Einführung

Selbstverständlich ist in Bezug auf den Kunden der Druck der Dokumente Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung etc. am wichtigsten.

Profacto bietet hier viele Hilfen, damit Sie diese Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen können.

Alles, was Sie erfaßt haben, kann auch ausgedruckt werden. Wo und wie es ausgedruckt wird, ist durch Formulare definiert.

Sie kümmern sich bei der Erfassung lediglich darum, daß die richtige Information erfaßt wird, das Layout besorgt dann das Formular. Dabei haben Sie durch die Textbausteine vor und nach der Position, die Preise und die Summenpositionen starken Einfluß auf den Aufbau eines Projektdokuments.

Druckablauf

Der Ablauf beim Drucken ist der, daß sich profacto zu einem Projekt den Kopf und alle Positionsdaten zusammensucht und sie so
zusammenstellt, dass nur die zu druckenden Positionen und Texte berücksichtigt werden. Die Positionen werden in eine Datei Dokumente geschrieben, in der auch alle Textbausteine zusammengefaßt werden. In der Datei Dokumente stehen dadurch nur noch reduzierte Informationen. Wollen Sie spezielle Daten drucken, die da nicht drinstehen, müssen Sie auf die Datei Projektposition zurückgreifen, in der die restlichen Positionsdaten stehen. Dies nur für die Cracks, die selbst Formulare anpassen wollen.

Aufruf des Druckdialogs

Zum Drucken wählen Sie nun einfach einen oder mehrere Projekte in der Übersicht an und dann den Befehl Drucken aus dem Menü Datei/Ablage.

Sie können dasselbe auch in der Positionsübersicht eines Projekts tun, allerdings ist dabei zu beachten, dass selbst bei Anwahl aller Positionen immer nur eine Teilrechnung gedruckt wird, wenn Sie eine Rechnung drucken wollen.

Es erscheint so oder so zuerst der untenstehende Druckdialog.

Erst wenn Sie jetzt über die Reiter das gewünschte Dokument anwählen, springen Sie in den eigentlichen Druckdialog für Angebot bis Rechnung.

Beim Druck von Projektdokumenten kann ein vom Tagesdatum abweichendes Druckdatum eingetragen werden. Dadurch können Sie Rechnungen vor- oder nachdatieren. Außerdem ist die Belegummer des Dokuments abweichend erfaßbar.

Wollen Sie eine Kopie eines schon gedruckten Dokuments drucken, ist mit Klick auf den Feldbezeichner Nummer eine der bisher vergebenen Dokumentnummern auswählbar.

Wählen Sie die Option Probedruck, wenn der Nummernkreis nicht hochgezählt werden soll, der Status gleich bleiben und (bei Rechnungen) auch kein offener Posten erzeugt werden soll. Die Option Dokumente ändern wählen Sie dann an, wenn Sie Änderungen an einem Formular vornehmen wollen. extragroup übernimmt keine Garantie für von Ihnen geänderte Formulare!

Eine Druckvoransicht ist über die Schaltfläche Vorschau möglich. Das aktuelle Dokument wird dann aufbereitet und direkt auf dem Bildschirm gedruckt. Über die üblichen Schaltflächen kann dann vor- und zurückgeblättert werden. Sobald Sie das Voransicht-Fenster schließen oder die Schaltfläche zum Abbrechen betätigen, wird die Voransicht beendet und Sie befinden sich wieder im Druckdialog, von wo aus Sie jetzt den normalen Ausdruck direkt starten können, wenn alles in Ordnung ist.

Die Option Alle Projekte auf einmal hilft Ihnen, mehrere Projekte insgesamt zu drucken. Profacto fragt Sie beim Klick auf Drucken nur einmal nach den Papierformat-Daten und druckt dann alle gewählten Projekte in einem Rutsch.

Mit Hilfe des Popup-Menüs Dokumente wählen Sie den für den Druck zu verwendenden Formularsatz aus. Neben dem Standardsatz, der in den Voreinstellungen direkt eingetragen ist, können die Formularsätze anderer Benutzer sein oder alternative Formulare für Auslandsrechnungen etc.

Sie können mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen in einem Projekt arbeiten und auch bei Rechnungen ins Ausland an Privatkunden mit ausländischen Sätzen rechnen. Beachten Sie dabei jedoch, daß es auch hier Einschränkungen gibt. Das sind unter anderem:

• Pro Ausdruck gibt es nur eine Staffel gültiger Mehrwertsteuersätze.
• Faßt man mehrere Positionen zu einer Summenposition zusammen, schreibt die Summenposition den Mehrwertsteuersatz "var", die Sätze der Einzelpositionen haben keine Gültigkeit mehr.

Listen

Über den Punkt Quick Report haben Sie die Möglichkeit alle Datenbankfelder schnell und unkompliziert auszuwerten.

Rubrik Sortierung

Über die Einstellung der Sortierkriterien kann sich
das Aussehen der Liste stark verändern und der Informationsschwerpunkt
kann sich vom Projekt z.B. zum Kunden verschieben.

Freie Listen (Reports)

Achtung: in den Voreinstellungen gibt es persönliche Voreinstellungen in denen festgelegt wird ob ein User Formulare ändern darf oder nicht ! s. Formularadministrator

Neben den klassischen Ausdrucken, die sich von Projekten machen lassen, gibt es immer eine ganze Reihe spezieller Drucke und Dokumente, die aus einem Projekt heraus erzeugt werden müssen. Mit Hilfe des Formulareditors sind viele solcher Dokumente einfach zu erstellen (extragroup hilft gern) und auch einfach anzusteuern.

• Mit Klick auf die Schaltfläche '''Neu''' legen Sie ''nach Eingabe eines Formularnamens'' ein Formular an. Dieses ist allerdings noch leer. Es empfiehlt sich, nun ein Formular von der Festplatte oder CD zu laden, das bereits für eine freie Auswertung vorkonfiguriert ist.
• Mit der Schaltfläche '''Umbenennen''' können Sie ein markiertes Formular umbenennen.
• Mit der Schaltfläche '''Öffnen''' können Sie für ein markiertes Formular einen neuen Report von der Festplatte laden.
• Mit '''Löschen''' wird ein Formular samt Report wieder aus der Liste gelöscht.

Erweiterte Funktionen

Sobald ein Formular in der Liste aktiviert ist, können Sie weitere Eigenschaften festlegen. Einerseits können Sie bestimmten, ob das Formular sich wie eine "klassische" freie Liste verhält, also auf Basis der Projektpositionen gedruckt wird oder ob es sich verhält wie ein Belegdruck von Angebot bis Rechnung. Damit können Sie zum Beispiel eine simulierte Auftragsbestätigung drucken, ohne daß Sie daran denken müssen, diese als Probedruck zu drucken.

Weiterhin können Sie einstellen, daß eine der Listen aus dem Bereich Freie Listen automatisch immer dann gedruckt wird, wenn ein Angebot, eine AB, ein Lieferschein oder eine Rechnung gedruckt wird. Damit ist eine tiefgreifende Automatisierung von Abläufen möglich, weil in einem Rutsch alle wesentlichen Dokumente für einen Auftrag gedruckt werden können.

Hilfestellung zu diesem sehr trickreichen Leistungsmerkmal erhalten Sie von uns.

Angebote drucken

Angebote können auch in Fremdwährungen gedruckt werden. Sie können über die Eingabe einer Überschrift die Bezeichnung des Formulars manuell anpassen.

Das Feld Summierungsebene gibt Ihnen die Möglichkeit – ???

Auftragsbestätigung drucken

Unter der Rubrik Option können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden.

Lieferscheine drucken

Beachten Sie, dass um einen Lieferschein zu drucken, Positionen mit dem Status Auftragsbestätigung vorhanden sein sollten, sonst wird profacto Ihren Befehl "verweigern".

Sie können hier schon entscheiden, ob die Lagerbuchung durchgeführt werden soll.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Sendungspositionen anzulegen.

Denkbar sind dann auch Folgedrucke - z.B. mit Paketaufklebern u.ä.

Aconto-Rechnungen drucken

Für den Druck einer Abschlagsrechnung können Sie unter der Rubrik Teilrechnung entweder einen Prozentsatz des Projektwertes oder einen Fixbetrag unter Berücksichtigung von Rabatt, Mwst-Satz und Skonto angeben.

Bei einer Teilrechnung sind einige Angaben mehr zu machen: Hier müssen Sie
noch eintragen, unter welcher Bezeichnung die Teilrechung gedruckt wird und
um welchen Abschlagsbetrag es sich dabei handelt.

Das Feld Bezeichnung wird im Formular auf eine Artikelnummer umgesetzt. Werden in Ihren Formularen keine Artikelnummern gedruckt, dann klicken Sie auf den kleinen Button Text und geben Sie hier den Teilrechnungstext ein.

Bei einer Teilrechnung geben Sie den zu berechnenden Betrag ein, auf den
noch die MwSt. aufgeschlagen wird.

Falls Sie eine Teilrechnung mit detaillierteren Angaben über die berechneten
Positionen drucken wollen, starten Sie den Druck aus der Positionsübersicht
heraus.
Wählen Sie dabei die Positionen an, die Sie anläßlich der Rechnungstellung
geliefert haben.
Es erscheint dann auch kein Teilrechnungsdialog,
sondern ein normaler Dialog wie bei Angebot oder Rechnung, nur dass die
Überschrift Teilrechnung lautet.

Rechnungen drucken

Auch hier können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden.

Beachten Sie, dass um eine Rechnung zu drucken, Auftragspositionen mit einem Status kleiner als Rechnung vorhanden sein müssen, sonst wird profacto Ihren Befehl "verweigern".

Wollen Sie eine Rechnung einfach nur ein zweites Mal drucken, ist das problemlos möglich, die Option Probedruck ist dabei aber auf jeden Fall angekreuzt, so daß nur eine Kopie gedruckt wird.

Ist die Rechnung bereits gedruckt und der Status gesetzt finden Sie eine Kopie auch im Vorgangsarchiv unter Belege und können diese dort ausdrucken.

Wollen Sie eine Rechnung tatsächlich nochmal herausgeben, weil Sie in der ersten Version etwas falsch gemacht haben, müssen Sie den Status des Auftrags wieder zurücksetzen.
Dies machen Sie, in dem Sie den Auftrag in der Übersicht markieren und dann aus dem Menü Status z.B. Auftragsgestätigung wählen. Dabei wird die falsche Rechnung gelöscht, als ob sie nie gedruckt worden wäre.

Die Nummernkreise werden nicht zurückgesetzt, d.h. die Rechnungs- oder Angebotsnummern werden weiter hochgezählt. Wollen Sie auch diese Zahlen zurücksetzen, müssen Sie dies in den Voreinstellungen auf der Seite Nummernkreise erledigen.

Gutschriften drucken

Alles für die Aconto Rechnungen Gesagte gilt auch für die Gutschrift!

Teilmengenlieferungen drucken

Teilmengen-Rechnungen drucken

Allgemeine Listen

Wählen Sie den Befehl Druck aus dem Menü Ablage in der Projektübersicht an und profacto wird Ihnen den folgenden Dialog präsentieren:

In der Rubrik Auswahl grenzen Sie die Aufträge ein, die Sie gerne ausgewertet haben möchten, z.B. alle Aufträge mit Fixtermin zwischen dem 1.2.06 und 28.2.06.

Weiterhin können Sie hier bestimmen, ob nur Angebote, nur Rechnungen oder ob alle Zustände gedruckt werden sollen.

Durch die Angabe der entsprechenden Sortierung erhalten Sie so z.B. eine Übersicht der als nächstes anstehenden Aufträge, der für einen bestimmten Kunden anstehenden Aufträge usw.

Gerade die Auswertung über den Kunden ermöglicht Ihnen sehr schnell zu erfassen, welche Aufträge zu einem Kunden bereits gelaufen sind und wieviel Umsatz dabei erwirtschaftet wurde.
Das wiederum kann Ihre Stellung beim Kunden ganz entscheidend beeinflussen. Denn Kunden mit viel Umsatz muß man vorsichtiger behandeln als solche, die bisher bloß mal eine Schraube gekauft haben...

Auswertungen über den Auftragsstatus bringen sehr viel Information z.B. über aktuelle Angebote oder noch zu schreibende Rechnungen.

Drucken Sie die Positionen gleich mit, erhalten Sie eine sehr kompakte Positionsliste zum Auftrag, die alle wesentlichen Informationen auch für die Fertigung enthält.

Für einige dieser Liste ist auch die Option Preise drucken aktiviert, über die Sie steuern können, ob der Preis (einer Position oder eines Auftrags) mit in der Liste erscheinen soll.

Von den normalen Sortierungen abweichend bringt die Sortierung Auswertung eine sehr aussagekräftige Liste über den momentanen Status eines Auftrags. In einer Zeile im Querformat wird die vorkalkulierte Zeit mit der gearbeiteten, das vorkalkulierte Material mit dem nachkalkulierten und die bereits gelieferten Bestellungen mit den noch offenen verglichen. Dadurch können Verzögerungen oder Kostensteigerungen in Arbeitszeit und Material schnell erkannt werden. Die Daten für diese Auswertung erhält profacto aus der Stückliste, aus den Kalkulationen und aus dem Bestellwesen. Sind dort
keine Daten erfaßt, kann der entsprechende Part der Auswertung auch keine Aussagen machen...

Die Sortieroption Kosten liefert einen Ausdruck aller zu den gewählten Aufträgen erfaßten Projektkosten.

Hinweise

Druck von Belegen unabhängig vom Status

Unter bestimmten Voraussetzungen muss ein Belegdruck unabhängig vom entsprechenden Status des Projekt zur Verfügung stehen.

Daher kann aus der Positionsübersicht ab sofort in der Version PF 2010 der Dokumentendruck aller Dokumente unabhängig vom Status angestoßen werden.

Es ist somit möglich z.B. eine erneute AB bei Status Lieferschein aus der Positionsübersicht auszudrucken .