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Der Wareneingangsassistent hilft Ihnen bei der Prüfung und Verbuchung von Lieferscheinen. Da Lieferanten aus logistischen Gründen oftmals nur Teile einer Bestellung ausliefern oder mehrere Bestellungen in eine Lieferung zusammenfassen, ist die Prüfung von Lieferscheinen durch Aufrufen einzelner Bestellungen sehr aufwendig. Deshalb gibt es den Assistent, der diesen Vorgang nicht nur einfach, sondern auch sicher macht, da eine Verbuchung erst am Ende der Prüfung erfolgt und jederzeit abgebrochen werden kann.
Neben dem Wareneingangsassistenten steht Ihnen auch ein Rechnungsprüfungsassistent zur Verfügung, der in ähnlicher Weise funktioniert, aber auf die Prüfung von Preisen fokussiert ist. Der kombinierte Assistent erledigt beides gleichzeitig und ist ideal für Pakete, die von UPS oder anderen Versendern direkt ins Büro geliefert werden.
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Am besten beginnen Sie damit, dass Sie in der Bestellübersicht eine Bestellung markieren und dann den Wareneingangsassistenten aufrufen. Dadurch sehen Sie im ersten Dialog des Assistenten bereits den Lieferanten zur Bestellung. Tragen Sie nun die Nummer des Lieferscheins ein (oder scannen Sie diese) sowie das Belegdatum und das Datum der Leistungserstellung. Klicken Sie dann auf Weiter Pfeil nach rechts.
Bestellung wählen
Nun sehen Sie eine Liste aller in Frage kommenden Bestellungen beim Lieferanten. Falls Sie vorhin in der Übersicht bereits die richtige Bestellung markiert haben, ist diese auch in dieser Liste selektiert und Sie können sofort auf Weiter klicken Pfeil nach rechts klicken.
Positionen prüfen
Nun bearbeiten Sie nacheinander die Positionen der aktuellen Bestellung. Sie sehen am oberen Rand die Informationen zum Lieferanten, die aktuelle Bestellnummer und vor allem aber, die wievielte Position innerhalb der Bestellung gerade bearbeitet wird. Zur Position werden alle relevanten Daten wie Artikelnummer, Bestellnummer, Bezeichnung und Abmessungen dargestellt. Weiterhin sehen Sie die Bestellmenge, was bereits geliefert und berechnet wurde und als Eingabefeld die aktuelle Liefermenge. Diese ist standardmässig mit der Bestellmenge vorbesetzt, so dass Sie im Regelfall direkt auf Weiter klicken Pfeil nach rechts klicken können. Natürlich können Sie hier auch eine Teilmenge oder gar 0 eintragen.
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Sobald Sie alle Bestellpositionen abgearbeitet haben, gelangen Sie in die Bestellzusammenfassung, die Ihnen für die aktuelle Bestellung zeigt, was geliefert wurde und in welcher Menge. Auch die nicht gelieferten Positionen werden mit Menge 0 angezeigt. Nun haben Sie die Möglichkeit, entweder nochmals eine Bestellung zu wählen, um so eine Sammellieferung zu prüfen, oder Sie klicken auf Weiter und Pfeil nach rechts und gelangen so zur Verbuchungsseite des Assistenten.
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