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Zur Durchführung eines Imports sind Kenntnisse im Umgang mit Dateisystemen bzw. Dateimanagern, wie z.B. dem Windows-Explorer, erforderlich.
Lieferanten
Artikel im Datanormformat Datanorm-Format werden beispielsweise von den FirmenHäfele, Hettich, Würth, ZEG, Schachermayer und vielen weiteren geliefert.
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Bevor Sie einen Datanorm-Import vornehmen, sollten Sie unbedingt eine Sicherungskopie (auch Backup genannt) Ihrer ProHandwerk profacto - Datenbank vornehmen. So können Sie, falls beim Import etwas nicht ganz nach Ihren Vorstellungen verläuft, den Zustand vor dem Import
wiederherstellen. Lesen Sie dazu bitte den entsprechenden KurzlehrgangDie können Sie jederzeit am profacto - Server vornehmen oder bei einer Einzelplatzversion auf der Seite "Datenbank" in den Voreinstellungen.
Zeit einplanen
Die Anzahl der zu importierenden Artikel kann 50.000 Stück übersteigen. Der Import kann daher im Netzwerk mehr als 10 min in Anspruch nehmen. Nehmen Sie den Import nur dann vor, wenn Sie etwas Zeit haben und keine weiteren Mitarbeiter/innen an ProHandwerk arbeiten müssen, also bevorzugt abends oder am Wochenende.
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Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche «Artikel»: 
Die Artikel-Übersicht öffnet sich:
Import wählen
Wählen Sie aus dem Menü «Import» den Punkt «Datanorm...»:
Legen Sie im folgenden Importdialog fest, wie die Datanormartikel in profacto eingelesen werden sollen:
Lieferanten zuweisen
Über Schaltfläche «Akt. Lieferant:» wählen Sie den Lieferanten aus, dem die Artikel in ProHandwerk zugewiesen werden sollen. Klicken Sie nun auf diese Schaltfläche. Es erscheint ein Auswahlfenster, aus dem Sie den Lieferanten auswählen können, von dem Sie die Datanormartikel erhalten haben.
Tippen Sie ein Kürzel für den Lieferanten ein, hier z.B. "besch":
profacto sucht sofort nach allen Lieferanten, die in der Kurzbezeichnung oder in einem Ansprechpartner die Zeichenkette «besch» enthalten. Klicken Sie den Lieferanten (hier:«Beschlag GmbH & Co.»«Würth») mit der linken Maustaste an:
Handelt es sich um einen Lieferanten, den Sie in profacto bisher noch nicht angelegt hatten, klicken Sie unten links auf die Schaltfläche «Neu...», um diesen jetzt anzulegen. Wenn Sie mit dem Neuanlegen eines Lieferanten noch nicht vertraut sind, lesen Sie bitte den entsprechenden Kurzlehrganglegen Sie diesen bitte erst neu an.
Klicken Sie auf «Übernehmen», um die Lieferantendaten in den Importdialog zu übernehmen:
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Von vielen Lieferanten erhalten Sie nicht nur die Artikel, die Sie tatsächlich benötigen, sondern deren gesamten Artikelbestand. Wenn Sie in der ProHandwerk profacto - Datenbank nur einen Teil dieses großen Angebotes haben möchten, können Sie in den Feldern «Bestellnummer:» und «bis:» den Bereich der zu importierenden Artikel einschränken. Geben Sie die Bestellnummer des ersten und des letzten Artikels, die Sie einlesen möchten, ein.
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Weisen Sie den zu importierenden Artikeln eine Artikelgruppe zu, indem Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil rechts neben «Artikelgruppe...» klicken und eine aus der Liste auswählen. Sollten Sie in der Liste keine Artikelgruppe finden, die Ihnen geeignet erscheint, dann legen Sie zuerst eine neue Artikelgruppe an. Klicken Sie dazu auf den Eintrag «Neu...» und lesen Sie den entsprechenden Kurzlehrgang:Dies erfolgt im Konstantenmodul Artikelgruppen.
Ordnen Sie in profacto grundsätzlich jeden Artikel einer Artikelgruppe zu. Dadurch ist es später möglich, schnell nach bestimmten Artikeln zu suchen (zum Beispiel Beschlag HÄ, Beschlag HE etc.). Zudem sind in der Artikelgruppe Informationen hinterlegt, die von profacto in einer Vor- oder Nachkalkulation ausgelesen werden.
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Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche «Import...». Es erscheint der folgende Dialog, in dem Sie profacto zeigen müssen, wo sich die Datanorm-Dateien auf Ihrem Rechner befinden. Wählen Sie Ihr Laufwerk, wenn sich dort die Datanorm-Dateien befinden, oder ein anderes Laufwerk (wie z.B. Netzlaufwerk oder CD-ROM):
Klicken Sie doppelt auf das Symbol des entsprechenden Laufwerkes. Jetzt sehen Sie ein Fenster, das so ähnlich aussieht wie das abgebildete:
profacto beginnt mit dem Import der Artikel und zeigt Ihnen durch ein Fenster den Fortschritt des Importes an. Dieser Vorgang kann bei Zehntausenden zu importierenden Artikeln und/oder auf älteren Rechnern etwas Zeit in Anspruch nehmen:
Nach erfolgreichem Importvorgang erhalten Sie folgende eine im Infofenster unten, falls dieses aktiv ist, eine Protokoll-Meldung, welche Ihnen auch die Anzahl der verarbeiteten Datensätze anzeigt:.
Störungsursachen
Sollte der Import mit einer Fehlermeldung abbrechen, ist möglicherweise die Datanormdatei fehlerhaft. Setzen Sie sich mit Ihrem Lieferanten in Verbindung.
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Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt von Ihrem Lieferanten Preisänderungen auf Diskette erhalten, führen Sie den Datanormimport erneut durch. Vergessen Sie nicht, den Artikeln ggf. das richtige Präfix voranzustellen, und die Option «nur vorhandene Artikel aktualisieren» einzuschalten:Dann wählen Sie die Datei aus...:.
Zusammenfassung
In diesem Kurzlehrgang haben Sie die Möglichkeiten des Datanormimportes kennen gelernt. Nach dem Festlegen des Lieferanten, des Importbereiches, eines Artikelnummer-Präfixes, der Artikelgruppe und der Optionen haben Sie zuerst die Rabattgruppen, dann die Warengruppen und anschließend die eigentlichen Artikel importiert.
Abschließend haben Sie die Möglichkeit kennen gelernt, die Preise der Datanomartikel zu aktualisieren.
Vergessen Sie nicht, eine Sicherheitskopie Ihrer Datenbank zu erzeugen, bevor Sie einen Import vornehmen. Lesen Sie dazu den entsprechenden Kurzlehrgang.