Voraussetzungen
Damit Formularanpassungen außerhalb von vor Ort-Terminen durchgeführt werden können, ist es notwendig, daß die in der profacto Datenbank hinterlegten Formulardateien extrahiert und nach Bearbeitung wieder eingelesen werden. Wir setzen an dieser Stelle einen souveränen Umgang mit Dateien und Ordnern Ihres Betriebssystems voraus.
Sicherheit geht vor - Backup erstellen
Im Zweifelsfall sollten Sie immer ein Backup erstellen, bevor Sie Formulare bearbeiten.
Um vorhandene Formulare und Freie Listen extrahieren zu können benötigen Sie Zugriff zu den Voreinstellungen und gegebenfalls die Anwenderrolle Formularadministrator, die Sie in den PVE - Ansichten aktivieren.
Gehen Sie im Detail wie folgt vor:
- Alle Module schließen.
- Voreinstellungen => Reiter Ansichten => eigenen Benutzernamen doppelt klicken => Reiter Ansichten => links mittig 'Formularadministrator' aktivieren.
- Alles speichern, sich neu anmelden. Von nun an steht Ihnen die Option Formulare zu exportieren, zu importieren oder Vorlagen zu speichern oder ändern zur Verfügung.
4D Write Formulare in den Aktivitäten, Reiter Textverarbeitung
Unten können Sie nun eine Vorlage innerhalb der Datenbank sichern, und über das Menü Ablage, Sichern unter ... können Sie eine Vorlage als Datei außerhalb der Datenbank als eigenständige Datei speichern.
SuperReport-Formulare ändern
Für die Standardbelegformulare (Angebot bis Rechnung, Mahnung, Bestellanfrage bis -stornierung) öffnen Sie die Voreinstellungen, wechseln auf den Reiter Formulare.
Öffnen Sie das Dropdownmenü für die Formularart, die Sie bearbeiten möchten (z.B. Angebote) und folgen Sie den folgenden Anleitungen je nach gewünschtem Ergebnis:
Formulare als Datei exportieren
Wählen Sie den Eintrag Bearbeiten.
Vorsicht
Der Formulareditor hat nur eine beschränkte Undo-Funktionaliät, ändern Sie im Editorbereich nichts, wenn Sie nicht ganz genau wissen, was Sie machen möchten. Änderungen bei profacto Small Business-Installationen können verhindern, daß Sie zukünftig optimierte Musterformulare einfach einlesen können.
- Danach gehen Sie in die Druckdialoge bei denen die Formulare verwendet werden (Projekt: Angebot, Bestellung: Anfrage)
- Im Druckdialog den Haken 'Formular vor Druck ändern' anklicken, Vorschau erzeugen.
- Im neuen Dialog innerhalb des Fensters selber nichts machen. Oben auf 'File' (oder 'Datei') klicken und auf 'Save to Disk As...' gehen. Die Datei mit Art des Formulars (z.B.: Bestellung) und Datum auf Ihrem Rechner speichern und per email an uns zusenden.