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profacto besitzt eine Vielzahl von "Kalkulationen" - da ist es gut, einmal in der Übersicht zu sehen, wann welche Kalkulation zum Einsatz kommt. Generell gibt es eine Vor- und eine Nachkalkulation, an manchen Stellen finden Sie auch noch einen Soll/Ist-Vergleich. Bei allem, was wir im Folgenden behandeln, kümmern wir uns in erster Linie um das Material - die Kalkulation der Zeiten ist in der Regel unstrittig. Sehen wir uns einmal an, wie Sie sich diese Funktionen zunutze machen:

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Falls Sie Artikel über die Stückliste kalkulieren, die in der Stückliste angegebene Menge jedoch nicht mit der tatsächlichen Verbrauchsmenge übereinstimmt, weil beispielsweise durch Fehlschnitte oder Beschädigungen anderer Art mehr Material verbraucht wurde, können Sie über den Dialog Lagerbewegungen erfassen eine Korrekturbuchung vornehmen, die generell immer nachkalkuliert wird.

Automatische Nachkalkulation

Über die Voreinstellungen ist die Automatische Nachkalkulation aktivierbar, die auf Basis der vorhandenen Daten jederzeit die Nachkalkulation all der Projektpositionen aktualisiert, die sich in irgendeiner Form verändert haben. Verwenden Sie die Automatische Nachkalkulation (kurz: Autokalkulation) nicht, wenn Sie extrem umfangreiche Projekte bearbeiten, da dann meist permanent kalkuliert wird. Nach Durchführung einer Autokalkulation ist sehr wahrscheinlich schon die nächste Änderung erfolgt, so dass sofort erneut kalkuliert wird. Sie können die Autokalkulation für ein Projekt auch fallweise auf der Seite Statistik im Projekt deaktivieren.

Nachkalkulation über das Projekt

Falls Sie die Nachkalkulation von der Projektübersicht oder der Projektbearbeitung aus aufrufen, dann werden nicht nur alle Projektpositionen nachkalkuliert, sondern es wird auch eine spezielle Position "10000" erstellt, die alle vorhandenen Nachkalkulationen zum Projekt aufsummiert. Dies ist praktisch, wenn Sie schnell, aber dennoch im Detail alle Kalkulationen zum Projekt summiert sehen wollen.

Ab profacto 2014 hilft Ihnen profacto bei der Bestimmung des Nachkalkulationsmodus. Zu diesem Zweck wird bei der Nachkalkulation über das Projekt ein Dialog angezeigt, in dem alle Artikel, deren Nachkalkulationsmodus auf "wie in Projektposition angegeben" steht, aufgeführt werden. Anhand des Vorkommens der Artikel in der Stückliste, dem Einkauf aufs Projekt oder fürs Lager werden Ihnen Vorschläge unterbreitet, wie der Nachkalkulationsmodus einzustellen ist. In der Regel müssen Sie den Dialog nur noch bestätigen, um eine optimale Nachkalkulation zu erhalten.

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In der Spalte Anwendereinstellung können Sie jedoch jederzeit die vorgeschlagene Einstellung ändern.

In den persönlichen Voreinstellungen auf der Seite Ansichten ist einstellbar, ob dieser Dialog immer erscheinen soll oder nur für Artikel, deren Kalkulationsmodus noch auf "Wie in Projektposition definiert" steht. Bei all den Artikeln, deren Kalkulationsmodus bereits "Stückliste" oder "Projektkosten" ist, steht in der Anwendereinstellung der gleiche Wert wie im Artikel hinterlegt, falls der Dialog immer erscheinen soll. Dadurch vermeiden Sie, bei bekannten Artikeln die Einstellung immer wieder erneut vornehmen zu müssen.

Preisfindung für die Kalkulationen

Material

Neben der schon reichlich anspruchsvollen Aufgabe zu ermitteln, WAS kalkuliert werden soll, ist die Bestimmung der konkreten Kostensätze eine interessante Herausforderung. Hier stehen wir im Bereich Material vor folgender Situation:

• Reguläre Artikel
• Objektartikel

Reguläre Artikel sind solche Artikel, die im Artikelstamm definiert sind. Hier ist die Preisfindung verhältnismässig einfach, da der Artikel eindeutige Preise hinterlegt hat.

Objektartikel können sowohl auf regulären Artikeln basieren oder Einmalartikel sein. So oder so finden Sie in diesem Fall für den Artikel einen Eintrag auf der Seite Material im Projekt. Dieser Eintrag besitzt seine eigenen Preise. Ein Objektartikel überschreibt mit seinen Preisen daher die Preise, die regulär im Artikelstamm hinterlegt sind. Das passiert gerade durch die Rechnungsprüfung im Bestellwesen recht häufig, weil in der Lieferantenrechnung abweichende Preise hier eingetragen werden.

Bei Einmalartikeln existiert gar kein Artikel im Artikelstamm, vielmehr gibt es nur einen Eintrag in den Objektartikeln, der in der Regel eine systematisierte Artikelnummer besitzt, die so entweder aus der Schnellkalkulation oder der Stückliste stammt. In beiden Fällen versucht profacto, frei erfasste Schnellkalkulationseinträge oder Stücklistenteile mit einer eindeutigen Identifikation zu versehen, um diese Einträge so kalkulierbar zu machen. 

Zeiten

Basis der Kostenberechnung für die Nachkalkulation sind die erfassten Stunden. Während diese einfach zu ermitteln sind, ist die Bewertung der Stunden der interessante Teil.

Bei der Zeiterfassung werden die Stunden ja nicht nur einem Mitarbeiter, sondern auch einer Kostenstelle zugeordnet. Es ist naheliegend, die erfassten Zeiten so zu bewerten, wie die vorkalkulierten Zeiten, also über den Stundensatz der Kostenstelle. In der Nachkalkulation wissen wir aber, wer die Zeit geleistet hat und können somit auch den konkreten Lohn eines Mitarbeiters mit in die Bewertung einfliessen lassen. Daher ergeben sich zwei Bewertungsansätze:

• Nachkalkulation nur über Kostenstellensatz
  Dieser Ansatz ist sehr einfach: Es wird der passende Stundensatz der Kostenstelle verwendet, in der Regel der KK-Satz. 
• Nachkalkulation über Personallohn (und Kostenstellensatz)
  Hier findet eine komplexere Berechnung statt: Für jede erfasste Zeit wird der Lohnanteil des Kostenstellenstundensatzes ersetzt durch den Brutto-Stundenlohn des Mitarbeiters. In der Nachkalkulation ergibt sich so ein gewichteter Durchschnittsstundensatz, der in jeder Projektposition anders ist.