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Dieser Kurzlehrgang beschreibt Ihnen, wie Sie in profacto Artikel anlegen, um diese später für Aufträge, Bestellungen, Kalkulationen etc. zur Verfügung zu haben.
Grundsätzlich gibt es 4 verschiedene Vorgehensweisen, um einen oder mehrere Artikel neu zu erfassen:* '''
- Manuell
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- - Sie erfassen den neuen Artikel komplett “per Hand”.
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- Duplizieren
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- - Sie kopieren einen bereits vorhandenen Artikel und ändern an dieser Kopie nur noch die Eigenschaften ab, die den neuen vom bereits vorhandenen Artikel unterscheiden.
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- Datanorm
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- - Sie erhalten von Ihrem Zulieferer Artikel mit Einkaufskonditionen auf Diskette, CD-ROM oder via Internet/E-Mail im Datanorm-Format. Dann müssen Sie diese Daten nur noch in profacto einlesen. Auf diese Weise können Sie sehr viele Artikel auf einmal erfassen
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- oder deren Preise aktualisieren. Dieses Verfahren ist insbesondere für Beschläge sehr sinnvoll, weil hier die Artikelnummern der Hersteller auch im Betrieb gängigerweise verwendet werden.
- Import - Sie können in profacto problemlos Artikel aus Textdateien einlesen. Diese können Sie selbst erstellen. Wenn Sie Ihre Artikel bereits in einer Tabellenkalkulation erfasst hatten, können Sie diese als Textdatei speichern und dann in profacto einlesen. Sie müssen diese Artikel also nicht erneut von Hand eingeben.
Durchführung
Starten Sie profacto. Falls profacto bereits läuft, schließen Sie alle Fenster, bis der Startbildschirm zu sehen ist.
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Öffnen des Artikelstammes
Schaltfläche «Artikel»
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Möglichkeit 1 - Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche «Artikel»:
Menüpunkt «Bereich» - «Artikel»
Möglichkeit 2 - Wählen Sie aus dem Menü «Bereich» den Befehl «Artikel»... oder halten Sie die «Strg» - Taste fest und drücken Sie dabei «5»:
Viele Funktionen in profacto lassen sich über sogenannte Tastaturkürzel (engl. «Shortcuts») aufrufen. Damit Sie diese Tastaturkürzel nicht auswendig lernen müssen, können Sie diese jederzeit in den Menüs nachsehen. Wenn ein Befehl mit einem solchen Kürzel ausgeführt werden kann, so wird dieses direkt hinter dem jeweiligen Menü-Eintrag aufgeführt. In der Abbildung oben erkennen Sie, dass der Artikelbereich auch mit der Tastenkombination «Strg» - «5» aufgerufen werden kann.
Artikelübersicht
Die Artikelübersicht wird nun eingeblendet. Im oberen Bereich der Übersicht wird eine Liste der aktuell ausgewählten Artikel angezeigt. Links unten im Bereich «Artikel anzeigen» können Sie einstellen, welche Artikel in der Liste zu sehen sein sollen:
Neuen Artikel erzeugen
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- Sie nutzen aus dem Menü «Datei» den Befehl «Neu». Achten Sie auch hier auf das Tastaturkürzel «Strg» - «N»:
- Sie klicken auf die Schaltfläche in der Toolbar, die wie ein Blatt Papier mit geknickter Ecke aussieht.
Ein neues, leeres Formular zur Artikelerfassung wird eingeblendet:
Im neu geöffneten Formular steht die Eingabemarke (auch Cursor genannt) bereits links oben im Feld «Artikel». Dies ist daran zu erkennen, dass links im Feld ein kleiner senkrechter schwarzer Strich blinkt:
In diesem Beispiel möchten Sie eine Buche 3-Schicht-Platte von 25 mm Stärke anlegen, beispielsweise zur Fertigung von Fensterbrettern. Geben Sie als Artikelnummer «MH-3S-Buche-25» ein und drücken Sie die Tabulatortaste. Auch hier hilft Ihnen ein kleiner Hilfetext, wenn Sie den Mauszeiger kurz über dem Eingabefeld «Artikel:» parken:
Bevor Sie beginnen, umfangreiche Artikelstämme in profacto zu erfassen, sollten Sie sich ein Konzept zur systematischen Vergabe von Artikelnummern erarbeiten.In der Regel werden die Artikel, die in der Stückliste als Trägermaterial, als Kante, Belag oder Lack genutzt werden, mit einer sprechenden Artikelnummer versehen, weil diese Artikel so auf der Stückliste erscheinen. Bei allen anderen Artikeln ist die Vergabe reiner Ziffern oder ein anderer, nichtsprechender Code in Ordnung, da diese Artikel immer über die Bezeichnung gesucht und gefunden werden können.
Die Einfügemarke befindet sich jetzt im Feld «Bezeichnung». Geben Sie hier bitte folgenden Text ein:
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Tragen Sie weiterhin bei «Verschnitt» noch «40» ein. Die folgenden Felder überspringen Sie mit der Tabulatortaste, bis die Einfügemarke im Feld «EK-Preis» steht.
Hier der Zwischenstand mit allen Eingaben bis zu diesem Moment:
Preisbestimmung
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profacto schlägt Ihnen nun einen «KK-Faktor» von 1,15 15% auf Ihren «EK-Preis» vor. Diese Information entnimmt profacto der Artikelgruppe «Platten 3Schicht», der Sie den Artikel vorher zugeordnet haben. Daraus wird der so genannte «KK-Preis» ermittelt. Das ist der «EK-Materialpreis» zuzüglich eines kleinen Aufschlages (dem KK-Faktor), der die Kosten abdeckt, die Ihnen durch die Beschaffung des Artikels entstehen (Telefonate, Büroarbeitszeit, Abladen usw.). Der «KK-Preis» entspricht also dem Selbstkostenpreis. Wenn der vorgeschlagene Wert nicht Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie diesen jederzeit abändern. Drücken Sie die Tabulatortaste.
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Die Einfügemarke springt nun in das Feld «Gewerblich»«VK-Preis 1». profacto errechnet Ihnen aus dem «KK-Preis» multipliziert mit dem Faktor «Gewerblich» «VK-Preis 1» den Preis für gewerbliche normale Kunden. Dieser Faktor aus der Artikelgruppe ist auf 1,3 30% voreingestellt. Auch hier können Sie einen Wert Ihrer Wahl eintragen. Drücken Sie die Tabulatortaste. Nun können Sie auch für die weiteren VK-Stufen eigene Preise angeben.
Die 3 verschiedenen VK-Preisstufen gestatten Ihnen, verschiedenen Kunden unterschiedliche Preise machen zu können (siehe Kurzlehrgang "Anlegen eines neuen Kunden"). Deshalb ist es sinnvollmöglich, die VK-Stufen mit «Gewerblich», «Privat» und «Neukunde» zu definieren:
Ein Neukunde bekommt zum Beispiel einen etwas günstigeren Preis (um diesen zu gewinnen), gewerbliche Kunden erhalten ebenfalls einen etwas günstigeren Preis, und Standard-Kunden bekommen den Standardpreis angeboten.
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Sie möchten auf Angebot und Rechnung die Pfennigbeträge Centbeträge aufrunden, um unschöne Centbeträge nicht auszuweisen. Stellen Sie also unter «Rundung VK-Preis» - «(Euro) 0» ein, indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld klicken und im aufklappenden Menü diesen Wert wählen. Der Kunde bekommt dann den Preis kaufmännisch auf volle Euro-Beträge gerundet. Drücken Sie die Tabulatortaste.
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Im folgenden Feld «MwSt» verfahren Sie ebenso; der Mehrwertsteuersatz B (= 19%) ist bereits eingestellt. Übernehmen Sie diesen bitte, und überspringen Sie das Feld, in dem nun «16» «19» steht, mit der Tabulatortaste.
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Im folgenden Bild können Sie nochmals überprüfen, ob Sie alle Einstellungen korrekt vorgenommen haben:
Beenden der Eingabe
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