Grundlegende Datenbankfunktionen

Von links:

Modul-Symbol
Neuen Datensatz erstellen
Datensatz duplizieren
Datensatz löschen
Drucken
Ein Klick auf das Kommunikations-Symbol öffnet ein Aktionsmenü mit möglichen Kontaktfunktionen

Funkionen über die Menüs aufrufen

Diese Funktionen (außer Kontaktfunktionen) finden Sie auch über das Modulmenü Ablage oben links im Übersichtsfenster oder über das Hauptmenü Ablage (OS X) bzw. Datei (Windows).

Aktionsmenü Kommunikation (ab profacto Standard)

Hier haben Sie die Möglichkeit Kontakt aufzunehmen. So können Sie, wenn Sie über die Telefonfunktionen verfügen, sofort

einen Ansprechpartner oder die Zentrale anrufen
die Firmenwebsite aufrufen
eine neue Mail in Ihrer E-Mail Anwendung mit der in profacto eingetragenen Adresse öffnen
oder sich die Adresse in Google Maps darstellen lassen.

Tabelle sortieren

Tabellen lassen sich durch Klick auf die Spaltenüberschriften aufsteigend oder absteigend nach der jeweiligen Spalte sortieren.
Diese Einstellung wird für den jeweiligen Anwender gespeichert.

Spaltengrößen ändern

Klicken Sie auf den Rand einer Tabellenspalte, so können Sie die Spaltengröße verändern. Auch diese Einstellung wird für den Anwender gespeichert.

Tabelle filtern

In der linken Spalte der Übersicht lässt sich einstellen, ob alle Datensätze angezeigt werden oder ob die Anzeige nach einem oder mehreren Kriterien gefiltert wird.

Der Filter kann durch das Modulmenü unter Auswahl > Anzeigen aktualisiert werden. Auswahl > Letzte Auswahl springt zur letzten Auswahl zurück.

Einige Filter lassen sich über die Konstanten selber mit Parametern füllen. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Konstanten.

Suche als zusätzliches Filterkriterium nutzen

Öffnen Sie die Suche über einen Klick auf die Lupe, so wird die Suche oder Recherche als Filterkriterium eingestellt. Sie erhalten dann über den Filtern ein Menü, durch das Sie Zugriff auf die letzten Suchen haben.

Auswahlen

Auswahlen schränken die in der Übersicht angezeigten Datensätze ein. Entweder als Ergebnis von Suchen oder eines Filters oder in dem von Hand einzelne Datensätze ausgewählt werden und eine Auswahl erstellt wird. Auswahlen lassen sich als eigene Datei oder für alle Anwender in der Datenbank speichern und wieder für Suchen benutzen.

Auswahl erstellen

Um eine Auswahl von Hand zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

Wählen Sie bei gedrückter Strg- oder Apfel-Taste einzelne Datensätze aus und wählen Sie im Modulmenü oder Hauptmenü Auswahl > Benutzen. Sie erhalten eine Übersicht, die nur noch die ausgwählten Datensätze beinhaltet.
Möchten Sie mehrere untereinander stehende Datensätze markieren, so markieren Sie den obersten Datensatz und dann bei gedrückter Shift-Taste den letzten Datensatz, der ausgewählt werden soll. Wählen Sie anschließend wiederum Auswahl > Benutzen
Um einzelne Datensätze aus der Auswahl zu entfernen, wählen Sie die entsprechenden Datensätze auf gleiche Weise aus und wählen Sie anschließend Auswahl > Auswahl entfernen
Auswahl umkehren

Wählen Sie Auswahl > Auswahl umkehren um markierte und nicht markierte Datensätze zu tauschen, bevor Sie die Befehle Benutzen oder Auswahl entfernen aufrufen.

Auswahl speichern / laden

Wählen Sie Auswahl > Auswahl speichern, um die Auswahl zu speichern. Sie haben die Gelegenheit, einen Namen zu vergeben.
Wählen Sie Auswahl > Auswahl laden, um eine gespeicherte Auswahl zu laden. Neben dem Namen, sehen Sie wer die Auswahl wann angelegt hat.
Halten Sie die Strg- oder Apfel-Taste gedrückt, während Sie den Menüeintrag auswählen, um die Auswahl auf der lokalen Festplatte zu speichern oder von der lokalen Festplatte zu laden. Das sollten Sie immer dann machen, wenn die Auswahl nur von Ihnen benötigt wird.

Suchen und Recherchen

Die Beschreibung der Livesuche und der komplexeren Suchfunktionen finden Sie hier.

Datensätze exportieren und importieren

Die Import und Exportfunktionen im Modulmenü ImExport sind hier ausführlich beschrieben.

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