Im Laufe der Jahre sammeln sich durch die Ablage der Dokumentkopien zu den Ausdrucken von Angebot bis Rechnung sehr viele Daten an. Diese Belegkopien werden einerseits nur sehr selten abgerufen, andererseits belegen sie viel Speicherplatz, der die Datenbank verlangsamt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Belegkopien bis zum Vorjahr extern auszulagern. Die im Laufe der Zeit sehr schnelle einige tausend Dateien zusammenkommen, sollten Sie die Ablageoption nach Jahr und Monat wählen, um nicht alle Belege in einen einzigen Ordner auszulagern.
Der Ablageort sollte für alle Anwender im Netzwerk zur Verfügung stehen. Dadurch ist der Zugriff auf die ausgelagerten Belege für jeden Anwender nach wie vor wie gewohnt möglich, ohne daß sich irgendwelche Änderungen in der Nutzung ergeben.
Anstatt Belege auszulagern, können Sie diese auch löschen - dies empfiehlt sich nur für wirklich alte Belege.
So oder so müssen Sie die profacto-Datenbank nach Auslagerung oder Löschung mit Hilfe der 4D Tools komprimieren, damit der freigewordene Speicherplatz aus der Datenbank entfernt werden kann.
Wenn Sie die Wartung erstmalig ausführen, so müssen Sie im ersten Schritt den Pfad zuweisen, dann den Client neu starten 
und im zweiten Schritt die Wartung durchführen.
Ähnlich wie bei den Belegen können auch die 4D Write-Dokumente, die Teil der Aktivität sind, ausgelagert werden. Die Vorgehensweise ist identisch, nur daß Sie für die Write-Dokumente einen anderen Speicherort bestimmen sollten.
Sowohl für den Versand von Emails vom Mac aus, als auch beim Email-Versand als Serienmailing von Kunden/Lieferant und Ansprechpartner wird die Angabe eines eigenen SMTP-Servers benötigt - Basis Exchange-Server. Dieser SMTP-Server muß nicht lokal in Ihrer Firma sitzen, Sie sollten jedoch die Rechte haben, Emails über diesen Server zu versenden. Das ist bei öffentlichen SMTP-Servern nicht generell der Fall. Hierzu sollten Sie Ihren IT-Dienstleister befragen.
Tragen Sie hier die ggf. IP-Adresse des Rechners ein, unter der der in profacto integrierte Webserver erreichbar ist. Dies ist dann die Adresse, unter der sie den Webserver ansprechen können. In der Regel ist die Websuite jedoch direkt erreichbar unter der Adresse, unter der Ihr Server läuft.
Sehe Sie dazu auch die Handbuchseite Aufruf und Überblick an. Weiterhin tragen Sie hier den Namen des Rechners ein, der den Webserver automatisch starten soll. In Mehrplatzumgebungen sollte dies der profacto-Server sein. Im Regelbetrieb müssen Sie die Schaltflächen ansonsten nicht betätigen.
Seit profacto 6.5 können Sie diese Option auch dann bedenkenlos aktiviert lassen, wenn Sie keinen Internetzugang besitzen. Sie stellen so sicher, dass Sie immer informiert werden, wenn eine neue Version von profacto bereitsteht. Falls Ihr Internetzugang über einen Proxyserver läuft, können Sie hier den Namen und den Port des Proxys eintragen, der http-Anfragen weiterleitet.
Stellen Sie hier Ihre bevorzugte Backupkonfiguration ein oder übernehmen Sie die Standardwerte. Die Uhrzeit kann gerne auch mitten in der Nacht sein, profacto wird beim Start ein eventuell verpasstes Backup nachholen.
Oder Sie erstellen ein Backup manuell, zB vor größeren Importen, Umbaumaßnahmen oder Wartungsarbeiten am Rechner. Bitte beachten Sie, daß das Backup von profacto keine vollwertige Datensicherung darstellt. Es ist unabdingbar, daß Datenbank- und mindestens das Backup-Verzeichnis regelmäßig auch außerhalb des Rechners gesichert werden.
Zusätzlich wird dann beim AutoUpdate optional ein Backup mit diesen Einstellungen zur sofortigen Ausführung angeboten.
Hier kann das Single Sign On aktiviert werden, dazu werden die Ausnahmen für das Single Sign On administriert. Weitere Informationen finden sich dazu unter Datenbankanmeldung und Single Sign On - für Administratoren.
Als zweite Funktion findet sich die Möglichkeit hinterlegte Anmeldedaten zu löschen, um eine automatische Anmeldung wieder aufzuheben.
Das Data Warehouse erlaubt Ihnen, den kompletten Inhalt der profacto-Datendatei in eine MySQL5-Datenbank zu überführen. Damit können Sie die Daten mit einem Reportingtool wie Business Objects auswerten. Das ist genau dann sehr sinnvoll, wenn Sie nicht wollen, dass die Datenbank durch komplexe Abfragen ausgelastet wird und ausserdem erhalten Sie so definierte, konsistente Stände. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier.