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Einführung
Selbstverständlich ist in Bezug auf den Kunden der Druck der Dokumente Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung etc. am wichtigsten. Profacto bietet hier viele Hilfen, damit Sie diese Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen können. Alles, was Sie erfaßt haben, kann auch ausgedruckt werden. Wo und wie es ausgedruckt wird, ist durch Formulare definiert. Sie kümmern sich bei der Erfassung lediglich darum, daß die richtige Information erfaßt wird, das Layout besorgt dann das Formular. Dabei haben Sie durch die Textbausteine vor und nach der Position, die Preise und die Summenpositionen starken Einfluß auf den Aufbau eines Projektdokuments.
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Aufruf des Druckdialogs und Einstellungen für alle Belegdrucke
Zum Drucken wählen Sie nun einfach einen oder mehrere Projekte in der Übersicht an und dann den Befehl Drucken aus dem Menü Datei/Ablage. Sie können dasselbe auch in der Positionsübersicht eines Projekts tun, allerdings ist dabei zu beachten, dass selbst bei Anwahl aller Positionen immer nur eine Teilrechnung gedruckt wird, wenn Sie eine Rechnung drucken wollen. Es erscheint so oder so zuerst der untenstehende Druckdialog.
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- Die Option Alle Projekte zu einem Druckjob zusammenfassen hilft Ihnen, mehrere Projekte insgesamt zu drucken. Profacto fragt Sie beim Klick auf Drucken nur einmal nach den Papierformat-Daten und druckt dann alle gewählten Projekte in einem Rutsch.
- Mit Hilfe des Popup-Menüs Dokumente wählen Sie den für den Druck zu verwendenden Formularsatz aus. Neben dem Standardsatz, der in den Voreinstellungen direkt eingetragen ist, können die Formularsätze anderer Benutzer sein oder alternative Formulare für Auslandsrechnungen etc.
- Das Menü Druckertreiber wählen erlaubt es Ihnen, statt des Standarddruckers auf einen anderen Drucker zu drucken. Es kommt dann nach Klick auf die Schaltfläche Drucken keine weitere Abfrage des Treibers.
- Die Option Formular vor Druck ändern erlaubt es den Anwendern, die in ihren persönlichen Voreinstellungen als Formularadministrator gekennzeichnet sind, Druckformulare zu bearbeiten. Das sollten nur Anwender tun, die mit dem Reporteditor SuperReport auch vertraut sind. Diese Option ist inaktiv, wenn der Formularkonfigurator verwendet wird.
- Die Option Firmenlogo drucken setzt einen Schalter, mit dem die Variable FirmaLogoOptional im Report mit dem Firmenlogo gefüllt wird, wenn der Schalter aktiviert ist. Damit können Sie fallweise entscheiden, ob der Ausdruck mit oder ohne Logo erfolgen soll.
- Sie können über die Eingabe einer Überschrift die Bezeichnung des Ausdrucks überschreiben, wenn dies im Formular so eingestellt wurde. Es gibt hierzu im Formular eine eigene Variable, die mit dem Wert besetzt wird, den der Anwender im Druckdialog erfasst hat.
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Sie können mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen in einem Projekt arbeiten und auch bei Rechnungen ins Ausland an Privatkunden mit ausländischen Sätzen rechnen. Beachten Sie dabei jedoch, daß es auch hier Einschränkungen gibt. Das sind unter anderem:
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PDF-Druck
Ein wesentliches Merkmal für den Druck von Angebot bis Rechnung ist der Druck via PDF. Damit wird der Ausdruck erst in eine PDF-Datei gelenkt und diese dann auf dem Standarddrucker Ihres Rechners gedruckt. Dabei gibt es eine Reihe von Einstellmöglichkeiten:
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Ist der PDF-Druck aktiviert, unter Windows jedoch nicht über PDF-Creator, auf dem Mac nur dann, wenn das PDF per Email versendet wird, dann erlaubt profacto den Druck bzw. das Anhängen eines Zusatzdokuments, meistens zum Beispiel der AGB. Dieses Zusatzdokument ist in den Voreinstellungen über einen Dateipfad auf der Karteikarte ImExport zu hinterlegen. |
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Listen
Über den Punkt Quick Report haben Sie die Möglichkeit alle Datenbankfelder schnell und unkompliziert auszuwerten.
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- Sobald ein Formular in der Liste aktiviert ist, können Sie weitere Eigenschaften festlegen. Einerseits können Sie bestimmten, ob das Formular sich wie eine "klassische" freie Liste verhält, also auf Basis der Projektpositionen gedruckt wird oder ob es sich verhält wie ein Belegdruck von Angebot bis Rechnung. Damit können Sie zum Beispiel eine simulierte Auftragsbestätigung drucken, ohne daß Sie daran denken müssen, diese als Probedruck zu drucken.
- Weiterhin können Sie einstellen, daß eine der Listen aus dem Bereich Freie Listen automatisch immer dann gedruckt wird, wenn ein Angebot, eine AB, ein Lieferschein oder eine Rechnung gedruckt wird. Damit ist eine tiefgreifende Automatisierung von Abläufen möglich, weil in einem Rutsch alle wesentlichen Dokumente für einen Auftrag gedruckt werden können.
- Hilfestellung zu diesem sehr trickreichen Leistungsmerkmal erhalten Sie von uns im Rahmen eines Serviceauftrages.
Angebote drucken
- Das Feld Summierungsebene gibt Ihnen die Möglichkeit, von einem Projekt nicht alle Positionen zu drucken, sondern nur Zwischensummen, oder gar nur Summen von Summen. Die Summierungsebene 0 druckt alles, die Ebene 1 nur die obersten Summen, Ebene 2 die obersten Summen und eine Ebene tiefer und so fort. Dieses Vorgehen ist interessant, wenn Sie einem Interessenten anfangs nicht alle Preisdetails verraten wollen.
- Angebote können beliebig oft gedruckt werden, jeder Ausdruck wird im Vorgangsarchiv digital gespeichert und steht zum späteren erneuten Druck zur Verfügung.
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