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Falls Sie eine Bestellung erfasst haben und gegebenenfalls auch angefragt, sie dann jedoch nicht zur Ausführung kommen soll, können Sie den Status manuell auf Nicht Erteilt setzen.
Deckblatt
Bereich Lieferant
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Direkt unterhalb der Lieferantennummer sehen Sie die Kundennummer beim Lieferanten, Telefonnummern und den Crefo-Bonitätsindex. Wahlweise können Sie statt der Lieferantenadresse auch die eines Ansprechpartners beim Lieferanten wählen.
Bereich
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Hier finden Sie Informationen, um komplexere Lieferketten abzubilden. Die einfachste Option stellt das Ankreuzfeld Lieferung erfolgt direkt an Lieferadresse im Projekt dar. Damit erfolgt die Lieferung direkt an den Kunden statt an Ihren Standort.
Der Zuliefernde Lieferant ist derjenige, der dem Lieferanten in der Bestellung zuliefert. Denkbar ist, dass ein Lieferant beispielsweise Stangenware liefert, die der eigentliche Lieferant zuschneidet und locht.
Der Weiterverarbeiter ist der Lieferant, der vom Lieferanten der Bestellung mit der Ware beliefert wird. Beispielsweise ein Betrieb, der die vorher erwähnten Stangen pulverbeschichtet.
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Die hier gemachten Einstellungen erscheinen nicht automatisch im Druck, sondern müssen im Formular auch entsprechend plaziert sein. Neuere Standardformulare von extragroup berücksichtigen dies, falls Sie jedoch schon länger mit profacto arbeiten und die in diesem Bereich vorgestellten Leistungsmerkmale nutzen wollen, müssen Sie das Formular anpassen lassen - wir erledigen dies gerne im Rahmen einer Dienstleistung nach Aufwand. |
Bereich Suchfelder
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Zuordnung
- GU-Bestellung: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn es sich um eine Bestellung zu einem GU-Projekt handelt. In diesem Fall können Sie ausschließlich die Bestellnebenkosten erfassen, die in den Voreinstellungen, Reiter Bestellungen als nur für GU-Bestellung deklariert sind.
- Projekt: Ordnen Sie hier das Projekt zu, für das die Bestellung ausgeführt wird. Falls Sie auf Lager bestellen, lassen Sie dieses Feld frei. Ist ein Projekt zugeordnet, wird jede Bestellposition mit dem Projekt vorbesetzt.
- Reklamationsbestellung: Dieses reine Infofeld kennzeichnet eine Bestellung, mit der Sie fehlerhaft gelieferte Ware reklamieren können. Die Lieferung durch den Lieferanten erfolgt in diesem Falle kostenfrei.
Bereich Bemerkung
Erfassen Sie hier eine Bemerkung zur Bestellung.
Bereich Besteller
Normalerweise wird der Besteller automatisch durch den aktuell angemeldeten Anwender befüllt. Sie können jedoch jederzeit hier einen anderen Sachbearbeiter eintragen. Im Popup-Menü werden Ihnen nur Mitarbeiter angezeigt, die im Personalstamm als Einkäufer registriert sind.
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- Lieferung erwartet bis: Tragen Sie hier ein, bis wann die Bestellung geliefert werden soll. Dieses Datum wird in vielen Fällen automatisch besetzt, wenn Sie in den Bestellpositionen Artikel erfassen, die eine Lieferzeit hinterlegt haben. Dieses Datum errechnet sich ausgehend vom Tagesdatum zuzüglich der Lieferzeit in Werktagen, Wochenenden werden also übersprungen. Der Feldtitel ist eine Schaltfläche, so dass die Liefervorgabe auch Tage nach der Erfassung der Bestellung wieder aktualisiert werden kann. Über das Ankreuzfeld Lieferdatum nicht anpassen können Sie die Vorgabe aber fixieren und sie wird dann nicht mehr durch profacto verändert.
- AB erhalten am: Tragen Sie hier ein, wann Sie vom Lieferanten die Auftragsbestätigung für Ihre Bestellung erhalten haben.
- AB-Nummer: Erfassen Sie hier die Nummer der Auftragsbestätigung des Lieferanten.
- Lieferung zusagt für: In der Regel kommt mit der Auftragsbestätigung auch eine Terminbestätigung. Tragen Sie den zugesagten Liefertermin hier ein. Der Status der Bestellung wird dadurch auf Lieferterminzusage gesetzt.
- Geliefert am: Dieses Datum wird besetzt sobald die Bestellung vollständig geliefert wurde.
Bereich
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Lieferung
- Rahmenbestellung: Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn die Bestellung als Rahmenbestellung fungieren soll. Eine Rahmenbestellung gibt beim Lieferanten vor, dass die bestellten Waren und Dienstleistungen nicht auf einmal, sondern in Abrufen bezogen werden. Die Rahmenbestellungen legt dazu die Konditionen fest. Auf diese Weise sichern Sie sich beim Lieferanten gleichbleibende Konditionen über einen definierten Zeitraum.
- Abrufbestellung für Rahmen: Sobald es eine Rahmenbestellung gibt und diese bestellt wurde, werden Sie beim Neuanlegen einer Bestellung gefragt, ob Sie eine leere Bestellung anlegen wollen oder einen Abruf zu einem Rahmen erzeugen wollen. In diesem Fall ist dann dieses Ankreuzfeld aktiviert und die Rahmenbestellnummer wird angezeigt. In den Bestellpositionen müssen Sie dann nur noch die Bestellmengen eintragen.Lieferscheinnummer: Nummer des letzten Lieferscheins des Lieferanten zur Bestellung.
- Rechnungsnummer: Nummer der letzten Rechnung des Lieferanten zur Bestellung.
- Rechnung vorhanden: Dieses Ankreuzfeld wird von profacto aktiviert, wenn eine Rechnung, und sei es eine Teilrechnung, zur Bestellung vorhanden ist.
- Voll berechnet: Dieses Feld ist angekreuzt, wenn die Rechnung komplett vorhanden ist.
Bereich Preisanfrage
- Anfragedatum: Dieses Datum wird automatisch besetzt, sobald Sie eine Preisanfrage ausdrucken.
- Wunschdatum Angebotsabgabe: Erfassen Sie dieses Datum, um es beispielsweise in einem Begleitschreiben zur Bestellung anzudrucken.
- Angebot erhalten am: Erfassen Sie hier, wann Sie das Angebot des Lieferanten erhalten haben. Diese Information ist wesentlich, wenn Sie im Rahmen einer Anfrage an mehrere Lieferanten vergleichen wollen, welche Lieferanten pünktlich angeboten haben.
- Absagedatum: Datum, wann der Lieferant die Anfrage abgesagt hat.
- Absagegrund: Der Grund, wieso der Lieferant kein Angebot schicken wollte.
Sprache
Unten im Fenster kann zudem die Sprache der Bestellung festgelegt werden. Diese wirkt sich als Vorgabe für die Lieferkonditionssprache in den Positionen aus und in welcher Sprache gedruckt werden soll. Idealerweise, sollte diese durch den Lieferanten schon passend vorbesetzt werden.
Details
Bereich Lieferkette
Hier finden Sie Informationen, um komplexere Lieferketten abzubilden. Die einfachste Option stellt das Ankreuzfeld Lieferung erfolgt direkt an Lieferadresse im Projekt dar. Damit erfolgt die Lieferung
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- Lieferscheinnummer: Nummer des letzten Lieferscheins des Lieferanten zur Bestellung.
- Rechnungsnummer: Nummer der letzten Rechnung des Lieferanten zur Bestellung.
- Rechnung vorhanden: Dieses Ankreuzfeld wird von profacto aktiviert, wenn eine Rechnung, und sei es eine Teilrechnung, zur Bestellung vorhanden ist.
- Voll berechnet: Dieses Feld ist angekreuzt, wenn die Rechnung komplett vorhanden ist.
Bereich Bemerkung
Erfassen Sie hier eine Bemerkung zur Bestellung.
Bereich Zuordnung
- GU-Bestellung: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn es sich um eine Bestellung zu einem GU-Projekt handelt. In diesem Fall können Sie ausschließlich die Bestellnebenkosten erfassen, die in den Voreinstellungen, Reiter Bestellungen als nur für GU-Bestellung deklariert sind.
- Projekt: Ordnen Sie hier das Projekt zu, für das die Bestellung ausgeführt wird. Falls Sie auf Lager bestellen, lassen Sie dieses Feld frei. Ist ein Projekt zugeordnet, wird jede Bestellposition mit dem Projekt vorbesetzt.
- Reklamationsbestellung: Dieses reine Infofeld kennzeichnet eine Bestellung, mit der Sie fehlerhaft gelieferte Ware reklamieren können. Die Lieferung durch den Lieferanten erfolgt in diesem Falle kostenfrei.
Bereich GU-Bearbeitungszeitraum
- Bearbeitungsbeginn und -ende: Tragen Sie hier informationshalber ein, in welchem Zeitraum der Nachunternehmer die Bestellung auf der Baustelle ausführt.
Texte
direkt an den Kunden statt an Ihren Standort.
Der Zuliefernde Lieferant ist derjenige, der dem Lieferanten in der Bestellung zuliefert. Denkbar ist, dass ein Lieferant beispielsweise Stangenware liefert, die der eigentliche Lieferant zuschneidet und locht.
Der Weiterverarbeiter ist der Lieferant, der vom Lieferanten der Bestellung mit der Ware beliefert wird. Beispielsweise ein Betrieb, der die vorher erwähnten Stangen pulverbeschichtet.
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Die hier gemachten Einstellungen erscheinen nicht automatisch im Druck, sondern müssen im Formular auch entsprechend plaziert sein. Neuere Standardformulare von extragroup berücksichtigen dies, falls Sie jedoch schon länger mit profacto arbeiten und die in diesem Bereich vorgestellten Leistungsmerkmale nutzen wollen, müssen Sie das Formular anpassen lassen - wir erledigen dies gerne im Rahmen einer Dienstleistung nach Aufwand. |
Bereich Suchfelder
Hier stehen Ihnen 4 frei definierbare Felder zur Verfügung, die Sie nutzen können, um die Bestellung mit internen Ablaufinformationen zu füllen.
Bereich GU-Bearbeitungszeitraum
- Bearbeitungsbeginn und -ende: Tragen Sie hier informationshalber ein, in welchem Zeitraum der Nachunternehmer die Bestellung auf der Baustelle ausführt.
Bereich Sonstiges
- Reklamationsbestellung - diese Option aktivieren, um eine Bestellung als Reklamation ggü. dem Lieferanten für die anderen Mitarbeiter in der Spalte Status mittels (REKL) erkennbar zu machen.
- Vorgabe - Bestellungen, in denen diese Option aktiv ist, werden bei neuen Bestellungen als Vorgaben im Vorschaltdialog, der ab der ersten Vorgabe-Bestellung oder Rahmenbestellung sichtbar wird, wählbar.
Bereich Lieferbedingungen
- Lieferart: Tragen Sie hier informationshalber ein, wie der Lieferant sie beliefert. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.
- Rabatt: Der Rabatt sollte nur im Kontext von GU-Bestellungen genutzt werden, da normalerweise die Rabattierung direkt beim Positionsartikel erfolgt.
- Rabatt in Geld: Alternativ zu einem prozentualen Rabatt kann auch ein Rabatt in Form eines Geldbetrags vereinbart werden
- Fälligkeit: Die Fälligkeit der zu erwartenden Lieferantenrechnungen. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.
- Skonto und Skontotage: Skontotage und Fälligkeit der zu erwartenden Lieferantenrechnungen. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.
Bereich Kontierung
- Aufwandskonto: Das Standardaufwandskonto der Bestellung. Wird verwendet, falls in den Bestellpositionen keine weiteren Kontierungen angegeben sind.
- Umsatzsteuerart: Wahlweise Normale, Steuerfrei oder EU steuerfrei.
- Bestellung nach §13b: Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen. Die Steuerart wird steuerfrei, wenn dieses Feld aktiviert ist. Entspricht in Österreich §19.
Bereich Vereinbarte Abschläge
- Abschlag 1 bis 4 in Geld bzw. Prozent: Hier können Sie hinterlegen, welche Abschläge Sie einem Lieferanten - in der Regel im Zusammenhang mit GU-Projekten - bezahlen. Diese Werte werden derzeit von profacto nicht weiter ausgewertet.
Bereich Einbehalte
Auch im Umfeld von GU-Projekten kommt es gegenüber Ihren Nachunternehmern zu Situationen, in denen Sie Teilbeträge des Bestellbetrags einbehalten. Die hier zu erfassenden Informationen sind in erster Linie wichtig, um im Lieferanten-OP auf der Seite Abzüge auf die korrekten Werte bei der Ermittlung des Zahlbetrags zu kommen.
- Sicherheit bei AZ: Der Sicherheitseinbehalt als Prozentwert, wenn Sie Acontorechnungen des Lieferanten bezahlen
- Gewährleistung: Der Einbehalt für Gewährleistungen nach Erhalt der Schlussrechnung
- Rückhaltedauer: Die Rückhaltedauer bezieht sich auf die Gewährleistung. Sie geben sie hier in Jahren und Monaten an, intern wird dies in Tage umgerechnet.
- Bauabnahmedatum: Das Datum, an dem die Leistungen des Nachunternehmers auf der Baustelle abgenommen wurden. Dies können Sie auch im Zuge der Rechnungsprüfung erfassen.
- Bankbürgschaft wurde vereinbart: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Ihnen eine Bankbürgschaft vorliegt. In diesem Fall kann die Rechnung an den Lieferanten ohne Gewährleistungseinbehalt ausbezahlt werden.
- Allgemeiner Einbehalt (nur Anzeige): Dieser Einbehalt wird im Zuge der Rechnungsprüfung erfasst und hier nur angezeigt.
Texte
Auf dieser Seite erfassen Sie die Anschreiben- und Schlusstexte für Anfrage, Bestellung und Storno. Diese Texte werden über die Voreinstellungen in der Regel bereits vorbesetzt, können hier jedoch geändert werden. Wie im Projekt auch können Sie hier diverse Platzhalter in den Text einfügen, um die Texte universeller verwendbar zu machen. Ausserdem können Sie die im zugeordneten Projekt erfasste Lieferadresse in den Text übernehmen, dies allerdings nur als festen Text, d.h. nachträgliche Änderungen der Lieferadresse im Projekt werden über diesen Weg nicht berücksichtigt.
Positionen
Hier werden die Bestellpositionen angezeigt, die der Bestellung entweder aus Bestellvorschlägen zugeordnet wurden oder die Sie von hier aus erfasst haben.
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Ebenso lassen sich zuvor per Cmd+Shift+C kopierte Artikeldatensätze per Cmd+Shift+V in als Bestellpositionen einfügen.
Aktivitäten
Mehr zu dieser Funktion finden Sie in den Grundlegenden Bedienkonzepten.
Dokumente
Mehr zu dieser Funktion finden Sie in den Grundlegenden Bedienkonzepten.
Vorgangsarchiv
Auf dieser Seite sehen Sie verschiedene verknüpfte Tabellen zur Bestellung:
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Hier werden die gedruckten Bestellbelege angezeigt und können nochmals in der Vorschau am Bildschirm eingesehen oder gedruckt werden.
Zu- und Abschläge
Auf dieser Seite können Sie Zu- und Abschläge zur Bestellung einsehen, ändern und löschen. Die Zu- und Abschläge beeinflussen den Gesamtbestellbetrag nach oben oder unten.
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Für einen Nebenkosteneintrag sehen Sie in der Liste nicht nur den Prozentwert, sondern auch den berechneten Wert auf Basis des Bestellwerts.
Finanzen
Bereich Lieferbedingungen
- Lieferart: Tragen Sie hier informationshalber ein, wie der Lieferant sie beliefert. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.
- Rabatt: Der Rabatt sollte nur im Kontext von GU-Bestellungen genutzt werden, da normalerweise die Rabattierung direkt beim Positionsartikel erfolgt.
- Rabatt in Geld: Alternativ zu einem prozentualen Rabatt kann auch ein Rabatt in Form eines Geldbetrags vereinbart werden
- Fälligkeit: Die Fälligkeit der zu erwartenden Lieferantenrechnungen. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.
- Skonto und Skontotage: Skontotage und Fälligkeit der zu erwartenden Lieferantenrechnungen. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.
Bereich Kontierung
- Aufwandskonto: Das Standardaufwandskonto der Bestellung. Wird verwendet, falls in den Bestellpositionen keine weiteren Kontierungen angegeben sind.
- Umsatzsteuerart: Wahlweise Normale, Steuerfrei oder EU steuerfrei.
- Bestellung nach §13b: Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen. Die Steuerart wird steuerfrei, wenn dieses Feld aktiviert ist. Entspricht in Österreich §19.
Bereich Vereinbarte Abschläge
- Abschlag 1 bis 4 in Geld bzw. Prozent: Hier können Sie hinterlegen, welche Abschläge Sie einem Lieferanten - in der Regel im Zusammenhang mit GU-Projekten - bezahlen. Diese Werte werden derzeit von profacto nicht weiter ausgewertet.
Bereich Einbehalte
Auch im Umfeld von GU-Projekten kommt es gegenüber Ihren Nachunternehmern zu Situationen, in denen Sie Teilbeträge des Bestellbetrags einbehalten. Die hier zu erfassenden Informationen sind in erster Linie wichtig, um im Lieferanten-OP auf der Seite Abzüge auf die korrekten Werte bei der Ermittlung des Zahlbetrags zu kommen.
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