Einführung
Projektkosten wurden aus der Einsicht heraus eingeführt, dass nicht alle Kosten, die einem Projekt zuzuordnen sind, in der Stückliste entstehen. Vielmehr können Kosten entstehen durch Rechnungen von Dienstleistern, durch Produkte, die für ein Projekt benötigt werden, aber nicht in der Stückliste erfasst werden sollen oder können oder weil beispielsweise die Abbuchung von Material aus dem Lager in irgendeiner Form dem Projekt zugerechnet werden muss.
Projektkosten können entweder auf Basis eines Artikels oder auf Basis einer Kostenstelle erfasst werden. Da letzteres in der Regel nicht mehr nötig ist, gehen wir darauf nicht weiter ein.
Erfassung
Erfassung im Dialog
Wenn Sie in der Projektübersicht über das Menü Navigation die Projektkosten zum Projekt aufrufen, gelangen Sie in die kombinierte Übersicht und Erfassung der Projektkosten. Wenn Sie auf die Schaltfläche Neu klicken, wird der Liste eine neue Zeile hinzugefügt und Sie können die Kosten erfassen. Beginnen Sie mit der Projektposition, ordnen Sie dann nach Bedarf einen Mitarbeiter zu. Weiterhin ist nach Bedarf ein Lieferant zuzuordnen, das ist aber keine Bedingung.
Relevant wird es mit der Artikelgruppe und der Artikelnummer. Wählen Sie per Strg-F/Cmd-F eine Artikelgruppe aus, so ist die Auswahl des Artikels gleich gefiltert.
Tragen Sie dann ein Datum ein, um später zu wissen, wann die Kosten angefallen sind.
Die Menge multipliziert den Einzelpreis des Artikels zum Gesamtbetrag. In vielen Betrieben wird für nicht weiter spezifizierten Kosten ein Artikel geführt, der genau 1 Währungseinheit (1 Euro, 1 SFr etc.) kostet, um über die Menge einfach einen Betrag eingeben zu können. Das ist oft ein gangbarer Weg. aus Gründen der Transparenz ist ein konkreter Artikel aber immer die bessere Option.
Der Kommentar erleichtert später das Verständnis dafür, wofür die Kosten angefallen sind.
Sind all diese Angaben getroffen, ist die Erfassung dieses Datensatzes abgeschlossen und Sie können einen neuen hinzufügen oder den Dialog verlassen.
Erzeugung aus dem Bestellwesen heraus
Falls Sie im Bestellwesen mit dem Rechnungsprüfungsassistenten arbeiten, dann wird Ihnen die Arbeit, Projektkosten zu erfassen, abgenommen. Mit jeder geprüften Bestellposition werden auch entsprechende Projektkosten erzeugt, falls der Position korrekt ein Projekt und eine Projektposition zugeordnet wurde. Weiterhin muss in der Bestellposition entweder ein existierender Artikel oder zumindest ein Objektartikel zugeordnet sein.
Erzeugung in der OP-Erfassung Lieferanten
Wenn Sie nicht mit dem Bestellwesen arbeiten, dann können Sie auch bei der Erfassung von Eingangsrechnungen auf der Karteikarte Kostenträger die Projektkosten erfassen. In diesem Fall müssen Sie nur Projekt und Position sowie Artikelgruppe und Artikel erfassen sowie den Betragsanteil des OP zuordnen, der diesen Kosten zugeordnet werden soll. Die Kostenträgerzuordnung ermöglicht so auch, einen Offenen Posten mehreren Projekten zuzuordnen.
Erzeugung durch Lagerabbuchung
Falls Sie in einem Projekt Materialien aus dem Lager verwenden, können Sie die Lagerabbuchung auch dazu heranziehen, gleichzeitig Projektkosten zu erzeugen. In diesem Fall müssen Sie lediglich Projekt und Position zuordnen, der Rest ergibt sich durch die Lagerabbuchung. Dieses Verfahren ist sinnvoll, wenn Sie eine Position über Projektkosten kalkulieren, aber auch Artikel verwenden, die nicht über die Bestellung auf Kommission eingekauft werden. Allerdings gibt es inzwischen auch ein modernes Verfahren, bei dem der Artikel bestimmt, wie nachkalkuliert wird und dadurch nicht mehr extra eine Lagerabbuchung notwendig ist, um einen Artikel in die Kalkulation einzubeziehen.
Verwendung in der Nachkalkulation
Projektkosten definieren, wie oben beschrieben, Kosten, die in Zusammenhang mit der Abwicklung eines Projekts entstehen. Es gibt seit profacto 2011 2 Wege, diese Kosten dann auch tatsächlich zu Anwendung zu bringen:
Positionsweise Nutzung
Über die Kalkulationseinstellungen der Projektposition können die Projektkosten entweder exklusiv oder in Verbindung mit der Stückliste für die Kalkulation verwendet werden. Die exklusive Verwendung ist naheliegend und besonders einfach, wenn Sie (fast) alles kommissionsweise über das Bestellwesen bestellen. Je mehr Lagerartikel sie verwenden, umso aufwendiger wird das Verfahren dann, weil sie viele Lagerbuchungen aktiv durchführen müssen, was bei Platten relativ anspruchsvoll sein kann.
Die Verwendung in Kombination mit der Stückliste birgt die Gefahr, das Materialien in der Stücklisten vorkommen und über das Bestellwesen eingekauft werden und dadurch doppelte Kosten entstehen. Das klappt also nur gut, wenn hier eine Trennung möglich ist.
Artikelweise Nutzung
Allerdings ist die kombinationsweise Nutzung von Projektkosten und Stücklisten in der Nachkalkulation genau dann ideal, wenn Sie den Artikel bestimmen lassen, wie er nachkalkuliert werden soll. Hier lässt sich neuerdings festlegen, ob der Artikel über die Stückliste oder die Projektkosten nachkalkuliert werden soll. Dadurch wird die Präzision der Projektkosten-Nachkalkulation mit der Schnelligkeit der Stücklisten-Nachkalkulation verknüpft. Einzige Vorbedinung ist, dass die den gesamten Artikelstamm (per Artikelgruppenvoreinstellung und Schnelländerung) in entsprechende Kategorien einteilen.