Einführung
Der Wareneingangsassistent hilft Ihnen bei der Prüfung und Verbuchung von Lieferscheinen. Da Lieferanten aus logistischen Gründen oftmals nur Teile einer Bestellung ausliefern oder mehrere Bestellungen in eine Lieferung zusammenfassen, ist die Prüfung von Lieferscheinen durch Aufrufen einzelner Bestellungen sehr aufwendig. Deshalb gibt es den Assistent, der diesen Vorgang nicht nur einfach, sondern auch sicher macht, da eine Verbuchung erst am Ende der Prüfung erfolgt und jederzeit abgebrochen werden kann.
Neben dem Wareneingangsassistenten steht Ihnen auch ein Rechnungsprüfungsassistent zur Verfügung, der in ähnlicher Weise funktioniert, aber auf die Prüfung von Preisen fokussiert ist. Der kombinierte Assistent erledigt beides gleichzeitig und ist ideal für Pakete, die von UPS oder anderen Versendern direkt ins Büro geliefert werden.
Basisdaten erfassen
Am besten beginnen Sie damit, dass Sie in der Bestellübersicht eine Bestellung markieren und dann den Wareneingangsassistenten aufrufen. Dadurch sehen Sie im ersten Dialog des Assistenten bereits den Lieferanten zur Bestellung. Tragen Sie nun die Nummer des Lieferscheins ein (oder scannen Sie diese) sowie das Belegdatum und das Datum der Leistungserstellung. Klicken Sie dann auf Pfeil nach rechts.
Bestellung wählen
Nun sehen Sie eine Liste aller in Frage kommenden Bestellungen beim Lieferanten. Falls Sie vorhin in der Übersicht bereits die richtige Bestellung markiert haben, ist diese auch in dieser Liste selektiert und Sie können sofort auf Pfeil nach rechts klicken.
Positionen prüfen
Nun bearbeiten Sie nacheinander die Positionen der aktuellen Bestellung. Sie sehen am oberen Rand die Informationen zum Lieferanten, die aktuelle Bestellnummer und vor allem aber, die wievielte Position innerhalb der Bestellung gerade bearbeitet wird. Zur Position werden alle relevanten Daten wie Artikelnummer, Bestellnummer, Bezeichnung und Abmessungen dargestellt. Weiterhin sehen Sie die Bestellmenge, was bereits geliefert und berechnet wurde und als Eingabefeld die aktuelle Liefermenge. Diese ist standardmässig mit der Bestellmenge vorbesetzt, so dass Sie im Regelfall direkt auf Pfeil nach rechts klicken können. Natürlich können Sie hier auch eine Teilmenge oder gar 0 eintragen.
Falls Sie auf einen Blick sehen, dass die Bestellung vollständig geliefert wurde, können Sie auf Ende, Rest ist komplett klicken, dadurch springen Sie direkt auf die Zusammenfassung der aktuellen Bestellung. Falls stattdessen nur bis zu dieser Position geliefert wurde, klicken Sie auf Ende, Rest ist 0.
Falls Sie intensiv auch mit der Lagerhaltung arbeiten, geben Sie in diesem Dialog auch gleich an, an welchem Lagerort der gelieferte Artikel abgelegt wird.
Bestellzusammenfassung
Sobald Sie alle Bestellpositionen abgearbeitet haben, gelangen Sie in die Bestellzusammenfassung, die Ihnen für die aktuelle Bestellung zeigt, was geliefert wurde und in welcher Menge. Auch die nicht gelieferten Positionen werden mit Menge 0 angezeigt. Nun haben Sie die Möglichkeit, entweder nochmals eine Bestellung zu wählen, um so eine Sammellieferung zu prüfen, oder Sie klicken auf Pfeil nach rechts und gelangen so zur Verbuchungsseite des Assistenten.
Verbuchung
Nachdem alle Positionen des Lieferscheins abgearbeitet worden sind, sehen Sie auf der Verbuchungsseite nochmals alle Positionen, auch mit Angabe der Bestellnummer. Von hier aus können Sie nun die Verbuchung durchführen. Vorher besteht noch die Möglichkeit, die Lieferantenbewertung aufzurufen. In diesem separaten Dialog können Sie für bis zu 5 Kriterien angeben, in welcher Qualität der Lieferant gearbeitet hat. Durch das regelmässige Ausfüllen der Lieferantenbewertung ergibt sich über die Zeit ein aussagekräftiges Bild zur Qualität des Lieferanten, das von Bedeutung für die Frage ist, ob der Lieferant nachhaltig zu Ihren Unternehmenszielen passt.
Bei der Verbuchung nun werden die gelieferten Artikel im Lager eingebucht, gleichzeitig wird der Status der betroffenen Bestellungen auf Teilgeliefert bzw. bei vollständiger Lieferung auf Geliefert gesetzt.