Die WebZE ist eine einfache Zeiterfassung für Browser, insbesondere mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets. Der Focus der Bedienung liegt auf Touchdisplays, kann aber auch mit normalen Browsern betrieben werden. Für iOS und Android (pf2020.2.0 noch in Erprobung) steht die WebZE auch als sogenannte Webapp zur Verfügung, um im Browser den Link auf den Homebildschirm anlegen.
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Einrichtung
Die WebZE wird über ein persönliches Token aufgerufen, welches (ab profacto SmallBusiness) über die Voreinstellungen, Seite profacto Administration erstellt wird.
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Für eine möglichst einfache Nutzung sollte man einen Email-Account in den Voreinstellungen, Seite profacto Administration (links) hinterlegen, um die Tokens direkt per Email versenden zu können. (ab profacto) |
Mehr Details dazu finden sich in der API-Dokumentation.
In den Voreinstellungen, profacto Administration werden die Tokens vergeben.
Der Schlüssel öffnet die Token-Vergabe.
Die WAN-Server-Adresse muß hinterlegt werden, um für die OTA-Integration eine spezielle Konfigurationsdatei zu erzeugen oder andere externe API-Zugriffe auf profacto zu ermöglichen.
Das eindeutige Token wird einer Personalnummer zugeordnet und danach der gewünschten API. Für diverse APIs muß man auch verschiedene Tokens erstellen. Standard ist eine Laufzeit von 5 Jahren; die email dient dazu es auch direkt übermitteln zu können.
Mittels Token wird zugleich identifiziert, welche API von wem aufgerufen wird.
Das Token kopieren Sie im Zweifelsfall einfach heraus.
Im lokalen Netzwerk
Mit lokalem Netzwerk ist sind das LAN, WLAN, ggf. via VPN gemeint.
Wenn dort zB http://192.168.1.2:8080/4DAction/api_time_start?token=abc123 steht (wobei typischerweise die kursiv gesetzten Zahlen von Ihrem Netzwerk abhängen) sollten Sie die WebZE im Firmennetzwerk aufrufen können.
Für mobile Geräte muß dafür das WLAN aktiv sein, per Mobilfunk ist man nicht im lokalen Netzwerk.
Ihre Firewall muß auf jeden Fall profacto überhaupt im Netzwerk kommunizieren lassen und der Port 8080 muß freigegeben und darf nicht anderweitig belegt sein.
Bereits beim ersten Start von profacto haben Sie unter Windows vielleicht folgenden Hinweis gesehen:
Sind beide Optionen aktiv, ist die Windows-Firewall passend konfiguriert. Sollten Sie als Virenscanner und Firewall Drittwsoftware (zB Avira, Symantec, Kaspersky, GData usw.) einsetzen müssen Sie es ggf. dort auch konfigurieren. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren IT-Administrator, da der profacto Support nicht in
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Sollte dort http://localhost:8080/4DAction/api_time_start?token=abc123 oder http://127.0.0.1:8080/4DAction/api_time_start?token=abc123 stehen, ist die WebZE nur auf dem einen Rechner erreichbar. Bitte kontaktieren Sie Ihren IT-Administrator, damit Ihr Rechner eine IP im lokalen Netzwerk erhält. Der Support von profacto kann Ihnen hier nicht weiterhelfen. |
Über das Internet - mobil und außerhalb des Firmennetzwerks
Fahren Sie hiermit erst fort, wenn der Zugriff über das lokale Netzwerk auch funktioniert.
Diese Konfiguration wird nicht durch Mitarbeiter der extragroup als Service oder im Support bereitgestellt.
Um extern (ohne VPN) auf die WebZE zuzugreifen, benötigen Sie die externe IP-Adresse, die Ihnen Ihr Provider zugeteilt hat und eine Portweiterleitung für Ihren Router. Damit dies funktioniert benötigen Sie einen Internet-Anschluss mit fester IP oder einen Dienst wie DynDNS. Kontaktieren Sie dafür am besten Ihren IT-Administrator.
Die Adresse ist ähnlich wie für das lokale Netzwerk aufgebaut und kann über eine Domain (zB: http://webze.meinefirmendomain.de:8080/4DAction/api_time_start?token=abc123) oder direkt eine IP (zB: http://172.234.57.89:8080/4DAction/api_time_start?token=abc123) erfolgen. Die fett markierten Bestandteile sind fest, die kursiv markierten Bestandteile hängen von Ihrer individuellen Einrichtung ab.
Der Zugriff ist dann auch über das Mobilfunknetz (zum Testen einfach das WLAN im Smartphone, Tablet abschalten) möglich.
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Es gibt die rein technische Möglichkeit SSL bei 4D-Servern zu aktivieren, was aber eine aktive und kompetente Administration des profacto Servers mit sich bringt. Vorab einige Hinweise: dabei fällt - da es kein von uns annonciertes Feature ist - der Support und die Gewährleistung für die Webserverkomponente und der darauf aufbauenden Funktionen in profacto weg, wir können Ihnen weder im Rahmen des Supports noch eines Servicetermins dazu Hilfestellung leisten. Sie verändern damit das ausgelieferte Produkt. Die Updateroutinen und Installer für profacto können dadurch behindert werden oder in Konflikt geraten mit Manipulationen an der Software. Auch hierfür können wir nachfolgend keine Gewähr leisten, noch Support oder Service zur Verfügung stellen. Die Verantwortung läge gänzlich beim ausführenden Administrator bzw. dem profacto-Lizenznehmer. Falls Sie dennoch SSL im profacto Server aktivieren möchten, finden Sie die nötigen Informationen dazu im Handbuch von 4D, für deren Richtigkeit und Umsetzbarkeit wir keine Gewähr übernehmen: http://doc.4d.com/4Dv15R4/4D/15-R4/SSL-Protokoll.300-2824984.de.html Auch hierbei können wir Sie nicht unterstützen, weder im Rahmen des Supports, noch eines Servicetermins.Für den profacto Server kann die Verschlüsselung der Kommunikation via SSL aktiviert werden. Weitere Hinweise dazu finden Sie hier: Voreinstellungen - Bereich Datenschutz |
Bedienung
Nach dem Aufruf im Browser kann man direkt loslegen.
Echtzeiterfassung
- Kostenstelle auswählen
- Projekt dazu
- Position wählen
Hier wird immer das zuletzt erfasste angezeigt, beim ersten Anmelden wird die Position noch hinzugeladen. Mit Klick auf Play beginnt die Zeiterfassung. Wenn eine Zeit läuft kann man entweder mit Stop die Erfassung beenden, oder mit Nächste nahtlos die laufende beenden und die nächste Starten.
Für die nächste Aufgabe ändert man nur, was sich ändert. Zum Beispiel Kostenstelle von Montage zu Fahrtzeit. Oder wechselt einfach nur die Position.
Der Name zeigt einem stets, wer hier angemeldet ist. Unter dem Namen stehen die per digitaler Zeiterfassung erfassten Dauer, die bereits gearbeitet wurden, abzgl. der Pausen.
Unten kann man mit der Kreispfeil zurück auf die aktuell laufenden bzw. zuletzt erfassten Parameter wechseln, wenn man sich mal vertippt haben sollte und auf diese Handbuchseite gelangen.
Stundenzettel (
betaab profacto Small Business 2021.1.0)
Stundenzettel öffnen
- Auf das Modulicon klicken
Sie können jederzeit erneut auf das Modulicon klicken um den Stundenzettel wieder zu schließen. Dazu muss der Stundenzettel im Personal freigegeben sein. Ein wichtiger Hinweis zur Auffoderung erscheint spätestens jetzt.
Zeitdaten erfaßen
Wenn Sie in das Von-Feld klicken wird anhand des Zeitmodells ein Start-Zeit vorgeschlagen. Diese steht in Abhängigkeit des Mitarbeiters und der schon gebuchten Datensätze.
Mit Hilfe des Tabulators wechseln Sie zum nächsten Eingabefeld und erhalten bei Von, Bis, Pause weiter Vorschläge, die sie aber nach belieben anpassen können.
Die Felder Dauer und Netto werden beim durchtabben automatisch errechnet und angepaßt
- Kostenstelle wählen
- Projekt wählen
- Position wählen
Bei den Feldern Kostenstelle, Projekt und Position werden Select-Felder angeboten. Die verfügbaren Optionen werden in Abhängigkeit des Mitarbeiters bestimmt.
Bei dem Feld Position werden immer Positionen des vorher gewählten Projekts geladen.
Fehlerbehandlung
Werden fehlerhafte Daten in ein Feld eingegeben können Sie das Formular-Element nicht verlassen bis dort korrekte Werte stehen. Das Prüfen des Inhalts erfolgt sobald sie durch Mausklick oder Tabulator versuchen das Formular-Feld zu verlassen.
Sind die Wert nicht valide, wird der Inhalt auf den letzten gültigen Wert zurückgesetzt und es erscheint eine Fehlermeldung die beschreibt warum der Inhalt nicht korrekt ist.
Versuchen Sie das Feld erneut zu verlassen mit validen Daten, wird die Fehlermeldung entfernt.
Zeit-Datensatz erstellen und hochladen
Sind alle Daten nach Wunsch eingetragen worden können Sie mit dem "Abschicken" Button einen Zeit-Datensatz erstellen.
Dieser Datensatz liegt im Speicher Ihres Browsers und nur auf dem gerade verwendeten Gerät.
Damit die Zeit auch in Profacto eingebucht wird, müssen Sie auf die "Einreichen" Schaltfläche klicken.
Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung wenn es Datensätze gibt die noch nicht in Profacto eingebucht worden sind.
Werden gerade Daten hochgeladen ist die "Einreichen" Schaltfläche ausgegraut und mit einem Lade-Indikator versehen.
Wenn Ihr Datensatz hochgeladen wurde ändert sich die Hintergrundfarbe der Felder im Datensatz und zeigt an daß diese Daten in Profacto verfügbar sind, aber auch nicht mehr veränderbar.
Zeit-Datensätze bearbeiten
Noch nicht hoch geladene Datensätze die in dunklem Orange angezeigt werden, sind vor dem Hochladen noch editierbar.
Klicken Sie hierfür einfach in das entsprechende Feld um auf den Inhalt Einfluß zu nehmen.
Wichtig Ändern Sie Daten wie Von, Bis oder Pause, müssen sie die in Relation stehenden Felder (alle übrigen der 3 genannten) neu auswählen und auch wieder verlassen. Am einfachsten erreichen Sie daß in dem Sie mit Hilfe des Tabulators von dem Von-Feld bis zum Pause-Feld springen.
Bildschirm Sperre
Wenn Sie den Stundenzettel Initial öffnen, den Tag ändern, eine Position ändern möchten oder Daten hochladen, werden im Hintergrund Daten von dem Profacto-Server geladen.
Während des Ladens wird der Bildschirm gesperrt, Sie können keine Eingaben mehr tätigen bis das Laden abgeschloßen ist.
Die maximale Dauer ist auf 30 sec. begrenzt, sollte das Laden bis dahin nicht erfolgen wird ein Fehler ausgegeben.
Tag wechseln
Sie können durch die Pfeil-Grafiken neben dem Datum einen Tag vor oder zurückspringen, zudem haben Sie die Möglichkeiten mit den Cursor-Tasten links und rechts einen Tag vor und zurück zu springen. Alternativ können Sie auch in das Datums-Feld klicken und dort das Wunsch-Datum eintragen. Sobald Sie das Datums-Feld verlassen wird der entsprechende Tag geladen.
Die Anwendung erkennt ob es sich dabei um ein gültiges Datum handelt und lädt daraufhin die für den Tag schon verfügbaren Datensätze und das für den Mitarbeiter ausgewählte Zeitmodell.
