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Unter Windows sehen Sie für viele Eintragstypen wie PDF-Dokumente, Bilder oder Textdateien unter der Liste gleich eine Voransicht, auf dem Mac passiert das für Webseiten.
Aktuelle Emails übernehmen
Auf der Karteikarte Dokumente des Kunden, des Lieferanten, der Bestellung und im Projekt sehen Sie die Schaltfläche "Aktuelle Emails übernehmen". Damit können Sie Emails aus Outlook in profacto übernehmen. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, dann passiert folgendes:
Die Emails Ihres Posteingangs und die letzten 200 Emails Ihres Postausgangs werden eingelesen und in einem Dialog angezeigt.
Hier können Sie nun einzelne Emails mit Tags und Bemerkungen versehen und dann alle markierten Emails zuordnen. Das Prinzip der Tags ist bereits weiter oben erklärt worden.
Die Emails werden dann in externe Dateien des Typs "MSG" kopiert und dort abgelegt, wo auch Ihre extern gespeicherten Belege liegen. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter auf diese Emails Zugriff, selbst dann noch, wenn sie nachfolgend in Outlook gelöscht werden. Die Emails werden mit Anhang gespeichert.