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Einführung

Selbstverständlich ist in Bezug auf den Kunden der Druck der Dokumente Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung etc. am wichtigsten. Profacto bietet hier viele Hilfen, damit Sie diese Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen können. Alles, was Sie erfaßt haben, kann auch ausgedruckt werden. Wo und wie es ausgedruckt wird, ist durch Formulare definiert. Sie kümmern sich bei der Erfassung lediglich darum, daß die richtige Information erfaßt wird, das Layout besorgt dann das Formular. Dabei haben Sie durch die Textbausteine vor und nach der Position, die Preise und die Summenpositionen starken Einfluß auf den Aufbau eines Projektdokuments.

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Aufruf des Druckdialogs und Einstellungen für alle Belegdrucke

Zum Drucken wählen Sie nun einfach einen oder mehrere Projekte in der Übersicht an und dann den Befehl Drucken aus dem Menü Datei/Ablage. Sie können dasselbe auch in der Positionsübersicht eines Projekts tun, allerdings ist dabei zu beachten, dass selbst bei Anwahl aller Positionen immer nur eine Teilrechnung gedruckt wird, wenn Sie eine Rechnung drucken wollen. Es erscheint so oder so zuerst der untenstehende Druckdialog.

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• Beim Druck von Projektdokumenten kann ein vom Tagesdatum abweichendes Druckdatum eingetragen werden. Dadurch können Sie Rechnungen vor- oder nachdatieren. Außerdem ist die Belegummer des Dokuments abweichend erfaßbar.
• Wählen Sie die Option Probedruck, wenn der Nummernkreis nicht hochgezählt werden soll, der Status gleich bleiben und (bei Rechnungen) auch kein offener Posten erzeugt werden soll. Die Option Formulare vor Druck ändern wählen Sie dann an, wenn Sie Änderungen an einem Formular vornehmen wollen. extragroup übernimmt keine Garantie für von Ihnen geänderte Formulare!

• Eine Druckvoransicht ist über die Schaltfläche Vorschau möglich. Das aktuelle Dokument wird dann aufbereitet und direkt auf dem Bildschirm gedruckt. Über die üblichen Schaltflächen kann dann vor- und zurückgeblättert werden. Sobald Sie das Voransicht-Fenster schließen oder die Schaltfläche zum Abbrechen betätigen, wird die Voransicht beendet und Sie befinden sich wieder im Druckdialog, von wo aus Sie jetzt den normalen Ausdruck direkt starten können, wenn alles in Ordnung ist.

  

  Info
  title Vorschau ab profacto 2013
  Ab profacto 2013 erfolgt die Druckvorschau nicht mehr direkt in profacto, sondern Sie werden automatisch in die Anwendung XPS Preview (Windows) bzw. Vorschau (Mac) umgeleitet. Damit unter Windows der XPS Preview automatisch erscheint, müssen Sie untenstehende Einstellung - gezeigt für Windows 7 - vornehmen.

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• Die Option Alle Projekte zu einem Druckjob zusammenfassen hilft Ihnen, mehrere Projekte insgesamt zu drucken. Profacto fragt Sie beim Klick auf Drucken nur einmal nach den Papierformat-Daten und druckt dann alle gewählten Projekte in einem Rutsch.
• Mit Hilfe des Popup-Menüs Dokumente wählen Sie den für den Druck zu verwendenden Formularsatz aus. Neben dem Standardsatz, der in den Voreinstellungen direkt eingetragen ist, können die Formularsätze anderer Benutzer sein oder alternative Formulare für Auslandsrechnungen etc.
• Das Menü Druckertreiber wählen erlaubt es Ihnen, statt des Standarddruckers auf einen anderen Drucker zu drucken. Es kommt dann nach Klick auf die Schaltfläche Drucken keine weitere Abfrage des Treibers.
• Die Option Formular vor Druck ändern erlaubt es den Anwendern, die in ihren persönlichen Voreinstellungen als Formularadministrator gekennzeichnet sind, Druckformulare zu bearbeiten. Das sollten nur Anwender tun, die mit dem Reporteditor SuperReport auch vertraut sind.
• Die Option Firmenlogo drucken setzt einen Schalter, mit dem die Variable FirmaLogoOptional im Report mit dem Firmenlogo gefüllt wird, wenn der Schalter aktiviert ist. Damit können Sie fallweise entscheiden, ob der Ausdruck mit oder ohne Logo erfolgen soll.
• Sie können über die Eingabe einer Überschrift die Bezeichnung des Ausdrucks überschreiben, wenn dies im Formular so eingestellt wurde. Es gibt hierzu im Formular eine eigene Variable, die mit dem Wert besetzt wird, den der Anwender im Druckdialog erfasst hat.

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• Nutzen Sie die Auswahl eines anderen Druckertreibers, um die PDF-Datei auf einem anderen Drucker auszudrucken
• Via Voreinstellung ist für den PDF-Druck ein Deckblat Deckblatt hinterlegbar, sowohl für die erste Seite eines Ausdrucks wie auch für die Folgeseiten. Hinterlegen Sie hier Ihr Firmenbriefpapier, wobei Sie dies für die Verwendung in Email und Fax in zwei getrennten Varianten hinterlegen können. Durch eine entsprechende Option lässt sich einstellen, dass das Deckblatt so auch beim Druck auf Drucker verwendet werden soll. Bei der Verwendung von Deckblättern sollten die Felder in SuperReport auf "transparent" gestellt werden, damit ggf. Bereiche eines eingefärbten Firmenpapiers nicht mit weissen Feldern überdruckt werden.
• Beim Druck lässt sich statt auf den Drucker das PDF-Dokument auch per Email versenden oder als Fax verschicken. Im ersteren Fall kann eine Email-Adresse angegeben werden. Per Default wird die Adresse gezogen, die im Projekt in der Rechnungs- bzw. Lieferadresse oder einem gewählten Ansprechpartner hinterlegt ist. Gleiches gilt für die Faxnummer. Der Email-Versand funktioniert nur unter Windows mit Outlook oder Tobit David, auf dem Mac mit Apple Mail. Die Email wird mit Outlook nicht sofort versendet, bei Tobit David muß dies grundsätzlich so konfiguriert werden, sondern Sie können diese noch bearbeiten.
  Wenn Sie mit OS X arbeiten ist anstelle der sonst üblichen Fax-Nummer die email-Adresse in der Zwischenablage hinterlegt, so daß Sie aus der Vorschau mit 'PDF versenden' in den PDF-Druck-Optionen des Druckdialogs auch eine email ganz ähnlich wie mit Outlook versenden können.Nutzen Sie den PDF-Druck, so haben Sie den Vorteil, dass der in der Datenbank hinterlegte Beleg exakt so aussieht, wie er gedruckt wurde.

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Sie können mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen in einem Projekt arbeiten und auch bei Rechnungen ins Ausland an Privatkunden mit ausländischen Sätzen rechnen. Beachten Sie dabei jedoch, daß es auch hier Einschränkungen gibt. Das sind unter anderem:

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• Auch hier können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden.
• Beachten Sie, dass um eine Rechnung zu drucken, Auftragspositionen mit einem Status kleiner als Rechnung vorhanden sein müssen, sonst wird profacto Ihren Befehl “verweigern”. Wollen Sie eine Rechnung einfach nur ein zweites Mal drucken, ist das problemlos möglich, die Option Probedruck ist dabei aber auf jeden Fall angekreuzt, so dass nur eine Kopie gedruckt wird. Ist die Rechnung bereits gedruckt und der Status gesetzt finden Sie eine Kopie auch im Vorgangsarchiv unter Belege und können diese dort ausdrucken.
• Wollen Sie eine Rechnung tatsächlich nochmal herausgeben, weil Sie in der ersten Version etwas falsch gemacht haben, müssen Sie den Status des Auftrags wieder zurücksetzen. Dies machen Sie, in dem Sie das Projekt in der Übersicht markieren und dann aus dem Menü Status z.B. Auftragsbestätigung wählen. Dabei wird die falsche Rechnung gelöscht, als ob sie nie gedruckt worden wäre.
  
• Wollen Sie eine Kopie eines schon gedruckten Dokuments drucken, ist mit Klick auf den Feldbezeichner Rechnungsnummer eine der bisher vergebenen Dokumentnummern auswählbar. Die Nummernkreise werden nicht zurückgesetzt, d.h. die Rechnungs- oder Angebotsnummern werden weiter hochgezählt. Wollen Sie auch diese Zahlen zurücksetzen, müssen Sie dies in den Voreinstellungen auf der Seite Nummernkreise erledigen.

• Die Option ProForma-Rechnung druckt eine Rechnung für den Zoll. Es wird kein OP erzeugt, aber der Nummernkreis wird weitergezählt. Beim Druck einer Rechnung einer Rechnung in Fremdwährungerfolgt nur der Druck in der Fremdwährung, der OP wird in der Landeswährung erzeugt.

  Hinweis
  title Löschung aus der interiorcad-Austauschdatenbank
  Haben Sie eine aktive Verknüpfung mit interiorcad, dann löscht profacto das Projekt aus der interiorcad-Austauschdatenbank.

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