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Damit all die oben beschriebenen Vorgänge auch sauber ablaufen, gibt es eine Reihe von Einstellungen, die in den Voreinstellungen auf dem Reiter Finanzen zu treffen sind:
Übergabe durchführen
Einstellungen für die Übergabe
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Besonders wichtig ist die Einstellung "Splitbuchungen in den Offenen Posten zulassen" - ist diese aktiv, werden Splitbuchungen erzeugt, ansonsten werden die Daten auf dem Reiter Erlöskonten bzw. Aufwandskonten ignoriert.
Weiter zu beachten:
Nur wenn Sie "Schlussrechnungen mit vollem Betrag exportieren" aktivieren, werden bei Aconto-Rechnungen die Buchungen auf's Zwischenkonto erzeugt und am Ende die Schlussrechnung komplett als eine Rechnung ausgegeben.
Das "Sammelkonto Kunden" benötigen Sie nur, wenn Sie mit Barverkäufen arbeiten, also Rechnungen schreiben mit Projekten, in denen kein Kunde hinterlegt ist.
Übergabe durchführen
Spätestens dann, wenn Sie im Umgang mit den Offenen Posten genug Sicherheit gewonnen haben, wollen Sie diese auch an eine Finanzbuchhaltung übergeben, um die zugrundeliegenden Rechnungen nicht mehr von Hand einbuchen zu müssen.
Hier stellt sich jetzt zuerst die Frage, welche Finanzbuchhaltung Sie einsetzen. Eine Reihe von Buchhaltungen wie beispielsweise Sage ClassicLine oder Lexware unterstützen wir direkt. Daneben gibt es die DATEV-Schnittstelle, die nicht nur für DATEV, sondern auch für andere Buchhaltungen geeignet ist.
Weiterhin gibt es je nach Buchhaltung noch einige weitere Einstellungen, die wir uns zuerst ansehen wollen:
Einstellungen für die Übergabe
Im Bereich Export Finanzbuchhaltung legen Sie das Format fest, in dem exportiert werden soll. Im Falle von Datev sollten Sie noch den Namen des Steuerberaters, dessen Beraternummer, Ihre Mandantenummer beim Berater sowie die Anzahl der Stellen, die ein Sachkonto hat, voreinstellen. Manche Buchhaltungen akzeptieren die Übergabedateien sonst nicht.
Im Falle von Datev können Sie des weiteren noch festlegen, ob Sie auch Zahlungen exportieren wollen. Das macht die Anbindung noch komfortabler, weil Sie den Zahlungsstatus des OP dann nur an einer Stelle führen müssen - in profacto.
Übergabe
Um nun Offene Posten an eine Finanzbuchhaltung zu übergeben, gibt es zwei Verfahrensweisen:
- Auswahl offener Posten und Aufruf des Befehls "Funktionen->Export Finanzbuchhaltung"
oder im Falle der Datev-Schnittstelle
- Aufruf des Befehls "Funktionen->Export Finanzbuchhaltung" und anschliessend Auswahl des Zeitraums und des OP-Typs (Kunden oder Lieferanten)
Je nach verwendeter Schnittstelle werden die exportierten Dateien entweder in einen vordefinierten Ordner exportiert (Datev) oder Sie bestimmen, wo die Datei abgelegt wird.