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Erstellung
Im Gegensatz zu einem Offenen Posten für einen Kunden, der nur über eine aus einem Projekt generierte Rechnung erstellt werden kann, sind Offene Posten für Lieferanten einerseits manuell erstellbar, können andererseits über die Fixkostentabelle oder die Rechnungsprüfung einer Bestellung (ab profacto) erzeugt werden.
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Wenn Sie einen Offenen Posten manuell erzeugen, ist zu beachten, daß 5 Nettobeträge eingeben werden können, Einen steuerfreien, und jeweils einen für die unterschiedlichen Steuersätze.
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Die Angaben, die Sie mit der Rechnungsnummer und der Lieferantennummer machen, werden in den Text zur Überweisung formatiert eingetragen, zusammen mit der Kundennummer, die Sie beim Lieferanten haben. Nach der Eingabe der Lieferantennummer wird das Fälligkeitsdatum und der Skontosatz übrigens automatisiert gesetzt, es werden dabei die Angaben der zweiten Seite der Lieferantenbearbeitung herangezogen. Machen Sie sich das zunutze, indem Sie die Standardfälligkeitstage für Skontierung und den Skontoprozentsatz gleich in den Stammdaten eintragen, das Fälligkeitsdatum müssen Sie dann nicht mehr selbst errechnen.
Sollte das Skontodatum nicht vor dem Fälligkeitsdatum liegen, wird der Bereich für Skonto-Daten ausgeblendet und in der Übersicht auch entsprechend nicht dargestellt.
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|---|---|
| title | Skonto frei setzenSie können auch den Skontobetrag frei setzen, wenn Sie nicht über einen prozentualen Wert arbeiten möchten. Der Prozentsatz wird Ihnen dann mit 2 Nachkommastellen angezeigt. |
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Neben der nationalen Bankverbindung finden Sie hier auch Felder für die europaweit anwendbaren SEPA-Überweisungen, das sind
IBAN
BIC
Mandatsreferenz
Iso-Ländercode
Einlesen und Zuordnen von E-Rechnungen
Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Das bedeutet, dass Rechnungen in Form von XML-basierenden Formaten eingelesen werden können müssen. Diese Rechnungen müssen auch noch nach Jahren menschenlesbar angezeigt werden können.
profacto ist ab Version 2024.6 dazu in der Lage. Sie gehen dazu wie folgt vor:
Neuen Lieferanten-OP anlegen
E-Rechnung (in diesem Fall XRechnung) einlesen
Lieferant zuordnen
Danach ist die E-Rechnungen dem Offenen Posten zugeordnet. Die Daten aus der Rechnung werden in den OP übernommen. Die E-Rechnung kann danach jederzeit wieder eingesehen werden.
Schauen wir uns den Vorgang im Detail an:
Nachdem Sie einen neuen Lieferanten-Op erzeugt haben, sieht der Erfassungdialog so aus:
Oben in der Mitte sehen Sie den Button “XRechnung zuordnen…”
Nach einem Klick Button können Sie eine XML-Datei auswählen. Danach erscheint die XRechnung menschenlesbar in einem eigenen Fenster:
Oben links können Sie nun auf die Lieferanten-Nr. klicken und einen Lieferanten zuweisen.
War das erfolgreich, können Sie unten rechts auf “Zuordnen” klicken und die XRechnung wird in den OP übernommen. Das sieht dann so aus:
Nach dem Speichern des OP und erneutem Öffnen sehen Sie unten rechts ein “Auge-Symbol”. Wenn Sie dieses anklicken, kommen Sie wieder in die Anzeige der XRechnung:
Aufteilung Kostenträger
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Auf dieser Karteikarte kann der Rechnungsbetrag der Rechnung gezielt auf mehrere Projektpositionen aufgeteilt werden. Dies erfolgt entweder über einen Artikel oder über eine Kostenstelle - die hier erfassten Daten fliessen direkt in die Projektkosten ein. Wichtig ist, dass die zu erfassenden Kosten komplett sind. Ein Artikel muss mit Artikelgruppe erfasst werden und wird als Buchungsziel erfasst. Der erfasste Teilbetrag der Rechnung ist immer netto. Alternativ können Sie jedoch auch eine prozentuale Aufteilung wählen.
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