Allgemeine Funktionen

Allgemeine Funktionen finden Sie hier beschrieben.

Registerkarten Allgemein (alle Versionen) & Detail (ab profacto)

Artikelnummer und Kurzbezeichnung

Normalerweise erfassen Sie die Artikelnummer manuell. In den Voreinstellungen können Sie jedoch auch eine Startnummer festlegen und dann werden die Artikel automatisch hochgezählt, dieses Verfahren wird ausdrücklich nicht empfohlen.

Die Artikelnummer muß einmalig sein und maximal 20 Zeichen lang. Für bessere Erkennung steht links über den Reiter auch die Kurzbezeichnung zur Verfügung.

Bereich Beschreibung

• Die Bezeichnung des Artikels wird in die Stückliste und in die Projektposition übernommen. Darum sollten Sie eine aussagekräftige Bezeichnung wählen. Beachten Sie, dass bei Materialien (siehe unten) die Bezeichnung nicht in die Stückliste übernommen wird, da hier die Bezeichnung des Stücklistenteils die Funktion des Bauteils definiert. 
• Die Quelle zeigt an, ob der Artikel selbst erfasst / oder manuell importiert (leer), per Datanorm importiert oder aus dem Archiv stammt.
• Die Materialfunktion bietet folgende Werte: 
  • Platte - also typischerweise das Trägermaterial oder alles, was in Länge und Breite geschnitten, aber mit einer festen Stärke verarbeitet wird. Massivholz als Platte muß auch so definiert werden mit fester Stärke. Damit einher geht auch die Art der Kalkulation von Arbeitszeiten wie zB beim Zuschnitt über Länge und Breite beim korrepsondieren Bearbeitungstyp der Kostenstellen Zuschnitt - Artikeltyp ist idR Material - Berechnung erfolgt ünberLänge x Breite und die Einheit ist meist m2. Für Platte gibt es auch in der Material Evolution die Materialtypen, die zB feste Dekore bzw, Texturen und das Materialverhalten steuert, wie zB massiv, Glas, ... siehe dazu unten.
  • Kante - die um eine Platte herumgelegt werden kann. Korrespondierender Bearbeitungstyp ist das Bekanten - Artikeltyp ist idR Material - Berechnung und Einheit erfolgt meist in Laufmetern
  • Belag - etwas, was sich ebenso wie eine Platte mit fester Stärke und fester Form aber variabler Länge und Breite im Zuschnitt ändern lässt und zudem meist durch Kleben ober- oder unterhalb auf die Platte gebracht wird. Dazu passt der Bearbeitungstyp Furnieren und Belegen. - Artikeltyp ist idR Material - Berechnung erfolgt ünberLänge x Breite und die Einheit ist meist m2
  • Oberfläche - Hierbei geht es meist um Lacke, Pulver, Öle oder Beizen und ähnliche nicht fest im unverarbeiteten Zustand ist. Lässt sich idR auf Ober- und Unterseite, so wie allen Kanten einer Platte (sei sie schon bekantet oder nicht) anbringen lässt. Dazu passt der Bearbeitungstyp Lackieren. - Artikeltyp ist idR Material - Berechnung und Einheit erfolgt meist in Form von Liter oder kg pro Flächeneinheit in m2
  • Beschlag - wird mit dem Bearbeitungstyp Zusammenbau zusammengebracht und ist eben alles vom Verbinder über Fuß bis zum Griff, was meist an einem Trägermaterial (Platte) angebracht wird oder diese verbindet - Artikeltyp ist idR Produkt - Berechnung erfolgt meist in Stück
  • Sonstige kann nun alles mögliche andere vom Werkzeug bis zur Abdeckplane und Handelsware oder Halbfertigprodukt bedeuten - Artikeltyp ist Variabel

• Jeder Artikel muss eine Artikelgruppe besitzen, die aus dem Popupmenü auszuwählen ist. Die Artikelgruppe gibt dem Artikel diverse Standardeinstellungen wie Mengeneinheit, Material/Produkt, Aufschlagsfaktoren, Lagerhaltungseigenschaften etc. vor. Alle Details hierzu in der Dokumentation der Artikelgruppen.
• Die Erzeugnisgruppe dient der weiteren logischen Unterteilung von Artikeln. Sie kann Verwendung finden bei der Erstellung speziell konfigurierter Stücklisten, aber auch bei der automatisierten Erstellung von Betriebsaufträgen, die dann nach Erzeugnisgruppe geschlüsselt generiert werden.

Bereich Abmessungen

• Die Abmessungen tragen entweder die Bezeichnung Länge, Breite und Dicke oder Tiefe, Breite und Höhe. Die Option Material/Produkt regelt die Benennung der Abmessungen. Neben der reinen Umstellung der Bezeichnungen trägt die Option auch Sorge dafür, dass die Bezeichnung des Artikels nur dann in die Stückliste übernommen wird, wenn der Artikel ein (unveränderliches) Produkt ist.
• Die Option Artikel besitzt Maserung stellt sicher, dass Plattenartikel in Zuschnittoptimierungen nicht gedreht werden. Sie ist in erster Linie für Platten und Beläge einsetzbar, hierbei  gibt es die Optionen keine, längs, oder quer zu masern

• Die Mengeneinheit ist eine mächtige Artikeleigenschaft, weil sie viele unterschiedliche Verhaltensweisen steuert, unter anderem
  • Preisberechnung
  • Mengenberechnung
  • Art der Lagerhaltung
  • Einsatz als Beschichtung
• Beachten Sie, dass die Mengeneinheit, wie Sie sie hier auswählen, eine definierte Grösse ist, die in einer eigenen Tabelle, den Mengeneinheiten (im Menü Konstanten), gepflegt wird. Die Bezeichnung alleine sagt wenig aus über die Berechnung. Gängigerweise stellt "m2" eine Flächeneinheit dar, die normalerweise durch LängexBreite definiert ist. Eine Flächenangabe für HöhexBreite erfordert eine anders benannte Mengeneinheit mit einer anderen Berechnungsgrundlage. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was eine Mengeneinheit bewirkt, sehen Sie sich immer die Definition an. Das Feld Menge/Einheit ist nur nutzbar, wenn Sie eine Mengeneinheit mit der Berechung "pro qm" gewählt haben, meist Liter oder kg.
• Das ME Gewicht ist das Gewicht des Artikels pro Mengeneinheit, also pro Stück, pro Quadratmeter etc. in Kilogramm.
• Der Verschnitt regelt, wieviel Prozent auf die Menge eines Artikels aufgeschlagen werden. Dieser Mengenaufschlag findet seine Anwendung in der Kalkulation, bei der Durchführung von Reservierungen und beim Druck von Materialbedarfslisten. Entgegen landläufigiger Praxis erhöht der Verschnitt nicht den Preis eines Artikels, sondern eben die Bedarfsmenge. Das resultiert zwar auch in höheren Kosten, aber aus anderen Gründen.

Bereich CADMaterial-Parameter für die CAD-Integration

Bereich Suchfelder

Die hier zur Verfügung stehenden Felder können Sie in Name und Wertebereich frei definieren. In den Voreinstellungen auf der Karteikarte Suchfelder finden Sie hierzu die entsprechenden Definitionsfelder.

Bereich Ergänzungen

• Erfassen Sie hier Ihre Bemerkungen zum Artikel. Diese sind rein intern und erscheinen normalerweise nicht auf Kundenunterlagen.
• Der Kanten/Belagscode dient dazu, Kanten und Belägen einen dauerhaften Code zuzuweisen, die auf Stücklisten und in Zuschnittoptimierungen Verwendung findet, um eine Kante oder einen Belag mit wenigen Zeichen zu beschreiben.
• Kante vor dem Furnieren anleimen ist eine Eigenschaft, die bei der Erfassung von Stücklisten genutzt wird, um genauer zu beschreiben, wie die Kanten verarbeitet wird.
• Artikel ist gesperrt dient dazu, einen Artikel gegen die Verwendung in Position, Stückliste und Bestellung zu sperren, ohne in löschen zu müssen. Er ist auch in den Schnellauswahldialogen nicht mehr sichbar.
• Bestellung per Internet freigegeben steuert, ob eine Webshop-Anwendung einen Artikel nutzen darf oder nicht.
• Meldung bei Verwendung zeigen führt dazu, dass jedesmal, wenn Sie diesen Artikel in Projektposition, Stückliste oder Bestellung einfügen, eine Meldung auftaucht, die neben der Artikelnummer auch die Bemerkung anzeigt. Dies auch dann, wenn der Artikel Teil einer Stückliste an einem Artikel ist.
• Im Standardsortiment ist ein Merkmal um Artikel, die zwar nicht Kommissionsware sind, zugleich aber auch nicht über die profacto Bestandsverwaltung geführt und überwacht werden sollen zu deklarieren. Typisches Einsatzszenario wäre ein Paulus-Lager-Artikel

Bereich Preise

In diesem Bereich legen Sie den Preis des Artikels fest. Dabei gibt es insgesamt 5 Preise:

• EK-Preis: Der "Einkaufspreis", wie er an den Lieferanten bezahlt wird.
• KK-Preis: Der Kalkulations- oder Selbstkostenpreis. Er beinhaltet normalerweise die Materialgemeinkosten.
• VK-Preise 1-3: Die VK-Preise. Es gibt 3 Stufen, damit Sie im Projekt beispielsweise zwischen Endkunden, Stammkunden und Wiederverkäufern unterscheiden können. Der VK-Preis beinhaltet Wagnis und Gewinn.

Sobald dem Artikel eine Artikelgruppe zugewiesen ist, errechnet sich KK und VK aus dem eingegebenen EK. Geben Sie einen KK manuell ein, wird der VK noch manuell berechnet. Wahlweise können Sie auch direkt die Aufschlagsprozentsätze ändern. Neben der klassischen Aufschlagsrechnung ändert die Option "EK-Preis berechnet sich aus VK-Preis" die Rechenrichtung. Hierbei wird der VK-Preis eingegeben, und der EK rechnet sich dann über die VK-Marge, einen prozentualen Abschlag. Der KK wird dann wieder normal über einen Aufschlag berechnet.

Im Popup-Menü Rundung VK-Preis definieren Sie, ob auf den Ct, 10 Ct oder Euro genau gerundet werden soll. Gleiches gilt natürlich auch in anderen Währungseinheiten.

Die Mehrwertsteuer legen Sie hier fest, indem Sie den passenden Satz über das Popup-Menü wählen. Durch die Bestimmung des Satzes wird sichergestellt, dass bei MwSt-Erhöhungen alle Artikel automatisch zum Umstellungszeitpunkt den neuen Satz erhalten.

Optionen der Preisberechnung:

• Abmessungen: Die Preisberechnung erfolgt anhand des oben eingegebenen Preises unter Nutzung der verwendeten Mengeneinheit.
• Mehrpreis: Beim Mehrpreis wird ausgehend von einer Basisabmessung der Preis über einen gerasterten Mehrpreis berechnet. Mehr dazu auf den Erläuterungen zur gleichnamigen Karteikarte weiter unten.
• Preistabelle: Eine Preistabelle definiert für bestimmte Rastergrössen manuell einzugebende Preise. Dies wird meist genutzt bei der Preisbestimmung von Fenstern oder Glas.
• kg-Zuschlag: Der kg-Zuschlag erlaubt es, zum Standardpreis des Artikels bei Edelmetallen noch einen Legierungszuschlag aufzuschlagen, wozu auch das ME-Gewicht Verwendung findet.
• Rasterpreis: Hier findet eine normale Preisberechnung statt, aber es werden nicht exakte Masse verwendet, sondern nur Grössen in einem definierbaren Raster.

Preisermittlung

Die zusätzliche Preisermittlung ist ab profacto 2013 entfernt. Nutzen Sie hierfür die vorhandenen Funktionen.

Weitere Optionen zur Nutzung des Artikels:

• Artikel wird nicht provisioniert: Der Artikel fliesst nicht in den Provisionsumsatz ein
• Artikel wird nicht skontiert: Der Artikel fliesst nicht in die Berechnung des Projektskontos ein
• Artikel wird nicht rabattiert: Der Artikel wird nicht durch den Projektrabatt rabattiert. Das führt dazu, dass Sie in Ihrem Druckformular für Rechnungen ausweisen müssen, welcher Teil der Projektsumme rabattierbar ist
• Nachkalkulation durchführen über... : Hier stellen Sie ein, ob der Artikel generell über Stückliste und Projektkosten nachkalkuliert werden soll. In diesem Fall gilt die Einstellung der Projektposition. Ansonsten können Sie hier bestimmen, ob ein Artikel nur über die Stückliste oder die Projektkosten kalkuliert werden soll, dadurch wird erreicht, dass eine doppelte Nachkalkulation vermieden wird, wenn eine Position über Stückliste und Projektkosten nachkalkuliert wird. In den letzten beiden Fällen wird also über den Artikel gesteuert, woher die Nachkalkulationsdaten kommen.
• Keine Vor- oder Nachkalkulation erzeugen, wenn Positionsartikel: Falls der Artikel in der Projektposition als Positionsartikel verwendet wird, dann wird für diese Position keine Kalkulation erzeugt. Dieses Verhalten ist gewünscht für Artikel, die kostenmässig bereits in einer anderen Position berücksichtigt sind, dem Kunden aber separat dargestellt werden müssen.

Artikelverwendung (ab profacto)

• Einkaufsartikel sind Artikel, die nur als Vorleistung verwendet werden. Sie werden in Stücklisten, nicht jedoch in Projekten verwendet.
• Verkaufsartikel sind Artikel, die Sie selbst herstellen also nirgendwo einkaufen.
• Inventarartikel wird derzeit noch nicht unterstützt. Geplant ist, dass solche Artikel nur unter Angabe einer Seriennummer im Lager gebucht werden können.
• Fertigungsartikel sind Artikel, die nicht bestellt sondern selbst hergestellt werden. Statt eines Bestellvorschlages wird ein Fertigungsauftrag erzeugt.
• Montageartikel sind Artikel, die auf der Baustelle benötigt werden, jedoch nicht in Stücklisten verwendet werden.

• Die Option In Schnellkalkulation vorschlagen dient dazu, einen Artikel auf der Seite Kalkulation in der Projektposition vorzuschlagen, quasi als Standardartikel. Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein.
• Die Zollposition erlaubt es, für den Export von Artikeln hier vorzudefinieren, wie er auf Verzollungsformularen auftauchen soll.

Lieferant (ab profacto)

Hier werden die aktuellen Daten zum Einkauf beim aktuellen Lieferanten angezeigt, also Datum der letzten Bestellung, Bestellnummer, Preisdatum etc. Über die Kommunikationsschaltfläche können Sie von hier aus gleich mit dem Lieferanten in Kontakt treten.

Kontierung

Geben Sie hier die Konten für die Verbuchung in der Buchhaltung an. Für die Verwendung des Artikels im Einkauf und im Verkauf gibt es jeweils 4 Konten für die verschiedenen Situationen:

• Normaler Umsatz
• Steuerfreier Umsatz
• Umsatz unter §13b bzw. §19 (Österreich)
• EU-Steuerfreier Umsatz

Registerkarte Konditionen

Auf dieser Karteikarte bearbeiten Sie

• Einkaufskonditionen: diese regeln Preise und Lieferbedingungen für den Einkauf bei Lieferanten
• Verkaufskonditionen: optionale Einstellungen, um einzelnen Kunden oder Gruppen von Kunden eigene Preise zuzuordnen

Im oberen Bereich sehen Sie die Einkaufskonditionen. Sie können über die entsprechenden Schaltflächen neue Konditionen anlegen, vorhandene bearbeiten oder löschen. Jeweils eine Kondition kann zur Aktuellen gemacht werden. Die aktuelle Einkaufskondition wird verwendet, um im Bestellwesen bei der Umwandlung eines Bestellvorschlags in eine Bestellung automatisiert zu bestimmen, zu welchem Preis, in welcher Mindestmenge bei welchem Lieferanten bestellt werden soll.

Im unteren Bereich sehen Sie die Verkaufskonditionen, wo Sie ebenfalls direkt Einträge hinzufügen, ändern oder löschen können. Mehr dazu weiter unten.

Einkaufskonditionen und Lieferzeiten bei den unterschiedlichen Lieferanten

Wenn Sie eine neue Einkaufskondition erzeugen oder eine vorhandene bearbeiten, gelangen Sie in einen eigenen Bearbeitungsdialog, in dem Sie alle notwendigen Angaben vornehmen können. Sie beginnen mit der Auswahl des Lieferanten, entweder über die Schaltfläche neben dem Eingabefeld, oder durch Eingabe der Lieferantennummer oder der Kurzbezeichnung mit vorangestelltem "#". Danach erfassen Sie die Bestellnummer, die der Artikel beim Lieferanten hat. Die Kombination aus Lieferant und Bestellnummer muss eindeutig sein. Wenn Sie zu einem Lieferanten also mehrere Einkaufskonditionen erfassen wollen, müssen Sie die Bestellnummer ggf. anpassen.

Als nächstes kümmern Sie sich um die Liefereinheit. Diese gibt an, in welcher Form der Artikel geliefert wird und sie muss nicht zwingend mit der Kalkulationseinheit übereinstimmen, die der Artikel auf seinem Deckblatt hat. Dazu bestimmen Sie folgende Koordinaten:

• Liefereinheit: In vielen Fällen ist die Liefereinheit identisch mit der Kalkulationseinheit, beispielsweise Stück. Oftmals findet jedoch eine Umwandlung statt, beispielsweise von Quadratmetern in Stück, bei Platten, oder von Laufmetern in Stück (Rollen) bei Kanten oder von Litern in Gebinde bei Lack. Damit die Umwandlung klappt, muss neben der Liefereinheit noch die Umrechnungsinformation angegeben werden, das sind in der Regel die Masse und die Gebindegrösse. Die Gebindegrösse definiert bei Liefereinheiten wie Paket oder Gebinde/Eimer, mit welchem Faktor die Liefereinheit malzunehmen ist. Bei Schrauben beispielsweise können Sie "1000" als Gebindegrösse für 1 Paket eintragen. Dann weiss profacto, dass 1000 Schrauben in einem Paket sind. Bei Platten tragen Sie die Abmessungen ein und profacto kann dann berechnen, wieviele Quadratmeter eine Platte gross ist.
• Mindestbestellmenge und Losgrösse: Die Mindestbestellmenge gibt an, wieviele Liefereinheiten minimal bestellt werden müssen, um den Preis dieser Einkaufskondition zu erzielen. Die Mindestbestellmenge muss ein Vielfaches der Losgrösse sein. Der Unterschied zwischen Losgrösse und Gebindegrösse ist, dass die Losgrösse eine Liefereinheit mit ihrer Gebindegrösse erneut multipliziert. D.h. bei Lack kann die Gebindegrösse 10 sein und die Losgrösse 5, dann bedeutet dies, dass die Farbe immer ein Einheiten von 5 Eimern zu je 10 Litern geliefert wird.

Nachdem Sie diese Angaben getroffen haben, können Sie mit hoher Sicherheit die Preise erfassen. Entweder erfassen Sie den Preis in der Kalkulationseinheit oder in der Liefereinheit. Bei Platten wird Ihnen vom Lieferant in der Regel der Quadratmeterpreis genannt, bei Farbe in der Regel der Preis pro Gebinde. Neben dem Listenpreis erfassen Sie gegebenenfalls einen Rabatt. Der Rabatt stellt dann die Ihnen eingeräumte Marge dar.

Die weiteren Angaben können die Lieferkonditionen ebenfalls noch beeinflussen:

• Die Lieferzeit gibt an, nach wievielen Werktagen ab Bestellung die Ware geliefert wird. Dies kann natürlich beeinflussen, wie attraktiv der Lieferant ist, denn ein günstiger Preis erfordert dann längere Vorplanung.
• Das letzte Bestelldatum sagt aus, wann zuletzt zu dieser Kondition beim Lieferanten bestellt wurde.
• Das Datum Gültig ab sagt aus, ab wann die Einkaufskondition gültig ist. Sie können so schon Konditionen erfassen, die erst später gültig werden. profacto berücksichtigt dieses Datum automatisch bei der Bestimmung der passenden Einkaufskondition.
• Die Kundengruppe schränkt die Nutzbarkeit der Einkaufskondition ein. Dazu muss der Bestellung ein Projekt zugeordnet sein. Durch das zugeordnete Projekt ist bekannt, welcher Kunde bedient wird, ist der Kunde Mitglied der Kundengruppe, ist die Einkaufskondition für ihn gültig. Diese Option wird genutzt, wenn es Kunden gibt, die Rahmenvereinbarungen mit einem Lieferanten abgeschlossen haben und Sie als Handwerker nur "Erfüllungsgehilfe" sind.
• Die Angabe des Kunden funktioniert wie der Angabe der Kundengruppe, schränkt nur noch weiter auf einen konkreten Kunden ein.

Bereich Abmessung/Lieferung

Neben den bereits getroffenen Aussagen weiter oben sehen Sie in dem Bereich Informationen zu den Preisen in den verschiedenen Einheiten, also in Kalkulationseinheit, Liefereinheit, Kilopreis, der aktuelle Preis im Artikelstamm und die Liefermenge angegeben in Kalkulationseinheiten.

Bereich Historie

Diese Liste zeigt die bisherigen Einkaufspreise an. Dadurch ist erkennbar, wie sich der Einkaufspreis entwickelt. Für jeden der Preise ist erkennbar, ab wann er gültig war und wann er archiviert wurde. Über die Rechnungsprüfung findet automatisch eine Übertragung der Preise in die Historie statt, falls es ohne eine Lieferantenrechnung zu einer Preisänderung kommt, können Sie auch manuell den aktuellen Preis in die Historie übertragen und dann einen neuen Preis erfassen.

Bereich Bezeichnung

Hier ist einerseits eine eigenständige Bestellbezeichnung zu erfassen und eine Bemerkung angebbar. Die Bestellbezeichnung wird in die Bestellung übernommen und ermöglicht so eine ggf. präzisere Beschreibung des Artikels als dies im Artikelstamm passiert. Die Bemerkung gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Hinweise zur Handhabung des Artikels im Einkauf.

Der gewählte Lieferant bringt hierfür bereits auch seine übliche Sprache mit. Diese kann auch selber gewählt werden. 

Verkaufskonditionen für einzelne Kunden oder Kundengruppen

Falls Sie mit wiederkehrenden Kunden arbeiten oder Einkaufsringen etc., so werden diese oft spezielle Konditionen für sich aushandeln. Damit Sie nun für diese Kunden nicht eigene Artikel pflegen müssen, gibt es die Möglichkeit, für jeden Artikel sogenannte Verkaufskonditionen zu erfassen.

• Zur Erfassung einer Verkaufskondition müssen Sie einerseits eine Kundengruppe ODER einen Kunden eintragen.
• Geben Sie dann entweder einen prozentualen Aufschlag an oder bestimmen Sie einen festen Verkaufspreis für den aktuellen Artikel
• Wenn der Kunde für Ihren Artikel eine eigene Artikelnummer führt, so können Sie diese hier ebenfalls eintragen. In diesem Fall ist es möglich, in der Auftragsbearbeitung auch die Kundenartikelnummer zu erfassen und profacto wandelt diese automatisch in die korrekte interne Artikelnummer um.

Registerkarte Lager (ab profacto)

Auf dieser Seite werden alle Daten erfasst und angezeigt, die im Zusammenhang mit der Lagerhaltung des Artikels stehen.

Bereich Lager

Zuoberst können Sie mit der Option Artikel nicht in Lager/Bestellung führen den Artikel aus allen Aktivitäten der Lagerhaltung und des Bestellwesens ausnehmen. Er wird dadurch bei Reservierungen und Lagerabbuchungen ignoriert. Alle den Lagerbestand betreffenden Felder werden dann ausgeblendet, wenn diese Option aktiv ist. Mit der Unteroption Bestellungen zulassen können Sie dann wieder als Ausnahme zulassen, dass der Artikel bestellt werden kann. Dies ist sinnvoll bei Dienstleistungen, die eben nicht gelagert, aber dennoch beauftragt werden.

Ankreuzfeld Bestand überwachen: Wenn dieses Feld angekreuzt ist, wird profacto Sie bei der Überwachung Ihres Lagerbestands unterstützen. Alle Artikel, die Sie nicht bestandsmäßig überwachen wollen, dürfen das Feld nicht angekreuzt haben. Grundregel: Alles, was Sie nur kommissionsweise bestellen, sollte dieses Feld nicht aktiviert haben. Artikel, deren Mindestbestand überwacht wird, sind in der Artikelübersicht fett dargestellt.

Ankreuzfeld Bestandsführung erfolgt nur manuell: Hiermit bewirken Sie, daß Bestandsveränderungen nur durch manuelle Buchungen im Artikelstamm vorgenommen werden können, nicht durch automatische Lager-Buchungen im Projekt oder der Stückliste. Die Zubuchung zum Bestand durch Wareneingänge in Bestellungen erfolgt jedoch immer. Verwenden Sie diese Option vorzugsweise für Platten, die Sie am Lager führen.

Die Option Lagerbestand nur virtuell führen hat nur Geltung, wenn es sich bei dem Artikel um einen Artikel mit Stücklste handelt. In diesem Fall wird nicht der Artikel selbst im Bestand geführt, sondern nur seine Bestandteile, ganz konkret die Elemente, die in Ebene 1 der angehängten Stückliste auf der Seite Produktion geführt werden.

Über Letzter Zugang und Letzte Entnahme ist erkennbar, wann die letzte Lagerbewegung zum aktuellen Artikel stattgefunden hat.

Bestände

Die nächsten Felder sind elementar für Artikel mit Bestandsüberwachung. Bei Artikeln, die kommissionsweise bestellt werden wird der Bestand zwar auch aktualisiert, der Mindestbestand jedoch nicht überwacht.

Der Mindestbestand ist die untere Bestandsgrenze, sobald dieser unterschritten wird, versucht profacto durch Erzeugen von Bestellungvorschlägen den Bestand wieder zu aktualisieren. Hierbei wird auch der Maximalbestand berücksichtigt. Fehlbestände werden so ausgeglichen, dass der Maximalbestand wieder erreicht wird. Um diese Bestellvorschläge zu erzeugen, gibt es zwei Wege:

• Entweder filtern Sie in der Artikelübersicht ale Artikel heraus, deren Mindestbestand unterschritten ist und rufen dann den Befehl Bestellvorschläge erzeugen aus dem Menü Funktion auf
• Oder es wird ein Bestellvorschlag durch Reservierung aus der Projektbearbeitung heraus erzeugt. Stellt profacto hierbei fest, daß der Mindestbestand unterschritten ist, wird automatisch ein Bestellvorschlag generiert, der den Bestand wieder auf den Mindestbestand auffüllt.
• Ist der Mindestbestand unterschritten, wird dieser Artikel in der Artikelübersicht blau dargestellt. Ist der Bestand kleiner 0, wird er rot dargestellt.

Der Bestand wird sowohl automatisch geändert durch Wareneingänge und -abgänge, zum anderen können Sie manuell einen neuen Bestand eintragen. Dies werden Sie zu Beginn Ihrer Lagerhaltung und bei Inventuren tun. Konkret wird der Bestand durch folgende Aktionen beeinflusst:

• Manuelles Eintragen eines neuen Bestands
• Buchung über den Befehl Lagerbewegungen erfassen, der sowohl von der Artikelübersicht als auch von der Seite Material in der Projektbearbeitung aufgerufen werden kann.
• Wareneingang über den Assistenten Wareneingang bzw. Wareneingang+Rechnungsprüfung im Bestellwesen
• Abbuchung über den Befehl Abbuchung... in der Projektübersicht, der Positionsübersicht bzw. in der Stücklistenübersicht
• Abbuchung durch automatische Abbuchung beim Druck einer Auftragsbestätigung, eines Lieferscheins oder einer Rechnung. Dieses Verfahrungen ist in den Voreinstellungen aktivierbar.

Unterhalb der Bestandsinformationen sehen Sie ja nach aktuellem Bestand noch folgende Felder:

• Reservierung: Reservierungsmenge in Quadratmetern, wie sie sich aus den Reservierungsläufen im Projekt ergibt
• Fehlbestand: Fehlbestand unter Berücksichtigung von Bestand, Mindestbestand und Reservierungsbestand.
• Wiederbeschaffungsmenge: Die Menge, die eingekauft werden muss, um wieder auf dem Maximalbestand zu sein
• Bestellt für Lager: Die Menge, die bereits für das Lager bestellt, aber noch nicht geliefert wurde.

Lagerführung in Platten

Die Bestandsführung findet bis auf die Ausnahme der Platten in der Kalkulationseinheit statt. Bei Platten können Sie alternativ auch Bestände in unterschiedlichen Größen führen.

Hierzu schalten Sie im oben zu sehenden Bereich auf gesamte Platten um und erfassen dann die Abmessungen, deren Bestand Sie führen wollen. Bei der (automatischen) Lagerabbuchung im Projekt wird die Buchungsmenge in Quadratmetern automatisch in die passende Plattengrösse umgewandelt. Gibt es dabei mehrere Möglichkeiten, werden Sie als Anwender gefragt, welche Plattengrösse gebucht werden soll.

Bereich Laufende Bestellungen

In diesem Bereich sehen Sie statistische Informationen zu derzeit laufenden Bestellungen zum Artikel. So sehen Sie Datum und gewünschten Liefertermin der letzten Bestellung, das zugesagte Lieferdatum (nur dieses ist verbindlich), wieviel bestellt, was davon geliefert wurde und was folglich noch im Rückstand ist. Der derzeit offene Lagerbestand zu einem Artikel berücksichtigt nun nur noch Bestellungen dessen Status zwischen Bestellt und Teilgeliefert liegt.

Bereich Lagerort

• Dieser Bereich verhält sich unterschiedlich, je nachdem, ob Sie in den Voreinstellungen auf der Seite Artikel die Option "Multilager" (ab profacto pps) aktiviert haben oder nicht. Wir raten dringend davon ab, das Multilager zu nutzen, wenn Sie nicht dringend die Möglichkeit nutzen wollen, einen Artikel an mehrere Lagerorten gleichzeitig zu verwalten.
• Ganz generell ist ein Lagerort definiert durch einen Namen (die Halle), ein Regal, eine Ebene und ein Fach. Über die Konstanten können Sie beliebig viele Lagerorte vordefinieren, damit Sie diese dann einfach aus dem Popup-Menü auswählen können.
• Nutzen Sie das Multilager, so wählen Sie einen Lagerort aus und fügen ihn der Liste hinzu. Sie können dann in der Liste direkt in die Zellen noch Regal, Ebene und Fach hinzufügen. Bestände tragen Sie im Multilager dann nur in der Lagerorte-Liste ein, der Bestand des Artikels ist dann gesperrt und wird automatisch durch die Einzelbestände summiert.
• Nutzen Sie dann noch die Möglichkeit, bei Platten Ganze Platten zu verwalten, werden die Bestände nur über die Platten geführt und die Lagerorteliste zeigt dann nur noch die Plattenbestände in qm pro Lagerort an, ohne dass diese editiert werden können.
• Falls Sie für einen Artikel einen Lagerort löschen, und es sind dort noch Bestände vorhanden, dann müssen diese auf einen anderen Lagerort umgebucht werden. Dazu erscheint dann der nachfolgende Dialog, in dem Sie einen anderen Lagerort auswählen können:

Bereich Statistik

In diesem Bereich kann der Warenumschlag für 2 Zeiträume verglichen werden. Es wird der Verbrauch als Differenz von Zugang und Abgang, der durchschnittliche EK und der daraus resultierende Umschlagswert ermittelt.

Bereich Vertrieb und CRM

Hier können Sie eine Provision entweder als Prozentwert oder als Geldwert eintragen. Dies erlaubt eine noch differenziertere Provisionierung von Artikeln. Die Nutzung setzt jedoch voraus, dass Sie sich von extragroup eine entsprechende Auswertung erzeugen lassen. 

Registerkarte Skizze

• Hier können Sie zwei Bilder zu dem Artikel hinterlegen. Das erste Bild kann in Stücklisten und Angebote übernommen werden. Das zweite Bild nur ins Angebot.
• Die Bilder fügen Sie über die Zwischenablage ein, nachdem Sie das jeweilige Feld markiert haben.
• Für Bilder gibt es eine Reihe von Einstellungen, die in den Voreinstellungen vorgenommen werden können. Dadurch wird beeinflusst, wie stark Bilder verkleinert werden, um Speicherplatz zu sparen. Geben Sie eine Maximale Grösse in Pixeln vor, um das Bild beim Speichern automatisch zu skalieren. Generell werden alle Bilder beim Speichern komprimiert.

Registerkarte Vorgabezeiten

Erfassen Sie hier Vorgabezeiten zum Artikel, die bei Bearbeitung oder Verkauf des Artikels anfallen. Eine Vorgabezeit bezieht sich immer auf eine Mengeneinheit eines Artikels und wird in Minuten angegeben. Zu jedem Artikel können Sie beliebig viele Vorgabezeiten anlegen.

Nutzung in einfachen Artikeln

Wenn die Vorgabezeit auch in den Preis des Artikels eingehen soll, verwenden Sie den Button '''Preis inkl. Vorgabezeit'''. Die Vorgabezeiten werden so ausschließlich in den VK-Preis des Artikels eingerechnet.

Nutzung im Set-Artikel

Verwenden Sie einen Artikel als Unterartikel eines Set-Artikels, werden die Vorgabezeiten ebenfalls in den Set-Artikel übernommen. Übernehmen Sie den Set-Artikel in die Projektposition, so werden die Vorgabezeiten in den Bereich Zeiten auf der Seite Kalkulation der Position übernommen. Hierbei wird auch die Einstellung "fix/variabel" berücksichtigt.

Nutzung in der Stückliste

Hat ein Artikel eine Vorgabezeit, wird diese auch in der Stückliste berücksichtigt, wobei die konkrete Zeit automatisch anhand der aktuellen Anzahl und Abmessungen errechnet wird. Dabei gelten bestimmte Regeln:

• Ein Artikel mit einer Mengeneinheit, die eine Fläche beschreibt, läßt seine Vorgabezeit über den Umfang berechnen, falls er in der Stückliste als Trägermaterial eingesetzt wird, was in der Regel für Platten zutrifft. Bei Furnieren oder anderen Belägen wird die Vorgabezeit parallel zur Fläche berechnet.
• Ein Artikel mit einer Mengeneinheit, die eine Länge beschreibt, berechnet sich in der Vorgabezeit ebenfalls nach Länge, wie es bei Kanten der Fall ist
• Artikel mit einer zählbaren Mengeneinheit wie "Stück" läßt seine Vorgabezeit auch nach Anzahl berechnen, wie dies bei Beschlägen sinnvoll ist.

Vorgabezeiten an einem Artikel werden in die Schnell-Kalkulation übernommen, wenn der Artikel im Material hinzugefügt wird.

Klicken Sie die Schaltfläche Neu, um eine neue Vorgabezeit anzulegen und diese dann in der Liste direkt zu erfassen. Wenn Sie die Nummer der Kostenstelle nicht wissen, drücken Sie innerhalb des Feldes Strg+F (Mac: cmd+F) um die Kostenstelle in der Liste auszuwählen. Fixe Vorgabezeiten werden unabhängig von der Anzahl des Artikels nur einmal in der Kalkulation berücksichtigt. Externe Vorgabezeiten werden aus Subauftrag vergeben. In diesem Fall geben Sie eine Artikelnummer an, unter der die Zeit als Dienstleistung bei einem Lieferanten bestellt werden kann.

Registerkarte Variablen

Variable stellen ein mächtiges Leistungsmerkmal dar, um die Preisgestaltung von Artikeln, aber auch deren Ausprägung zu beeinflussen. Auf dieser Seite fügen Sie dem Artikel Variablen hinzu, ändern ihre Vorgabewerte und legen so die Grundlage für die Verwendung im Projekt und in der Stückliste. Sie definieren Variablen über den Variablenmanager, im Artikel selbst findet keinerlei Definitionsarbeit mehr statt.

Alles beginnt mit den beiden Menüs oben links. Hier wählen Sie eventuell eine Variablengruppe vor und dann darunter eine Variable, die Sie dem Artikel hinzufügen wollen. Haben Sie eine Variable gewählt, können Sie dieser einen Wert zuweisen. Je nach Variablentyp kann dies entweder eine Zahl sein, ein Eintrag aus einer Liste oder die Variable ist ein Ankreuzfeld.

Unterhalb der Variablen sehen Sie die Beschreibung. Mit den Schaltflächen Neu, Ändern und Löschen werden Variablen hinzugefügt, Änderungen in die Liste übertragen oder eine markierte Variable wieder vom Artikel entfernt. Mit der Schaltfläche Zurücksetzen wird die Variable wieder auf den Vorgabewert zurückgesetzt, der im Variablenmanager definiert wurde.

Je nach Variablentyp ist auch ein Aufschlag sichtbar, der sich wertabhängig auch ändern kann. Rechts sehen Sie eine Reihe von Optionen, die der Variablen in den Artikel hinein vererbt werden:

• Eingabe erforderlich: Der Variablenwert darf in der Projektposition nicht leer oder 0 sein
• Aufschlag auf VK statt EK: Falls die Variable einen Aufschlag besitzt, wird dieser auf den VK-Preis des Artikels berechnet und nicht auf den EK.
• nur Werte aus der Auswahl erlauben: Die Option steht immer im Zusammenhang mit Variablen vom Typ "Auswahlliste".
• keine Eingabe bei der Stücklistenauflösung: Die Variable ist nicht eingebbar. Wird in der Regel benutzt, um Variablen über eine Formel berechnen zu lassen.
• Variable ist projektglobal: Die Variable gilt im ganzen Projekt und kann daher direkt auf der Seite Variablen in der Projektbearbeitung geändert werden.
• Preis über Preistabelle: Der Aufschlagswert ermittelt sich über eine Preistabelle. Das heisst, abhängig vom Wert gibt es einen Preistabelleneintrag, der den Aufschlag beinhaltet.
• Variable nur in bestätigten Positionen sichtbar: Die Variable ist in der Projektposition erst dann sichtbar, wenn diese den Status AB hat, weil sie zum Zeitpunkt der Angebotsbearbeitung noch nicht relevant ist.

Unterhalb sehen Sie zur aktuellen Variablen nur zwei Statusinformationen:

• Aktueller Variablenwert wäre nicht korrekt: Im Variablenmanager kann eine Formel definiert werden, die berechnet, ob die Variable mit ihrem aktuellen Wert korrekt ist oder nicht. Ist die Option aktiv, hat die Formel als Ergebnis 0 und die Variable ist nicht korrekt.
• Variable ist nicht sichtbar: Analog zur Korrektheit gibt es im Variablenmanager eine Formel, die bestimmt, ob die Variable sichtbar ist.

Um nachvollziehen zu können, wie die Variablen sich auf den Artikelpreis auswirken, sehen Sie unterhalb der Variablenliste den ursprünglichen Artikelpreis, die Summe aller Aufschläge und den daraus resultierenden Gesamtpreis. Für jede Variable ist in der Liste direkt der nominelle und der berechnete Aufschlag sichtbar.

Registerkarte Texte

Auf dieser Karteikarte verknüpfen Sie Textbausteine mit dem Artikel. Es werden hier keine neuen Textbausteine erzeugt, sondern lediglich vorhandene Textbausteine mit dem Artikel verknüpft.

Für jeden Textbaustein, den Sie aus der Textbausteinliste auswählen, können Sie definieren, ob er beim Druck von Angebot bis Rechnung vor oder nach der Position gedruckt werden soll. Weiterhin können Sie festlegen, für welche Dokumentenart er gedruckt werden soll.

Die Reihenfolge, in der die Textbausteine gedruckt werden sollen, wird über die Nummer definiert.

Registerkarte Set-Artikel

Ein Set-Artikel besteht aus mehreren einzelnen Artikeln, die Sie einfach hier hinzufügen können. Klicken Sie auf Neuund geben Sie die Artikelnummer des zugehörigen Artikels ein. Strg+F bzw. Apfel+F öffnet die Artikel-Suche. Klicken Sie auf Löschen um den Artikel aus dem Set zu entfernen. Sobald sie einem Artikel Unterartikel hinzufügen, wird er zum Set-Artikel und der Preis des Artikels auf der Karteikarte Allgemein ist zur Eingabe gesperrt.

Über die Felder VK-Preis-Korrektur können Sie den automatisch über den Set-Artikel berechneten Preis noch manuell korrigieren.

Ein Set-Artikel kann sowohl in der Projektposition als auch in der Stückliste verwendet werden. In der Projektposition erscheinen die Bestandteile des Set-Artikels auf der Seite Kalkulation in den Listen Material und Zeiten (Vorgabezeiten des Set-Artikels). In der Stückliste wird der Set-Artikel in seinem Verhalten in einen Artikel mit angehängter Stückliste umgewandelt, die Anzeige der Preise des Set-Artikels in der Stücklisten-Übersicht ist daher nicht in jeder Einsatzsituation korrekt. Wir raten daher dazu, in der Stückliste nur noch Artikel mit angehängter Stückliste zu verwenden.

Registerkarte Dokumente

Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.

Registerkarte Vorgangsarchiv

Hier finden Sie auf einen Blick zugehörige

• Projekte
• Bestellungen
• Kunden
• Lieferanten
• Stücklisten
• Lagerbewegungen
• Reservierungen

Klicken Sie auf einen Datensatz in der Liste doppelt, um diesen zu öffnen.

Registerkarte Historie (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte sehen Sie ein Journal der Artikelpreise in der Vergangenheit. Wann immer Sie auf dieser Karteikartei die Schaltfläche "Zur Artikelhistorie hinzufügen" anklicken, wird der aktuelle Preis hier der Historie hinzugefügt, so dass Sie sehen, wie sich der Artikelpreis im Laufe der Zeit entwickelt.

Registerkarte Produktion (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte bestimmen Sie alle Eigenschaften eines Artikels mit angehängter Stückliste.

Bereich Stücklisten-Typ

Hier wird grundsätzlich eingestellt, ob es sich um einen Artikel mit Stückliste handelt oder nicht. Die Option "Typenstückliste" können Sie außen vor lassen, dieser Bereich wird zukünftig deaktiviert. Die Option "Set-Artikel" wird automatisch eingestellt. Falls der Artikel also eine Stückliste bekommen soll, klicken Sie "Stückliste" an. Über Stückliste bearbeiten können Sie dann die Stückliste des Artikels erfassen.

Die Option Stückliste mit allen Ebenen zeigen stellt alle Teile der Stückliste dar, und nicht nur die erste Ebene.

Bereich Masseingabe über Auswahlliste

Falls der Artikel nicht in allen Abmessungen sinnvoll produziert werden kann, können Sie hier Auswahllisten, die im Variablenmanager definiert werden, zuordnen. In der Positionsbearbeitung sehen Sie dann statt der Abmessungen nur noch Popup-Menüs zur Eingabe der Maße, Es besteht jedoch die Möglichkeit, in der Positionslistenerfassung immer noch freie Werte einzugeben, falls das nötig ist. 

Bereich Zusatzinformationen

• Artikelpreis ist Summe der Stücklistenteile: Wenn Sie diese Option aktivieren, berechnet sich der Artikelpreis aus der Summe der Preise aller Teile, und zwar getrennt nach EK, KK und VK. Dadurch tritt die Aufschlagsregel der Artikelgruppe des Artikels ausser Kraft. Nutzen Sie diese Option nur dann, wenn die Artikel in der Stückliste so kalkuliert sind, dass überall auch VK-Preise mit hinreichend Gewinn vorhanden sind.
• Stückliste sperren: Ist diese Option aktiv, kann die Stückliste nicht bearbeitet werden. Dieses Feld sollte folglich nur für Anwender nutzbar sein, die erweiterte Rechte haben.

• Artikel bevorzugt kaufen statt produzieren: Beim Reservieren wird dieser Artikel als Bestellvorschlag erzeugt und nicht seine Bestandteile reserviert. 

• Artikel mit angehängter Stückliste nicht produzieren: Ist diese Option aktiv, wird beim Druck von Stücklisten und beim Export nur der Artikel selbst gedruckt oder exportiert und nicht dessen Bestandteile. Diese Option ist notwendig für die Verwendung des Artikels in Fertigungsaufträgen.

Bereich Abmessungsgrenzen

Hier können Sie minimale und maximale Werte definieren, die bei der Erfassung des Artikels in der Projektposition geprüft werden.

Bereich Einsatz als Baugruppe

Für die 3 Abmessungen Länge, Breite und Dicke können Sie hier Formeln angeben, die verwendet werden, wenn der Artikel in die Stückliste eingesetzt wird. Mit Bezugsgrössen wie "BL" oder "BD" kann so auf die Abmessungen der darüberliegenden Baugruppe zugegriffen werden.

Bereich Virtueller Bestand

Um zu ermitteln, wieviele Stück des Artikels produziert werden können, wenn man seine Stücklistenteile dazu heranzieht, gibt es den virtuellen Bestand. Es wird also die Ebene 1 der Stückliste herangezogen und ermittelt, wieviel Stück dieser Artikel am Lager sind. Daraus kann dann berechnet werden, wieviele Artikel produziert werden können. Durch Angabe eines Termins kann dabei auch der Bestellbestand mit einbezogen werden, so dass auch Prognosen in die Zukunft gemacht werden können.

Registerkarte Tabellenkalkulation (ab profacto)

Die  Tabellenkalkulation ist modulübergreifend hier dokumentiert: Tabellenkalkulation (ab profacto)

Preisberechnung

Diese Dialoge sind nur sichtbar, wenn auf der Seite Allgemein das Popup Preisberechnung nicht auf dem Wert Abmessungen steht. 

Diese speziellen Preise können nur dann verwendet werden, wenn ein Artikel in der Projektposition oder in der Schnellkalkulation einer Projektposition genutzt wird, nicht jedoch in der Stückliste.

Je nach Einstellung dort beinhaltet der dann darunter aufrufbare Dialog andere Inhalte:

Mehrpreis

Die Mehrpreisberechnung spezifiziert Aufschläge für Abmessungen, die grösser als das Basismass des Artikel sind, wie es auf der Seite Allgemein angegeben wurde. Sie können 2 der 3 Dimensionen wählen und dann einen Geldwert sowie ein Rastermass angeben. Beispiel:

• Basisabmessungen: 1000mm breit, 1500mm lang
• Mass1: Breite, 10 Euro, Raster 200mm
• Mass2: Länge, 5 Euro, Raster 500mm

Für eine Abmessung von 1100 auf 1900 mm ergibt sich dann:

• Aufschlag 10 Euro für eine Rastereinheit grösser als Basismass Breite
• Aufschlag 8,33 Euro für eine Rastereinheit Länge, weil das Basismass Breite bereits erhöht wurde

Preistabelle

Bei der Preistabelle erfassen Sie Preise für unterschiedliche Abmessungen. Die Preisberechnung ermittelt die aktuelle des Artikels und sucht nach der nächstgrösseren Abmessung in der Tabelle, um daraus den Preis zu ermitteln.

Bei der Erfassung der Preise können Sie getrennt EK, KK und die 3 VK-Preise erfassen. Durch die Optionen neben der Tabelle können Sie die Erfassung der verschiedenen Preisstufen jedoch synchronisieren.

Bevor Sie mit der Erfassung beginnen, müssen Sie oberhalb der Tabelle einstellen, welche Dimensionen durch die Tabelle betroffen sind. Sie können eine oder zwei Dimensionen definieren.

Falls Sie keine Preistabelle über Anzahl, sondern über Abmessungen erfassen, muss die Mengeneinheit des Artikels dazu passend sein, also entweder m oder m2.

Es gibt folgende Optionen:

• Einträge synchronisieren: Hierbei werden die Einträge mit identischen Preisen über alle Preisstufen hinweg synchronisiert, sprich korrespondierende Einträge werden angelegt. Ist diese Option nicht aktiv, müssen Sie die Einträge für jede Preisstufe erneut erfassen. Ohne Einträge in VK1, VK2 oder VK3 kann in der Projektposition kein Preis ermittelt werden.
• Preise synchronisieren: Hier werden die Einträge synchronisiert und die Preise anhand der Aufschlagssätze auf der Seite Allgemein angepasst, so daß man nicht auch den KK, VK-1-3 jeweils einzeln eintragen muß.
• Tabelle ist symmetrisch: Hier werden jeweils auch Spiegeleinträge erzeugt. Erfassen Sie einen Eintrag mit den Abmessungen 400/600 wird auch der Eintrag 600/400 erzeugt.

kg-Zuschlag

Diese Preisberechnung ist für Edelstahlverarbeiter geschaffen worden. Bevor Sie hier richtig arbeiten können, müssen Sie über die Funktion Legierungszuschläge erst einmal definieren, welche Güteklassen es für bestimmte Artikelgruppen gibt. Danach können Sie in der Tabelle bestimmen, wie hoch die Aufschläge sein sollen.

Auf der Seite Preisberechnung können Sie für den aktuellen Artikel dann einsehen, wie sich die Aufschläge für die verschiedenen Güteklassen verhalten, eine weitere Einstellung ist dort nicht nötig. Allerdings müssen Sie auf der Seite Allgemein das ME-Gewicht für den Artikel definieren.

Rasterpreis

Beim Rastermass definieren Sie lediglich das Raster für 2 Dimensionen, innerhalb dessen Artikelpreise berechnet werden. Wenn Sie ein Raster von 200 auf 200 mm definieren, so wird eine Artikelabmessung von 1150 mal 1360 mm auf 1200 mal 1400 hochgerundet und auf Basis des gerundeten Masses der Preis ermittelt.

Allgemeine Funktionen

Allgemeine Funktionen finden Sie hier beschrieben.

Registerkarten Allgemein (alle Versionen) & Detail (ab profacto)

Artikelnummer und Kurzbezeichnung

Normalerweise erfassen Sie die Artikelnummer manuell. In den Voreinstellungen können Sie jedoch auch eine Startnummer festlegen und dann werden die Artikel automatisch hochgezählt, dieses Verfahren wird ausdrücklich nicht empfohlen.

Die Artikelnummer muß einmalig sein und maximal 20 Zeichen lang. Für bessere Erkennung steht links über den Reiter auch die Kurzbezeichnung zur Verfügung.

Bereich Beschreibung

• Die Bezeichnung des Artikels wird in die Stückliste und in die Projektposition übernommen. Darum sollten Sie eine aussagekräftige Bezeichnung wählen. Beachten Sie, dass bei Materialien (siehe unten) die Bezeichnung nicht in die Stückliste übernommen wird, da hier die Bezeichnung des Stücklistenteils die Funktion des Bauteils definiert. 
• Bereich und Artikelgruppe gehören zusammen. Jeder Artikel muss eine Artikelgruppe besitzen, die aus dem Popupmenü auszuwählen ist, der Bereich ergibt sich dann aus der Artikelgruppe. Die Artikelgruppe gibt dem Artikel diverse Standardeinstellungen wie Mengeneinheit, Material/Produkt, Aufschlagsfaktoren, Lagerhaltungseigenschaften etc. vor. Alle Details hierzu in der Dokumentation der Artikelgruppen.
• Die Option In Schnellkalkulation vorschlagen dient dazu, einen Artikel auf der Seite Kalkulation in der Projektposition vorzuschlagen, quasi als Standardartikel. Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein.
• Die Zollposition erlaubt es, für den Export von Artikeln hier vorzudefinieren, wie er auf Verzollungsformularen auftauchen soll.
• Die Erzeugnisgruppe dient der weiteren logischen Unterteilung von Artikeln. Sie kann Verwendung finden bei der Erstellung speziell konfigurierter Stücklisten, aber auch bei der automatisierten Erstellung von Betriebsaufträgen, die dann nach Erzeugnisgruppe geschlüsselt generiert werden.

Bereich Abmessungen

• Die Abmessungen tragen entweder die Bezeichnung Länge, Breite und Dicke oder Tiefe, Breite und Höhe. Die Option Material/Produkt regelt die Benennung der Abmessungen. Neben der reinen Umstellung der Bezeichnungen trägt die Option auch Sorge dafür, dass die Bezeichnung des Artikels nur dann in die Stückliste übernommen wird, wenn der Artikel ein (unveränderliches) Produkt ist.
• Die Option Artikel besitzt Maserung stellt sicher, dass Plattenartikel in Zuschnittoptimierungen nicht gedreht werden. Sie ist in erster Linie für Platten und Beläge einsetzbar.
• Die Mengeneinheit ist eine mächtige Artikeleigenschaft, weil sie viele unterschiedliche Verhaltensweisen steuert, unter anderem
  • Preisberechnung
  • Mengenberechnung
  • Art der Lagerhaltung
  • Einsatz als Beschichtung
• Beachten Sie, dass die Mengeneinheit, wie Sie sie hier auswählen, eine definierte Grösse ist, die in einer eigenen Tabelle, den Mengeneinheiten (im Menü Konstanten), gepflegt wird. Die Bezeichnung alleine sagt wenig aus über die Berechnung. Gängigerweise stellt "m2" eine Flächeneinheit dar, die normalerweise durch LängexBreite definiert ist. Eine Flächenangabe für HöhexBreite erfordert eine anders benannte Mengeneinheit mit einer anderen Berechnungsgrundlage. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was eine Mengeneinheit bewirkt, sehen Sie sich immer die Definition an. Das Feld Menge/Einheit ist nur nutzbar, wenn Sie eine Mengeneinheit mit der Berechung "pro qm" gewählt haben, meist Liter oder kg.
• Das ME Gewicht ist das Gewicht des Artikels pro Mengeneinheit, also pro Stück, pro Quadratmeter etc. in Kilogramm.
• Der Verschnitt regelt, wieviel Prozent auf die Menge eines Artikels aufgeschlagen werden. Dieser Mengenaufschlag findet seine Anwendung in der Kalkulation, bei der Durchführung von Reservierungen und beim Druck von Materialbedarfslisten. Entgegen landläufigiger Praxis erhöht der Verschnitt nicht den Preis eines Artikels, sondern eben die Bedarfsmenge. Das resultiert zwar auch in höheren Kosten, aber aus anderen Gründen.

Bereich CADMaterial-Parameter für die CAD-Integration

Bereich Suchfelder

Die hier zur Verfügung stehenden Felder können Sie in Name und Wertebereich frei definieren. In den Voreinstellungen auf der Karteikarte Suchfelder finden Sie hierzu die entsprechenden Definitionsfelder.

Bereich Ergänzungen

• Erfassen Sie hier Ihre Bemerkungen zum Artikel. Diese sind rein intern und erscheinen normalerweise nicht auf Kundenunterlagen.
• Der Kanten/Belagscode dient dazu, Kanten und Belägen einen dauerhaften Code zuzuweisen, die auf Stücklisten und in Zuschnittoptimierungen Verwendung findet, um eine Kante oder einen Belag mit wenigen Zeichen zu beschreiben.
• Kante vor dem Furnieren anleimen ist eine Eigenschaft, die bei der Erfassung von Stücklisten genutzt wird, um genauer zu beschreiben, wie die Kanten verarbeitet wird.
• Artikel ist gesperrt dient dazu, einen Artikel gegen die Verwendung in Position, Stückliste und Bestellung zu sperren, ohne in löschen zu müssen. Er ist auch in den Schnellauswahldialogen nicht mehr sichbar.
• Bestellung per Internet freigegeben steuert, ob eine Webshop-Anwendung einen Artikel nutzen darf oder nicht.
• Meldung bei Verwendung zeigen führt dazu, dass jedesmal, wenn Sie diesen Artikel in Projektposition, Stückliste oder Bestellung einfügen, eine Meldung auftaucht, die neben der Artikelnummer auch die Bemerkung anzeigt. Dies auch dann, wenn der Artikel Teil einer Stückliste an einem Artikel ist.
• Im Standardsortiment ist ein Merkmal um Artikel, die zwar nicht Kommissionsware sind, zugleich aber auch nicht über die profacto Bestandsverwaltung geführt und überwacht werden sollen zu deklarieren. Typisches Einsatzszenario wäre ein Paulus-Lager-Artikel

Bereich Preise

In diesem Bereich legen Sie den Preis des Artikels fest. Dabei gibt es insgesamt 5 Preise:

• EK-Preis: Der "Einkaufspreis", wie er an den Lieferanten bezahlt wird.
• KK-Preis: Der Kalkulations- oder Selbstkostenpreis. Er beinhaltet normalerweise die Materialgemeinkosten.
• VK-Preise 1-3: Die VK-Preise. Es gibt 3 Stufen, damit Sie im Projekt beispielsweise zwischen Endkunden, Stammkunden und Wiederverkäufern unterscheiden können. Der VK-Preis beinhaltet Wagnis und Gewinn.

Sobald dem Artikel eine Artikelgruppe zugewiesen ist, errechnet sich KK und VK aus dem eingegebenen EK. Geben Sie einen KK manuell ein, wird der VK noch manuell berechnet. Wahlweise können Sie auch direkt die Aufschlagsprozentsätze ändern. Neben der klassischen Aufschlagsrechnung ändert die Option "EK-Preis berechnet sich aus VK-Preis" die Rechenrichtung. Hierbei wird der VK-Preis eingegeben, und der EK rechnet sich dann über die VK-Marge, einen prozentualen Abschlag. Der KK wird dann wieder normal über einen Aufschlag berechnet.

Im Popup-Menü Rundung VK-Preis definieren Sie, ob auf den Ct, 10 Ct oder Euro genau gerundet werden soll. Gleiches gilt natürlich auch in anderen Währungseinheiten.

Die Mehrwertsteuer legen Sie hier fest, indem Sie den passenden Satz über das Popup-Menü wählen. Durch die Bestimmung des Satzes wird sichergestellt, dass bei MwSt-Erhöhungen alle Artikel automatisch zum Umstellungszeitpunkt den neuen Satz erhalten.

Optionen der Preisberechnung:

• Abmessungen: Die Preisberechnung erfolgt anhand des oben eingegebenen Preises unter Nutzung der verwendeten Mengeneinheit.
• Mehrpreis: Beim Mehrpreis wird ausgehend von einer Basisabmessung der Preis über einen gerasterten Mehrpreis berechnet. Mehr dazu auf den Erläuterungen zur gleichnamigen Karteikarte weiter unten.
• Preistabelle: Eine Preistabelle definiert für bestimmte Rastergrössen manuell einzugebende Preise. Dies wird meist genutzt bei der Preisbestimmung von Fenstern oder Glas.
• kg-Zuschlag: Der kg-Zuschlag erlaubt es, zum Standardpreis des Artikels bei Edelmetallen noch einen Legierungszuschlag aufzuschlagen, wozu auch das ME-Gewicht Verwendung findet.
• Rasterpreis: Hier findet eine normale Preisberechnung statt, aber es werden nicht exakte Masse verwendet, sondern nur Grössen in einem definierbaren Raster.

Preisermittlung

Die zusätzliche Preisermittlung ist ab profacto 2013 entfernt. Nutzen Sie hierfür die vorhandenen Funktionen.

Weitere Optionen zur Nutzung des Artikels:

• Artikel wird nicht provisioniert: Der Artikel fliesst nicht in den Provisionsumsatz ein
• Artikel wird nicht skontiert: Der Artikel fliesst nicht in die Berechnung des Projektskontos ein
• Artikel wird nicht rabattiert: Der Artikel wird nicht durch den Projektrabatt rabattiert. Das führt dazu, dass Sie in Ihrem Druckformular für Rechnungen ausweisen müssen, welcher Teil der Projektsumme rabattierbar ist
• Nachkalkulation durchführen über... : Hier stellen Sie ein, ob der Artikel generell über Stückliste und Projektkosten nachkalkuliert werden soll. In diesem Fall gilt die Einstellung der Projektposition. Ansonsten können Sie hier bestimmen, ob ein Artikel nur über die Stückliste oder die Projektkosten kalkuliert werden soll, dadurch wird erreicht, dass eine doppelte Nachkalkulation vermieden wird, wenn eine Position über Stückliste und Projektkosten nachkalkuliert wird. In den letzten beiden Fällen wird also über den Artikel gesteuert, woher die Nachkalkulationsdaten kommen.
• Keine Vor- oder Nachkalkulation erzeugen, wenn Positionsartikel: Falls der Artikel in der Projektposition als Positionsartikel verwendet wird, dann wird für diese Position keine Kalkulation erzeugt. Dieses Verhalten ist gewünscht für Artikel, die kostenmässig bereits in einer anderen Position berücksichtigt sind, dem Kunden aber separat dargestellt werden müssen.

Artikelverwendung (ab profacto)

• Einkaufsartikel sind Artikel, die nur als Vorleistung verwendet werden. Sie werden in Stücklisten, nicht jedoch in Projekten verwendet.
• Verkaufsartikel sind Artikel, die Sie selbst herstellen also nirgendwo einkaufen.
• Inventarartikel wird derzeit noch nicht unterstützt. Geplant ist, dass solche Artikel nur unter Angabe einer Seriennummer im Lager gebucht werden können.
• Fertigungsartikel sind Artikel, die nicht bestellt sondern selbst hergestellt werden. Statt eines Bestellvorschlages wird ein Fertigungsauftrag erzeugt.
• Montageartikel sind Artikel, die auf der Baustelle benötigt werden, jedoch nicht in Stücklisten verwendet werden.

Lieferant (ab profacto)

Hier werden die aktuellen Daten zum Einkauf beim aktuellen Lieferanten angezeigt, also Datum der letzten Bestellung, Bestellnummer, Preisdatum etc. Über die Kommunikationsschaltfläche können Sie von hier aus gleich mit dem Lieferanten in Kontakt treten.

Kontierung

Geben Sie hier die Konten für die Verbuchung in der Buchhaltung an. Für die Verwendung des Artikels im Einkauf und im Verkauf gibt es jeweils 4 Konten für die verschiedenen Situationen:

• Normaler Umsatz
• Steuerfreier Umsatz
• Umsatz unter §13b bzw. §19 (Österreich)
• EU-Steuerfreier Umsatz

Registerkarte Konditionen

Auf dieser Karteikarte bearbeiten Sie

• Einkaufskonditionen: diese regeln Preise und Lieferbedingungen für den Einkauf bei Lieferanten
• Verkaufskonditionen: optionale Einstellungen, um einzelnen Kunden oder Gruppen von Kunden eigene Preise zuzuordnen

Im oberen Bereich sehen Sie die Einkaufskonditionen. Sie können über die entsprechenden Schaltflächen neue Konditionen anlegen, vorhandene bearbeiten oder löschen. Jeweils eine Kondition kann zur Aktuellen gemacht werden. Die aktuelle Einkaufskondition wird verwendet, um im Bestellwesen bei der Umwandlung eines Bestellvorschlags in eine Bestellung automatisiert zu bestimmen, zu welchem Preis, in welcher Mindestmenge bei welchem Lieferanten bestellt werden soll.

Im unteren Bereich sehen Sie die Verkaufskonditionen, wo Sie ebenfalls direkt Einträge hinzufügen, ändern oder löschen können. Mehr dazu weiter unten.

Einkaufskonditionen und Lieferzeiten bei den unterschiedlichen Lieferanten

Wenn Sie eine neue Einkaufskondition erzeugen oder eine vorhandene bearbeiten, gelangen Sie in einen eigenen Bearbeitungsdialog, in dem Sie alle notwendigen Angaben vornehmen können. Sie beginnen mit der Auswahl des Lieferanten, entweder über die Schaltfläche neben dem Eingabefeld, oder durch Eingabe der Lieferantennummer oder der Kurzbezeichnung mit vorangestelltem "#". Danach erfassen Sie die Bestellnummer, die der Artikel beim Lieferanten hat. Die Kombination aus Lieferant und Bestellnummer muss eindeutig sein. Wenn Sie zu einem Lieferanten also mehrere Einkaufskonditionen erfassen wollen, müssen Sie die Bestellnummer ggf. anpassen.

Als nächstes kümmern Sie sich um die Liefereinheit. Diese gibt an, in welcher Form der Artikel geliefert wird und sie muss nicht zwingend mit der Kalkulationseinheit übereinstimmen, die der Artikel auf seinem Deckblatt hat. Dazu bestimmen Sie folgende Koordinaten:

• Liefereinheit: In vielen Fällen ist die Liefereinheit identisch mit der Kalkulationseinheit, beispielsweise Stück. Oftmals findet jedoch eine Umwandlung statt, beispielsweise von Quadratmetern in Stück, bei Platten, oder von Laufmetern in Stück (Rollen) bei Kanten oder von Litern in Gebinde bei Lack. Damit die Umwandlung klappt, muss neben der Liefereinheit noch die Umrechnungsinformation angegeben werden, das sind in der Regel die Masse und die Gebindegrösse. Die Gebindegrösse definiert bei Liefereinheiten wie Paket oder Gebinde/Eimer, mit welchem Faktor die Liefereinheit malzunehmen ist. Bei Schrauben beispielsweise können Sie "1000" als Gebindegrösse für 1 Paket eintragen. Dann weiss profacto, dass 1000 Schrauben in einem Paket sind. Bei Platten tragen Sie die Abmessungen ein und profacto kann dann berechnen, wieviele Quadratmeter eine Platte gross ist.
• Mindestbestellmenge und Losgrösse: Die Mindestbestellmenge gibt an, wieviele Liefereinheiten minimal bestellt werden müssen, um den Preis dieser Einkaufskondition zu erzielen. Die Mindestbestellmenge muss ein Vielfaches der Losgrösse sein. Der Unterschied zwischen Losgrösse und Gebindegrösse ist, dass die Losgrösse eine Liefereinheit mit ihrer Gebindegrösse erneut multipliziert. D.h. bei Lack kann die Gebindegrösse 10 sein und die Losgrösse 5, dann bedeutet dies, dass die Farbe immer ein Einheiten von 5 Eimern zu je 10 Litern geliefert wird.

Nachdem Sie diese Angaben getroffen haben, können Sie mit hoher Sicherheit die Preise erfassen. Entweder erfassen Sie den Preis in der Kalkulationseinheit oder in der Liefereinheit. Bei Platten wird Ihnen vom Lieferant in der Regel der Quadratmeterpreis genannt, bei Farbe in der Regel der Preis pro Gebinde. Neben dem Brutto-EK erfassen Sie gegebenenfalls einen Rabatt. Der Brutto-EK ist gewissermassen der allgemeine Listenpreis, der Rabatt stellt dann die Ihnen eingeräumte Marge dar.

Die weiteren Angaben können die Lieferkonditionen ebenfalls noch beeinflussen:

• Die Lieferzeit gibt an, nach wievielen Werktagen ab Bestellung die Ware geliefert wird. Dies kann natürlich beeinflussen, wie attraktiv der Lieferant ist, denn ein günstiger Preis erfordert dann längere Vorplanung.
• Das letzte Bestelldatum sagt aus, wann zuletzt zu dieser Kondition beim Lieferanten bestellt wurde.
• Das Datum Gültig ab sagt aus, ab wann die Einkaufskondition gültig ist. Sie können so schon Konditionen erfassen, die erst später gültig werden. profacto berücksichtigt dieses Datum automatisch bei der Bestimmung der passenden Einkaufskondition.
• Die Kundengruppe schränkt die Nutzbarkeit der Einkaufskondition ein. Dazu muss der Bestellung ein Projekt zugeordnet sein. Durch das zugeordnete Projekt ist bekannt, welcher Kunde bedient wird, ist der Kunde Mitglied der Kundengruppe, ist die Einkaufskondition für ihn gültig. Diese Option wird genutzt, wenn es Kunden gibt, die Rahmenvereinbarungen mit einem Lieferanten abgeschlossen haben und Sie als Handwerker nur "Erfüllungsgehilfe" sind.
• Die Angabe des Kunden funktioniert wie der Angabe der Kundengruppe, schränkt nur noch weiter auf einen konkreten Kunden ein.

Bereich Abmessung/Lieferung

Neben den bereits getroffenen Aussagen weiter oben sehen Sie in dem Bereich Informationen zu den Preisen in den verschiedenen Einheiten, also in Kalkulationseinheit, Liefereinheit, Kilopreis, der aktuelle Preis im Artikelstamm und die Liefermenge angegeben in Kalkulationseinheiten.

Bereich Historie

Diese Liste zeigt die bisherigen Einkaufspreise an. Dadurch ist erkennbar, wie sich der Einkaufspreis entwickelt. Für jeden der Preise ist erkennbar, ab wann er gültig war und wann er archiviert wurde. Über die Rechnungsprüfung findet automatisch eine Übertragung der Preise in die Historie statt, falls es ohne eine Lieferantenrechnung zu einer Preisänderung kommt, können Sie auch manuell den aktuellen Preis in die Historie übertragen und dann einen neuen Preis erfassen.

Bereich Bezeichnung

Hier ist einerseits eine eigenständige Bestellbezeichnung zu erfassen und eine Bemerkung angebbar. Die Bestellbezeichnung wird in die Bestellung übernommen und ermöglicht so eine ggf. präzisere Beschreibung des Artikels als dies im Artikelstamm passiert. Die Bemerkung gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Hinweise zur Handhabung des Artikels im Einkauf.

Verkaufskonditionen für einzelne Kunden oder Kundengruppen

Falls Sie mit wiederkehrenden Kunden arbeiten oder Einkaufsringen etc., so werden diese oft spezielle Konditionen für sich aushandeln. Damit Sie nun für diese Kunden nicht eigene Artikel pflegen müssen, gibt es die Möglichkeit, für jeden Artikel sogenannte Verkaufskonditionen zu erfassen.

• Zur Erfassung einer Verkaufskondition müssen Sie einerseits eine Kundengruppe ODER einen Kunden eintragen.
• Geben Sie dann entweder einen prozentualen Aufschlag an oder bestimmen Sie einen festen Verkaufspreis für den aktuellen Artikel
• Wenn der Kunde für Ihren Artikel eine eigene Artikelnummer führt, so können Sie diese hier ebenfalls eintragen. In diesem Fall ist es möglich, in der Auftragsbearbeitung auch die Kundenartikelnummer zu erfassen und profacto wandelt diese automatisch in die korrekte interne Artikelnummer um.

Registerkarte Lager (ab profacto)

Auf dieser Seite werden alle Daten erfasst und angezeigt, die im Zusammenhang mit der Lagerhaltung des Artikels stehen.

Bereich Lager

Zuoberst können Sie mit der Option Artikel nicht in Lager/Bestellung führen den Artikel aus allen Aktivitäten der Lagerhaltung und des Bestellwesens ausnehmen. Er wird dadurch bei Reservierungen und Lagerabbuchungen ignoriert. Alle den Lagerbestand betreffenden Felder werden dann ausgeblendet, wenn diese Option aktiv ist. Mit der Unteroption Bestellungen zulassen können Sie dann wieder als Ausnahme zulassen, dass der Artikel bestellt werden kann. Dies ist sinnvoll bei Dienstleistungen, die eben nicht gelagert, aber dennoch beauftragt werden.

Ankreuzfeld Bestand überwachen: Wenn dieses Feld angekreuzt ist, wird profacto Sie bei der Überwachung Ihres Lagerbestands unterstützen. Alle Artikel, die Sie nicht bestandsmäßig überwachen wollen, dürfen das Feld nicht angekreuzt haben. Grundregel: Alles, was Sie nur kommissionsweise bestellen, sollte dieses Feld nicht aktiviert haben. Artikel, deren Mindestbestand überwacht wird, sind in der Artikelübersicht fett dargestellt.

Ankreuzfeld Bestandsführung erfolgt nur manuell: Hiermit bewirken Sie, daß Bestandsveränderungen nur durch manuelle Buchungen im Artikelstamm vorgenommen werden können, nicht durch automatische Lager-Buchungen im Projekt oder der Stückliste. Die Zubuchung zum Bestand durch Wareneingänge in Bestellungen erfolgt jedoch immer. Verwenden Sie diese Option vorzugsweise für Platten, die Sie am Lager führen.

Die Option Lagerbestand nur virtuell führen hat nur Geltung, wenn es sich bei dem Artikel um einen Artikel mit Stücklste handelt. In diesem Fall wird nicht der Artikel selbst im Bestand geführt, sondern nur seine Bestandteile, ganz konkret die Elemente, die in Ebene 1 der angehängten Stückliste auf der Seite Produktion geführt werden.

Über Letzter Zugang und Letzte Entnahme ist erkennbar, wann die letzte Lagerbewegung zum aktuellen Artikel stattgefunden hat.

Bestände

Die nächsten Felder sind elementar für Artikel mit Bestandsüberwachung. Bei Artikeln, die kommissionsweise bestellt werden wird der Bestand zwar auch aktualisiert, der Mindestbestand jedoch nicht überwacht.

Der Mindestbestand ist die untere Bestandsgrenze, sobald dieser unterschritten wird, versucht profacto durch Erzeugen von Bestellungvorschlägen den Bestand wieder zu aktualisieren. Hierbei wird auch der Maximalbestand berücksichtigt. Fehlbestände werden so ausgeglichen, dass der Maximalbestand wieder erreicht wird. Um diese Bestellvorschläge zu erzeugen, gibt es zwei Wege:

• Entweder filtern Sie in der Artikelübersicht ale Artikel heraus, deren Mindestbestand unterschritten ist und rufen dann den Befehl Bestellvorschläge erzeugen aus dem Menü Funktion auf
• Oder es wird ein Bestellvorschlag durch Reservierung aus der Projektbearbeitung heraus erzeugt. Stellt profacto hierbei fest, daß der Mindestbestand unterschritten ist, wird automatisch ein Bestellvorschlag generiert, der den Bestand wieder auf den Mindestbestand auffüllt.
• Ist der Mindestbestand unterschritten, wird dieser Artikel in der Artikelübersicht blau dargestellt. Ist der Bestand kleiner 0, wird er rot dargestellt.

Der Bestand wird sowohl automatisch geändert durch Wareneingänge und -abgänge, zum anderen können Sie manuell einen neuen Bestand eintragen. Dies werden Sie zu Beginn Ihrer Lagerhaltung und bei Inventuren tun. Konkret wird der Bestand durch folgende Aktionen beeinflusst:

• Manuelles Eintragen eines neuen Bestands
• Buchung über den Befehl Lagerbewegungen erfassen, der sowohl von der Artikelübersicht als auch von der Seite Material in der Projektbearbeitung aufgerufen werden kann.
• Wareneingang über den Assistenten Wareneingang bzw. Wareneingang+Rechnungsprüfung im Bestellwesen
• Abbuchung über den Befehl Abbuchung... in der Projektübersicht, der Positionsübersicht bzw. in der Stücklistenübersicht
• Abbuchung durch automatische Abbuchung beim Druck einer Auftragsbestätigung, eines Lieferscheins oder einer Rechnung. Dieses Verfahrungen ist in den Voreinstellungen aktivierbar.

Unterhalb der Bestandsinformationen sehen Sie ja nach aktuellem Bestand noch folgende Felder:

• Reservierung: Reservierungsmenge in Quadratmetern, wie sie sich aus den Reservierungsläufen im Projekt ergibt
• Fehlbestand: Fehlbestand unter Berücksichtigung von Bestand, Mindestbestand und Reservierungsbestand.
• Wiederbeschaffungsmenge: Die Menge, die eingekauft werden muss, um wieder auf dem Maximalbestand zu sein
• Bestellt für Lager: Die Menge, die bereits für das Lager bestellt, aber noch nicht geliefert wurde.

Lagerführung in Platten

Die Bestandsführung findet bis auf die Ausnahme der Platten in der Kalkulationseinheit statt. Bei Platten können Sie alternativ auch Bestände in unterschiedlichen Größen führen.

Hierzu schalten Sie im oben zu sehenden Bereich auf gesamte Platten um und erfassen dann die Abmessungen, deren Bestand Sie führen wollen. Bei der (automatischen) Lagerabbuchung im Projekt wird die Buchungsmenge in Quadratmetern automatisch in die passende Plattengrösse umgewandelt. Gibt es dabei mehrere Möglichkeiten, werden Sie als Anwender gefragt, welche Plattengrösse gebucht werden soll.

Bereich Laufende Bestellungen

In diesem Bereich sehen Sie statistische Informationen zu derzeit laufenden Bestellungen zum Artikel. So sehen Sie Datum und gewünschten Liefertermin der letzten Bestellung, das zugesagte Lieferdatum (nur dieses ist verbindlich), wieviel bestellt, was davon geliefert wurde und was folglich noch im Rückstand ist. Der derzeit offene Lagerbestand zu einem Artikel berücksichtigt nun nur noch Bestellungen dessen Status zwischen Bestellt und Teilgeliefert liegt.

Bereich Lagerort

• Dieser Bereich verhält sich unterschiedlich, je nachdem, ob Sie in den Voreinstellungen auf der Seite Artikel die Option "Multilager" (ab profacto pps) aktiviert haben oder nicht. Wir raten dringend davon ab, das Multilager zu nutzen, wenn Sie nicht dringend die Möglichkeit nutzen wollen, einen Artikel an mehrere Lagerorten gleichzeitig zu verwalten.
• Ganz generell ist ein Lagerort definiert durch einen Namen (die Halle), ein Regal, eine Ebene und ein Fach. Über die Konstanten können Sie beliebig viele Lagerorte vordefinieren, damit Sie diese dann einfach aus dem Popup-Menü auswählen können.
• Nutzen Sie das Multilager, so wählen Sie einen Lagerort aus und fügen ihn der Liste hinzu. Sie können dann in der Liste direkt in die Zellen noch Regal, Ebene und Fach hinzufügen. Bestände tragen Sie im Multilager dann nur in der Lagerorte-Liste ein, der Bestand des Artikels ist dann gesperrt und wird automatisch durch die Einzelbestände summiert.
• Nutzen Sie dann noch die Möglichkeit, bei Platten Ganze Platten zu verwalten, werden die Bestände nur über die Platten geführt und die Lagerorteliste zeigt dann nur noch die Plattenbestände in qm pro Lagerort an, ohne dass diese editiert werden können.
• Falls Sie für einen Artikel einen Lagerort löschen, und es sind dort noch Bestände vorhanden, dann müssen diese auf einen anderen Lagerort umgebucht werden. Dazu erscheint dann der nachfolgende Dialog, in dem Sie einen anderen Lagerort auswählen können:

Bereich Statistik

In diesem Bereich kann der Warenumschlag für 2 Zeiträume verglichen werden. Es wird der Verbrauch als Differenz von Zugang und Abgang, der durchschnittliche EK und der daraus resultierende Umschlagswert ermittelt.

Bereich Vertrieb und CRM

Hier können Sie eine Provision entweder als Prozentwert oder als Geldwert eintragen. Dies erlaubt eine noch differenziertere Provisionierung von Artikeln. Die Nutzung setzt jedoch voraus, dass Sie sich von extragroup eine entsprechende Auswertung erzeugen lassen. 

Registerkarte Skizze

• Hier können Sie zwei Bilder zu dem Artikel hinterlegen. Das erste Bild kann in Stücklisten und Angebote übernommen werden. Das zweite Bild nur ins Angebot.
• Die Bilder fügen Sie über die Zwischenablage ein, nachdem Sie das jeweilige Feld markiert haben.
• Für Bilder gibt es eine Reihe von Einstellungen, die in den Voreinstellungen vorgenommen werden können. Dadurch wird beeinflusst, wie stark Bilder verkleinert werden, um Speicherplatz zu sparen. Geben Sie eine Maximale Grösse in Pixeln vor, um das Bild beim Speichern automatisch zu skalieren. Generell werden alle Bilder beim Speichern komprimiert.

Registerkarte Vorgabezeiten

Erfassen Sie hier Vorgabezeiten zum Artikel, die bei Bearbeitung oder Verkauf des Artikels anfallen. Eine Vorgabezeit bezieht sich immer auf eine Mengeneinheit eines Artikels und wird in Minuten angegeben. Zu jedem Artikel können Sie beliebig viele Vorgabezeiten anlegen.

Nutzung in einfachen Artikeln

Wenn die Vorgabezeit auch in den Preis des Artikels eingehen soll, verwenden Sie den Button '''Preis inkl. Vorgabezeit'''. Die Vorgabezeiten werden so ausschließlich in den VK-Preis des Artikels eingerechnet.

Nutzung im Set-Artikel

Verwenden Sie einen Artikel als Unterartikel eines Set-Artikels, werden die Vorgabezeiten ebenfalls in den Set-Artikel übernommen. Übernehmen Sie den Set-Artikel in die Projektposition, so werden die Vorgabezeiten in den Bereich Zeiten auf der Seite Kalkulation der Position übernommen. Hierbei wird auch die Einstellung "fix/variabel" berücksichtigt.

Nutzung in der Stückliste

Hat ein Artikel eine Vorgabezeit, wird diese auch in der Stückliste berücksichtigt, wobei die konkrete Zeit automatisch anhand der aktuellen Anzahl und Abmessungen errechnet wird. Dabei gelten bestimmte Regeln:

• Ein Artikel mit einer Mengeneinheit, die eine Fläche beschreibt, läßt seine Vorgabezeit über den Umfang berechnen, falls er in der Stückliste als Trägermaterial eingesetzt wird, was in der Regel für Platten zutrifft. Bei Furnieren oder anderen Belägen wird die Vorgabezeit parallel zur Fläche berechnet.
• Ein Artikel mit einer Mengeneinheit, die eine Länge beschreibt, berechnet sich in der Vorgabezeit ebenfalls nach Länge, wie es bei Kanten der Fall ist
• Artikel mit einer zählbaren Mengeneinheit wie "Stück" läßt seine Vorgabezeit auch nach Anzahl berechnen, wie dies bei Beschlägen sinnvoll ist.

Vorgabezeiten an einem Artikel werden in die Schnell-Kalkulation übernommen, wenn der Artikel im Material hinzugefügt wird.

Klicken Sie die Schaltfläche Neu, um eine neue Vorgabezeit anzulegen und diese dann in der Liste direkt zu erfassen. Wenn Sie die Nummer der Kostenstelle nicht wissen, drücken Sie innerhalb des Feldes Strg+F (Mac: cmd+F) um die Kostenstelle in der Liste auszuwählen. Fixe Vorgabezeiten werden unabhängig von der Anzahl des Artikels nur einmal in der Kalkulation berücksichtigt. Externe Vorgabezeiten werden aus Subauftrag vergeben. In diesem Fall geben Sie eine Artikelnummer an, unter der die Zeit als Dienstleistung bei einem Lieferanten bestellt werden kann.

Registerkarte Variablen

Variable stellen ein mächtiges Leistungsmerkmal dar, um die Preisgestaltung von Artikeln, aber auch deren Ausprägung zu beeinflussen. Auf dieser Seite fügen Sie dem Artikel Variablen hinzu, ändern ihre Vorgabewerte und legen so die Grundlage für die Verwendung im Projekt und in der Stückliste. Sie definieren Variablen über den Variablenmanager, im Artikel selbst findet keinerlei Definitionsarbeit mehr statt.

Alles beginnt mit den beiden Menüs oben links. Hier wählen Sie eventuell eine Variablengruppe vor und dann darunter eine Variable, die Sie dem Artikel hinzufügen wollen. Haben Sie eine Variable gewählt, können Sie dieser einen Wert zuweisen. Je nach Variablentyp kann dies entweder eine Zahl sein, ein Eintrag aus einer Liste oder die Variable ist ein Ankreuzfeld.

Unterhalb der Variablen sehen Sie die Beschreibung. Mit den Schaltflächen Neu, Ändern und Löschen werden Variablen hinzugefügt, Änderungen in die Liste übertragen oder eine markierte Variable wieder vom Artikel entfernt. Mit der Schaltfläche Zurücksetzen wird die Variable wieder auf den Vorgabewert zurückgesetzt, der im Variablenmanager definiert wurde.

Je nach Variablentyp ist auch ein Aufschlag sichtbar, der sich wertabhängig auch ändern kann. Rechts sehen Sie eine Reihe von Optionen, die der Variablen in den Artikel hinein vererbt werden:

• Eingabe erforderlich: Der Variablenwert darf in der Projektposition nicht leer oder 0 sein
• Aufschlag auf VK statt EK: Falls die Variable einen Aufschlag besitzt, wird dieser auf den VK-Preis des Artikels berechnet und nicht auf den EK.
• nur Werte aus der Auswahl erlauben: Die Option steht immer im Zusammenhang mit Variablen vom Typ "Auswahlliste".
• keine Eingabe bei der Stücklistenauflösung: Die Variable ist nicht eingebbar. Wird in der Regel benutzt, um Variablen über eine Formel berechnen zu lassen.
• Variable ist projektglobal: Die Variable gilt im ganzen Projekt und kann daher direkt auf der Seite Variablen in der Projektbearbeitung geändert werden.
• Preis über Preistabelle: Der Aufschlagswert ermittelt sich über eine Preistabelle. Das heisst, abhängig vom Wert gibt es einen Preistabelleneintrag, der den Aufschlag beinhaltet.
• Variable nur in bestätigten Positionen sichtbar: Die Variable ist in der Projektposition erst dann sichtbar, wenn diese den Status AB hat, weil sie zum Zeitpunkt der Angebotsbearbeitung noch nicht relevant ist.

Unterhalb sehen Sie zur aktuellen Variablen nur zwei Statusinformationen:

• Aktueller Variablenwert wäre nicht korrekt: Im Variablenmanager kann eine Formel definiert werden, die berechnet, ob die Variable mit ihrem aktuellen Wert korrekt ist oder nicht. Ist die Option aktiv, hat die Formel als Ergebnis 0 und die Variable ist nicht korrekt.
• Variable ist nicht sichtbar: Analog zur Korrektheit gibt es im Variablenmanager eine Formel, die bestimmt, ob die Variable sichtbar ist.

Um nachvollziehen zu können, wie die Variablen sich auf den Artikelpreis auswirken, sehen Sie unterhalb der Variablenliste den ursprünglichen Artikelpreis, die Summe aller Aufschläge und den daraus resultierenden Gesamtpreis. Für jede Variable ist in der Liste direkt der nominelle und der berechnete Aufschlag sichtbar.

Registerkarte Texte

Auf dieser Karteikarte verknüpfen Sie Textbausteine mit dem Artikel. Es werden hier keine neuen Textbausteine erzeugt, sondern lediglich vorhandene Textbausteine mit dem Artikel verknüpft.

Für jeden Textbaustein, den Sie aus der Textbausteinliste auswählen, können Sie definieren, ob er beim Druck von Angebot bis Rechnung vor oder nach der Position gedruckt werden soll. Weiterhin können Sie festlegen, für welche Dokumentenart er gedruckt werden soll.

Die Reihenfolge, in der die Textbausteine gedruckt werden sollen, wird über die Nummer definiert.

Registerkarte Set-Artikel

Ein Set-Artikel besteht aus mehreren einzelnen Artikeln, die Sie einfach hier hinzufügen können. Klicken Sie auf Neuund geben Sie die Artikelnummer des zugehörigen Artikels ein. Strg+F bzw. Apfel+F öffnet die Artikel-Suche. Klicken Sie auf Löschen um den Artikel aus dem Set zu entfernen. Sobald sie einem Artikel Unterartikel hinzufügen, wird er zum Set-Artikel und der Preis des Artikels auf der Karteikarte Allgemein ist zur Eingabe gesperrt.

Über die Felder VK-Preis-Korrektur können Sie den automatisch über den Set-Artikel berechneten Preis noch manuell korrigieren.

Ein Set-Artikel kann sowohl in der Projektposition als auch in der Stückliste verwendet werden. In der Projektposition erscheinen die Bestandteile des Set-Artikels auf der Seite Kalkulation in den Listen Material und Zeiten (Vorgabezeiten des Set-Artikels). In der Stückliste wird der Set-Artikel in seinem Verhalten in einen Artikel mit angehängter Stückliste umgewandelt, die Anzeige der Preise des Set-Artikels in der Stücklisten-Übersicht ist daher nicht in jeder Einsatzsituation korrekt. Wir raten daher dazu, in der Stückliste nur noch Artikel mit angehängter Stückliste zu verwenden.

Für rezepturbasierte Setartikel wie zB Lacken muß folgende Konfiguration gewählt werden:

• als Menge auf dem Reiter Allgemein wird grundsätzlich 1 eingetragen.
• den Verschnitt kann man auf 0% setzen, da die Verschnittmengen aus den Komponenten übernommen werden.
• auf dem Reiter Set-Artikel erfasst man die für die Fläche (1qm) benötige Menge Komponenten in absoluten Mengen der Rezeptur, also nicht die prozentualen Anteile.
• In den Voreinstellungen, Reiter Produktion muß zur korrekten Ermittlung der Mengen aus der SetArtikel-Rezeptur die entsprechende Option aktiviert werden.

Registerkarte Dokumente

Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.

Registerkarte Vorgangsarchiv

Hier finden Sie auf einen Blick zugehörige

• Projekte
• Bestellungen
• Kunden
• Lieferanten
• Stücklisten
• Lagerbewegungen
• Reservierungen

Klicken Sie auf einen Datensatz in der Liste doppelt, um diesen zu öffnen.

Registerkarte Historie (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte sehen Sie ein Journal der Artikelpreise in der Vergangenheit. Wann immer Sie auf dieser Karteikartei die Schaltfläche "Zur Artikelhistorie hinzufügen" anklicken, wird der aktuelle Preis hier der Historie hinzugefügt, so dass Sie sehen, wie sich der Artikelpreis im Laufe der Zeit entwickelt.

Registerkarte Produktion (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte bestimmen Sie alle Eigenschaften eines Artikels mit angehängter Stückliste.

Bereich Stücklisten-Typ

Hier wird grundsätzlich eingestellt, ob es sich um einen Artikel mit Stückliste handelt oder nicht. Die Option "Typenstückliste" können Sie außen vor lassen, dieser Bereich wird zukünftig deaktiviert. Die Option "Set-Artikel" wird automatisch eingestellt. Falls der Artikel also eine Stückliste bekommen soll, klicken Sie "Stückliste" an. Über Stückliste bearbeiten können Sie dann die Stückliste des Artikels erfassen.

Die Option Stückliste mit allen Ebenen zeigen stellt alle Teile der Stückliste dar, und nicht nur die erste Ebene.

Bereich Masseingabe über Auswahlliste

Falls der Artikel nicht in allen Abmessungen sinnvoll produziert werden kann, können Sie hier Auswahllisten, die im Variablenmanager definiert werden, zuordnen. In der Positionsbearbeitung sehen Sie dann statt der Abmessungen nur noch Popup-Menüs zur Eingabe der Maße, Es besteht jedoch die Möglichkeit, in der Positionslistenerfassung immer noch freie Werte einzugeben, falls das nötig ist. 

Bereich Zusatzinformationen

• Artikelpreis ist Summe der Stücklistenteile: Wenn Sie diese Option aktivieren, berechnet sich der Artikelpreis aus der Summe der Preise aller Teile, und zwar getrennt nach EK, KK und VK. Dadurch tritt die Aufschlagsregel der Artikelgruppe des Artikels ausser Kraft. Nutzen Sie diese Option nur dann, wenn die Artikel in der Stückliste so kalkuliert sind, dass überall auch VK-Preise mit hinreichend Gewinn vorhanden sind.
• Stückliste sperren: Ist diese Option aktiv, kann die Stückliste nicht bearbeitet werden. Dieses Feld sollte folglich nur für Anwender nutzbar sein, die erweiterte Rechte haben.

• Artikel bevorzugt kaufen statt produzieren: Beim Reservieren wird dieser Artikel als Bestellvorschlag erzeugt und nicht seine Bestandteile reserviert. 

• Artikel mit angehängter Stückliste nicht produzieren: Ist diese Option aktiv, wird beim Druck von Stücklisten und beim Export nur der Artikel selbst gedruckt oder exportiert und nicht dessen Bestandteile. Diese Option ist notwendig für die Verwendung des Artikels in Fertigungsaufträgen.

Bereich Abmessungsgrenzen

Hier können Sie minimale und maximale Werte definieren, die bei der Erfassung des Artikels in der Projektposition geprüft werden.

Bereich Einsatz als Baugruppe

Für die 3 Abmessungen Länge, Breite und Dicke können Sie hier Formeln angeben, die verwendet werden, wenn der Artikel in die Stückliste eingesetzt wird. Mit Bezugsgrössen wie "BL" oder "BD" kann so auf die Abmessungen der darüberliegenden Baugruppe zugegriffen werden.

Bereich Virtueller Bestand

Um zu ermitteln, wieviele Stück des Artikels produziert werden können, wenn man seine Stücklistenteile dazu heranzieht, gibt es den virtuellen Bestand. Es wird also die Ebene 1 der Stückliste herangezogen und ermittelt, wieviel Stück dieser Artikel am Lager sind. Daraus kann dann berechnet werden, wieviele Artikel produziert werden können. Durch Angabe eines Termins kann dabei auch der Bestellbestand mit einbezogen werden, so dass auch Prognosen in die Zukunft gemacht werden können.

Registerkarte Tabellenkalkulation (ab profacto)

Die  Tabellenkalkulation ist modulübergreifend hier dokumentiert: Tabellenkalkulation (ab profacto)

Preisberechnung

Diese Dialoge sind nur sichtbar, wenn auf der Seite Allgemein das Popup Preisberechnung nicht auf dem Wert Abmessungen steht. 

Diese speziellen Preise können nur dann verwendet werden, wenn ein Artikel in der Projektposition oder in der Schnellkalkulation einer Projektposition genutzt wird, nicht jedoch in der Stückliste.

Je nach Einstellung dort beinhaltet der dann darunter aufrufbare Dialog andere Inhalte:

Mehrpreis

Die Mehrpreisberechnung spezifiziert Aufschläge für Abmessungen, die grösser als das Basismass des Artikel sind, wie es auf der Seite Allgemein angegeben wurde. Sie können 2 der 3 Dimensionen wählen und dann einen Geldwert sowie ein Rastermass angeben. Beispiel:

• Basisabmessungen: 1000mm breit, 1500mm lang
• Mass1: Breite, 10 Euro, Raster 200mm
• Mass2: Länge, 5 Euro, Raster 500mm

Für eine Abmessung von 1100 auf 1900 mm ergibt sich dann:

• Aufschlag 10 Euro für eine Rastereinheit grösser als Basismass Breite
• Aufschlag 8,33 Euro für eine Rastereinheit Länge, weil das Basismass Breite bereits erhöht wurde

Preistabelle

Bei der Preistabelle erfassen Sie Preise für unterschiedliche Abmessungen. Die Preisberechnung ermittelt die aktuelle des Artikels und sucht nach der nächstgrösseren Abmessung in der Tabelle, um daraus den Preis zu ermitteln.

Bei der Erfassung der Preise können Sie getrennt EK, KK und die 3 VK-Preise erfassen. Durch die Optionen neben der Tabelle können Sie die Erfassung der verschiedenen Preisstufen jedoch synchronisieren.

Bevor Sie mit der Erfassung beginnen, müssen Sie oberhalb der Tabelle einstellen, welche Dimensionen durch die Tabelle betroffen sind. Sie können eine oder zwei Dimensionen definieren.

Falls Sie keine Preistabelle über Anzahl, sondern über Abmessungen erfassen, muss die Mengeneinheit des Artikels dazu passend sein, also entweder m oder m2.

Es gibt folgende Optionen:

• Einträge synchronisieren: Hierbei werden die Einträge mit identischen Preisen über alle Preisstufen hinweg synchronisiert, sprich korrespondierende Einträge werden angelegt. Ist diese Option nicht aktiv, müssen Sie die Einträge für jede Preisstufe erneut erfassen. Ohne Einträge in VK1, VK2 oder VK3 kann in der Projektposition kein Preis ermittelt werden.
• Preise synchronisieren: Hier werden die Einträge synchronisiert und die Preise anhand der Aufschlagssätze auf der Seite Allgemein angepasst, so daß man nicht auch den KK, VK-1-3 jeweils einzeln eintragen muß.
• Tabelle ist symmetrisch: Hier werden jeweils auch Spiegeleinträge erzeugt. Erfassen Sie einen Eintrag mit den Abmessungen 400/600 wird auch der Eintrag 600/400 erzeugt.

kg-Zuschlag

Diese Preisberechnung ist für Edelstahlverarbeiter geschaffen worden. Bevor Sie hier richtig arbeiten können, müssen Sie über die Funktion Legierungszuschläge erst einmal definieren, welche Güteklassen es für bestimmte Artikelgruppen gibt. Danach können Sie in der Tabelle bestimmen, wie hoch die Aufschläge sein sollen.

Auf der Seite Preisberechnung können Sie für den aktuellen Artikel dann einsehen, wie sich die Aufschläge für die verschiedenen Güteklassen verhalten, eine weitere Einstellung ist dort nicht nötig. Allerdings müssen Sie auf der Seite Allgemein das ME-Gewicht für den Artikel definieren.

Rasterpreis

Beim Rastermass definieren Sie lediglich das Raster für 2 Dimensionen, innerhalb dessen Artikelpreise berechnet werden. Wenn Sie ein Raster von 200 auf 200 mm definieren, so wird eine Artikelabmessung von 1150 mal 1360 mm auf 1200 mal 1400 hochgerundet und auf Basis des gerundeten Masses der Preis ermittelt.