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Einführung
Die Terminalzeiterfassung bietet eine in profacto integrierte elektronische Stechuhr zur Betriebsdatenerfassung. Sie ersetzt effektiv konventionelle BDE-Geräte, die zwar speziell für die Erfassung von Zeiten optimiert wurden aber dennoch oft nicht die Flexibilität aufweisen, die im Handwerksbetrieb gewünscht ist.
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In dieser Dokumentation erfahren Sie, was Sie an Voraussetzungen erfüllen müssen, um die TZE einsetzen zu können und wie die TZe im normalen Betrieb genutzt wird.h1.
Voraussetzungen
Um die TZE nutzen zu können, muß nur eine Mindestvoraussetzung erfüllt sein:*
- Im Personalstamm muß jeder Mitarbeiter, der Zeiten über die TZE erfassen soll, eine BDE-ID haben. Diese sollte vierstellig und numerisch sein, also z.B. 0010. Für weitere Einstellungen zur TZE beachten Sie bitte ebenfalls die Dokumentation an dieser Stelle.
Falls Sie mit Barcodes arbeiten wollen, müssen weitere Voraussetzungen erfüllt sein:*
- Lesen Sie im Handbuch alles über die Erzeugung von Barcodes.
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- Definieren Sie in den Voreinstellungen alles Notwendige für die TZE mit Barcodes.
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- Beschaffen Sie sich von extragroup eine Barcodeschrift. Diese können wir aus rechtlichen Gründen nicht öffentlich zum Download anbieten.
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- Drucken Sie Barcodes für Personal und Kostenstellen direkt über profacto.
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- Drucken Sie auf Stücklisten oder andere Arbeitsunterlagen Barcodes für Projekte und Positionen
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- Schaffen Sie sich einen Barcodescanner an. Wir empfehlen dringend Markengeräte von Datalogic, Symbol oder Opticon, bei denen sich CRLF als Endekennzeichnung ausschalten läßt.
Falls Sie zudem ohne Tastatur arbeiten wollen, müssen Sie Folgendes tun:*
- Für eine Erfassung der Funktionen über Barcode drucken Sie die Funktionsbarcodes für die Tasten aus:
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- XGKOMMT für die Schaltfläche Kommen
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- XGGEHT für die Schaltfläche Gehen
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- XGAUFAN für die Schaltfläche Auftragsanfang
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- XGAUFEN für die Schaltfläche Auftragsende
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- XGAUFUB für die Schaltfläche Unterbrechung bzw. Pause
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- XGBEST für die Schaltfläche Bestätigen
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- XGABBR für die Schaltfläche Abbrechen
- XGABBR für die Schaltfläche Abbrechen
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- Denken Sie hier daran, daß vor und nach diesen Codes noch die Sternchen gedruckt werden müssen sowie am Ende des Codes das Endekennzeichen für das Scanfeld nötig ist. Ein korrekter Code sieht insgesamt im Klartext also so aus: *XGKOMMTQ*
Für eine Erfassung der Tasten per Touchscreen benötigen Sie einen Touchscreen. Wir empfehlen einen resistiven Touchscreen, der auch mit Handschuhen oder Stiften bedienbar ist.h1.
Voreinstellungen
In den Voreinstellungen können Sie diverse Einstellungen vornehmen, die das Verhalten der TZE beeinflussen.
h2.
BDE-Voreinstellungen
Wenn Sie in der Übersicht des Moduls Zeiten (im Bereich Anwesenheitszeiten) aus dem Menü Funktion den Befehl [[Zeiten-Erfassung#Anwesenheitszeiten_normalisieren | Anwesenheitszeiten normalisieren]] aufrufen, können Sie nicht nur Anwesenheitszeiten auf bestimmte "gerade" Werte runden, sondern auch gleichzeitig vordefinieren, wie gerundet werden soll und ob die Rundung automatisch erfolgen soll. Diese Rundungseinstellung gilt auch für die Terminalzeiterfassung.
In den Voreinstellungen gelangen Sie über das Menü Funktion auch in den Betriebskalender. Hier stellen Sie nicht nur ein, welche Mitarbeitergruppe wann arbeitet, sondern auch, wann diese Pausen nimmt und ob diese Pausen zwingend abgezogen werden, wenn eine bestimmte Mindestzeit "am Stück" gearbeitet wurde.h1.
Nutzung im Terminal-Modus
Wenn Sie sich beim Programmstart von profacto mit dem in den Voreinstellungen definierten TZE-Benutzer anmelden, so gelangen Sie direkt in die Terminalzeiterfassung, wie unten zu sehen.
//screenshot
Generell immer wird, sobald eine BDE-ID eingetragen ist, das Bild des Mitarbeiters angezeigt sowie dessen derzeitiger Status. Falls der Mitarbeiter an einem Projekt arbeitet, wird auch dieses angezeigt. Ganz unten sind alle Zeitabschnitte zu sehen, die der Mitarbeiter am aktuellen Tag bereits erfasst hat.h1.
Nutzung am normalen Arbeitsplatz
Falls Sie die Terminalzeiterfassung an einem Arbeitsplatz nutzen, an dem noch andere Funktionen von profacto genutzt werden, rufen Sie diese einfach auf, indem Sie im Modul Zeiten aus dem Menü Funktion den Befehl Terminalzeiterfassung aufrufen. Alternativ läßt sich der Terminalzeiterfassung auch aus dem Hauptmenü sowie über die Tastenkombination Strg-Shift-Z (Apfel-Shift-Z) aufrufen.
Das Fenster, das sich nun öffnet, läuft in einem eigenen Prozess und kann daher parallel zu allen anderen Fenstern genutzt werden. Ansonsten gilt alles, was bereits unten zur Nutzung der TZE erläutert wird.h1.
Nutzung im erweiterten Modus mit Nacherfassung
Jeder Mitarbeiter, der über die entsprechende Option im Personalstamm die Möglichkeit hat, seine Zeiten auch manuell nachzuerfassen, sieht die Terminalzeiterfassung nach Anmeldung so:
//Screenshot
h1.
Normaler Erfassungsablauf
Der weitere Ablauf ist immer gleich strukturiert:
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Die Optionen im einzelnen:h2.
Kommt
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, so registrieren Sie sich als "Anwesend". Eine Projektzeit ist Ihnen genau dann zugeordnet und läuft, falls Sie sich am Vortag mit Geht abgemeldet haben und zu diesem Zeitpunkt eine Projektzeit lief.
Diese Funktion steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn Sie in den Voreinstellungen die vereinfachte Erfassung aktiviert haben.h2.
Auftragsanfang
Sie können diese Funktion betätigen wenn Sie bereits anwesend sind oder auch wenn Sie noch abwesend sind. Im letzteren Fall werden Sie automatisch auch angemeldet.
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Erfassen Sie eine Kostenstelle, die als unproduktiv gekenzeichnet ist, wird automatisch als Projekt das Gemeinkostenprojekt und die Position 1 eingestellt.h2.
Auftragsende
Wenn Sie diese Funktion wählen, dann wird die Arbeit am aktuellen Projekt beendet und Sie sind nur noch anwesend. Diese Funktion steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn Sie in den Voreinstellungen die vereinfachte Erfassung aktiviert haben.h2.
Unterbrechung
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird die Arbeit am aktuellen Projekt beendet und Sie sind nur noch anwesend. Sie können später durch erneutes Betätigen dieser Funktion die Arbeit am selben Projekt wieder aufnehmen.
Diese Funktion steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn Sie in den Voreinstellungen die vereinfachte Erfassung aktiviert haben.h2.
Geht
Wenn Sie diese Funktion wählen, werden Sie vom System als Abwesend gekennzeichnet. Die Arbeit am aktuellen Projekt wird ebenfalls beendet. Wenn Sie am nächsten Tag oder nach Ende Ihrer Pause sich wieder anmelden, werden die Daten des Projekts an dem Sie zuletzt gearbeitet haben, wieder genutzt.h2.
TZE beenden
Nur, wenn Sie sich mit einer gültigen BDE-ID angemeldet haben, ist die Schaltfläche TZE beenden aktiv. Falls Sie diese anklicken, müssen Sie noch ein Paßwort eingeben, andernfalls ist die TZE nicht zu beenden.h2.
Statusanzeige
Während Sie mit einer gültigen BDE-ID angemeldet sind, wird Ihnen im unteren Viertel des Bildschirms Ihr aktueller Zeit-Status angezeigt. Dieser berücksichtigt auch Zeiten von Projekten, an denen Sie derzeit noch arbeiten.h1.
Nacherfassen von Zeiten
Falls ein Mitarbeiter dies darf, kann er Zeiten über die TZE auch nacherfassen. In diesem Fall klickt er in der TZE auf die Karteikarte Manuell und sieht dann folgenden Erfassungsdialog.
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Falls der Mitarbeiter derzeit nicht angemeldet ist, so kann er frei Datum, Von- und Biszeit erfassen. Falls er schon angemeldet ist, kann er nur noch die Bis-Zeit eingeben, da die Von-Zeit bereits feststeht.
Es wird geprüft, ob die eingegebenen Zeiten korrekt sind und ob die Angaben zu Projekt, Position und Kostenstelle korrekt sind. Trifft dies nicht zu, dann kann die Zeit nicht gespeichert werden.h1.
BDE-Aktivitäten / Leitstand
//Screenshot
In profacto unter Zeiten -> Funktionen -> BDE-Aktivitäten haben Sie die Möglichkeit alle aktuell erfassten Datensätze anzuschauen. Hier ist immer der letzte Datensatz angezeigt, der für den entsprechenden Mitarbeiter erfasst wurde.
Über die Schaltfläche Leitstand im Hauptmenü läßt sich eine erweiterte Fassung dieses Fenster ebenfalls aufrufen, falls Sie mit profacto pps arbeiten.
Der Leitstand zeigt alle derzeit angemeldeten Mitarbeiter. Eine Filterung nach Mitarbeitern mit oder ohne Auftrag ist möglich, ebenso kann unter den Mitarbeitern mit Auftrag nochmals zwischen solchen, die produktiv oder unproduktiv arbeiten, unterschieden werden.