Registerkarte Allgemein

Alle Funktionen, die in mehreren Einzelbearbeitungs-Dialogen zur Verfügung stehen finden Sie in den Bedienkonzepten, Einzelne Datensätze bearbeiten.

Bereich Adresse

Unter der Rubrik '''Adresse''' erfassen Sie natürlich die Adresse des Kunden, Anrede und zu Händen-Text.

In die Felder Anrede und Zu Händen tragen Sie die unpersönliche Firmenanrede ein bzw. den Adressaten, wenn Sie keinen konkreten Ansprechpartner haben. Bei Privatkunden erfassen Sie in diese Felder gleich die tatsächliche Anrede.

Wenn Sie einen Kunden in das Projekt übernehmen, werden beide Namenszeilen, die zu-Händen-Zeile, Strasse und der Ort in das Adreßfeld kopiert.

Wahlweise kann statt der Strasse auch das Postfach und die Postfach-PLZ anstelle der Straßen-PLZ übertragen werden. Bei Kunden, die im selben Land wie Sie sitzen, sollten Sie kein Länderkennzeichen eintragen.

Beim Speichern eines Kunden speichert profacto automatisch die eingetragenen Zusammenhänge von PLZ, Ort und Telefonvorwahl. Dadurch erweitert sich Ihr Postleitzahlenstamm  mit jedem neuen Kunden.

Damit bei Auswertungen über das Bundesland gefahren werden kann, wurde in der PLZ-Tabelle und im Kunden auch das Bundesland hinterlegt.

Mit Haken bei ZIP (Zip - Code) wird bei Übernahme des Kunden in einen Auftrag die Postleitzahl der Stadt nachgestellt, wie z.B. bei USA und Kanada.

Über die beiden Radiobuttons "In Kurzbezeichnung" steuern Sie, welche Zeile des Namens in die Kurzbezeichnung aufgenommen wird. Der zweite Teil der Kurzbezeichnung ist immer der Ort. Normalerweise erfassen Sie die Kurzbezeichnung nicht, sondern lassen sie per Mausklick zusammenstellen. Dann ändern Sie diese, wenn beispielsweise das Wort „Firma" am Anfang steht, da dieses ja die Sortierung und die Suche beeinflußt. Siehe dazu die detaillierten Ausführungen weiter unten.

Direkt nach der Erfassung merkt sich profacto das Datum, wann der Kunde angelegt wurde (steht rechts oben im Dialog). Dies können Sie nutzen, um über Suchfunktionen alle Kunden zu suchen, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums neu erhalten haben.

Bereich Kontakt Zentrale

Bei der Erfassung von Telefon- und Telefaxnummern sollten Sie immer den Schrägstrich (/) zur Trennung von Vorwahl und Rufnummer verwenden. Ländervorwahlen erfassen Sie so, wie Sie sie wählen würden und trennen sie mit einem Bindestrich von der Vorwahl.

Hat Ihr Kunde eine E-Mail-Adresse, dann können Sie diese hier nicht nur erfassen, sondern es wird automatisch auch eine www-Adresse erzeugt, falls die E-Mail-Adresse nicht bei einem der großen E-Mail-Provider wie t-online oder gmx abgelegt ist. Dank der Schaltflächen vor diesen Adressen können Sie direkt aus profacto heraus E-Mails erzeugen bzw. Webseiten aufrufen.

Über das Feld Personal ordnen Sie dem Kunden einen Mitarbeiter zu, der diesen betreut. Der Kontaktweg wiederum dokumentiert, wie Sie diesen Kunden akquiriert haben und erlaubt, auf einfache Weise zu ermitteln, wodurch Sie die meisten Kunden erlangt haben. Die Kundengruppe hilft Ihnen dabei, Ihre Kunden in unterschiedliche Gruppen einzuteilen, um so beispielsweise Mailings an unterschiedliche Zielgruppen zu versenden.

Sie können Ihre Kunden beispielsweise in Geschäfts- und Privatkunden einteilen, in Kunden für das Projektgeschäft etc. Dies geschieht über das Feld Kundengruppe, das sie per Mausklick besetzen können.

Sie können auch Adressen von Interessenten speichern, von Personen also, die zwar noch keine Kunden sind, aber kurz davor stehen und die Sie z.B. bei Rundschreiben berücksichtigen wollen. Kreuzen Sie dazu das Feld Interessent an. Sobald zu so einem Interessenten eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung gedruckt wird, verändert sich der Status auf Kunde. Mit profacto können Sie Listen ausgeben, die z.B. nur Interessenten oder nur Kunden berücksichtigen, deshalb sollten Sie dieses Feld pflegen.

Kunden können nun statt nur in Kunden oder Lieferanten eingeteilt zu werden, auch in Kontakte und inaktive Kunden unterteilt werden. Auch die Filterung nach diesen Kundentypen ist in der Übersicht möglich.

Bereich Erinnerung

In diesem Bereich können Sie sehr schnell und einfach eine neue Aufgabe mit verknüpfter Erinnerung erzeugen, die dann als Warnung zu gegebener Zeit erscheint. Erfassen Sie einfach nur das Erinnerungsdatum und das Thema und klicken auf Erinnerung speichern, den Rest erledigt profacto für Sie.

Bereich Suchfelder

Erfassen Sie hier Informationen, die nicht in eines der Standardfelder passen. Bis zu 10 Suchfelder stehen zur Verfügung, deren Titel Sie in den Voreinstellungen definieren können. Mehr Informationen zu den Suchfeldern finden Sie hier.

Bereich Ansprechpartner

Hier bearbeiten Sie die Ansprechpartner, die für einen Kunden vorhanden sind. Weil Ansprechpartner sowohl beim Kunden, als auch beim Lieferanten vorkommen und die Erfassung identisch ist, gibt es eine eigene Handbuchseite dazu.

Spezifische Funktionen

Kurzbezeichnung automatisch zusammensetzen lassen

• Die Kurzbezeichnung im Kunden wird aus Namen und Ort zusammengesetz (Name - Ort)
• Mit dem Umschaltfeld vor den zwei Namen (Name 1 und Name 2) in der Kundenkarte wird definiert, welcher Name in die Kurzbezeichnung übernommen wird.
• Welchen Namen man besser in der Kurzbezeichnung verwendet, kommt auf die Firmenbezeichnung an

  Beispiel 1

• Name 1: E.J. Elfering Josef GmbH
• Name 2: Tischlereibetrieb
• Ort: Münster
  Hier würde man Name 1 auswählen. Die Kurzbzeichnung wäre dann: E.J. Elfering Josef GmbH - Münster. Name 2 zu wähen macht keinen Sinn, denn an Tischlereibetrieb - Münster lässt sich der Betrieb nicht von anderen unterscheiden. Anders wenn die Firmenbezeichnung hieße
• Name 1: Tischlereibetrieb
• Name 2: E.J. Elfering Josef GmbH
  Dann würde man Name 2 wählen um ebenfalls E.J. Elfering Josef GmbH - Münster als Kurzbezeichnung zu erhalten.

Projekt-Textbausteine

Textbausteine ordnen jeder Projektphase Standardtexte zu. Hier können Sie von den in den Voreinstellungen definierten Standardtexten abweichen und kundenspezifische Vorgaben machen. Die Textbesteine werden wie im Modul Textbausteine beschrieben angelegt und gelten für alle Projekte, die zu dem betreffenden Kunden angelegt werden.

Es kann zu jeder Projektphase ein individueller Vor-, Nach und Schlußtext angelegt werden. Dafür geben Sie entweder den Namen des Textbausteins in das Textfeld oder Klicken Sie auf das Listensymbol vor dem Baustein, um die Übersicht aller Textbausteine zu öffnen. Nachdem ein Textbaustein ausgewählt wurde, kann er mit Übernehmen in die Kundenkarte eingefügt werden.

Registerkarte Finanzen

Zahlungskonditionen

• Wählen Sie einen Status oder geben Sie Rabatt, Fälligkeiten und Skonto direkt ein. In den Status Konstanten können Sie häufig benötigte Werte für Rabatt, Fälligkeiten und Skonto hinterlegen.
• Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Kunde wird in der Regel nicht gemahnt um eine Mahnsperre einzurichten
• Unter VK-Stufe ist definierbar, welchen Preis ein Kunde zahlt, wenn mehrere VK-Preise zu den Artikeln hinterlegt sind

Umsatzsteuer / Steuer

• Geben Sie die Steuernummern (wichtig für Gutschriften) und die Umsatzsteuer in das dafür vorgesehene Feld
• Mit dem Button Prüfen kann die UStID auf Gültigkeit geprüft werden.
• Kunde nach §13b UstG abrechnen ?

Bankverbindung

Wählen Sie eine Bank aus der Bankenliste oder geben Sie die Bankleitzahl ein und klicken Sie auf Prüfen, um den Namen der Bank automatisch auszufüllen.

Buchhaltung

Geben Sie die Debitorenkontonummer und bei Bedarf die Erlöskontonummer ein.

Registerkarte Aktivitäten

Die Aktivitäten sind hier beschrieben.

Registerkarte Dokumente

Registerkarte Vorgangsarchiv

Verschaffen Sie sich einen Überlick zu allen Vorgängen zu einem Kunden. Ein Doppelklick auf einen Vorgang öffnet diesen. Durch Betätigen der Schaltfläche Neues Projekt anlegen können Sie direkt ein neues Projekt mit ausgewähltem Kunden erstellen.