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Was die Vorkalkulation konkret macht, hängt vom Aufbau der jeweiligen Projektposition und den Kalkulationseinstellungen ab. Sehen wir uns dazu einfach die verschiedenen Varianten an:

• Position hat keinen Artikel, nur eine Beschreibung und einen Preis, keine Schnellkalkulation und keine Stückliste: Es wird ein leerer Kalkulationsdatensatz erstellt.
• Position hat einen Artikel, keine Schnellkalkulation, keine Stückliste: Es wird ein Kalkulationsdatensatz erstellt, als Materialkosten wird der in den Kalkulationseinstellungen der Position hinterlegte Preis (EK/KK/VK) eingesetzt, die Aufschläge kommen von den Voreinstellungen bzw. von der Seite Kalkulation der Position.
• Position hat eine Schnellkalkulation oder ist ein Set-Artikel, keine Stückliste: Falls die Kalkulationseinstellung der Position für die Vorkalkulation auf "Schnellkalkulation" steht, was in der Regel in der Situation der Fall ist, wird die Schnellkalkulation für die Erstellung des Vorkalkulationsdatensatzes verwendet, mit Material und Zeiten und den auf der Karteikarte sichtbaren Aufschlägen. Die errechnete Summe der Schnellkalkulation ist identisch mit der Summe der Vorkalkulation.
• Position hat eine Stückliste: Falls die Kalkulationseinstellung der Position für die Vorkalkulation auf "Stückliste" steht, was in der Regel in der Situation der Fall ist, wird die Stückliste für die Erstellung des Vorkalkulationsdatensatzes verwendet, mit Material und Zeiten aus den Stücklistenteilen und den auf der Karteikarte Kalkulation (!!) sichtbaren Aufschlägen. Eine vorhandene Schnellkalkulation wird ignoriert.

Nachkalkulation

Mit der Nachkalkulation ermitteln Sie die tatsächlich angefallenen Kosten zu einem Projekt. Die Ermittlung dieser Kosten ist nicht einfach, weil die Datengrundlage für die Kostenermittlung für eine korrekte Berechnung komplett in profacto zu finden sein muss, genau das ist aber in vielen Betrieben nicht der Fall. Das Ergebnis sind irreführende Zahlen, die nur mit Kenntnis der Rahmenbedingungen richtig zu interpretieren sind. Wie kommt es zu dieser Problematik?

Ursprünglich galt im Schreinerhandwerk die eiserne Regel, dass für alles, was produziert wird, auch eine Stückliste geschrieben wird. Und falls diese Stückliste in der Branchensoftware vorliegt, dann sollte ja eigentlich der Fall klar sein, die Nachkalkulation kann aus dem Material der Stückliste und den erfassten Zeiten eine korrekte Nachkalkulation ermitteln. Genau das ist jedoch nicht (mehr) der Fall. Folgende Fakten verhindern eine genaue Nachkalkulation über die Stückliste:

• Die Stückliste wird nicht in profacto geschrieben
• Es wird Material über das Bestellwesen bestellt, auf das Projekt, obwohl es in der Stückliste erfasst ist
• Es wird Material, das nicht in der Stückliste vorkommt, auf das Projekt bestellt
• Es wird Material vom Lager abgebucht, das die in der Stückliste angegebene Menge korrigiert
• In der Stückliste angegebene Mengen stimmen nicht mit der Menge überein, die eingekauft werden muss

All das macht die Nachkalkulation zu keinem einfachen Unterfangen. Um der Thematik dennoch Herr zu werden, wurde in profacto eine artikelweise Bestimmung des Kalkulationsmodus eingeführt. Dies verhält sich wie folgt: Jeder Artikel besitzt 3 mögliche Kalkulationsmodi:

• Wie in der Projektposition angegeben
• Über die Stückliste
• Über die Projektkosten