(ab profacto 2014)

Um den Funktion Formularkonfigurator sehen und verwenden zu können, müssen Sie zunächst in den Voreinstellungen, Reiter Formulare die Option Musterformulare nutzen aktivieren.

Um diese Funktion sehen und verwenden zu können, müssen Sie zunächst in den Voreinstellungen, Reiter Formulare die Option Musterformulare nutzen aktivieren.

Der Formularkonfigurator erlaubt die einfache Anpassung der von extragroup gelieferten Musterformulare an Ihre Bedürfnisse.

Bisher fanden Formularanpassungen nur auf individuelle Ebene mithilfe der Werkzeugs Superreport statt. Dadurch waren zwar hochgradig individuelle Anpassungen möglich, doch alle Änderungen an Formularen, an denen alle Anwender partizipieren sollten, mussten dann nachträglich auch bei jedem einzelnen Anwender nachgetragen werden. Die Erfahrung aus vielen Installationen zeigt jedoch, dass in den meisten Fällen Anpassungen nur in geringem Umfang nötig sind und diese zudem relativ einfacher Natur sind. Komplexe Individualformulare, die auch optisch komplett eigenständig sind, benötigen nur sehr wenige Unternehmen.

Mit dem Formularkonfigurator können Sie selbst mit geringsten Vorkenntnissen das Erscheinungsbild der wichtigsten Ausdrucke selbst anpassen, ohne SuperReport nutzen zu müssen. Der eigentliche Vorteil ist jedoch, dass extragroup jederzeit neue Versionen eines Standardbelegs ausliefern kann, ohne dass Ihre Anpassungen davon betroffen sind. Das spart Ihnen Zeit und Kosten und bringt die Sicherheit, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Folgende Belegarten werden derzeit durch anpassbare Musterformulare unterstützt:

• Angebot bis Rechnung
• Mahnungen
• Briefe
• Emails

Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, wie Sie in den Genuss selbst anpassbarer Formulare kommen und was Sie dabei beachten müssen.

Musterformulare aktivieren

Wenn das Konzept der Musterformulare für Sie interessant ist, dann erfahren Sie jetzt, was sich für Sie ändern wird:

Bei der Aktivierung der Musterformulare erstellt profacto zuerst ein Backup Ihrer kompletten SuperReport-basierenden Formulare. Dieses Backup wird in der Datenbank gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt rückgesichert werden.

Danach liest profacto automatisch den aktuellsten mitgelieferten Satz an Musterformularen in Ihre Datenbank ein. Damit sind alle individuellen Formulare im Bereich

• Angebot bis Rechnung
• Mahnungen
• Bestellwesen

ersetzt durch unsere Musterformulare. Ihre Formulare sind möglicherweise in Teilen noch vorhanden, aber nicht mehr im Zugriff, da gleichnamige Formulare überschrieben werden. Andersnamige Formulare bleiben bestehen, sind aber nicht mehr direkt nutzbar.

Weiterhin werden diverse freie Listen, darunter auch Stücklistenformulare, eingelesen, die extragroup als Standard in neuen Datenbanken mit ausliefert. Diese ergänzen oder ersetzen Ihre vorhandenen freien Listen.

Um die Musterformulare zu aktivieren, aktivieren Sie die Checkbox "Musterformulare nutzen" auf der Seite "Formulare" in den Voreinstellungen. Danach sind auch die Formulareinstellungen in den Feldern darunter nicht mehr bearbeitbar. Dafür ist der Formularkonfigurator über den Button rechts daneben aufrufbar.

Formularsätze exportieren

Dieser Befehl, zu finden im Menü Funktionen der Voreinstellungen, erlaubt den Export des kompletten aktuellen Formularsatzes. Exportiert werden:

• Alle SuperReport-Formulare
• Nutzung der SuperReportformulare als Angebot bis Rechnung, Mahnung, Bestellung
• PDF-Deckblätter (auch für Mandanten)
• Alle Formularsatzdefinitionen

Wahlweise ist das komplette Paket an Formulardaten komprimiert auf der Festplatte zu speichern oder sofort per email zu versenden. Im letzteren Fall ist unter Windows Microsoft Outlook oder auf dem Mac Apple Mail erforderlich.

Der Export von Formularsätzen ist sinnvoll, wenn vorhandene Formulare von extragroup angepasst werden sollen. Ganz ohne Nutzung von SuperReport können Sie uns so alle Formulare auf einen Schlag zukommen lassen. 

Formularsätze importieren

Mit diesem Befehl können Sie mehrere Aktionen durchführen:

• Den letzten Stand der Musterformulare (erneut) einlesen.
• Externe Formularsätze einlesen, sofern sie zu Ihrer Datenbank passen
• Backups einlesen

Der letzte Stand der Musterformulare wird automatisch mit profacto mitgeliefert. Er ersetzt komplett Ihren aktuell verwendeten Formularsatz.

Externe Formulare sind in der Regel von Ihnen gesicherte Formularsätze, die von extragroup bearbeitet wurden und nun geändert zurückgesichert werden.

Backups sind Sicherung, die bei jedem Importvorgang vor dem Einlesen automatisch angefertigt werden. Sie ersetzen ebenfalls Ihren Formularsatz samt der persönlichen Voreinstellungen für Formularsätze.

Formularkonfigurator nutzen

Nach dem Aufruf präsentiert sich der Formularkonfigurator wie folgt:

(Bild)

Allgemeines

Oben sehen Sie eine Leiste mit den verfügbaren Formulartypen.

• Im linken Bereich Menüs zum Einsetzen von Variablen und Textbausteinen.
• In der Mitte der Hauptbereich mit den konfigurierbaren Elementen des Formulars.
• Rechts der Vorschaubereich, in dem Sie sich anhand eines Musterausdrucks ansehen können, wie sich Ihre Änderungen auswirken.

Die editierbaren Felder sind ungefähr so positioniert, wie sie auch im tatsächlichen Report später gedruckt werden. Neben den Feldern, deren Inhalt Sie bestimmen können, finden Sie auch Felder, die nur zu Ihrer Orientierung und der besseren Verständlichkeit wegen plaziert wurden.

Die meisten editierbaren Felder besitzen ein nebenliegendes Ankreuzfeld, mit dem Sie das Feld komplett deaktivieren können, anstatt einfach nur den Inhalt zu löschen. Sobald Sie ein deaktiviertes Feld wieder aktivieren, wird beim Speichern das leere Feld durch den Standardinhalt gefüllt.

In ein Feld können Sie sowohl direkt Text eintippen als auch eine oder mehrere Variable einfügen. Die Variablen werden dann zum Druckzeitpunkt mit dem passenden Inhalt ersetzt. Die Variablen werden im Folgenden bei den einzelnen Formulartypen ersetzt.

Weiterhin können Sie auch Textbausteine einsetzen. Damit ist es möglich, bestimmte Textblöcke wie Bankverbindungen etc. ausserhalb des Konfigurators änderbar zu machen.

Oben sehen Sie eine Leiste mit den verfügbaren Formulartypen.

• Im linken Bereich Menüs zum Einsetzen von Variablen und Textbausteinen.
• In der Mitte der Hauptbereich mit den konfigurierbaren Elementen des Formulars.
• Rechts der Vorschaubereich, in dem Sie sich anhand eines Musterausdrucks ansehen können, wie sich Ihre Änderungen auswirken.

Die editierbaren Felder sind ungefähr so positioniert, wie sie auch im tatsächlichen Report später gedruckt werden. Neben den Feldern, deren Inhalt Sie bestimmen können, finden Sie auch Felder, die nur zu Ihrer Orientierung und der besseren Verständlichkeit wegen plaziert wurden.

Die meisten editierbaren Felder besitzen ein nebenliegendes Ankreuzfeld, mit dem Sie das Feld komplett deaktivieren können, anstatt einfach nur den Inhalt zu löschen. Sobald Sie ein deaktiviertes Feld wieder aktivieren, wird beim Speichern das leere Feld durch den Standardinhalt gefüllt.

In ein Feld können Sie sowohl direkt Text eintippen als auch eine oder mehrere Variable einfügen. Die Variablen werden dann zum Druckzeitpunkt mit dem passenden Inhalt ersetzt. Die Variablen werden im Folgenden bei den einzelnen Formulartypen ersetzt.

Weiterhin können Sie auch Textbausteine einsetzen. Damit ist es möglich, bestimmte Textblöcke wie Bankverbindungen etc. ausserhalb des Konfigurators änderbar zu machen.

Das Firmenlogo, wie es in den Voreinstellungen definiert ist, kann hier mit einem Klick ausgeschaltet werden, falls Sie dieses nicht wünschen.

Für die Druckvorschau ist es erforderlich, ein Projekt oder einen offenen Posten zu wählen. Dadurch können Sie zudem sofort sehen, wie ein Layout einseitig oder mehrseitig aussieht. Erst, wenn Sie ein Projekt oder eine Rechnung gewählt haben, ist der Druck aktiviert. Mit dem Druck der Vorschau wird die aktuelle Formulareinstellung gespeichert.

Mit der Schaltfläche "Auslieferungszustand" setzen Sie das aktuelle Formular wieder auf die Einstellungen zurück, wie sie von Seiten profacto vordefiniert sind.

Angebot bis Rechnung

Folgende Variable können Sie hier verwenden:

• AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
• Projektstatus - Status des Projekts, also Angebot bis Rechnung
• DokBe - Bezeichnung des Dokuments oder die vom Anwender im Druckdialog erfasste Überschrift
• Belegdatumlabel - Bezeichnung des Belegdatums, beispielsweise "Angebotsdatum"
• DokNr - Die laufende Belegnummer des Dokuments
• Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
• LieferterminUni - Der Liefertermin, wahlweise ein Datum, eine Kalenderwoche oder "nach Absprache", falls kein Termin im Projekt erfasst wurde.
• Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
• Vertretername - Der Name des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
• VertreterTel - Die Telefonnummer des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
• VertreterEmail Die Emailadresse des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
• Projektnr - Die Projektnummer zum Beleg
• Bauvorhaben - Der Inhalt des Felds Bauvorhaben
• Kommission- Der Inhalt des Felds Kommission
• Rab1Uni - Der Rabattbetrag 1
• Rab2Uni - Der Rabattbetrag 2 (nicht in profacto SmallBusiness)
• RabSatz1 - Der Rabattsatz 1, falls vorhanden
• RabSatz2 - Der Rabattsatz 2 (nicht in profacto SmallBusiness)
• MwStProzent - Die Mehrwertsteuer in Prozent zur Ausgabe im Summenblock
• SRPage - Die aktuelle Druckseite

Mit einer Checkbox können Sie folgende Standardtexte ein- und ausblenden, die je nach Situation im Druck erscheinen:

• Vortext
• Nachtext
• Endtext
• Material/Zeitausweis nach Position
• Material/Zeitausweis Gesamt

Mahnungen

• AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
• Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
• Mahnstufe - Die aktuell höchste Mahnstufe dieses Drucks
• Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
• SRPage - Die aktuelle Druckseite

Briefe

• AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
• Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
• Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
• SRPage - Die aktuelle Druckseite
• Betreff1
• Betreff2

Emails

• To - Die Emailadresse des Adressaten
• CC - Adressat einer Kopie der Email
• BCC - Blindkopieadressat der Email
• Subject - Thema der Email
• Anrede - Anrede des Adressaten
• Personalsignatur - Ihre persönliche Signatur, wie in den persönlichen Voreinstellungen definiert
• Bodytext - Text der Email