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Am oberen Rand des Dialogs sehen Sie immer die Kundennummer und die KurzbezeichnungKurzbezeichnung (die beschreibbar bleibt) und die Kundennummer (die einmal erfasst für den Kunden fest zugewiesen bleibt). Am unteren Rand Informationen zum Erfassungsdatum und zu Datum und Person der letzten Änderung. Weiterhin ist hier die Sprache einstellbar, über die mit dem Kunden kommuniziert wird. Neben der Landessprache ist eine von bis zu 3 weiteren Sprachen auswählbar, die in den Voreinstellungen definierbar sind. Die eingestellte Sprache wird so auch ins Projekt übertragen.

Registerkarte Allgemein

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Alle Funktionen, die in mehreren Einzelbearbeitungs-Dialogen zur Verfügung stehen finden Sie in den Bedienkonzepten, Einzelne Datensätze bearbeiten.

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In diesem Bereich können Sie sehr schnell und einfach eine neue Aufgabe mit verknüpfter Erinnerung erzeugen, die dann als Warnung zu gegebener Zeit erscheint. Erfassen Sie einfach nur das Erinnerungsdatum und das Thema und klicken auf Erinnerung speichern, den Rest erledigt profacto für Sie.

Bereich Suchfelder

Erfassen Sie hier Informationen, die nicht in eines der Standardfelder passen. Bis zu 10 Suchfelder stehen zur Verfügung, deren Titel Sie in den Voreinstellungen definieren können. Mehr Informationen zu den Suchfeldern finden Sie hier.

Bereich Ansprechpartner

Hier bearbeiten Sie die Ansprechpartner, die für einen Kunden vorhanden sind. Weil Ansprechpartner sowohl beim Kunden, als auch beim Lieferanten vorkommen und die Erfassung identisch ist, gibt es eine eigene Handbuchseite dazu.

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• Die Kurzbezeichnung im Kunden wird aus Namen und Ort zusammengesetz (Name - Ort)
• Mit dem Umschaltfeld vor den zwei Namen (Name 1 und Name 2) in der Kundenkarte wird definiert, welcher Name in die Kurzbezeichnung übernommen wird.
• Welchen Namen man besser in der Kurzbezeichnung verwendet, kommt auf die Firmenbezeichnung an

  Beispiel 1

• Name 1: E.J. Elfering Josef GmbH
• Name 2: Tischlereibetrieb
• Ort: Münster
  Hier würde man Name 1 auswählen. Die Kurzbzeichnung wäre dann: E.J. Elfering Josef GmbH - Münster. Name 2 zu wähen macht keinen Sinn, denn an Tischlereibetrieb - Münster lässt sich der Betrieb nicht von anderen unterscheiden. Anders wenn die Firmenbezeichnung hieße
• Name 1: Tischlereibetrieb
• Name 2: E.J. Elfering Josef GmbH
  Dann würde man Name 2 wählen um ebenfalls E.J. Elfering Josef GmbH - Münster als Kurzbezeichnung zu erhalten.

Projekt-Textbausteine

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Textbausteine ordnen jeder Projektphase Standardtexte zu. Hier können Sie von den in den Voreinstellungen definierten Standardtexten abweichen und kundenspezifische Vorgaben machen. Die Textbesteine werden wie im Modul Textbausteine beschrieben angelegt und gelten für alle Projekte, die zu dem betreffenden Kunden angelegt werden.

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Registerkarte Finanzen

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Zahlungskonditionen

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• Geben Sie die Steuernummern (wichtig für Gutschriften) und die Umsatzsteuer in das dafür vorgesehene Feld
• Mit dem Button Prüfen kann die UStID auf Gültigkeit geprüft werden.
• Kunde nach §13b UstG abrechnen dient dazu, den Steuersatz im Projekt auf 0 zu setzen, die Steuerlast wird hier umgekehrt.
• Das Popup-Menü Umsatzsteuerklasse dient dazu, für den Kunden einzustellen, ob auf die Artikel, die er in einem Auftrag berechnet bekommt, die Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird oder nicht. Wenn Sie dieses Popup auf Steuerfrei oder EU-Steuerfrei setzen, wird die Mehrwertsteuer bei allen Artikeln in neuen Aufträgen des Kunden auf Null gesetzt. Mit dem Ankreuzfeld Kunde nach §13b abrechnen wird der Kunde im Projekt automatisch auf Steuerfrei gesetzt und der entsprechende Hinweistext wird in der Rechnung ausgegeben, falls die Variable P13bText entsprechend konfiguriert wurde. Mehr hierzu in den Voreinstellungen.
• Das Kontierungssystem für Kunden wurde so erweitert, dass für Aufwand und Erlös jeweils 4 Konten definiert sind: normal, steuerfrei, eu-steuerfrei, steuerfrei nach §13b UStG. Das hat zur Folge, dass nun im Artikel 8, in Kunde und Lieferant jeweils 4 Konten vorbesetzbar sind.

Bankverbindung

Wählen Sie eine Bank aus der Bankenliste oder geben Sie die Bankleitzahl ein und klicken Sie auf Prüfen, um den Namen der Bank automatisch auszufüllen. Geben Sie am besten die IBAN ein, sofern verfügbar und der Rest der Daten wird für deutsche und österreichische Banken mit ausgefüllt. Optional reicht es auch die klassische Kontonummer und BLZ zu erfassen, daraus werden Bank, BIC und IBAN automatisch erfasst. IBAN und BIC werden bei der Eingabe auch gleich geprüft.

Die Bankverbindung, bei der die Bank ebenfalls auswählbar ist, benötigen Sie auf alle Fälle, wenn Sie den Datenträgeraustausch auch für Lastschriften nutzen. Achten Sie darauf, daß Sie keine Leerzeichen bei der Bankleitzahl und der Kontonummer eingeben – profacto erledigt dies für sie durch die Formatierung des Felds.

Neben der nationalen Bankverbindung finden Sie hier auch Felder für die europaweit anwendbaren SEPA-Überweisungen, das sind

• IBAN - Durch die Schaltfläche neben dem Feldnamen können Sie profacto prüfen lassen, ob die IBAN ganz grundsätzlich korrekt ist, d.h. ob die Prüfsumme den korrekten Wert ergibt.
• BIC
• Mandatsreferenz

Die Mandatsreferenz benötigen Sie nur bei Lastschriftverfahren im SEPA-Raum.

Buchhaltung

Geben Sie die Debitorenkontonummer und bei Bedarf die Erlöskontonummer für die 4 Abrechnungsarten ein. Die Kontonummer USA/CDN wird nur in Amerika benötigt.

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Registerkarte Vorgangsarchiv

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Verschaffen Sie sich einen Überlick zu allen Vorgängen zu einem Kunden. Ein Doppelklick auf einen Vorgang öffnet diesen. Im einzelnen wird dargestellt:

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Durch das Eingabefeld oberhalb der Liste ist eine Filterung auf einen bestimmten Suchbegriff möglich.

Registerkarte Texte und Suchfelder

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Projekt-Textbausteine

Textbausteine ordnen jeder Projektphase Standardtexte zu. Hier können Sie von den in den Voreinstellungen definierten Standardtexten abweichen und kundenspezifische Vorgaben machen. Die Textbesteine werden wie im Modul Textbausteine beschrieben angelegt und gelten für alle Projekte, die zu dem betreffenden Kunden angelegt werden.

Es kann zu jeder Projektphase ein individueller Vor-, Nach und Schlußtext angelegt werden. Dafür geben Sie entweder den Namen des Textbausteins in das Textfeld oder Klicken Sie auf das Listensymbol vor dem Baustein, um die Übersicht aller Textbausteine zu öffnen. Nachdem ein Textbaustein ausgewählt wurde, kann er mit Übernehmen in die Kundenkarte eingefügt werden.

Bereich Suchfelder

Erfassen Sie hier Informationen, die nicht in eines der Standardfelder passen. Bis zu 10 Suchfelder stehen zur Verfügung, deren Titel Sie in den Voreinstellungen definieren können. Mehr Informationen zu den Suchfeldern finden Sie hier.