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Auf der Seite Allgemein werden die wichtigsten Daten zur Position erfasst. In der Regel ist dies zumindest die Anzahl und eine Bezeichnung sowie der VK-Preis. Es gibt hier jedoch eine Reihe weiterer wichtiger Informationen:
Artikel
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Für Anwender, die öfters Angebote abgeben müssen, die sich auf konkrete Leistungsverzeichnisse beziehen, ist das Feld Dokumentnummer besonders interessant. Normalerweise ist der Inhalt identisch mit der Positionsnummer. Tatsächlich können Sie hier jedoch in Grenzen beliebigen Text erfassen, insbesondere strukturierte LV-Nummern wie "1.1.2" oder "III.2a". Grenzen gibt es nur bei der Anzahl der Zeichen, da die Dokumentnummer im Ausdruck nicht unendlich lang sein kann. Ab ca. 7-8 Zeichen wird die Dokumentnummer im Druck abgeschnitten. Im Druck von Angebot bis Rechnung wird immer die Dokumentnummer in der Spalte Postion gedruckt, nicht die numerische Positionsnummer!
Es gibt hier jedoch eine Reihe weiterer wichtiger Informationen:
Artikel
- Mengeneinheit: Normalerweise ist diese leer oder "Stk". Dann wird der einfach mit der Anzahl multipliziert. Sie können auch andere Einheiten wie m2 oder m3 verwenden, dann werden die Abmessungen zusätzlich mit berücksichtigt.
- Artikel: Geben Sie einen Teil der Artikelnummer ein und drücken Sie Strg-F um nach Ihrer Eingabe zu suchen. Wenn Sie einen Artikel in die Projektposition übernehmen, werden wesentliche Informationen in die Projektposition kopiert:
- Bezeichnung
- Preise. Diese werden ggf. rabattiert, falls dies so mit dem Kunden vereinbart ist und beim Kunden ein Rabatt hinterlegt wurde
- Unterartikel, falls es sich um einen Set-Artikel handelt
- Stückliste, falls der Artikel eine Stückliste hat. Das Kopieren der Stückliste kann verzögert stattfinden, falls dies in den Voreinstellungen so definiert ist
- Variable, falls der Artikel welche besitzt. Handelt es sich um globale Variable, so werden diese direkt ins Projekt kopiert
- Textbausteine, falls welche mit dem Artikel verknüpft sind
- Die Artikelnummer kann sich eventuell nach der Übernahme des Artikels ändern, falls beim Artikel eine kundenspezifische Artikelnummer hinterlegt ist.
Der Prozessstatus beschreibt den Bearbeitungsfortschritt der Position auf Ablaufebene, also gerade nicht kaufmännisch, sondern eher mit Hinblick auf die Position. Der Prozessstatus kann, falls dies in den Voreinstellungen auf der Seite Projekte so definiert ist, durch die Zeiterfassung automatisch gesetzt werden, falls eine Zeit auf eine entsprechende Kostenstelle erfasst wird, die mit einem Prozessstatus verknüpft ist.
Tipp title Tipps zur Suche der Artikel - Über #+Suchtext und Aufruf von Strg-F wird nicht in der Artikelnummer, sondern in der Kurzbezeichnung des Artikels gesucht.
- Durch Verwendung des Jokers @ können Sie Zeichen innerhalb der Eingabe ersetzen: Die Suche nach Fp@-Bu gibt alle Buchenplatten aus.
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- Arbeitsvorbereiter: Dieser Mitarbeiter ist für die Arbeitsvorbereitung der Position verantwortlich und kann so auch in der Stückliste referenziert werden.
- Erzeugnisgruppe: Die Erzeugnisgruppe dient der Strukturierung der Positionen eines Projekts, um danach automatisiert Betriebsaufträge erzeugen zu können. Bei der Erzeugung von Betriebsaufträgen werden dann alle Positionen mit der gleichen Erzeugnisgruppe zusammengefasst.
- Anteile für Gewichtung: Hierüber können Sie ein komplett eigenes Verfahren zur Gewichtung der Positionen in einem Projekt implementieren. Sie legen hier selbst fest, mit welchem Anteil eine Position bei der Rückverschlüsselung von Zeiten berücksichtigt wird.
- Grad Fertigstellung ist ein reines Informationsfeld für Auswertungen und für die Erzeugung von Teilmengenlieferungen.
IMOS
Die hier aufgeführten Informationen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie aus IMOS Daten importieren. Sie stellen die Verbindung her zwischen einem IMOS-Projekt und einer profacto-Position.
Stückliste
Hier können Sie direkt vor allem Material der Stückliste ersetzen. Einsatzzweck ist vornehmlich zB Kanten und Oberflächen zu tauschen, um Dekor zu wechseln oder Griffe zu tauschen, weniger, um von hier aus die Konsktruktion an sich zu verändern, dafür bitte von hier direkt in die Stückliste wechseln.
Reiter Kalkulation
Die Seite Kalkulation hat zwei Funktionen: einserseits dient sie zur schnellen Vorkalkulation, auch ohne Stückliste.
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Sie erfassen Material und Zeiten in der Regel für die Losgröße "1", die Multiplikation mit der aktuellen Positionsmenge nimmt profacto automatisch vor. Siehe dazu unten auch den Hinweis auf die fixen Materialien und fixen Zeiten. Bei der Erstellung oder Übernahme der Stücklisten in die Schnellkalkulation wird die Voreinstellung diesbezüglich auf der Seite Kalkulation berücksichtigt und die Schnellkalkulationseinstellung entsprechend umgestellt.
Hinzu kommt das Kopieren oder hinzufügen eines in der Zwischenablage gespeicherten Datensatzes.
Zur leichteren Kalkulation aus einer Stückliste heraus, oder zur Ausarbeitung von überschlägig erfassten Materialdaten für die Arbeitsvorbereitung können Sie über die beiden Funktionen am oberen Rand der Karte Material aus der Kalkulation in die Stückliste der Position überführen. Ebenso ist es möglich aus einer vorhandenen Stückliste die Daten (Material und Zeit) kumuliert in die Kalkulation zu überführen.
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Wie Sie die Kostenstellen automatisch als Vorschläge angezeigt bekommen erfahren Sie in der Dokumentation der Kostenstellen.
Bereich Material
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Wählen Sie zunächst einen Kalkulationsmodus
Abmessung: hier wird in Abhängkeit von der Mengeneinheit, die der Artikelpreisermittlung zugrunde liegt ausgegangen. Bei Platten, Belägen, Kanten und flüssigen oder pulverförmig aufzutragenden Oberflächenmaterialen, Abdeckplanen, Bodenbelägen und ähnlichem, wird über die variablen Maße die nötige Menge eingegeben, also die Fläche in LxB, bei Kanten die Laufmeter, usw. - der Verschnitt wird zusätzlich aufgeschlagen. Artikel mit m², m eignen sich hierzu also am besten.
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Kalkulationseinheit: hier wird direkt die Anzahl der Mengeneinheit zur Kalkulation herangezogen. Ist also die m²-Fläche bekannt, kann diese direkt erfasst werden.
Beispiel oben Parkett für 6 gleiche Räume mit 10,56m² Raumfläche. Hier ist der Verschnitt nicht mehr variabel.
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Summenspalte
In diesem Bereich werden die durch Material und Zeiten ermittelten Kosten durch unterschiedliche Preisgrundlagen und Aufschläge zu einem Endpreis zusammengefasst. Die nun folgenden Summen fassen die Kosten für Material und Zeiten zusammen und erlauben dann, darauf Gemeinkosten für Verwaltung und Vertrieb hinzuzuschlagen. Gewinn für Material und Zeiten kann nun separat aufgeschlagen werden. Der so entstandene Endpreis für die Position in der Gesamtanzahl wird nochmals aufgeschlüsselt als Material- und Zeiteneinzel-VK-Preis.Besonders zu erwähnen sind Rabatt und Skontodie durch Material und Zeiten ermittelten Kosten durch unterschiedliche Preisgrundlagen und Aufschläge zu einem Endpreis zusammengefasst. Die nun folgenden Summen fassen die Kosten für Material und Zeiten zusammen und erlauben dann, darauf Gemeinkosten für Verwaltung und Vertrieb hinzuzuschlagen. Gewinn für Material und Zeiten kann nun separat aufgeschlagen werden. Der so entstandene Endpreis für die Position in der Gesamtanzahl wird nochmals aufgeschlüsselt als Material- und Zeiteneinzel-VK-Preis.
Besonders zu erwähnen sind Rabatt und Skonto. Diese werden im Hundert gerechnet, d.h. die hier von Ihnen angegebenen Prozentwerte beziehen sich auf die Endsumme VOR Rabattierung und Skontierung. Rabatt und Skonto werden nacheinander von dieser Endsumme abgerechnet, erst der Rabatt, dann das Skonto.
Die Beiden Zuschläge 4 und 5. Welche im Standard "Provision" und "Reklamation" heißen und deren Namen über die "Voreinstellungen/Projekt Kalkulation" angepasst werden können. Diese werden im Hundert gerechnet, d.h. die hier von Ihnen ihnen angegebenen Prozentwerte beziehen sich auf die Endsumme VOR Rabattierung und Skontierung. Rabatt und Skonto werden nacheinander von dieser Endsumme abgerechnet, erst der Rabatt, dann das Skonto.den VK Netto.
Sonstige Funktionen dieser Seite
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Neben der freien Erfassung eines Textblocks können Sie hier auch einen bereits im Textbaustein-Stamm erfassten Textbaustein hinzufügen.
Reiter Skizzen
Unter "Skizzen" verstehen wir Bilder, die über die Zwischenablage, oder über das Kontextmenü in eines der beiden Felder eingefügt werden können. Fügen Sie einen Artikel in die Position ein, der ein Bild hat, so wird dieses in das erste Bildfeld der Position kopiert. Sofern Ihr Formular die Darstellung von Bildern im Ausdruck unterstütz kann es entsprechend ausgewiesen werden.
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- Rabatt ausweisen: Ist dieses Feld aktiviert, wird der Rabatt der Position in den Formularen angezeigt. Ansonst wird der Rabatt direkt vom Einzelpreis abgezogen ohne dass der Kunde merkt, dass er den Rabatt erhalten hat.
- Position ist nicht über Projektrabatt rabattierbar: In diesem Fall wird der im Projekt definierte Rabatt nicht auf die Position angewendet. Dies kann Sinn ergeben bei Sonderposten oder externen Fremdleistungen, die durchgereicht werden, wie z.B. Frachtkosten. Für eine saubere Nutzung dieser Option ist es unabdingbar, dass Sie Ihr Druckformular von extragroup prüfen lassen.
- Position ist nicht provisionsfähig: Ähnliche Gründe wie oben können es erforderlich machen, eine Position aus der Provisionsabrechnung herauszunehmen.
- Position ist nicht skontierbar: Nimmt eine Position aus der Skontierung. Um Ihre Kunden darüber zu informieren, dass Sie Postionenen aus der Skontierung genommen haben, können Sie z.B. die entsprechenden Variablen
in Textbausteine einsetzen. - Keine Vor- oder Nachkalkulation durchführen: Mit dieser Option kann eine Position aus der Vor- und Nachkalkulation explizit ausgenommen werden. Sie erscheint dann auch nicht im Auftragsstand.
- Kosten im Controlling ignorieren: Für das Projektcontrolling fliessen die Kosten der Position nicht mit ein, wohl aber der VK-Preis
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Der Positionstyp ordnet die Position entweder als Standardposition zu oder es handelt sich um eine Position, die Teil einer Ergänzung bzw. eines Nachtrags ist. Im letzteren Fall ist sie in der Regel Teil eines GU-Auftrags, meist im Unterauftrag.
Handelt es sich bei der Position um eine Nachtragsposition, zeigt eine Checkbox an, ob diese Position schon vom Unterauftrag in den Hauptauftrag kopiert wurde. Dies passiert dann, wenn die in den Unteraufträgen erzeugten Nachträgen in den Hauptauftrag zur Abrechnung kopiert werden.
Reiter Tabellenkalkulation (ab profacto)
Die Tabellenkalkulation ist modulübergreifend hier dokumentiert: Tabellenkalkulation (ab profacto)