...

Doch bei der Beschreibung der Art des Umsatzes wird es dann kompliziert: Haben Sie nur einen Schrank gebaut oder auch noch etwas montiert? Haben Sie Handelsware verkauft? Waren eventuell noch Speditionskosten dabei? Haben Sie eventuell Regiearbeiten erbracht? Je komplexer die Leistungen werden, desto eher möchte man die Umsatz Umsätze nicht nur auf ein Konto buchen, sondern auf mehrere, um diese unterschiedlichen Leistungsarten gegeneinander abzugrenzen und am Ende des Monats oder des Jahres zu wissen, wo eigentlich wieviel wieviele Umsätze angefallen sind.

In kleinen Betrieben wird so etwas gerne auf das immer gleiche Konto gebucht. Doch bei wachsendem Umsatz und bei grösserer Mitarbeiterzahl möchte man schon genauer wissen, woher das Geld eigentlich kommt. Das führt zur Notwendigkeit von Splitbuchungen. Eine Splitbuchung teilt den Rechnungsbetrag der Ausgangsrechnung - und zwar den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer - auf mehrere Erlöskonten auf.

...

Erfassen Sie einen Lieferanten-OP von Hand, dann liegt es in Ihrer Verantwortung, die Daten für die Fibu-Übergabe sauber einzupflegen. Das betrifft insbesondere die Aufwandskonten, egal ob einfach oder in der Splitbuchung. Hier ist Handarbeit angesagtgefragt. Achten Sie beim Erfassen der Aufwandskonten auf dem entsprechenden Reiter darauf, dass die Summe der Nettobeträge dann gleich dem Nettobetrag des OPs ist.

...

Damit all die oben beschriebenen Vorgänge auch sauber ablaufen, gibt es eine Reihe von Einstellungen, die in den Voreinstellungen auf dem Reiter Finanzen zu treffen sind:

Image Added

Die Vorgaben für die Erlöskonten sind nicht mit einem einzigen Konto erledigt, weil profacto auch Vorkehrungen trifft, wenn Sie ein Projekt steuerfrei (Ausland oder §13b) abrechnen.

Besonders wichtig ist die Einstellung "Splitbuchungen in den Offenen Posten zulassen" - ist diese aktiv, werden Splitbuchungen erzeugt, ansonsten werden die Daten auf dem Reiter Erlöskonten bzw. Aufwandskonten ignoriert.

Weiter zu beachten:

Übergabe durchführen

Einstellungen für die Übergabe

...

Nur wenn Sie "Schlussrechnungen mit vollem Betrag exportieren" aktivieren, werden bei Aconto-Rechnungen die Buchungen auf's Zwischenkonto erzeugt und am Ende die Schlussrechnung komplett als eine Rechnung ausgegeben.

Das "Sammelkonto Kunden" benötigen Sie nur, wenn Sie mit Barverkäufen arbeiten, also Rechnungen schreiben mit Projekten, in denen kein Kunde hinterlegt ist.

Übergabe durchführen

Spätestens dann, wenn Sie im Umgang mit den Offenen Posten genug Sicherheit gewonnen haben, wollen Sie diese auch an eine Finanzbuchhaltung übergeben, um die zugrundeliegenden Rechnungen nicht mehr von Hand einbuchen zu müssen.

Hier stellt sich jetzt zuerst die Frage, welche Finanzbuchhaltung Sie einsetzen. Eine Reihe von Buchhaltungen wie beispielsweise Sage ClassicLine oder Lexware unterstützen wir direkt. Daneben gibt es die DATEV-Schnittstelle, die nicht nur für DATEV, sondern auch für andere Buchhaltungen geeignet ist.

Weiterhin gibt es je nach Buchhaltung noch einige weitere Einstellungen, die wir uns zuerst ansehen wollen:

Einstellungen für die Übergabe

Image Added

Im Bereich Export Finanzbuchhaltung legen Sie das Format fest, in dem exportiert werden soll. Im Falle von Datev sollten Sie noch den Namen des Steuerberaters, dessen Beraternummer, Ihre Mandantenummer beim Berater sowie die Anzahl der Stellen, die ein Sachkonto hat, voreinstellen. Manche Buchhaltungen akzeptieren die Übergabedateien sonst nicht.

Im Falle von Datev können Sie des weiteren noch festlegen, ob Sie auch Zahlungen exportieren wollen. Das macht die Anbindung noch komfortabler, weil Sie den Zahlungsstatus des OP dann nur an einer Stelle führen müssen - in profacto.

Übergabe

Um nun Offene Posten an eine Finanzbuchhaltung zu übergeben, gibt es zwei Verfahrensweisen:

• Auswahl offener Posten und Aufruf des Befehls "Funktionen->Export Finanzbuchhaltung"

oder im Falle der Datev-Schnittstelle

• Aufruf des Befehls "Funktionen->Export Finanzbuchhaltung" und anschliessend Auswahl des Zeitraums und des OP-Typs (Kunden oder Lieferanten)

Je nach verwendeter Schnittstelle werden die exportierten Dateien entweder in einen vordefinierten Ordner exportiert (Datev) oder Sie bestimmen, wo die Datei abgelegt wird.