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Einführung
Selbstverständlich ist in Bezug auf den Kunden der Druck der Dokumente Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung etc. am wichtigsten. Profacto bietet hier viele Hilfen, damit Sie diese Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen können. Alles, was Sie erfaßt haben, kann auch ausgedruckt werden. Wo und wie es ausgedruckt wird, ist durch Formulare definiert. Sie kümmern sich bei der Erfassung lediglich darum, daß die richtige Information erfaßt wird, das Layout besorgt dann das Formular. Dabei haben Sie durch die Textbausteine vor und nach der Position, die Preise und die Summenpositionen starken Einfluß auf den Aufbau eines Projektdokuments.
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Aufruf des Druckdialogs und Einstellungen für alle Belegdrucke
Zum Drucken wählen Sie nun einfach einen oder mehrere Projekte in der Übersicht an und dann den Befehl Drucken aus dem Menü Datei/Ablage. Sie können dasselbe auch in der Positionsübersicht eines Projekts tun, allerdings ist dabei zu beachten, dass selbst bei Anwahl aller Positionen immer nur eine Teilrechnung gedruckt wird, wenn Sie eine Rechnung drucken wollen. Es erscheint so oder so zuerst der untenstehende Druckdialog.
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Auftragsbestätigung drucken
- Unter der Rubrik Option können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden. Diese Option ist nur sichtbar, wenn in den Voreinstellungen auf der Seite Artikel generell aktiviert wurde, dass Lagerabbuchungen beim Druck erlaubt sind.
- Ist eine AB einmal gedruckt, kann sie erneut nur gedruckt werden, wenn der Status des Projekts auf Angebot zurückgesetzt wurde. Anders sieht es aus, wenn Sie das Projekt um neue Positionen erweitert haben. Dann erscheinen in einer erneut gedruckten AB alle Positionen, die noch den Status Angebot haben.
- Der Druck einer AB ist auch deshalb wichtig, weil damit auch das Auftragsdatum gesetzt wird. Dieses Auftragsdatum wird herangezogen im Infofenster, um zu bestimmen, wie hoch der Auftragseingang in einem bestimmten Monat ist.
Lieferscheine drucken
- Sie können auch hier entscheiden, ob eine automatische Lagerabbuchung durchgeführt werden soll.
- Weiterhin haben Sie über die Schaltfläche Sendung anlegen... die Möglichkeit Sendungspositionen anzulegen, die mit dem Versandmanager verwaltet werden. Diese Sendungspositionen listen alle Packstücke auf, mit denen die Lieferung versendet wird.
- Ist einmal ein Lieferschein gedruckt, kann ein erneuter Druck nur durch Rücksetzen des Status auf AB oder Angebot stattfinden.
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Aconto-Rechnungen drucken
- Für den Druck einer Abschlagsrechnung können Sie unter der Rubrik Acontorechnung entweder einen Prozentsatz des Projektwertes oder einen Fixbetrag unter Berücksichtigung von Mwst-Satz und Skonto angeben.
- Bei einer Teilrechnung sind einige Angaben mehr zu machen: Hier müssen Sie noch eintragen, unter welcher Bezeichnung die Teilrechung gedruckt wird und um welchen Abschlagsbetrag es sich dabei handelt.
- Das Feld Bezeichnung wird im Formular auf eine Artikelnummer umgesetzt. Werden in Ihren Formularen keine Artikelnummern gedruckt, dann klicken Sie auf den kleinen Button Text und geben Sie hier den Teilrechnungstext ein. Dieses Feld erlaubt keine Formatierung mit Schriftstilen.
- Bei einer Teilrechnung geben Sie den zu berechnenden Betrag ein, auf den noch die MwSt. aufgeschlagen wird.
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Rechnungen drucken
- Auch hier können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden.
- Beachten Sie, dass um eine Rechnung zu drucken, Auftragspositionen mit einem Status kleiner als Rechnung vorhanden sein müssen, sonst wird profacto Ihren Befehl “verweigern”. Wollen Sie eine Rechnung einfach nur ein zweites Mal drucken, ist das problemlos möglich, die Option Probedruck ist dabei aber auf jeden Fall angekreuzt, so dass nur eine Kopie gedruckt wird. Ist die Rechnung bereits gedruckt und der Status gesetzt finden Sie eine Kopie auch im Vorgangsarchiv unter Belege und können diese dort ausdrucken.
- Wollen Sie eine Rechnung tatsächlich nochmal herausgeben, weil Sie in der ersten Version etwas falsch gemacht haben, müssen Sie den Status des Auftrags wieder zurücksetzen. Dies machen Sie, in dem Sie das Projekt in der Übersicht markieren und dann aus dem Menü Status z.B. Auftragsbestätigung wählen. Dabei wird die falsche Rechnung gelöscht, als ob sie nie gedruckt worden wäre.
- Wollen Sie eine Kopie eines schon gedruckten Dokuments drucken, ist mit Klick auf den Feldbezeichner Rechnungsnummer eine der bisher vergebenen Dokumentnummern auswählbar. Die Nummernkreise werden nicht zurückgesetzt, d.h. die Rechnungs- oder Angebotsnummern werden weiter hochgezählt. Wollen Sie auch diese Zahlen zurücksetzen, müssen Sie dies in den Voreinstellungen auf der Seite Nummernkreise erledigen.
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- es muß ein Privatkunde sein (d.h. es darf keine UStId im Kunden hinterlegt sein)
- es müssen Zeiten in der Schnellkalkulation der Positionen erfasst worden sein
Gutschriften drucken
Alles für die Aconto Rechnungen Gesagte gilt auch für die Gutschrift.
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Bei älteren Formularen ist das Wort Gutschrift sowohl die Selbstberechnung, als auch die Rechnungskorrektur gedacht. Sollte Ihr Formular als Standard-Belegart Gutschrift ausweisen, können Sie mittels "Rechnungskorrektur" im Überschriftfeld des Druckdialogs auch dann dies sprachlich eindeutig darstellen. Diese Funktion ist von den Möglichkeiten Ihres Formulares abhängig.
Teilmengenlieferungen drucken
- Teilmengenlieferungen erlauben es Ihnen, einzelne Positionen in nicht voller Anzahl zu drucken. Bestellt ein Kunde bei Ihnen 10 Schränke und sie wollen erst nur 5 liefern, nutzen Sie den Teilmengenlieferschein.
- Beim Druck einer Teilmengenlieferung gelangen Sie nach Klick auf Drucken in einen weiteren Dialog, in dem sie für jede Position die zu liefernde Menge eintragen - dies passiert in der Spalte Heute.
- In dem Dialog sehen Sie für jede Position auch, was bereits geliefert wurde und was noch offen ist. Als Besonderheit lassen sich hier auch Mengen automatisch eintragen. Entweder können Sie die Restmengen liefern, oder Sie können die Mengen nach Baufortschritt eintragen. In letzterem Fall wird das Feld Grad der Leistungserstellung der betreffenden Projektpositionen abgefragt und als Prozentwert ausgewertet. Ist eine Position zu 50% geleistet, wird die Hälfte der Anzahl als Liefermenge eingetragen.
- Weiterhin können Sie hier Liefermengen aus Kommissionierscheinen eintragen lassen. Dies ist besonders interessant, wenn Sie vorab im Bereich Versand Ihres Unternehmens einen Kommissionierschein erstellt haben. In diesem Fall führt das Büro nur noch aus, was die Fertigung vorbereitet hat. Mehr dazu lesen Sie in der Dokumentation zu den Kommissionierscheinen.
Teilmengen-Rechnungen drucken
- Der Druck von Telmengenrechnungen erfolgt genau so wie der Druck von Teilmengenlieferscheinen. Besonderheit ist, dass profacto die Mengen für Teilmengenlieferungen und Teilmengenrechnungen pro Position getrennt verwaltet. Es kann daher durchaus vorkommen, dass von der Positionsanzahl 10 bereits 5 geliefert sind, aber noch nichts abgerechnet.
- Im Druckdialog der Teilmengenrechnung können Sie die Mengen der letzten Teilmengenlieferung als Abrechnungsmenge in die Teilmengenrechnung übernehmen lassen.
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