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Aktivitäten sind sehr universell einsetzbar. Seien es nun Termine, Aufgaben, Notizen oder Journaleinträge, für all diese Anwendungen werden Aktivitäten genutzt. Für das komplette Bild, das Sie von den Aktivitäten benötigen, sollten Sie unbedingt auch die weiterführenden Informationen lesen, weil es über die reine Erfassung von Aktivitäten hinaus noch mehr über diesem Bereich zu wissen gibt.
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Erstellt durch: Hier wird automatisch die Personalnummer des Anwenders eingetragen, der die Aktivität erzeugt hat. Von dem Erzeuger kann die Aktivität im Bereich Zuordnung einem Mitarbeiter zugewiesen werden, der für die Bearbeitung verantwortlich ist.
Datum: Eine Aktivität kann sich über einen Datumsbereich erstrecken, deshalb gibt es hier ein Von- und ein Bis-Datum.
Uhrzeit: Sobald eine Aktivität sich unterscheidende Uhrzeiten hat, besitzt sie eine Dauer. Nur Aktivitäten mit einer Dauer werden als Termin betrachtet und somit auch im Kalender angezeigt.
Ganztägig: Aktivieren Sie dieses Feld, ist die Uhrzeit nicht mehr eingebbar, nur noch das Datum kann nun geändert werden.
Aufgabe: Ist eine Aktivität eine Aufgabe, dann können Sie diese in die Zukunft terminieren, sobald sie jedoch einmal das geplante Datum erreicht hat, wird die automatisch immer auf den aktuellen Tag bewegt, solange sie noch nicht erledigt ist. Eine Aufgabe wird im Kalender in einer separaten Liste angezeigt.
Privat: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nicht wünschen, dass andere Mitarbeiter als der Erzeuger diese Aktivität sehen können. Sie können so mit personalsensitiven Informationen arbeiten, die nur für Sie selbst bestimmt sind. Klickt ein unbefugter Mitarbeiter die Aktivität doppelt, wird sie nicht angezeigt.
Privat für Gruppe: Die Privat-Regelung oben wird hiermit auf einer Mitarbeitergruppe gelockert, damit Sie Informationen innerhalb einer Gruppe teilen können.
Erledigt: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn diese Aktivität keiner weiteren Bearbeitung mehr bedarf. Sie wird so nicht mehr in Warnungen angezeigt und wird auch aus diversen Listen ausgeblendet.
Erinnerung: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie für die Aktivität eine Erinnerung zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit setzen wollen. profacto wird dann zu dieser Zeit einerseits den Warnungsanzeiger entsprechend erhöhen, zusätzlich erscheint eine Hinweiseinblendung vom Betriebssystem.
Aktivität: Dies ist das Kategoriefeld der Aktivität. Tragen Sie hier ein, was die Aktivität ist, ein Brief, ein Fax, eine Telefonnotiz, ein Meeting etc. Da über den Inhalt dieses Felds gefiltert werden kann, ist es sinnvoll, nur Werte zu verwenden, die Sie im Auswahlmenü links vom Feld auswählen können. Sie können den Inhalt dieses Menüs selbst bestimmen durch Aufruf des entsprechenden Konstanten-Moduls.
Thema: Tragen Sie hier ein, worum es in der Aktivität geht, gewissermaßen der Betreff. Diesen können Sie frei erfassen.
Ergebnis: Erfassen Sie hier ein Ergebnis, wenn die Aktivität erledigt ist. Dies ist dann wichtig, wenn die Aktivität Teil eines Workflows ist.
Diese Aktivität nicht mit Groupware synchronisieren: Die Aktivität wird nicht synchronisiert und verbleibt nur in profacto.
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Personal: Tragen Sie hier ein, wer für die Aktivität zuständig ist. Falls sich der Erzeuger und der Bearbeiter unterscheiden, dann sprechen wir von Delegation. In diesem Falle erhält der Delegierende Nachricht, wenn der Delegierte eine Aufgabe nicht zum definierten Zeitpunkt erledigt hat.
Die Mitarbeitergruppe wird hier automatisch aus dem Personalstamm zugeordnet.
Ordnen Sie ein Team zu, um die Aktivität für Erinnerungen mehreren Mitarbeitern zugänglich zu machen. Alle Mitarbeiter im selben Team erhalten so zur gleichen Zeit eine Erinnerung. Besonders interessant für Meetings oder Aufgaben, die nicht einem konkreten Mitarbeiter alleine zugeordnet werden sollen.
Kunde: Hier verknüpfen Sie die Aktivität mit dem Kunden und gegebenenfalls noch mit einem Ansprechpartner. Diese Informationen können auch sinnvoll in der Textverarbeitung der Aktivität eingesetzt werden.
Projekt: Wenn Sie die Aktivität mit einem Projekt und ggf. einer Projektposition verknüpfen, wird auch gleich der Kunde eingetragen.
Projektadresse: Die Projektadresse ist im Projekt auf einer eigenen Karteikarte erfassbar. Zu einem Projekt kann es beliebig viele Projektadressen geben, die dann hier auswählbar sind. Dies ist hilfreich, um die Projektadresse in der Textverarbeitung zu nutzen.
Lieferant: Hier verknüpfen Sie die Bestellung mit einem Lieferanten und gegebenenfalls auch mit einem Ansprechpartner.
Bestellung: Wie beim Projekt gilt auch bei der Bestellung: Wenn die Aktivität mit der Bestellung verknüpft wird, wird auch der Lieferant eingetragen.
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Bemerkung: Die Bemerkung können Sie nutzen, um alles Mögliche an textlicher Information zur Aktivität zu erfassen.
Farben: Die hier wählbaren Farben werden in der Regel bereits automatisch durch den zugeordneten Mitarbeiter bestimmt, es lohnt daher meist nicht, diese hier nochmals zu ändern.
Veranstaltungsort: Tragen Sie hier ein, wo die Veranstaltung stattfindet, falls es sich bei der Aktivität beispielsweise um ein Meeting handelt.
Auslöse bearbeiten: Klicken Sie hier, wenn die Aktivität mit einer Auslöse, also Reisetätigkeit, verknüpft ist.
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Hier können Sie mittels der Textbausteinen die Anschreiben formulieren. Das Formular lässt sich über den Formularkonfigurator anpassen. Der Adressat der Aktivität wird passend zur Kommunikationskanal vorbesetzt. Wählen Sie zwischen dem zugewiesenen Personal, Kunde oder Lieferant, bzw. dem jeweils näher definierte Ansprechpartner.
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Bei Korrespondenz wird der Druck direkt ausgeführt oder Sie können die Vorschau prüfen.
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Bei Email - sofern konfiguriert und kompatibel - erzeugt profacto einen Entwurf in Ihrem Email Programm.
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Seite Textverarbeitung (profacto)
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Markieren Sie im Menü '''Anzeigen''' den Befehl '''Referenzen''', dann sehen Sie im Text auch genau, wo welches Feld eingefügt wurde. Diese Felder lassen sich nur als Ganzes markieren und dann verschieben oder löschen. Sobald Sie die Aktivität mit OK speichern, wird auch der Text gespeichert.
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Sie können einen Text auch außerhalb der profacto-Datenbank speichern. Dazu müssen Sie aus dem Menü Ablage/Datei den Befehl Sichern unter... anwählen. Sie speichern den Text dadurch als normales Dokument. Auf diese Weise können Sie sich Vorlagen mit Feldbezügen herstellen, z.B. für Faxe, Briefe, Telefonnotizen, Aufmaßblätter etc., die Sie bei Bedarf in eine Aktivität auch wieder einladen können (Befehl Öffnen - wie auch sonst?).
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Über das Popup-Menü Einfügen am unteren Rand des Textverarbeitungsfensters lassen sich eine Reihe sinnvoller Ausdrücke in den Text einfügen. Bei allen Audrücken handelt es sich nur um Verlinkungen, d.h. dass diese in jeder Situation den passenden Wert besitzen.
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Im ersten Abschnitt finden Sie Werte spezifisch für das Dokument.
Danach folgen '''Angaben zum Kunden bzw. Lieferanten''', falls diese mit der Aktivität verknüpft sind. Dabei wird auch intelligent die Zeile für den Namen 2 ausgeblendet, falls sie nicht ausgefüllt ist.
Dann folgen einige Angaben zum verknüpften Projekt.
Das Firmenlogo gibt es in zwei Varianten. Einerseits normal, andererseits weiter unten "optional". Es wird nur dann gedruckt, wenn die Option "Firmenlogo drucken" aktiviert ist.
Ansprechpartneradresse druckt eine Adresse zum aktuell verknüpften Ansprechpartner. Es kann immer nur entweder ein Kunden- oder ein Lieferantenansprechpartner verknüpft sein, sind beide verknüpft, hat der Kundenansprechpartner Vorrang.
Falls Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, liefern die nächsten Zeilen Werte zum aktuellen Mandanten. Wichtig, wenn Sie mandantenunabhängige Formulare erstellen wollen, die immer die korrekten Informationen zum aktiven Mandanten liefern sollen.
Die letzten drei Zeilen in diesem Block liefern die Lieferadresse und die Rechnungsadresse des aktuellen Projekts sowie die aktuelle Projektadresse, wie sie auf dem Deckblatt gewählt wurde.
Nach dem Trennstrich folgen alle für das aktuelle Projekt verfügbaren Projektadressen.
Dokumente
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per Email versenden
Dokumente, die Sie in der Textverarbeiten erfasst und gestaltet haben, können Sie durch Anwählen der Funktion drucken direkt drucken. Beim Druck steht Ihnen der klassische Weg über den Drucker zur Verfügung, wahlweise aber auch der Druck des Dokuments in ein PDF und der Weiterversand als Email:
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Im Druckdialog sehen Sie je nach zugeordnetem Kunden/Lieferanten/Mitarbeiter Schaltflächen für den Email-Versand. Diese senden normalerweise den Text der Textverarbeitung als Email. Wenn Sie jedoch die Option "Druck über PDF" ankreuzen, so wird aus dem Textverarbeitungsdokument eine Email erzeugt und diese dann im jeweiligen Emailclient - Outlook unter Windows, Apple Mail unter Mac OS - angezeigt.
Seite Terminserie
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“Email an Kunden…” bzw. “Email an Lieferanten…” entsprechend der in den Voreinstellungen hinterlegten Einstellungen per Email versenden.
Seite Terminserie
Auf dieser Seite definieren Sie relativ komplexe Einstellungen zur Aktivität. Meist sind diese nur im Umfeld größerer Betriebe sinnvoll einsetzbar.
Bereich
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Hier stellen Sie ein, welche Folgeaktivität ausgelöst werden soll, wenn die aktuelle Aktivität erledigt ist. Normalerweise nutzen Sie diesen Bereich nur, wenn Sie mit Aktivitäten-Templates arbeiten und dort einen Workflow definiert haben. Die ad-hoc-Einstellung einer Folgeaktivität ergibt nur begrenzt Sinn. Mehr dazu in der Dokumentation der Aktivitäten-Templates.
Bereich Ist-Workflow
Hier wird Ihnen, falls die Aktivität Teil eines Workflow ist, angezeigt, wo die Aktivität im Arbeitsablauf steht.
Bereich Terminserie definieren
Ein Termin kann in bestimmter Weise mehrfach auftreten, wir nennen dies Terminserie. Wahlweise kann er in einem bestimmten Tagesrhythmus wiederholt werden, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Terminserie, um die weiteren Einstelloptionen zu sehen.
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Seite Dokumente (ab profacto)
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Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.