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Voraussetzungen
Damit Formularanpassungen außerhalb von vor Ort-Terminen durchgeführt werden können, ist es notwendig, daß die in der profacto Datenbank hinterlegten Formulardateien extrahiert und nach Bearbeitung wieder eingelesen werden. Wir setzen an dieser Stelle einen souveränen Umgang mit Dateien und Ordnern Ihres Betriebssystems voraus.
Je nach Umfang oder Komplexität der Anpassung kann ein vor Ort-Termin dennoch notwendig sein.
Bitte beachten Sie, daß Formularanpassungen grundsätzlich kostenpflichtige Serviceleistungen darstellen, die nach Aufwand berechnet werden. Wenden Sie sich an unsere Abteilung Kundenbetreuung für eine Beauftragung, soweit noch nicht geschehen.
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Im Zweifelsfall sollten Sie immer ein Backup erstellen, bevor Sie Formulare bearbeiten. |
Um vorhandene Formulare und Freie Listen extrahieren zu können benötigen Sie Zugriff zu den Voreinstellungen und gegebenfalls die Anwenderrolle Formularadministrator, die Sie in den PVE - Ansichten aktivieren.
Gehen Sie im Detail wie folgt vor:
- Alle Module schließen.
- Voreinstellungen => Reiter Ansichten => eigenen Benutzernamen doppelt klicken => Reiter Ansichten => links mittig 'Formularadministrator' aktivieren.
- Alles speichern, sich neu anmelden. Von nun an steht Ihnen die Option Formulare zu exportieren, zu importieren oder Vorlagen zu speichern oder ändern zur Verfügung.
4D Write Formulare in den Aktivitäten, Reiter Textverarbeitung
Unten können Sie nun eine Vorlage innerhalb der Datenbank sichern, und über das Menü Ablage, Sichern unter ... können Sie eine Vorlage als Datei außerhalb der Datenbank als eigenständige Datei speichern.
SuperReport-Formulare ändern
Lesen Sie auch hier im Handbuch Formulare.
Für die Standardbelegformulare (Angebot bis Rechnung, Mahnung, Bestellanfrage bis -stornierung) öffnen Sie die Voreinstellungen, wechseln auf den Reiter Formulare.
Öffnen Sie das Dropdownmenü für die Formularart, die Sie bearbeiten möchten (z.B. Angebote) und folgen Sie den folgenden Anleitungen je nach gewünschtem Ergebnis. Wählen Sie den Eintrag Bearbeiten.
Alternativ können Sie auch den Druckdialog des gewünschten Formularsatzes beginnen und im Druckdialog die Option Formular vor Druck ändern aktivieren, was immer direkt in den Formulareditor führt.
| Hinweis | ||
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Der Formulareditor hat nur eine beschränkte Undo-Funktionaliät, ändern Sie im Editorbereich nichts, wenn Sie nicht ganz genau wissen, was Sie machen möchten. Änderungen bei profacto Small Business-Installationen können verhindern, daß Sie zukünftig optimierte Musterformulare einfach einlesen können. |
Exportieren
- Öffnen Sie das Menü File und dort Save to Disk As ...
- Speichern Sie die Datei mit einem aussagekräftigen, aber kurzen Namen und idealerweise dem Datum als Datei ab. Zb - Müller130207 für den 7. Februar 2013. Bei der Fehlermeldung "-3" war der Dateiname zu lang.
- Verlassen Sie den Editor mit Abbrechen (unten).
Importieren
- SuperReport-Dateien, die Sie einlese möchten sollten Sie an einem leicht erreichbaren Ort (Desktop/Schreibtisch) verfügbar haben.
- Gehen Sie wie zuvor in den Formulareditor im jeweiligen Formular, das Sie ändern möchten.
Öffnen Sie das Menü File und dort Open From Disk.
Hinweis title Hinweis für Mac OS Nutzer Mac OS X: Alt-Taste gedrückt halten und während des weiteren Vorgangs gedrückt halten, bis die Datei eingelesen ist.
- Wählen Sie nun die SuperReport-Datei (Endung meist .SRP) aus. und bestätigen Sie.
- Die Datei sollte nun eingelesen sein. Es kann sein, daß der Editor diese Änderung nicht auf Anhieb anzeigt.
- Um die Datei nun auch in die Datenbank zu sichern, öffnen Sie abermals das Menü File und wählen Sie Save to Disk:
- Verlassen Sie den Editor mit Abbrechen (unten).
Versenden an die extragroup GmbH
...
Formulare wurden nur bis profacto 2013 angepasst
Mit der Einführung der Formulare endete die Option sich Formulare anpassen zu lassen. Bitte eine Beratung zur Umstellung auf die Formulare beauftragen, wenn diese noch nicht aktiv sind.
Bitte erwägen Sie für Auswertungen die Tabellenkalkulation und die eigenverantwortliche Nutzung von Drittsoftware zusammen mit der API oder die Textverarbeitung. Gerne senden wir hierzu auf Anfrage auch weitere Daten wie die aktuelle Datenbankstruktur zu.
Für inhaltliche Anpassungen bieten die Textbausteine einen reichen Schatz an Optionen, gerne ermitteln wir zusammen mit Ihnen im Rahmen eines Beratungstermins auch etwaige Bedarfe und deren Machbarkeit. Eine Aufragsimplementierung ist ausgeschlossen.
Belege erzeugende Formulare (Bestellungen, Angebot bis Rechnung und Mahnungen) werden nur über die Formulare unterstützt.
Möglichkeiten außerhalb der Formulare zu bleiben
Wenn es zwingende Gründe gibt dennoch die Formulare zu verlassen, kann der Updatevertrag regulär nicht beibehalten werden, im Support können wir keine Unterstützung dazu bieten.
Sofern Sie die Formularnutzung abschalten oder nicht aktiviert haben und ein Formular anpassen bzw. ein neu erstelltes nutzen möchten, fällt in dem Moment der Support und Gewährleistung für alle Formulare weg, die parallele Nutzung von Formularen und dem Formularkonfigurator gleichzeitig mit angepassten Formularen ist nicht möglich. Die Formulare in profacto werden nicht mehr durch Updates aktualisiert.
Bei Updates von profacto oder geänderten rechtlichen oder allgemeinen formalen Rahmenbedingungen (Vorgaben der Post, MwSt.-Änderungen oder andere gesetzliche Ausweispflichten oder -einschränkungen) kann es notwendig sein, daß Ihre Formulare angepasst werden müssen. Dies wird weder durch Aufträge an die extragroup GmbH noch im Rahmen des Supports ermöglicht.