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Selbstverständlich ist in Bezug auf den Kunden der Druck der Dokumente Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung etc. am wichtigsten.Profacto  Profacto bietet hier viele Hilfen, damit Sie diese Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen können.Alles Alles, was Sie erfaßt haben, kann auch ausgedruckt werden. Wo und wie es ausgedruckt wird, ist durch Formulare definiert.Sie  Sie kümmern sich bei der Erfassung lediglich darum, daß die richtige Information erfaßt wird, das Layout besorgt dann das Formular. Dabei haben Sie durch die Textbausteine vor und nach der Position, die Preise und die Summenpositionen starken Einfluß auf den Aufbau eines Projektdokuments.

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Zum Drucken wählen Sie nun einfach einen oder mehrere Projekte in der Übersicht an und dann den Befehl Drucken aus dem Menü Datei/Ablage. Sie können dasselbe auch in der Positionsübersicht eines Projekts tun, allerdings ist dabei zu beachten, dass selbst bei Anwahl aller Positionen immer nur eine Teilrechnung gedruckt wird, wenn Sie eine Rechnung drucken wollen.Es  Es erscheint so oder so zuerst der untenstehende Druckdialog.

Erst wenn Sie jetzt über die Reiter das gewünschte Dokument anwählen, springen Sie in den eigentlichen Druckdialog für Angebot bis Rechnung.

Die wichtigsten Einstellungen sind hier dokumentiert:

• Beim Druck von Projektdokumenten kann ein vom Tagesdatum abweichendes Druckdatum eingetragen werden. Dadurch können Sie Rechnungen vor- oder nachdatieren. Außerdem ist die Belegummer des Dokuments abweichend erfaßbar.
• Wollen Sie eine Kopie eines schon gedruckten Dokuments drucken, ist mit Klick auf den Feldbezeichner Nummer eine der bisher vergebenen Dokumentnummern auswählbar.
• Wählen Sie die Option Probedruck, wenn der Nummernkreis nicht hochgezählt werden soll, der Status gleich bleiben und (bei Rechnungen) auch kein offener Posten erzeugt werden soll. Die Option Dokumente ändern wählen Sie dann an, wenn Sie Änderungen an einem Formular vornehmen wollen. extragroup übernimmt keine Garantie für von Ihnen geänderte Formulare!
• Eine Druckvoransicht ist über die Schaltfläche Vorschau möglich. Das aktuelle Dokument wird dann aufbereitet und direkt auf dem Bildschirm gedruckt. Über die üblichen Schaltflächen kann dann vor- und zurückgeblättert werden. Sobald Sie das Voransicht-Fenster schließen oder die Schaltfläche zum Abbrechen betätigen, wird die Voransicht beendet und Sie befinden sich wieder im Druckdialog, von wo aus Sie jetzt den normalen Ausdruck direkt starten können, wenn alles in Ordnung ist.
• Die Option Alle Projekte auf einmal hilft Ihnen, mehrere Projekte insgesamt zu drucken. Profacto fragt Sie beim Klick auf Drucken nur einmal nach den Papierformat-Daten und druckt dann alle gewählten Projekte in einem Rutsch.
• Mit Hilfe des Popup-Menüs Dokumente wählen Sie den für den Druck zu verwendenden Formularsatz aus. Neben dem Standardsatz, der in den Voreinstellungen direkt eingetragen ist, können die Formularsätze anderer Benutzer sein oder alternative Formulare für Auslandsrechnungen etc.

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Sie können mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen in einem Projekt arbeiten und auch bei Rechnungen ins Ausland an Privatkunden mit ausländischen Sätzen rechnen. Beachten Sie dabei jedoch, daß es auch hier Einschränkungen gibt. Das sind unter anderem:

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Angebote drucken

Angebote können auch in Fremdwährungen gedruckt werden, falls im Projekt eine Fremdwährung definiert ist. Sie können über die Eingabe einer Überschrift die Bezeichnung des Formulars manuell anpassenAusdrucks überschreiben, wenn dies im Formular so eingestellt wurde.

Das Feld Summierungsebene gibt Ihnen die Möglichkeit – ???, von einem Projekt nicht alle Positionen zu drucken, sondern nur Zwischensummen, oder gar nur Summen von Summen. Die Summierungsebene 0 druckt alles, die Ebene 1 nur die obersten Summen, Ebene 2 die obersten Summen und eine Ebene tiefer und so fort. Dieses Vorgehen ist interessant, wenn Sie einem Interessenten anfangs nicht alle Preisdetails verraten wollen.

Angebote können beliebig oft gedruckt werden, jeder Ausdruck wird im Vorgangsarchiv digital gespeichert und steht zum späteren erneuten Druck zur Verfügung.

Auftragsbestätigung drucken

Unter der Rubrik Option können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden.

Lieferscheine drucken

Beachten Sie, dass um einen Lieferschein zu drucken, Positionen mit dem Status Auftragsbestätigung vorhanden sein sollten, sonst wird profacto Ihren Befehl "verweigern".

Sie können hier schon entscheiden, ob die Lagerbuchung Diese Option ist nur sichtbar, wenn in den Voreinstellungen auf der Seite Artikel generell aktiviert wurde, dass Lagerabbuchungen beim Druck erlaubt sind.

Ist eine AB einmal gedruckt, kann sie erneut nur gedruckt werden, wenn der Status des Projekts auf Angebot zurückgesetzt wurde. Anders sieht es aus, wenn Sie das Projekt um neue Positionen erweitert haben. Dann erscheinen in einer erneut gedruckten AB alle Positionen, die noch den Status Angebot haben.

Der Druck einer AB ist auch deshalb wichtig, weil damit auch das Auftragsdatum gesetzt wird. Dieses Auftragsdatum wird herangezogen im Infofenster, um zu bestimmen, wie hoch der Auftragseingang in einem bestimmten Monat ist.

Lieferscheine drucken

Sie können auch hier entscheiden, ob eine automatische Lagerabbuchung durchgeführt werden soll.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Sendungspositionen anzulegen, die mit dem Versandmanager verwaltet werden. Diese Sendungspositionen listen alle Packstücke auf, mit denen die Lieferung versendet wird.

Denkbar sind dann auch Folgedrucke - z.B. mit Paketaufklebern u.ä.

Ist einmal ein Lieferschein gedruckt, kann ein erneuter Druck nur durch Rücksetzen des Status auf AB oder Angebot stattfinden.

Aconto-Rechnungen drucken

Für den Druck einer Abschlagsrechnung können Sie unter der Rubrik Teilrechnung Acontorechnung entweder einen Prozentsatz des Projektwertes oder einen Fixbetrag unter Berücksichtigung von Rabatt, Mwst-Satz und Skonto angeben.

Bei einer Teilrechnung sind einige Angaben mehr zu machen: Hier müssen Sie
noch Sie noch eintragen, unter welcher Bezeichnung die Teilrechung gedruckt wird und
um und um welchen Abschlagsbetrag es sich dabei handelt.

Das Feld Bezeichnung wird im Formular auf eine Artikelnummer umgesetzt. Werden in Ihren Formularen keine Artikelnummern gedruckt, dann klicken Sie auf den kleinen Button Text und geben Sie hier den Teilrechnungstext ein.

Bei einer Teilrechnung geben Sie den zu berechnenden Betrag ein, auf den
noch den noch die MwSt. aufgeschlagen wird.

Falls Sie eine Teilrechnung mit detaillierteren Angaben über die berechneten
Positionen berechneten Positionen drucken wollen, starten Sie den Druck aus der Positionsübersicht
herausPositionsübersicht heraus.
Wählen Sie dabei die Positionen an, die Sie anläßlich der Rechnungstellung
geliefert Rechnungstellung geliefert haben.
Es  Es erscheint dann auch kein Teilrechnungsdialog,
sondern  sondern ein normaler Dialog wie bei Angebot oder Rechnung, nur dass die
Überschrift die Überschrift Teilrechnung lautet.

Rechnungen drucken

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Beachten Sie, dass um eine Rechnung zu drucken, Auftragspositionen mit einem Status kleiner als Rechnung vorhanden sein müssen, sonst wird profacto Ihren Befehl "verweigern".Wollen  Wollen Sie eine Rechnung einfach nur ein zweites Mal drucken, ist das problemlos möglich, die Option Probedruck ist dabei aber auf jeden Fall angekreuzt, so daß dass nur eine Kopie gedruckt wird.Ist  Ist die Rechnung bereits gedruckt und der Status gesetzt finden Sie eine Kopie auch im Vorgangsarchiv unter Belege und können diese dort ausdrucken.

Wollen Sie eine Rechnung tatsächlich nochmal herausgeben, weil Sie in der ersten Version etwas falsch gemacht haben, müssen Sie den Status des Auftrags wieder zurücksetzen.
Dies  Dies machen Sie, in dem Sie den Auftrag Sie das Projekt in der Übersicht markieren und dann aus dem Menü Status z.B. Auftragsgestätigung  Auftragsbestätigung wählen. Dabei wird die falsche Rechnung gelöscht, als ob sie nie gedruckt worden wäre.

Die Nummernkreise werden nicht zurückgesetzt, d.h. die Rechnungs- oder Angebotsnummern werden weiter hochgezählt. Wollen Sie auch diese Zahlen zurücksetzen, müssen Sie dies in den Voreinstellungen auf der Seite Nummernkreise erledigen.

Gutschriften drucken

Alles für die Aconto Rechnungen Gesagte gilt auch für die Gutschrift!.

Teilmengenlieferungen drucken

Teilmengenlieferungen erlauben es Ihnen, einzelne Positionen in nicht voller Anzahl zu drucken. Bestellt ein Kunde bei Ihnen 10 Schränke und sie wollen erst nur 5 liefern, nutzen Sie den Teilmengenlieferschein.

Beim Druck einer Teilmengenlieferung gelangen Sie nach Klick auf Drucken in einen weiteren Dialog, in dem sie für jede Position die zu liefernde Menge eintragen - dies passiert in der Spalte Heute.

In dem Dialog sehen Sie für jede Position auch, was bereits geliefert wurde und was noch offen ist. Als Besonderheit lassen sich hier auch Mengen automatisch eintragen. Entweder können Sie die Restmengen liefern, oder Sie können die Mengen nach Baufortschritt eintragen. In letzterem Fall wird das Feld Grad der Leistungserstellung der betreffenden Projektpositionen abgefragt und als Prozentwert ausgewertet. Ist eine Position zu 50% geleistet, wird die Hälfte der Anzahl als Liefermenge eingetragen.

Weiterhin können Sie hier Liefermengen aus Kommissionierscheinen eintragen lassen. Dies ist besonders interessant, wenn Sie vorab im Bereich Versand Ihres Unternehmens einen Kommissionierschein erstellt haben. In diesem Fall führt das Büro nur noch aus, was die Fertigung vorbereitet hat.

Teilmengen-Rechnungen drucken

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