Seitenvergleich

...

Reiter Projektadressen (ab profacto)

Mit den Projektadressen können beliebig viele Adressen zu einem Projekt abgelegt werden, um beispielsweise auf einer Baustelle die Adressen und Ansprechpartner von Hausmeister, Elektriker, Klempner etc. zu verwalten. Gespeicherte Projektadressen können Sie sowohl in normalen Ausdrucken wie Angebot bis Rechnung oder Freien Listen als auch in der internen Textverarbeitung nutzen. Dazu müssen spezielle Funktionsaufrufe in die betreffenden Formulare eingefügt werden (SR_Projektadresse). Wenn Sie hierbei Hilfestellung benötigen, bieten wir dies gerne als Dienstleistung an.

1. Wählen Sie dazu entweder einen Kunden oder einen Lieferanten aus und gegebenenfalls noch einen Ansprechpartner.
2. Dann vergeben Sie einen Adresstyp, der pro Projekt nur einmal vorkommen kann.
3. Dann können Sie die Adresse mit "Neu" der Liste hinzufügen.

   Tipp
   Die Option Manuell erfasste Daten speichern bewirkt, dass die Adressdaten direkt im Projekt gespeichert werden. Sie können so auch abweichende Adressen hinzuzufügen, die nicht als Kunde oder Lieferant angelegt sind.

...

Auf diesem Reiter sehen Sie alle Informationen, die in Bezug auf die Abrechnung eines Projekts von Bedeutung sind, sofern sie nicht schon im Deckblatt eingegeben wurden.

Bisher erzeugte Belege

Hier finden Sie eine Aufstellung aller bisher gedruckten Belege zu einem Projekt. Sie können diese Belege markieren und ausdrucken oder am Bildschirm vorher ansehen. Durch das Belegdatum finden Sie auch heraus, wann der Beleg erzeugt wurde.

Offene Posten

Hier sind alle Rechnungen aufgeführt, die zum Projekt gedruckt wurden. Für jede Rechnung sehen Sie auch Information darüber, wieviel bereits bezahlt wurde, wann Sie gestellt wurde und den Inhalt des Felds Bemerkungen aus dem Offenen Posten. In der Summe erfahren Sie, wieviel berechnet und wieviel davon bezahlt wurde, jeweils als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.

Nummernkreise

In der Rubrik Nummernkreise sind auf einen Blick die Nummern gedruckter Angebote bis Rechnungen (und immer auch das Belegdatum) zu sehen.

Provisionierung

Diesen Bereich können Sie genau dann sinnvoll nutzen, wenn Sie mit Verkäufern im Aussendienst arbeiten oder Ihre Innendienstsachbearbeiter erfolgsabhängige Vergütungsanteile besitzen:

• Als Provisionsempfänger 1 wird hier der Mitarbeiter eingetragen, der im Kundendatensatz des Rechnungsempfängers als Mitarbeiter im Feld Personal zugeordnet ist. Der Provisionssatz kommt aus den Personalstammdaten des betreffenden Mitarbeiters.
• Für den Provisionsempfänger 2 gibt es keine feste Regel - Sie können hier einen Mitarbeiter zuordnen, dessen Provisionssatz dann automatisch eingetragen wird. Die automatisch eingetragenen Werte können einfach überschrieben werden. Die Auswertung der Provisionen erfolgt über eine freie Liste zur Honorarabrechnung, die wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen und als Dienstleistung auch anpassen können.

Die in den Popupmenüs auswählbaren Mitarbeiter müssen im Personalstamm vorher als Provisionsempfänger gekennzeichnet worden sein. 

Faktoren für Rückrechnung Preise

...

Auf diesem Reiter erhalten Sie einen kompakten Überblick über den derzeitigen Fortschritt des Projekts mitsamt einer einfachen Rentabilitätsrechnung. Voraussetzung dazu ist, dass eine Nachkalkulation zum Projekt bzw. seinen Positionen existiert. Die Nachkalkulation lässt sich über die entsprechend benannte Schaltfläche auch aktualisieren, falls Sie nicht die Automatische Nachkalkulation in den Voreinstellungen aktiviert haben.

Der Auftragsstand fasst positionsweise zusammen, wie es um Ihr Projekt steht. Für jede Position werden hierzu Daten aus der Nachkalkulation angezeigt, nämlich Materialkosten, Fertigungskosten, ein Aufschlag für Gemeinkosten und daraus sich ergebend die Summe der Herstellkosten. Diese werden in Beziehung gesetzt mit dem Verkaufspreis der Position. Außerdem sehen Sie pro Position die erfassten Stunden und die kalkulierten Stunden, wodurch ersichtlich ist, welche Positionen noch zeitlich "Luft" haben und welche nicht.

 Nicht erteilte oder alternative Positionen werden im Auftragsstand nicht berücksichtigt!

Die Einzeldaten werden unten summiert, wodurch auf einen Blick zu erkennen ist, ob das Projekt rentabel ist oder nicht.

Den Auftragsstand können Sie über die Schaltflächen am oberen Rand der Liste drucken und auch exportieren, um ihn in Excel weiterzubearbeiten.

Reiter Material (ab profacto)

...

• Nutzung der Schnellkalkulation: Sobald Sie mit der Schnellkalkulation in einer Position arbeiten, wird die Liste mit den dort verwendeten Artikeln befüllt, seien es nun Artikel aus dem Artikelstamm oder Einmalartikel.
• Aktives Befüllen aus Stückliste und Projektpositionen: Durch die Funktion "Objektartikel erzeugen" können Sie entweder alle Artikel aus den Stücklisten im Projekt oder den Positionen im Projekt zur Liste hinzufügen. Es ist auch möglich, beides auszuführen.

Projektpreisliste

Sobald ein Artikel in der Liste steht, wird in der Vor- und Nachkalkulation nicht mehr der Preis aus dem Artikelstamm verwendet, sondern der im Projekt hinterlegte Preis. Dies hat zur Folge, dass ein Projekt auch nach Jahren noch mit den Preisen kalkuliert werden kann, die bei seiner Erstellung gültig waren. Dennoch können Sie für einzelne oder alle Artikel erreichen, dass mithilfe des BefehlsObjektartikelpreise aktualisieren wieder der aktuelle Preis aus dem Artikelstamm oder der Bestellung verwendet wird.

...

Reiter Controlling (ab profacto)

Die Seite Controlling dient dazu, ein Projekt oder einen GU-Hauptauftrag in einer kompakten Gesamtschau nach seiner Rentabilität zu beurteilen. Es gibt hierbei zwei unterschiedlichen Herangehensweisen:

• Für normale Projekte und GU-Unteraufträge werden nur die Daten des aktuellen Projekts verwendet.
• Bei GU-Hauptaufträgen werden in vielen Spalten Daten aus den GU-Unteraufträgen herangezogen.
  

Kopfteil

Summen aus Beauftragung

• Auftragssumme Original AB: Der zum Zeitpunkt des Drucks der AB gültige, unrabattierte Projektwert.
• Rabattsatz 1/2 AB: Die zu diesem Zeitpunkt gültigen Rabatte in Prozent
• Rabattbetrag 1/2 AB: Die zu diesem Zeitpunkt gültigen Rabatte in Währungseinheiten

Aktuelle Werte

• Projektwert: Der aktuelle Projektwert.
• Rabattsatz 1/2: Die aktuell gültigen Rabatte in Prozent
• Rabattbetrag 1/2: Die aktuell gültigen Rabatte in Währungseinheiten

Fußteil

• Summe Nachträge: Die Summe aller Nachtragspositionen
• Summe Nachträge Kosten: Die Summe der EK-Preise aller Nachtragspositionen
• Summe Nachträge Einkauf: Die Kosten aus den Bestellungen zu den Nachtragspositionen
• Noch zu erwartenende Eingangsrechnungen: Auf Basis der Bestellungen und bereits eingegangenen Rechnungen ergibt sich ein noch zu erwartender Rechnungsbetrag.

Spalten

Hier eine Erläuterung zu den Spalten und der Herkunft der Daten:

• Pos: Hier wird die Positionsnummer angezeigt und ggf. noch die Information darüber, ob es sich um einen Nachtrag handelt (Gekennzeichnet durch "N:" + Nachtragsname)
• Bezeichnung: Die Positionsbezeichnung
• VK kalkuliert: Der kalkulierte, unrabattierte Verkaufspreis der Position
• VK Vertrag: Der um den Projekt UND Positionsrabatt reduzierte Verkaufspreis der Projektposition. Die Summe dieser Spalte kann abweichen, falls mit Zwischensummen gearbeitet wurde.
• EK kalkuliert: Der unrabattierte EK-Preis der Projektposition
• EK Vorgabe: Ist identisch mit EK kalkuliert in einem normalen Projekt. In einem GU-Haupt-Projekt handelt es sich hier um die Summe aller EKs aus dem zu dieser Position zugehörigen Unterauftrag.
• Aufschlag: Der Aufschlag von EK auf VK Vertrag in Prozent
• EK bestellt: Die Summe der EK-Preise der Bestellpositionen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des Unterauftrags, falls es sich um ein GU-Haupt-Projekt handelt.
• EK Ist: Die Summe der Eingangsrechnungen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des zugehörigen GU-Unterauftrags.
• EK Prognose: Falls das Projekt noch keinen Unterauftrag hat: Summe der EK-Preise. Falls Unterauftrag vorhanden: Summe der EK-Preise des Unterauftrags. Falls Bestellungen vorliegen: Summe der EK-Preise der zugehörigen Bestellungen. Falls die Bestellungen komplett abgewickelt sind: Rechnungssumme der Bestellungen.
• VK Ist: Summe der Rechnungen zu dieser Position. Die Spaltensumme kann abweichen, falls zu diesem Projekt nur Aconto-Rechnungen gedruckt wurden.
• DB kalkuliert: Differenz ans VK Vertrag und EK kalkuliert
• DB Ist: Differenz aus VK Ist und EK Ist zu dieser Position
• Istzeit: Summe der Zeiten, die auf diese Position bzw. auf die Positionen des Unterauftrags erfasst wurden
• Sollzeit: Summe der Vorgabezeiten zu dieser Position, basierend auf vorhandenen Vorkalkulationen

Druck

Kopfteil

• Kommission: Das Feld Kommission im aktuellen Projekt
• Aussendienst: Der Name des zuständigen Provisionsempfängers, zugeordnet auf der Seite Finanzen im Projekt
• Bauleiter: Name des Bauleiters, zugeordnet auf der Seite PPS
• Zeitraum: Laufzeit des Projekts, zugeordnet auf der Seite PPS
• Istzeit: Summe der Zeiten, die auf dieses Projekt bzw. auf die Positionen der Unteraufträge erfasst wurden
• Sollzeit: Summe der Vorgabezeiten zu diesem Projekt, basierend auf vorhandenen Vorkalkulationen entweder der Positionen oder aller Positionen aller Unteraufträge

• EK kalkuliert: Summe der EK-Preise dieses Projekts
• VK kalkuliert: Summe der unrabattierten VK-Preise dieses Projekts
• VK Vertrag: Nettowert inklusive Rabatt zum Zeitpunkt der Auftragserteilung
• DB in EUR: Deckungsbeitrag zwischen VK Vertrag und EK kalkuliert, in Währungseinheiten
• DB in %: dito in Prozent

• Mehrkosten: Summe der Kosten der Nachtragspositionen zu diesem Projekt
• Mehrumsatz: Differenz zwischen aktuellem Projektwert und dem Projektwert zum Zeitpunkt der Auftragserteilung (egal, ob es sich um Nachtragspositionen handelt oder nicht!!)
• VK Ist: Summe der Rechnungen zu diesem Projekt.
• DB Ist: Differenz aus VK Ist und EK Ist zu diesem Projekt
• DB Ist in EUR: Differenz aus Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen zu diesem Projekt in EUR
• DB Ist in %: dito in Prozent

Spalten

Hier eine Erläuterung zu den Spalten und der Herkunft der Daten:

• Pos: Hier wird die Positionsnummer angezeigt und ggf. noch die Information darüber, ob es sich um einen Nachtrag handelt (Gekennzeichnet durch "N:" + Nachtragsname)
• Bezeichnung: Die Positionsbezeichnung
• EK kalkuliert: Der unrabattierte EK-Preis der Projektposition
• Aufschlag EK/VK: Der Aufschlag von EK kalkuliert auf VK Vertrag in Prozent
• DB kalkuliert: Differenz aus VK Vertrag und EK kalkuliert
• VK kalkuliert: Der kalkulierte, unrabattierte Verkaufspreis der Position
• VK Vertrag: Der um den Projekt UND Positionsrabatt reduzierte Verkaufspreis der Projektposition. Die Summe dieser Spalte kann abweichen, falls mit Zwischensummen gearbeitet wurde.
• EK Vertrag: Der um den Rabatt reduzierte EK-Preis, dient als Vorgabe für den Einkauf, dieser EK sollte erzielt werden.
• EK Ausschreibung: Ist identisch mit EK kalkuliert in einem normalen Projekt. In einem GU-Haupt-Projekt handelt es sich hier um die Summe aller EKs aus dem zu dieser Position zugehörigen Unterauftrag.
• EK Vergabe: Die Summe der EK-Preise der Bestellpositionen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des Unterauftrags, falls es sich um ein GU-Haupt-Projekt handelt.
• EK Vergabe - EK Vertrag: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem gewissermassen als Vorgabe fungierenden EK Vertrag. Stellt die "Performance" des Einkaufs im Vergleich zur Vorgabe des Vertriebs dar.
• EK Vergabe - EK Ausschreibung: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem der Summe der EK-Preise der Positionen des Unterauftrags. Stellt die Performance des Einkaufs im Vergleich zur fachlichen Vorgabe der Planungsabteilung dar.
• EK Ist: Die Summe der Eingangsrechnungen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des zugehörigen GU-Unterauftrags.
• EK Prognose: Falls das Projekt noch keinen Unterauftrag hat: Summe der EK-Preise. Falls Unterauftrag vorhanden: Summe der EK-Preise des Unterauftrags. Falls Bestellungen vorliegen: Summe der EK-Preise der zugehörigen Bestellungen. Falls die Bestellungen komplett abgewickelt sind: Rechnungssumme der Bestellungen.

Reiter Disposition (ab profacto pps)

Auf der Karteikarte Disposition dreht sich alles um die Feinplanung eines Projekts. Neben allgemein zu erledigenden Aufgaben wird hier die Planung von Montageterminen vorgenommen.

Es gibt 3 Unterkarteikarten, die im Folgenden besprochen werden:

• Projektdisposition
• Gantt-View
• Montagedisposition

Die Basis-Idee ist, dass die Geschäftsprozesse zur Erledigung eines Projekts in der Regel wenig variieren. Es ist daher naheliegend, diese zu beschreiben und damit für jedes Projekt die zu erledigenden Aufgaben zu antizipieren. Durch eine zeitnahe Rückmeldung der Erledigung erhält man für jedes Projekt einen guten Überblick über den Fortschritt.

Projektdisposition

Die Projektdisposition führt alle geplanten Prozessschritte auf, die im Rahmen der Abarbeitung eines Projekts zu erledigen sind. Hierbei kann es sich sowohl um Aktivitäten im Büro als auch um solche in der Werkstatt handeln. Generell ist jede Aktivität planbar und mit anderen Aktvitäten zu verknüpfen.

Grundvoraussetzung für das Arbeiten ist, dass Sie hier einen geplanten Start und ein geplantes Ende für die Projektbearbeitung einstellen. Es kann sich hier sowohl um die reine Fertigungszeit als auch um die Gesamtbearbeitungszeit des Projekts handeln. Die so eingetragenen Termine werden in der Kapazitätsplanung mit einem grünen Balken visualisiert und helfen bei der Grobplanung von Projekten.

Weiterhin müssen Sie für die einzelnen Produktionsphasen Prozessphasen angelegt haben. Eine Produktionsphase ist ein Grobabschnitt im Leben eines Projekts wie beispielsweise

• Angebotsphase
• Planungsphase
• Fertigungsphase
• Montagephase

Prozessphasen sind dann Einzelaktivitäten innerhalb einer Produktionsphase wie beispielsweise

• Präsentationszeichnung
• Stücklisten schreiben
• Kalkulieren
• Zuschneiden
• Kanten anleimen

Hinweise zur Erfassung von Produktions- und Prozessphasen erhalten Sie hier.

Der generelle Ablauf während der Anlage:

• Erstellen Sie einen Objektzeitstrahl aus einer Vorlage.
• Modifizieren Sie gegebenenfalls die Zuordnung von Mitarbeitern und die Dauer der Prozessphasen

Der Ablauf in der Projektbearbeitung:

• Erfassen Sie den Bearbeitungsfortschritt
• Kontrollieren Sie den Rückstand einzelner Prozessphasen

Anlage

Zum Erstellen eines Objektzeitstrahls wählen Sie aus dem Popupmenü "Objektzeitstrahl aus Vorlage erstellen" die passende Produktionsphase. Sie werden nun nach dem Starttermin dieser Phase gefragt. Basierend auf dem Starttermin werden dann die Prozessphasen ins Projekt kopiert. Als Starttermin wird immer der Starttermin des Projekts vorgeschlagen. Jeder ins Projekt kopierte Objektzeitstrahl kann jedoch seinen eigenen Starttermin haben.

Wie viele Objektzeitstrahlen ein Projekt besitzt, hängt davon ab, ob ein Angebot überhaupt zum Auftrag wird und dann natürlich auch, was für eine Art von Auftrag es ist.

Bearbeitung

Durch Anklicken der Datensätze in der Liste bearbeiten Sie die Abhängigkeiten, setzen die Termine und die geplanten Manntage und Mitarbeiter. Nach dem Bearbeiten aktualisieren Sie die Liste durch Anklicken der Schaltfläche "Aktualisieren".

In den hinteren Spalten einer Phase des Objektzeitstrahls erfassen Sie den realen Bearbeitungsbeginn sowie den Bearbeitungsfortschritt in Prozent. Nach Aktualisierung der Liste wird der Bearbeitungsfortschritt mit einem Balken angezeigt, der grün ist, solange der Bearbeitungsbeginn, der Bearbeitungsfortschritt und die noch verbleibenden Manntage auf eine rechtzeitige Erledigung hindeuten. Andernfalls ist der Balken rot, und die Phase ist im Rückstand. Ist die Phase abgeschlossen, setzen Sie den Bearbeitungsfortschritt auf 100%.

Komplettierte Phasen können ausgeblendet werden, um einen besseren Überblick über die noch zu erledigenden Phasen zu erhalten.

Gantt-View

Der Gantt-View dient derzeit einzig der visuellen Darstellung der verplanten Prozessphasen im Objektzeitstrahl. Sie können links einstellen, welche Produktionsphase dargestellt werden soll. Es kann immer nur eine Produktionsphase gleichzeitig dargestellt werden.

Der Gantt-View dient derzeit nicht der Bearbeitung, sondern nur der Darstellung der verplanten Prozessphasen.

Montagetermine

Auf dieser Seite erstellen Sie Montagetermine, verplanen (externe) Montageteams und Speditionen. Weiterhin erzeugen Sie hier die zugehörigen Bestellungen, um die externen Dienstleister dementsprechend zu beauftragen.

Wie funktioniert das?

Ein Montagetermin besteht elementar aus:

• Einer Kostenstelle, zur Zuordnung in der Kapazitätsplanung. Diese ist per Rechtsklick auswählbar.
• Einem Verladetermin - per Datumspicker wählbar
• Einem Montagezeitraum - Per Datumspicker wählbar
• Einem Montageverantwortlichen - Zuweisung des Personals ist auch über Kontextualklick möglich. Es erscheint ein Popup mit dem als Kommissionierer markierten Personal. Dafür gibt es ein neues Filterfeld Kommissionierer in den Personaldaten
• Einer Transportressource, wahlweise eine externe Spedition oder ein interner LKW
• Einem Bezahlungsmodus, per Nachweis oder Festpreis

Zu jedem Montagetermin können beliebig viele Montageteams zugeordnet werden. Das sind, in letzter Konsequenz, einfach Lieferanten. Das passiert, bei selektiertem Montagetermin, dann in der Liste direkt darunter.

Zu jedem Montageteam können dann Montageartikel zugeordnet werden. Die Montageartikel sind notwendig, um das Montageteam bestellen zu können. Denn nur so können wir später auch die eingehende Rechnung des Montageteams sauber prüfen.

Montagetermine werden, abgesehen von der Eingabemöglichkeit, noch nicht weiter programmtechnisch ausgewertet. Sie können jedoch in freien Listen verwendet werden, um differenzierte Auswertungen zu erstellen. Montagetermine werden in speziellen Datensätzen der Tabelle Aktvitäten abgelegt. Da die Speicherung verhältnismässig komplex ist, sollte die Erstellung freier Listen immer von autorisierten Mitarbeitern und Partnern der extragroup vorgenommen werden.

Bestellartikel: Das Bemerkungsfeld wird mit dem Artikelfeld Kompakt-Bezeichnung gefüllt. Ist dieses Feld leer wird die Kurzbezeichnung verwendet.

Funktionen > Neue interiorcad Zeichnung

...