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Doch bei der Beschreibung der Art des Umsatzes wird es dann kompliziert: Haben Sie nur einen Schrank gebaut oder auch noch etwas montiert? Haben Sie Handelsware verkauft? Waren eventuell noch Speditionskosten dabei? Haben Sie eventuell Regiearbeiten erbracht? Je komplexer die Leistungen werden, desto eher möchte man die Umsatz Umsätze nicht nur auf ein Konto buchen, sondern auf mehrere, um diese unterschiedlichen Leistungsarten gegeneinander abzugrenzen und am Ende des Monats oder des Jahres zu wissen, wo eigentlich wieviel wieviele Umsätze angefallen sind.
In kleinen Betrieben wird so etwas gerne auf das immer gleiche Konto gebucht. Doch bei wachsendem Umsatz und bei grösserer Mitarbeiterzahl möchte man schon genauer wissen, woher das Geld eigentlich kommt. Das führt zur Notwendigkeit von Splitbuchungen. Eine Splitbuchung teilt den Rechnungsbetrag der Ausgangsrechnung - und zwar den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer - auf mehrere Erlöskonten auf.
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Erfassen Sie einen Lieferanten-OP von Hand, dann liegt es in Ihrer Verantwortung, die Daten für die Fibu-Übergabe sauber einzupflegen. Das betrifft insbesondere die Aufwandskonten, egal ob einfach oder in der Splitbuchung. Hier ist Handarbeit angesagtgefragt. Achten Sie beim Erfassen der Aufwandskonten auf dem entsprechenden Reiter darauf, dass die Summe der Nettobeträge dann gleich dem Nettobetrag des OPs ist.
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Damit all die oben beschriebenen Vorgänge auch sauber ablaufen, gibt es eine Reihe von Einstellungen, die in den Voreinstellungen auf dem Reiter Finanzen zu treffen sind:
Die Vorgaben für die Erlöskonten sind nicht mit einem einzigen Konto erledigt, weil profacto auch Vorkehrungen trifft, wenn Sie ein Projekt steuerfrei (Ausland oder §13b) abrechnen.
Besonders wichtig ist die Einstellung "Splitbuchungen in den Offenen Posten zulassen" - ist diese aktiv, werden Splitbuchungen erzeugt, ansonsten werden die Daten auf dem Reiter Erlöskonten bzw. Aufwandskonten ignoriert.
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Je nach verwendeter Schnittstelle werden die exportierten Dateien entweder in einen vordefinierten Ordner exportiert (Datev) oder Sie bestimmen, wo die Datei abgelegt wird.