Aktivitäten

Anwendungsmöglichkeiten

Aufgabengebiete

Aktivitäten erfüllen in profacto wichtige Aufgabengebiete:

• Standarisierung und Speicherung von Schriftverkehr
• Aufgaben
• Zeitplanung in Kalendern

Vorteile

Aus anderen Groupware Programmen ist man gewöhnt, dass diese Bereiche stark voneinander getrennt sind. Die Möglichkeit Schriftverkehr anzulegen fehlt meistens ganz. Dazu sind Aufgaben und Kalendereinträge meist auf einen Mitarbeiter beschränkt und voneinander unabhängig.

profacto hat hier einen wesentlichen Vorteil, weil die drei Aufgabengebiete in der Realität oft nicht voneinander getrennt sind. Einige Beispiele:

• Eine Aufgabe entpuppt sich als langwieriger. Für die Aufgabe muss ein längerer Zeitraum im Kalender geblockt werden.
• Die Aufgabe wird delegiert und muss - mit Erinnerungsfunktion - in einen anderen Kalender übernommen werden.
• An dieser Aufgabe hängt ein Angebot oder ein Brief und eine Kunde, Lieferanten, etc. Alle Daten sollen zusammenhängend gespeichert werden und auf einen Blick verfügbar sein.

Integration in profacto

Aktivitäten können in folgenden Bereichen angelegt werden:

• Kunden
• Lieferanten
• Projekte

Aktivitäten werden immer einem Mitarbeiter zugeordnet. Der Mitarbeiter sieht die Aufgabe wiefolgt:

• In der to do Liste, wenn die Option Erinnerung aktiviert wurde
• Als Aufgabe im Kalender, wenn die Option Aufgabe aktiviert wurde
• Als Termin im Kalender, wenn die Option Aufgabe deaktiviert wurde
• Als privater Termin, wenn die Option Privat aktiviert wurde

Die Zeiträume und Mitarbeiterzuordnungen von Aktivitäten können nicht nur im Aktivitätendialog verändert werden, sondern auch im Kalender.

Aktivitäten Übersicht

Symbolleiste

• Ein Klick auf Aktivitäten führt ab profacto in die Aktivitäten Übersicht
• In der Symbolleiste gibt es den üblichen Funktionen Neue Aktivität, Aktivität ändern, Aktivität löschen
  • die Möglichkeit, eine Aktivität direkt als erledigt zu kennzeichnen,
  • die Möglichkeit erledigte Aktivitäten auszublenden

Filter

• In der linken Spalte lassen sich die Aktivitäten filtern. Klicken Sie auf ein Filterkriterium, um nur Aktivitäten dieser Art anzuzeigen.
• Um den Filter aufzuhenben, klicken Sie auf Alle.

Aktivitäten - Bearbeitung

Reiter Aktivität

Aufgabenhandling

Aktivieren Sie die Felder

• Erledigt um eine Aufgabe als erledigt zu markieren. Sie wird dann in Übersichten ausgeblendet.
• Aufgabe um eine Aktivität als Aufgabe zu behandeln. Sie erscheint dann in der Aufgabenliste unterhalb des Kalenders, statt als fest gebuchter Termin.
• Aufgaben mit dem Status Privat sind nur für den Ersteller, und denjenigen dem die Aufgabe zugewiesen ist zu öffnen.
• Privat für Gruppe damit die Aufgabe nur für Mitarbeiter der gleichen Gruppe zu öffnen ist.

Zeitraum einstellen und Priorität festlegen

• Geben Sie den Zeitraum in die Felder Datum und Zeit ein. Für die Datumswahl sehen Sie einen Kalender eingeblendet. Um den Kalender zu schließen, ohne ein Datum auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil nach oben. Neben den Zeitfeldern sehen Sie die Zahl der Zeitstunden, die Sie verplant haben.
• Um ganztägige Ereignisse zu planen, aktivieren Sie das Feld Ganztägig.
• Aktivieren Sie das Auswahlfeld Erinnerung, um ein Erinnerungsdatum einzustellen. Klicken Sie in das Datumsfeld um den Kalender einzublenden oder auf den Pfeil rechts daneben, um häufig benötigte Daten auszuwählen.
  
• Geben Sie eine Priorität an.

Aktivitätenart und Thema festlegen

• Geben Sie die Aktivitätenart an oder wählen Sie diese aus der Liste aus. Die Aktivitäten-Art wird in der Übersicht als Filter benutzt.
• Ab profacto können Sie zudem ein Thema und ein Ergebnis eintragen.
• Diese Aktivität nicht mit Outlook synchronisieren verhindert die Synchronsierung, wenn Sie die Outlook Synchronisierung in den Voreinstellungen aktiviert haben

Zusatzinformationen

Geben Sie hier weitere Informationen zu dem Termin ein. Und wählen Sie Ereignisfarbe und Titelzeilenfarbe für die Darstellung im Kalender. Dafür steht Ihnen ein Farbwähler zur Verfügung. Wählen Sie eine Farbe aus dem Farbkreis, oder klicken Sie auf die Lupe, um eine andere Farbe vom Bildschirm zu übernehmen. Z.B. die Farbe eines anderen Termins. Neben dem ersten Farbwähler Farbrad eigenen sich insbesondere der dritte Farbpaletten und der fünfte Farbstifte um gleichbleibende Farben zu bekommen.

Der Veranstaltungsort und die Outlook-ID ist für die Synchronisation mit MS Outlook.

Zuordnung

• Geben Sie unter Personal an, wem die Aufgabe oder der Termin zugeordnet werden soll.
• Wählen Sie weiterhin Kunden, Lieferanten, Projekt und die zugehörigen Ansprechpartner.

Reiter Textverarbeitung

• In der eingebauten Textverarbeitung können sie Schriftverkehr zum Kunden Anlegen. Dafür haben wir bereits einige Formulare hinterlegt, die Sie aus dem Menü Formular auswählen können.
• Mit der Option Firenloge drucken lässt sich das Firmenlogo ein- und ausschalten. Sie können so eine Formularvorlage verwenden, sowohl um Ausdrucke auf Ihrem Geschäftspapier vorzunehmen als auch um auf weißem Papier oder in einer PDF zu drucken.
• Mit der Option Erledigt können Sie auch auf dieser Ansicht, die Aktivität als erledigt kennzeichnen.

Formulare lassen sich frei aus Bildern, Texten und Platzhaltern gestalten. Schalten Sie auf die Formularansicht um, indem Sie dieses Symbol drücken:

Sie sehen nun, wie das Formular zusammengesetzt ist und können Änderungen daran vornehmen. Um ein Feld zu löschen, brauchen Sie es lediglich aus der Ansicht nehmen. Um ein Feld oder eine Gruppe von Feldern hinzuzufügen, wählen Sie Sie aus dem Menü Einfügen unten rechts aus oder wählen Sie im Textverarbeitungsmenü Einfügen > 4D Ausdruck, wählen Sie das Feld aus, das Sie einfügen möchten und drücken Sie OK.

Um eine bestehende Vorlage zu überschreiben, wählen Sie aus dem Textverarbeitungsmenü Ablage > Sichern als Vorlage. Um eine neue Vorlage zu erstellen... ?