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Hier wird geregelt, wie das Projekt abgerechnet werden soll. In der Regel sollten alle Daten hier bereits korrekt sein, da sie vom Kunden her übernommen werden.
Weitere Details
Hier kann eine dritte Adresse erfasst werden, wie zB ein externer Auftragsvermittler (zB Architekt, Hausverwaltung, Versicherung) wo weder die Lieferung, noch die Rechnung hingeht. Ggf. auch relevant für weiteren Schriftverkehr.
Lieferdetails & Abwicklung
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Erfassen Sie hier optional weitere Informationen, die man später ggf, auch zur Suche nach einen Projekt benötigt oder anweitig verabeiten oder ausgeben möchte. Die Steuerung der Suchfelder erfolgt über die Voreinstellungen oder über den Bezeichner direkt.
Reiter Positionen
Menü zur Positionsbearbeitung über der Positionsliste
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Einen Zeilenumbruch erzielt man nicht mit Return alleine, sondern der Tastenkombination Strg-Shift-Return für Windows, bzw. Cmd-Shift-Return für OS X.
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Lesen Sie hier zu allen Formen und Optionen von Sonderpositionen auch hier.
Duplizieren erlaubt Kopieren und Einfügen erlauben markierte Positionen zu kopieren und direkt wieder einzufügen. Man kann über Einfügen natürlich auch kopierte Artikeldatensätze als Position einfügen.
Dokumentennummern neu vergeben erlaubt auf einfache Weise direkt fortlaufende Nummern zu erstellen, anstelle einer manuellen Erfassung.
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Postionen können zudem entweder mit in den Gesamtpreis aufgenommen werden oder bei der Berechnung außen vor gelassen werden (Alternativpositionen)
Die Symbole bedeuten (v.l.)
- Neue Position in Liste hinzufügen: fügt eine neue Position am Ende der Liste hinzu.
- Neue Position in Liste einfügen: fügt eine neue Position vor dem markierten Eintrag ein.
- Neue Position in Positionsbearbeitung einfügen: fügt eine neue Position am Ende der Liste hinzu und öffnet die Positionsbearbeitung für diesen Artikel.
- Markierte Position bearbeiten: öffnet die Positionsbearbeitung für den markierten Eintrag.
| Tipp | ||
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Sind "0 Datensätze in der Zwischenablage" angezeigt, aber bereits bestehende Positionen vorhanden, die sich wiederholen (z.B: je Filiale, Raum, Etage des Kunden) bewirkt der Aufruf von Cmd+Shift+V, daß einfach alle vorhandenen Positionen dupliziert werden. Positionen aus anderen Projekten kann man dort mit Cmd+Shift+C kopieren und dann mittels Cmd+Shift+V (unterhalb etwaiger vorhandener Positionen) wieder einfügen. Die Kalkulationseinstellungen werden dabei stets mitkopiert, die Kalkulation selber kann nach Wahl übernommen werden. |
- In Kalkulationskarte der markierten Position wechseln öffnet die Kalkulation einer Position.
- Markierte Position löschen löscht den ausgewählten Eintrag.
Stückliste zu einer Positon anlegen
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| Tipp | ||
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Die Kalkulationseinstellungen werden dabei stets mitkopiert, die Kalkulation selber kann nach Wahl übernommen werden. |
- In Kalkulationskarte der markierten Position wechseln öffnet die Kalkulation einer Position.
- Markierte Position löschen löscht den ausgewählten Eintrag.
Stückliste zu einer Positon anlegen
Wählen Sie im Modulmenü Navigation > Stücklisten zum Projekt. Die Stücklisten sind hier beschrieben.
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Die Schnellkalkulation orientiert sich am Betriebsabrechnungsbogen. Sie können hier ermittelte Aufschlagsätze in den Voreinstellungen, Kalkulation eintragen, fallweise in einzelnen Kalkulationen ändern und erhalten anhand geschätzter Zeiten und Materialien eine Vorkalkulation, die Sie direkt in Ihr Angebot übernehmen können.
Reiter Texte
Hier erscheinen für alle kaufmännischen Zustände des Projekts die in den Voreinstellungen oder (ab profacto) im Kunden zugewiesenen Standardtexte. Klicken Sie auf dem Reiter mit der gewünschten Projektphase und dem Reiter mit der gewünschten Sprache auf eine der Schaltflächen Vortext, Schlusstext, Fußtext um einen neuen Textbaustein auszuwählen oder ändern Sie den Text in den Textfeldern. Um dabei Platzhalter zu verwenden, öffnen Sie das Menü Platzhalter in Text einfügen oben links unterhalb des Sprachreiters.
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Welche Textvariable es gibt und wie sie verwendet werden, steht im Detail auch hier: Textvariablenhier: Textvariablen.
Reiter Statistik
Oben werden die Fertigungszeiten zusammengefasst und die Vor- und Nachkalkulationswerte miteinander verrechnet.
Rechts wird anhand dieser Zusammenfassungen dann der Deckungsbeitrag ermittelt.
Reiter Aktivitäten
Die Aktivitäten sind hier ausführlich beschrieben.
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- Wählen Sie dazu entweder einen Kunden oder einen Lieferanten aus und gegebenenfalls noch einen Ansprechpartner.
- Dann vergeben Sie einen Adresstyp, der pro Projekt nur einmal vorkommen kann.
Dann können Sie die Adresse mit "Neu" der Liste hinzufügen.
Tipp Die Option Manuell erfasste Daten speichern bewirkt, dass die Adressdaten direkt im Projekt gespeichert werden. Sie können so auch abweichende Adressen hinzuzufügen, die nicht als Kunde oder Lieferant angelegt sind.
Reiter Finanzen (ab profacto)
Auf diesem Reiter sehen Sie alle Informationen, die in Bezug auf die Abrechnung eines Projekts von Bedeutung sind, sofern sie nicht schon im Deckblatt eingegeben wurden.
Bisher erzeugte Belege
Hier finden Sie eine Aufstellung aller bisher gedruckten Belege zu einem Projekt. Sie können diese Belege markieren und ausdrucken oder am Bildschirm vorher ansehen. Durch das Belegdatum finden Sie auch heraus, wann der Beleg erzeugt wurde.
Offene Posten
Hier sind alle Rechnungen aufgeführt, die zum Projekt gedruckt wurden. Für jede Rechnung sehen Sie auch Information darüber, wieviel bereits bezahlt wurde, wann Sie gestellt wurde und den Inhalt des Felds Bemerkungen aus dem Offenen Posten. In der Summe erfahren Sie, wieviel berechnet und wieviel davon bezahlt wurde, jeweils als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.
Nummernkreise
In der Rubrik Nummernkreise sind auf einen Blick die Nummern gedruckter Angebote bis Rechnungen (und immer auch das Belegdatum) zu sehen.
Provisionierung
Diesen Bereich können Sie genau dann sinnvoll nutzen, wenn Sie mit Verkäufern im Aussendienst arbeiten oder Ihre Innendienstsachbearbeiter erfolgsabhängige Vergütungsanteile besitzen:
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Die hier vorgenommenen Eingaben werden im Ausdruck über Textvariable in den Text des Belegs integriert. Abzüge können über spezielle Listenvariablen sauber in einer Tabelle aufgeführt werden. Die Berechnung des tatsächlichen Zahlbetrags des Kunden nach Abzügen ist im Formular vorzunehmen.
Sicherheitsleistung bei Teilrechnungen
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Bei der Erfassung der Abzüge geben Sie eine Bezeichnung an, weiterhin, ab der Abzug absolut oder in Prozent wirksam ist, und welchen Umsatzsteuersatz er hat. Über die üblichen Schaltflächen fügen Sie den Abzug dann zur Liste hinzu oder ändern markierte Einträge.
Reiter Dokumente
Hier können Sie Dokumente zu Ihren Projekten hinterlegen. Diese werden im Projektordner gespeichert. Wo die Projektordner abgelegt sind, ist in der Voreinstellungen hinterlegt.
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Aktivieren Sie Vorschau zeigen, um eine Vorschau des Dokumentes zu sehen:
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Sollte Ihr Datei-Browser eine nicht darstellbare Seite bemänglen, so muß man hier lediglich auf die vorherige Ansicht wechseln, welche über diese Browserfehelrmeldung angeboten wird.
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Auf diesem Reiter erhalten Sie einen kompakten Überblick über den derzeitigen Fortschritt des Projekts mitsamt einer einfachen Rentabilitätsrechnung. Voraussetzung dazu ist, dass eine Nachkalkulation zum Projekt bzw. seinen Positionen existiert. Die Nachkalkulation lässt sich über die entsprechend benannte Schaltfläche auch aktualisieren, falls Sie nicht die Automatische Nachkalkulation in den Voreinstellungen aktiviert haben.
Der Auftragsstand fasst positionsweise zusammen, wie es um Ihr Projekt steht. Für jede Position werden hierzu Daten aus der Nachkalkulation angezeigt, nämlich Materialkosten, Fertigungskosten, ein Aufschlag für Gemeinkosten und daraus sich ergebend die Summe der Herstellkosten. Diese werden in Beziehung gesetzt mit dem Verkaufspreis der Position. Außerdem sehen Sie pro Position die erfassten Stunden und die kalkulierten Stunden, wodurch ersichtlich ist, welche Positionen noch zeitlich "Luft" haben und welche nicht.
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Auf diesem Reiter sehen Sie eine Zusammenstellung aller im Projekt vorkommenden Artikel. Diese Zusammenstellung dient einerseits als Projektpreisliste, andererseits als Überblick darüber, in welchen Mengen die Artikel im Projekt verwendet werden.
Auffüllen der Liste
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- Projektzeiten - für 99% aller Anwender ausreichend
- Maschinenzeiten - für Betriebe, die auch Bearbeitungszeiten von CNC-Maschinen und Zuschnittsägen etc. einsehen wollen, sofern diese unterstützt sind
Projektzeiten
Die Projektzeiten rekrutieren sich aus den in der Zeiterfassung erfassten Zeiten. Es ist dabei egal, ob sie direkt auf das Projekt, einen Fertigungsauftrag oder einen Betriebsauftrag erfasst wurden, diese Tabelle zeigt alle Zeiten zum Projekt an.
Durch die Filterfunktionen am oberen Rand der Liste können Sie die dargestellten Zeiten nach verschiedenen Kriterien filtern und dadurch beispielsweise die Zeitanteile von Positionen, Mitarbeitern oder Kostenstellen mit einem Klick ermitteln. Daneben ist auch ersichtlich, in welchen Zeiträumen die Zeiten angefallen sind.
Maschinenzeiten
Durch eine spezielle Importfunktion lassen sich Zeiten, die bestimmte Maschinen automatisch erfassen, in profacto einlesen und an dieser Stelle auflisten. Die Einstellung und gegebenenfalls notwendige Anpassung dieses Imports erledigt das profacto-Serviceteam für Sie in Absprache mit den jeweiligen Maschinenherstellern.
Zeitkennzahlen
Die Zeitkennzahlen fassen die für das Projekt erfassten Zeiten nach einigen wenigen Hauptaktionen wie Zuschnitt, Bekanten oder Furnieren zusammen und setzen sie ins Verhältnis mit der Menge des verarbeiteten Materials. Dadurch ergeben sich mengenunabhängige Kennzahlen, anhand derer sich Aussagen über die Komplexität der Bearbeitungen oder auch die Effektivität Ihrer Mitarbeiter treffen lassen, die Sie wiederum für neue Vorkalkulationen nutzen können.
Reiter Statistik
- Unter Projektvolumen können Sie einfach den wirtschaftlichen Erfolg des Projektes überprüfen. Sie erhalten auf einen Blick den Zahlbetrag des Kunden sowie zwei Deckungsbeiträge:
- Der einfache Deckungsbeitrag (Achtung, der Deckungsbeitrag ist anders definiert. Was hier angezeigt wird, ist der Gewinn) ist die Differenz aus dem gezahlten Betrag ohne MwSt. abzüglich den kalkulierten Kosten.
- Der DB ab EK-Summe (das ist der betriebswirtschaftliche Deckungsbeitrag) ist die Differenz aus gezahltem Nettobetrag abzüglich den variablen Kosten (Material und Fertigungszeiten)
- Im unteren Bereich Zusammenfassung der Schnellkalkulation ist die Schnellkalkulation aufgeführt.
- Rechts wird die Differenz aus Vor- und Nachkalkulation ausgegeben
, diese Tabelle zeigt alle Zeiten zum Projekt an.
Durch die Filterfunktionen am oberen Rand der Liste können Sie die dargestellten Zeiten nach verschiedenen Kriterien filtern und dadurch beispielsweise die Zeitanteile von Positionen, Mitarbeitern oder Kostenstellen mit einem Klick ermitteln. Daneben ist auch ersichtlich, in welchen Zeiträumen die Zeiten angefallen sind.
Maschinenzeiten
Durch eine spezielle Importfunktion lassen sich Zeiten, die bestimmte Maschinen automatisch erfassen, in profacto einlesen und an dieser Stelle auflisten. Die Einstellung und gegebenenfalls notwendige Anpassung dieses Imports erledigt das profacto-Serviceteam für Sie in Absprache mit den jeweiligen Maschinenherstellern.
Zeitkennzahlen
Die Zeitkennzahlen fassen die für das Projekt erfassten Zeiten nach einigen wenigen Hauptaktionen wie Zuschnitt, Bekanten oder Furnieren zusammen und setzen sie ins Verhältnis mit der Menge des verarbeiteten Materials. Dadurch ergeben sich mengenunabhängige Kennzahlen, anhand derer sich Aussagen über die Komplexität der Bearbeitungen oder auch die Effektivität Ihrer Mitarbeiter treffen lassen, die Sie wiederum für neue Vorkalkulationen nutzen können.
Reiter PPS (ab profacto)
Auf dieser Karteikarte sind mehrere unterschiedliche Informationen und Statistiken zur Projektsteuerung vereint. Ausserdem finden Sie hier eine Reihe von Einstelloptionen, die das Verhalten des Projekts beeinflussen.
Disposition
Treffen Sie hier Vorgaben für die weiter untenstehenden Hochrechnungen und für die Kapazitätsplanung (ab profacto pps).
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Hier können Sie beliebige Bemerkungen erfassen, die in Bezug zur Projektplanung stehen. Das Feld ist eines von 2 Informationsfeldern im Projekt (das andere findet sich auf dem Deckblatt), um all das zu erfassen, was die Projektbearbeiter zum Auftrag wissen müssen.
Reiter Vorgangsarchiv
Auf dieser Karteikarte finden Sie eine Reihe von Informationen, die mehr oder minder eng mit dem Projekt verknüpft sind. Von hier aus lässt sich der Projektfortschritt in vielen Kriterien sehr gut übersehen. Auf den meisten Karteikarten können Sie per Doppelklick direkt auf den Ziel-Datensatz verzweigen.
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Auf dieser Karteikarte bearbeiten Sie die Globalen Variablen. In der Regel erscheinen hier Eintragungen, wenn Sie Artikel ins Projekt einfügen. Artikel können neben lokalen auch projektweit gültige Variable besitzen, die eben an dieser Stelle zur zentralen Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Globale Variable lassen sich wie lokale Variable bearbeiten. Sobald Sie die Karteikarte mit den globalen Variable verlassen, werden alle Projektpositionen aktualisiert, d.h. ggf. Preise neu berechnet und Stücklisten neu berechnet. Daher sollten Sie beachten, dass auch Positionen neu berechnet werden, die eine geänderte globale Konstante nicht nutzen - es wird generell jede Position neu berechnet.
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Auf dieser Karteikarte können Sie Ergänzungen zu einem laufenden Projekt definieren. Unter Ergänzungen kann man Nachträge, aber auch sonstige Änderungen definieren, die nicht unbedingt verrechenbar sein müssen, jedoch separat ausweisbar sein sollen.
- Füllen Sie die Eingabefelder (Name, Datum und Beschreibung) aus, das Positionsfeld wird automatisch gefüllt und die Summe ergibt sich aus den Positionen den Nachtrags.
- Nun klicken Sie dann mit der RECHTEN Maustaste in die Liste.
- Es erscheint ein Kontextmenü, aus dem Sie den Befehl "Neu" auswählen können. Nun wurde eine neue Ergänzung angelegt.
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- Für normale Projekte und GU-Unteraufträge werden nur die Daten des aktuellen Projekts verwendet.
- Bei GU-Hauptaufträgen werden in vielen Spalten Daten aus den GU-Unteraufträgen herangezogen.
Kopfteil
Summen aus Beauftragung
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