Einführung

profacto besitzt eine Vielzahl von "Kalkulationen" - da ist es gut, einmal in der Übersicht zu sehen, wann welche Kalkulation zum Einsatz kommt. Generell gibt es eine Vor- und eine Nachkalkulation, an manchen Stellen finden Sie auch noch einen Soll/Ist-Vergleich. Bei allem, was wir im Folgenden behandeln, kümmern wir uns in erster Linie um das Material - die Kalkulation der Zeiten ist in der Regel unstrittig. Sehen wir uns einmal an, wie Sie sich diese Funktionen zunutze machen:

Vorkalkulation

Die Vorkalkulation ist das Instrument, mit dem Sie ermitteln können, welche Kosten bei der Erledigung eines Projekts anfallen werden. Daraus können Sie schliessen, welchen Preis Sie für Ihre Leistungen ansetzen müssen. Je nach Projektfortschritt und Art des Projekts können Sie auf unterschiedlichen Wegen kalkulieren:

• Schnellkalkulation
• Kalkulation über Stückliste
• Kalkulation über Endpreis

Wie auch immer Sie kalkulieren, auf Basis dieser Kalkulationsdaten wird eine Vorkalkulation erstellt. Die "Vorkalkulation" als Datensatz ist eine Auswertung, die sich je nach Einstellung die obigen Informationen greift und verdichtet. Wir erklären deshalb weiter unten auch noch, wie diese Vorkalkulation berechnet wird.

Schnellkalkulation

Die Schnellkalkulation ist eine einfache Methode, vorhandene und freie Artikel mit Zeiten zu addieren und daraus Kosten und in der Konsequenz einen Positionspreis zu ermitteln. Sie finden Sie Schnellkalkulation auf der Karteikarte Kalkulation jeder Projektposition. Auf der Seite Positionen bearbeiten, Seite Kalkulation  ist dokumentiert, wie die Schnellkalkulation funktioniert.

Kalkulation über Stückliste

Falls es genauer sein muss oder Sie mit interiorcad arbeiten und daher sowieso eine genaue Stückliste aus dem CAD erhalten, dann empfiehlt sich die Vorkalkulation über die Stückliste. In diesem Fall wird das Material und die Vorgabezeiten für die Berechnung des Vorkalkulationsdatensatzes aus der Stückliste heraus ermittelt. Zu beachten ist dabei immer, dass die Stückliste entweder für die Stückzahl 1 oder für die in der Position angegebene Anzahl erfasst werden kann. In der Stückliste sehen Sie normalerweise am unteren Rand der Liste einen Summenwert, der sich aus der Summe der kalkulierten EK, KK oder VK-Preis der derzeit sichtbaren Teile berechnet, inklusive hinterlegter Vorgabezeiten. Arbeiten Sie mit einer mehrstufigen Stückliste, so deckt dieser Betrag nur einen Teil der tatsächlichen Kosten der Stückliste ab.

Der Preis einer Projektposition kann sich optional direkt aus der Stückliste errechnen, falls dies gewünscht ist.

Kalkulation über Endpreis

Der einfachste Weg, eine Position zu kalkulieren erfolgt über den Gesamtpreis der Position. In diesem Fall wird durch Faktoren, die in den Voreinstellungen auf der Seite Kalkulation hinterlegt sind, aus dem Verkaufspreis der KK- und der EK-Preis rückgerechnet. Dieser Weg ist dann sinnvoll, wenn Sie sich nicht einmal die Zeit nehmen können, eine Schnellkalkulation zu erstellen.

Berechnung der Vorkalkulation

Wenn Sie aus der Projektübersicht oder der Positionsübersicht aus dem Menü Kalkulation die Vorkalkulation aufrufen, so findet die Berechnung des eigentlichen Vorkalkulationsdatensatzes (eigentlich handelt es sich um mehrere Datensätze, die hinterher in einem einzigen Bearbeitungsdialog eingesehen und bearbeitet werden können).

Was die Vorkalkulation konkret macht, hängt vom Aufbau der jeweiligen Projektposition und den Kalkulationseinstellungen ab. Sehen wir uns dazu einfach die verschiedenen Varianten an:

• Position hat keinen Artikel, nur eine Beschreibung und einen Preis, keine Schnellkalkulation und keine Stückliste: Es wird ein leerer Kalkulationsdatensatz erstellt.
• Position hat einen Artikel, keine Schnellkalkulation, keine Stückliste: Es wird ein Kalkulationsdatensatz erstellt, als Materialkosten wird der in den Kalkulationseinstellungen der Position hinterlegte Preis (EK/KK/VK) eingesetzt, die Aufschläge kommen von den Voreinstellungen bzw. von der Seite Kalkulation der Position.
• Position hat eine Schnellkalkulation oder ist ein Set-Artikel, keine Stückliste: Falls die Kalkulationseinstellung der Position für die Vorkalkulation auf "Schnellkalkulation" steht, was in der Regel in der Situation der Fall ist, wird die Schnellkalkulation für die Erstellung des Vorkalkulationsdatensatzes verwendet, mit Material und Zeiten und den auf der Karteikarte sichtbaren Aufschlägen. Die errechnete Summe der Schnellkalkulation ist identisch mit der Summe der Vorkalkulation.
• Position hat eine Stückliste: Falls die Kalkulationseinstellung der Position für die Vorkalkulation auf "Stückliste" steht, was in der Regel in der Situation der Fall ist, wird die Stückliste für die Erstellung des Vorkalkulationsdatensatzes verwendet, mit Material und Zeiten aus den Stücklistenteilen und den auf der Karteikarte Kalkulation (!!) sichtbaren Aufschlägen. Eine vorhandene Schnellkalkulation wird ignoriert.

Nachkalkulation

Mit der Nachkalkulation ermitteln Sie die tatsächlich angefallenen Kosten zu einem Projekt. Die Ermittlung dieser Kosten ist nicht einfach, weil die Datengrundlage für die Kostenermittlung für eine korrekte Berechnung komplett in profacto zu finden sein muss, genau das ist aber in vielen Betrieben nicht der Fall. Das Ergebnis sind irreführende Zahlen, die nur mit Kenntnis der Rahmenbedingungen richtig zu interpretieren sind. Wie kommt es zu dieser Problematik?

Ursprünglich galt im Schreinerhandwerk die eiserne Regel, dass für alles, was produziert wird, auch eine Stückliste geschrieben wird. Und falls diese Stückliste in der Branchensoftware vorliegt, dann sollte ja eigentlich der Fall klar sein, die Nachkalkulation kann aus dem Material der Stückliste und den erfassten Zeiten eine korrekte Nachkalkulation ermitteln. Genau das ist jedoch nicht (mehr) der Fall. Folgende Fakten verhindern eine genaue Nachkalkulation über die Stückliste:

• Die Stückliste wird nicht in profacto geschrieben
• Es wird Material über das Bestellwesen bestellt, auf das Projekt, obwohl es in der Stückliste erfasst ist
• Es wird Material, das nicht in der Stückliste vorkommt, auf das Projekt bestellt
• Es wird Material vom Lager abgebucht, das die in der Stückliste angegebene Menge korrigiert
• In der Stückliste angegebene Mengen stimmen nicht mit der Menge überein, die eingekauft werden muss

All das macht die Nachkalkulation zu keinem einfachen Unterfangen. Lange waren Sie als Anwender gefordert, für ganze Projektpositionen die Grundsatzentscheidung "Kalkulation über Stückliste, Projektkosten oder beides" zu treffen. Das liess jedoch die Möglichkeit aussen vor, dass bei einer Kalkulation über Projektkosten auch Material einfach kalkuliert wird, das auf Lager bestellt wird. Ohne Lagerbuchungen gab es dann keine Nachkalkulation des betreffenden Artikels. Lagerbuchungen nehmen jedoch die wenigsten Betriebe vor. Umgekehrt bildet eine reine Kalkulation über die Stückliste nicht alle Kosten ab, es sein denn, man erfasst dizipliniert alle Materialien und auch Fremdleistungen in der Stückliste.

Um der Thematik dennoch Herr zu werden, wurde in profacto eine artikelweise Bestimmung des Kalkulationsmodus eingeführt. Dies verhält sich wie folgt: Jeder Artikel besitzt 3 mögliche Kalkulationsmodi:

• Wie in der Projektposition angegeben
• Über die Stückliste
• Über die Projektkosten

Zu Beginn sind alle Artikel auf "Wie in der Projektposition angegeben" eingestellt, und Sie müssen in der Position bestimmen, wie Sie kalkulieren wollen. Via Einzelbearbeitung oder Schnelländerung können Artikel jedoch auf einen der beiden anderen Kalkulationsmodi gestellt werden. Dies führt dazu, dass Sie die Entscheidung, wie kalkuliert wird, von der Position auf den Artikel verschieben können. Artikel, die Sie generell für ein Projekt bestellen, setzen Sie auf "Über die Projektkosten". Artikel, die sie normalerweise immer lagernd haben (egal, ob Sie den Lagerbestand mit profacto überwachen oder nicht), setzen Sie auf "Über die Stückliste", was natürlich voraussetzt, dass Sie eine Stückliste schreiben.

Falls Sie Artikel über die Stückliste kalkulieren, die in der Stückliste angegebene Menge jedoch nicht mit der tatsächlichen Verbrauchsmenge übereinstimmt, weil beispielsweise durch Fehlschnitte oder Beschädigungen anderer Art mehr Material verbraucht wurde, können Sie über den Dialog Lagerbewegungen erfassen eine Korrekturbuchung vornehmen, die generell immer nachkalkuliert wird.

Automatische Nachkalkulation

Über die Voreinstellungen ist die Automatische Nachkalkulation aktivierbar, die auf Basis der vorhandenen Daten jederzeit die Nachkalkulation all der Projektpositionen aktualisiert, die sich in irgendeiner Form verändert haben. Verwenden Sie die Automatische Nachkalkulation (kurz: Autokalkulation) nicht, wenn Sie extrem umfangreiche Projekte bearbeiten, da dann meist permanent kalkuliert wird. Nach Durchführung einer Autokalkulation ist sehr wahrscheinlich schon die nächste Änderung erfolgt, so dass sofort erneut kalkuliert wird. Sie können die Autokalkulation für ein Projekt auch fallweise auf der Seite Statistik im Projekt deaktivieren.

Nachkalkulation über das Projekt

Falls Sie die Nachkalkulation von der Projektübersicht oder der Projektbearbeitung aus aufrufen, dann werden nicht nur alle Projektpositionen nachkalkuliert, sondern es wird auch eine spezielle Position "10000" erstellt, die alle vorhandenen Nachkalkulationen zum Projekt aufsummiert. Dies ist praktisch, wenn Sie schnell, aber dennoch im Detail alle Kalkulationen zum Projekt summiert sehen wollen.

Ab profacto 2014 hilft Ihnen profacto bei der Bestimmung des Nachkalkulationsmodus. Zu diesem Zweck wird bei der Nachkalkulation über das Projekt ein Dialog angezeigt, in dem alle Artikel, deren Nachkalkulationsmodus auf "wie in Projektposition angegeben" steht, aufgeführt werden. Anhand des Vorkommens der Artikel in der Stückliste, dem Einkauf aufs Projekt oder fürs Lager werden Ihnen Vorschläge unterbreitet, wie der Nachkalkulationsmodus einzustellen ist. In der Regel müssen Sie den Dialog nur noch bestätigen, um eine optimale Nachkalkulation zu erhalten.

In der Spalte Anwendereinstellung können Sie jedoch jederzeit die vorgeschlagene Einstellung ändern.

In den persönlichen Voreinstellungen auf der Seite Ansichten ist einstellbar, ob dieser Dialog immer erscheinen soll oder nur für Artikel, deren Kalkulationsmodus noch auf "Wie in Projektposition definiert" steht. Bei all den Artikeln, deren Kalkulationsmodus bereits "Stückliste" oder "Projektkosten" ist, steht in der Anwendereinstellung der gleiche Wert wie im Artikel hinterlegt, falls der Dialog immer erscheinen soll. Dadurch vermeiden Sie, bei bekannten Artikeln die Einstellung immer wieder erneut vornehmen zu müssen.

Preisfindung für die Kalkulationen

Material

Neben der schon reichlich anspruchsvollen Aufgabe zu ermitteln, WAS kalkuliert werden soll, ist die Bestimmung der konkreten Kostensätze eine interessante Herausforderung. Hier stehen wir im Bereich Material vor folgender Situation:

• Reguläre Artikel
• Objektartikel

Reguläre Artikel sind solche Artikel, die im Artikelstamm definiert sind. Hier ist die Preisfindung verhältnismässig einfach, da der Artikel eindeutige Preise hinterlegt hat.

Objektartikel können sowohl auf regulären Artikeln basieren oder Einmalartikel sein. So oder so finden Sie in diesem Fall für den Artikel einen Eintrag auf der Seite Material im Projekt. Dieser Eintrag besitzt seine eigenen Preise. Ein Objektartikel überschreibt mit seinen Preisen daher die Preise, die regulär im Artikelstamm hinterlegt sind. Das passiert gerade durch die Rechnungsprüfung im Bestellwesen recht häufig, weil in der Lieferantenrechnung abweichende Preise hier eingetragen werden.

Bei Einmalartikeln existiert gar kein Artikel im Artikelstamm, vielmehr gibt es nur einen Eintrag in den Objektartikeln, der in der Regel eine systematisierte Artikelnummer besitzt, die so entweder aus der Schnellkalkulation oder der Stückliste stammt. In beiden Fällen versucht profacto, frei erfasste Schnellkalkulationseinträge oder Stücklistenteile mit einer eindeutigen Identifikation zu versehen, um diese Einträge so kalkulierbar zu machen. 

Zeiten

Basis der Kostenberechnung für die Nachkalkulation sind die erfassten Stunden. Während diese einfach zu ermitteln sind, ist die Bewertung der Stunden der interessante Teil.

Bei der Zeiterfassung werden die Stunden ja nicht nur einem Mitarbeiter, sondern auch einer Kostenstelle zugeordnet. Es ist naheliegend, die erfassten Zeiten so zu bewerten, wie die vorkalkulierten Zeiten, also über den Stundensatz der Kostenstelle. In der Nachkalkulation wissen wir aber, wer die Zeit geleistet hat und können somit auch den konkreten Lohn eines Mitarbeiters mit in die Bewertung einfliessen lassen. Daher ergeben sich zwei Bewertungsansätze:

• Nachkalkulation nur über Kostenstellensatz
  Dieser Ansatz ist sehr einfach: Es wird der passende Stundensatz der Kostenstelle verwendet, in der Regel der KK-Satz. 
• Nachkalkulation über Personallohn (und Kostenstellensatz)
  Hier findet eine komplexere Berechnung statt: Für jede erfasste Zeit wird der Lohnanteil des Kostenstellenstundensatzes ersetzt durch den Brutto-Stundenlohn des Mitarbeiters. In der Nachkalkulation ergibt sich so ein gewichteter Durchschnittsstundensatz, der in jeder Projektposition anders ist.