(ab profacto 2014)

Um den Formularkonfigurator sehen und verwenden zu können, müssen Sie zunächst in den Voreinstellungen, Reiter Formulare die Option Musterformulare nutzen aktivieren.

Um diese Funktion sehen und verwenden zu können, müssen Sie zunächst in den Voreinstellungen, Reiter Formulare die Option Musterformulare nutzen aktivieren.

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Einleitung

Mit Aktivierung der Formulare erlaubt der Formularkonfigurator die einfache Anpassung der von extragroup gelieferten Musterformulare Formulare an Ihre Bedürfnisse.

Bisher fanden Formularanpassungen nur auf individuelle Ebene mithilfe der Werkzeugs Superreport statt. Dadurch waren zwar hochgradig individuelle Anpassungen möglich, doch alle Änderungen an Formularen, an denen alle Anwender partizipieren sollten, mussten dann nachträglich auch bei jedem einzelnen Anwender nachgetragen werden. Die Erfahrung aus vielen Installationen zeigt jedoch, dass in den meisten Fällen Anpassungen nur in geringem Umfang nötig sind und diese zudem relativ einfacher Natur sind. Komplexe Individualformulare, die auch optisch komplett eigenständig sind, benötigen nur sehr wenige Unternehmen.

Mit dem Formularkonfigurator können Sie selbst mit geringsten Vorkenntnissen das Erscheinungsbild der wichtigsten Ausdrucke selbst anpassen, ohne SuperReport nutzen zu müssen. Der eigentliche Vorteil ist jedoch, dass extragroup jederzeit neue Versionen eines Standardbelegs ausliefern kann, ohne dass Ihre Anpassungen davon betroffen sind. Das spart Ihnen Zeit und Kosten und bringt die Sicherheit, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Folgende Belegarten werden derzeit durch anpassbare Musterformulare Formulare unterstützt:

• Angebot bis Rechnung
• Mahnungen
• Briefe
• Emails

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Musterformulare aktivieren

Wenn das Konzept der Musterformulare für Sie interessant ist, dann erfahren Sie jetzt, was sich für Sie ändern wird:

Bei der Aktivierung der Musterformulare erstellt profacto zuerst ein Backup Ihrer kompletten SuperReport-basierenden Formulare. Dieses Backup wird in der Datenbank gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt rückgesichert werden.

Danach liest profacto automatisch den aktuellsten mitgelieferten Satz an Musterformularen in Ihre Datenbank ein. Damit sind alle individuellen Formulare im Bereich

• Angebot bis Rechnung
• Mahnungen
• Bestellwesen

ersetzt durch unsere Musterformulare. Ihre Formulare sind möglicherweise in Teilen noch vorhanden, aber nicht mehr im Zugriff, da gleichnamige Formulare überschrieben werden. Andersnamige Formulare bleiben bestehen, sind aber nicht mehr direkt nutzbar.

Weiterhin werden diverse freie Listen, darunter auch Stücklistenformulare, eingelesen, die extragroup als Standard in neuen Datenbanken mit ausliefert. Diese ergänzen oder ersetzen Ihre vorhandenen freien Listen.

Um die Musterformulare zu aktivieren, aktivieren Sie die Checkbox "Musterformulare nutzen" auf der Seite "Formulare" in den Voreinstellungen. Danach sind auch die Formulareinstellungen in den Feldern darunter nicht mehr bearbeitbar. Dafür ist der Formularkonfigurator über den Button rechts daneben aufrufbar.

Formularsätze exportieren

Dieser Befehl, zu finden im Menü Funktionen der Voreinstellungen, erlaubt den Export des kompletten aktuellen Formularsatzes. Exportiert werden:

• Alle SuperReport-Formulare
• Nutzung der SuperReportformulare als Angebot bis Rechnung, Mahnung, Bestellung
• PDF-Deckblätter (auch für Mandanten)
• Alle Formularsatzdefinitionen

Wahlweise ist das komplette Paket an Formulardaten komprimiert auf der Festplatte zu speichern oder sofort per email zu versenden. Im letzteren Fall ist unter Windows Microsoft Outlook oder auf dem Mac Apple Mail erforderlich.

Der Export von Formularsätzen ist sinnvoll, wenn vorhandene Formulare von extragroup angepasst werden sollen. Ganz ohne Nutzung von SuperReport können Sie uns so alle Formulare auf einen Schlag zukommen lassen. 

Formularsätze importieren

Mit diesem Befehl können Sie mehrere Aktionen durchführen:

• Den letzten Stand der Musterformulare (erneut) einlesen.
• Externe Formularsätze einlesen, sofern sie zu Ihrer Datenbank passen
• Backups einlesen

Der letzte Stand der Musterformulare wird automatisch mit profacto mitgeliefert. Er ersetzt komplett Ihren aktuell verwendeten Formularsatz.

Externe Formulare sind in der Regel von Ihnen gesicherte Formularsätze, die von extragroup bearbeitet wurden und nun geändert zurückgesichert werden.

Backups sind Sicherung, die bei jedem Importvorgang vor dem Einlesen automatisch angefertigt werden. Sie ersetzen ebenfalls Ihren Formularsatz samt der persönlichen Voreinstellungen für Formularsätze.

Formularkonfigurator nutzen

• Bestellwesen
• Briefe (nur profacto Small Business)
• Emails (nur profacto Small Business)

Weitere Informationen zur Nutzung von Formularen.

Formularkonfigurator nutzen

Allgemeines

Nach dem Aufruf präsentiert sich der Formularkonfigurator wie folgt:

(Bild)

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profacto Small Business:

Oben sehen Sie eine Leiste mit den verfügbaren Formulartypen.

• Im linken Bereich Menüs zum Einsetzen von Variablen und Textbausteinen und Schriftart.
• In der Mitte der Hauptbereich mit den konfigurierbaren Elementen des Formulars.
• Rechts der Vorschaubereich, in dem Sie sich anhand eines Musterausdrucks ansehen können, wie sich Ihre Änderungen auswirken.

Die Änderung der Schriftart kann dazu führen, daß Inhalte zu breit werden und einander überlappen oder eine Schrift zu hoch ist und dadurch Teile der Zeichen nur abgeschnitten dargestellt werden, es kann sogar zu einem Fehler beim Druck führen, wenn Teile des Inhalts gar nicht mehr dargestellt werden können. 

Grundsätzlich gibt es mit Sonder-Fonts gelegentlich Probleme, da diese ja auch für externe Nutzung eingebettet sein müssen, macOS und Windows können unterschiedliche Bezeichner im System haben.

Am oberen Rand der ersten Seite und weiter unten für Folgeseiten können Sie den Abstand definieren, bis der erste Inhalt gedruckt wird. Wir empfehlen hier die DIN 5008 B/A -Vorgaben zu verwenden. Man kann jedoch auch einen freien mm-Wert eintragen, um besonders kleinen oder großen Firmenlogos am Briefkopf gerecht zu werden.

Ebenso kann man einstellen, wie hoch der Brieffuss freibleibt, oder wenn man die internen Funktionen (Textbaustein, oder freie Eingabe im Konfigurator) nutzt, damit dieser entsprechend ausgedehnt werden kann. Vor allem aber dient es vorgedruckten Layouts gerecht werden zu können. Man kann zwischen 30 und 100 mm wählen. Bei davon abweichenden Werten können die Formulare leider nicht mehr genutzt werden. Dieser Wert gilt dann für alle Seiten gleichermaßen.

Die editierbaren Felder sind ungefähr so positioniert, wie sie auch im tatsächlichen Report später gedruckt werden. Neben den Feldern, deren Inhalt Sie bestimmen können, finden Sie auch Felder, die nur zu Ihrer Orientierung und der besseren Verständlichkeit wegen plaziert wurden.

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Weiterhin können Sie auch Textbausteine einsetzen. Damit ist es möglich, bestimmte Textblöcke wie Bankverbindungen etc. ausserhalb des Konfigurators änderbar zu machen.

Oben sehen Sie eine Leiste mit den verfügbaren Formulartypen.

• Im linken Bereich Menüs zum Einsetzen von Variablen und Textbausteinen.
• In der Mitte der Hauptbereich mit den konfigurierbaren Elementen des Formulars.
• Rechts der Vorschaubereich, in dem Sie sich anhand eines Musterausdrucks ansehen können, wie sich Ihre Änderungen auswirken.

Die editierbaren Felder sind ungefähr so positioniert, wie sie auch im tatsächlichen Report später gedruckt werden. Neben den Feldern, deren Inhalt Sie bestimmen können, finden Sie auch Felder, die nur zu Ihrer Orientierung und der besseren Verständlichkeit wegen plaziert wurden.

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Folgende Variable können Sie hier verwenden:

• AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
• Projektstatus - Status des Projekts, also Angebot bis Rechnung
• DokBe - Bezeichnung des Dokuments oder die vom Anwender im Druckdialog erfasste Überschrift
• Belegdatumlabel - Bezeichnung des Belegdatums, beispielsweise "Angebotsdatum"
• DokNr - Die laufende Belegnummer des Dokuments
• Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
• LieferterminUni - Der Liefertermin, wahlweise ein Datum, eine Kalenderwoche oder "nach Absprache", falls kein Termin im Projekt erfasst wurde.
• Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
• Vertretername - Der Name des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
• VertreterTel - Die Telefonnummer des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
• VertreterEmail Die Emailadresse des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
• Projektnr - Die Projektnummer zum Beleg
• Bauvorhaben - Der Inhalt des Felds Bauvorhaben
• Kommission- Der Inhalt des Felds Kommission
• Rab1Uni - Der Rabattbetrag 1
• Rab2Uni - Der Rabattbetrag 2 (nicht in profacto SmallBusiness)
• RabSatz1 - Der Rabattsatz 1, falls vorhanden
• RabSatz2 - Der Rabattsatz 2 (nicht in profacto SmallBusiness)
• MwStProzent - Die Mehrwertsteuer in Prozent zur Ausgabe im Summenblock
• SRPage - Die aktuelle Druckseite

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Mit einer Checkbox können Sie folgende Standardtexte ein- und ausblenden, die je nach Situation im Druck erscheinen:

• Vortext
• Nachtext
• Endtext
• Material/Zeitausweis nach Position
• Material/Zeitausweis Gesamt
• Unterschriftsfeld für 
  • Auftragsbestätigung
  • Lieferschein

Mahnungen

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• AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
• Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
• Mahnstufe - Die aktuell höchste Mahnstufe dieses Drucks
• Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
• SRPage - Die aktuelle Druckseite

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Bestellungen

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Ergänzend zu den äquivalenten Variablen aus dem Bereich Angebot bis Rechnung können folgende Variablen verwendet werden:

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Aktivitäten (nur profacto Small Business)

Für die Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern können Sie hier die Vorlagen definieren. Dabei wird der eigentliche Inhalt in der Aktivität gleich bleiben, ob Sie nun eine email oder einen Brief schreiben möchten.

• VonDatum - Start-Datum der Aktivität
•  BisDatum - End-Datum der Aktivität
• Vonzeit - Start-Zeit der Aktivität
• Endzeit - Endzeit der Aktivität
• Aktivität - Feldinhalt Aktivität der Aktivität
• Thema - Thema der Aktivität
• Veranstaltungsort - Ortsfeld der Aktivität
• Personalnr -  Personalnummer des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität
• Kundennr -  Kundennummer der Aktivität
• AnrKunde - Anrede des Kunden der Aktivität
• AnrKundeAnsp - Anrede des Ansprechpartners des Kunden (z.B. Herr Max Müller) der Aktivität
• Lieferantennr - Lieferantennummer der Aktivität
• AnrLieferant - Anrede des Lieferanten der Aktivität
• AnrLieferantAnsp - Anrede des Ansprechpartners des Lieferanten (z.B. Herr Max Müller) der Aktivität
• Projektnr - Projektnummer der Aktivität
• Kommission - Kommisionseintrag des Projekts der Aktivität
• Bauvorhaben - Bauvorhaben des Projekts der Aktivität
• Bestellnr - Bestellnummer der Aktivität

Korrespondenz 

• AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
• Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
• Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
• SRPage - Die aktuelle Druckseite
• Betreff1
• Betreff2Betreff - wird vom Thema der Aktivität befüllt.

Emails

• To - Die Emailadresse des Adressaten
• CC - Adressat einer Kopie der Email
• BCC - Blindkopieadressat der Email
• Subject - wird vom Thema der EmailAktivität befüllt.
• Anrede - Anrede des Adressaten
• Personalsignatur - Ihre persönliche Signatur, wie in den persönlichen Voreinstellungen definiert
• Bodytext - Text der Email

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