profacto ist keine Buchhaltung, daher gibt es keine wirkliche Notwendigkeit, zum Jahreswechsel einen Jahresabschluß durchzuführen. Dennoch können Sie einige Dinge tun, um mit Beginn eines neuen Jahres einige Daten an das neue Jahr anzupassen:

Projektnummern anpassen

Falls Ihre Projekte die Jahreszahl in der Projektnummer beinhalten, so sollten Sie einfach das erste neu erzeugte Projekt im neuen Jahr so nummerieren, dass mit der neuen Jahreszahl weitergezählt wird.

Zusätzlich noch, wenn Sie das Gemeinkostenprojekt (üblicherweise .GK) auch pro Jahr pflegen möchten: das bestehende Projekt duplizieren und zB .GK17 nennen. Danach in der Voreinstellung, Seite Projekte Steuerung noch neu zuweisen.

Nummernkreise anpassen

Falls Sie mit verschiedenen Projektnummernkreisen für Auftragsarten arbeiten, so gilt das Gleiche wie für Projektnummern. Auch hier sollten Sie gegebenenfalls die nächste zu vergebende Nummer anpassen. Diese Einstellungen finden Sie in der Voreinstellung, Seite Projekte Steuerung.

Belegnummernkreise

Falls Sie für Belegnummern wie Angebotsnummer oder Rechnungsnummer ebenfalls die Jahreszahl mit verwenden, sollten Sie hier ebenfalls Anpassungen vornehmen, am besten in den Voreinstellungen, Reiter "Projekte Dokumente".

Daten löschen

Falls Sie sich von Daten befreien wollen, die Sie definitiv nicht mehr benötigen, können Sie alte Datensätze löschen. Das kann im Bereich der Projekte und der Bestellungen anhand des Erstellungsdatums einfach herausgefunden werden. Datensätze, die älter als 10 Jahre sind, können Sie in der Regel problemlos löschen. Sollten Sie die Information irgendwann doch noch benötigen, fertigen Sie vorher eine Sicherheitskopie der Datenbank an und legen diese an einem sicheren Ort ab. Ausführen können Sie das auf dem Seite profacto in der Voreinstellung (ab profacto).

Feiertage erzeugen

Für die Zeiterfassung sind korrekt erzeugte Feiertage wichtig. Sie können die Feiertage in der Personal über das Menü Funktionen aufrufen und dort für beliebige Kalenderjahre erzeugen.

Resturlaub setzen

Ihre Mitarbeiter haben mit dem Beginn eines Jahres wieder Anspruch auf Urlaub. Sie können sehr einfach über die Funktion "Resturlaub setzen" im Menü Funktionen der Personalübersicht den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter zum vorhandenen Resturlaub hinzuaddieren. So sparen Sie sich die zeitaufwendige Bearbeitung jedes einzelnen Mitarbeiters.

Fixkosten übertragen

Sofern Sie die Fixkosten jährlich vorerfassen, sollten Sie das idealerweise auch zum Jahreswechsel hin erledigen.

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