Allgemeines
Der Begriff Bestellung ist in profacto sowohl allgemein als auch speziell zu verstehen. Unter einer Bestellung verstehen wir einerseits den durch Bestellkopf und Bestellpositionen abgebildeten Einkaufsvorgang, der von Angelegt bis Überprüft oder Storniert mehrere Stadien durchläuft. Daneben ist die Bestellung natürlich auch eines der drei im Druck erzeugbaren Dokumente Anfrage, Bestellung und Stornobestellung.
Bestellungen erfassen Sie entweder händisch oder durch Umwandlung von Bestellvorschlägen in eine Bestellung.
Bestellstadien
Eine Bestellung durchläuft verschiedene Stadien, die teils durch den Druck von Dokumenten, teils durch die Nutzung von Assistenten oder durch händisches Umstellung zustande kommen.
Angelegt
Der Status direkt nach dem Erfassen der Bestellung. Die Bestellung ist mehr oder minder vollständig erfasst, mehr ist noch nicht passiert.
Angefragt
Nun wurde eine Preisanfrage gedruckt. Durch den Druck der Preisanfrage wird das Anfragedatum auf das Druckdatum gesetzt.
Bestellt
Wird die Bestellung als Bestellung gedruckt oder in anderer Form an den Lieferanten übermittelt, so ändert sich der Status auf Bestellt. Damit sind die Einkaufspreise und Mengen fixiert, es können nur noch die Lieferwerte geändert werden. Die Bestellung merkt sich Ihr Bestelldatum, das Lieferdatum Vorgabe wird als Datum gemerkt, zu dem die Lieferung eintreffen sollte und dementsprechend wird die Bestellung in der Übersicht genau dann anders eingefärbt, wenn dieses Lieferdatum überschritten ist.
Lieferzusage
Dieser Status wird gesetzt, wenn Sie in der Bestellung ein zugesagtes Lieferdatum eintragen. Damit verbunden wird der Status auf den neuen Wert gesetzt. Ab sofort ist dieses Datum die zu überwachende Terminschranke für die Lieferung. Es empfiehlt sich, nun auch auch AB-Datum und die AB-Nummer einzutragen.
Teilgeliefert
Sobald auch nur ein Stück einer Bestellposition geliefert wurde, wird der Status auf Teilgeliefert gesetzt. Normalerweise passiert das, wenn Sie mit dem Wareneingangsassistenten einen Lieferschein erfassen.
Geliefert
Überprüft
Storniert
Nicht erteilt
Deckblatt
Bereich Lieferant
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Die hier gemachten Einstellungen erscheinen nicht automatisch im Druck, sondern müssen im Formular auch entsprechend plaziert sein. Neuere Standardformulare von extragroup berücksichtigen dies, falls Sie jedoch schon länger mit profacto arbeiten und die in diesem Bereich vorgestellten Leistungsmerkmale nutzen wollen, müssen Sie das Formular anpassen lassen - wir erledigen dies gerne im Rahmen einer Dienstleistung nach Aufwand. |
Bereich Suchfelder
Hier stehen Ihnen 4 frei definierbare Felder zur Verfügung, die Sie nutzen können, um die Bestellung mit internen Ablaufinformationen zu füllen.
Bereich Besteller
Normalerweise wird der Besteller automatisch durch den aktuell angemeldeten Anwender befüllt. Sie können jedoch jederzeit hier einen anderen Sachbearbeiter eintragen. Im Popup-Menü werden Ihnen nur Mitarbeiter angezeigt, die im Personalstamm als Einkäufer registriert sind.
Bereich Termine
Bereich Rahmenverträge
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