Dieser Kurzlehrgang beschreibt Ihnen, wie Sie Bestellungen auf Basis des in Projekten anfallenden Bedarfs in profacto erstellen.
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Artikel reservieren und Bestellvorschläge erzeugen
Klicken Sie in der Projektübersicht das Projekt einmal an, so dass dieses hinterlegt erscheint. Wählen Sie nun aus dem Menü «Lager» den Eintrag «Reservierung...».
Im nun erscheinenden Dialog sehen Sie eine Übersicht der markierten Projekte und auf dem zweiten Reiter der zu reservierenden Position. Wie reserviert wird, hängt von der Positionsart ab.
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profacto listet zu Ihrer Information die Artikel auf, die als Bestellvorschlag erstellt werden. Dabei sehen Sie auch gleich, wo nur reserviert, aber nicht bestellt wurde. Ausserdem sehen Sie auch, welche Positionen oder Stücklistenteile nicht reserviert werden konnten, weil sie keine Artikelnummer hatten:
Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche «OK».
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Wählen Sie nun aus dem Menü «Bereich» den Eintrag «Bestellungen». Die «Bestellungen - Übersicht» wird eingeblendet.
Bestellvorschläge aufrufen
profacto hat auch noch keine Bestellungen generiert, sondern «Bestellvorschläge», aus denen Sie sich nun Bestellungen erzeugen lassen. Rufen Sie aus dem Menü "Funktionen" den Befehl "Bestellvorschläge" auf.
Bestellungen zuordnen
In der Übersicht sehen Sie alle Bestellvorschläge. Das können sehr viele sein, wenn auch Kollegen Reservierungen vornehmen. Am einfachsten nutzen Sie die Livesuche, um sich Ihre Bestellvorschläge herauszusuchen. Tippen Sie dazu die Projektnummer oder Teile davon in das Suchfeld ein.
Bestellvorschläge, die erzeugt wurden, um einen Lagerbestand aufzufüllen, tragen keine Projektnummer. Entweder löschen Sie diese, falls Sie Lagerartikel nach eigenem Gutdünken bestellen oder Sie behandeln diese in einem eigenen Zuordnungslauf.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche «Bestellungen zuordnen». Folgender Dialog wird eingeblendet. Stellen Sie alles wie abgebildet ein:
Indem Sie die Option «Noch offener Bestellung zuordnen» einschalten, können Sie über das Aufklappmenü die zu bestellenden Positionen einer noch offenen, also noch nicht abgesetzten Bestellung zuordnen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie eine grössere Sammelbestellung absetzen wollen. Normalerweise bestellen Sie jedoch kommissionsweise.
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Einmalartikel weisen sie am besten separat einer Blankobestellung zu. Gegebenenfalls müssen Sie hier noch nachbearbeiten, falls die Artikelbezeichnung noch nicht aussagekräftig genug ist.
Ergebnis prüfen
Wenn Sie alle gewünschten Bestellvorschläge zugeordnet haben, sollte die Liste leer sein und Sie können die Bestellvorschlags-Übersicht durch Schliessen des Fensters verlassen.
Bestellungen auswählen
Verlassen Sie die Übersicht mit einem Klick auf die Schaltfläche «OK». Sie sehen nun die «Bestellungen- Übersicht» vor sich mit allen eben erzeugten Bestellungen. Wählen Sie die zu bestellenden Einträge aus:
Ausdruck erstellen
Starten Sie den Ausdruck der Bestellungen, indem Sie aus dem Aufklappmenü «Dokument» den Eintrag «Bestellung drucken» auswählen.
Heutzutage ist es am praktischsten, Bestellungen per Email zu versenden, aber auch das Verfahren mit Datei-Upload erfreut sich zunehmender Beliebtheit bei Beschlagsherstellern.
Bestellstatus prüfen
In der «Bestellungen - Übersicht» sehen Sie nun, dass profacto den Status der Bestellungen auf «bestellt» gesetzt hat, und gleich das Bestelldatum anfügt. So können Sie später jederzeit nachvollziehen, wann eine Bestellung abgesetzt wurde:
Der Bestellvorgang ist somit bereits abgeschlossen. Verlassen Sie die «Bestellungen - Übersicht», indem Sie auf die Schaltfläche «Schließen» klicken.
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