü ImExport > Export.
- In den Moulen Kunden und Lieferanten wählen Sie aus dem Aufklappmenü oben Linkslinks, ob Sie die Daten aus der Hauptkarte oder aus dem Ansprechpartner exportieren wollen.
- Im Bereich Exportkonfiguration hinter der Schaltfläche Konfiguration finden Sie ein Menü mit gespeicherten Exportkonfigurationen.
- Wählen Sie eine Konfiguration aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Export.
- Geben Sie einen Dateinamen ein und bestätigen Sie mit Sichern.
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- Wählen Sie dann im Modulmenü ImExport > Import.
- Wählen Sie die gewünschte Textdatei von Ihrer Festplatte.
- In den Modulen Kunden und Lieferanten wählen Sie aus dem Aufklappmenü oben Linkslinks, ob Sie die Daten in die Hauptkarte oder in den Ansprechpartner importieren wollen.
- Im Bereich Importkonfiguration hinter der Schaltfläche Konfiguration finden Sie ein Menü mit gespeicherten Importkonfigurationen.
- Wählen Sie eine Konfiguration aus.
- Überprüfen Sie die Feldzuordnung.
- Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Import.
PH Import und PH Export
Ergänzend zu den Standardim- und -exporten gibt es auch die Möglichkeit komplette Datensätze zu exportieren mit allen anhängigen Daten und diese auch zu importieren. Dazu dienen PH Export. Dazu wählen Sie je nach Modul die gewünschten Datensätze in der Übersicht aus und speichern diese in einem eigenen Ordner ab.
Der Import erfolgt durch Angabe des Ordners, aus dem alle Datensätze komplett wieder erstellt werden können.
Diese Methode ist besonders hilfreich um von einer Datenbank in einen andere große Mengen zu übertragen, so zum Beispiel auch bei einer teilweisen Datenrettung aus einem Backup.
Dabei gilt es zu beachten, daß einige Zeichen hierbei den Import behindern können. Diese sollte man möglichst vorab vermeiden oder mittels Texteditoren suchen und ersetzen lassen in den einzelnen Dateien im Ordner, die die Tabellen der Datensätze repräsentieren.
Unter anderem folgende Zeichen:
- &
®
©