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Als nächstes kümmern Sie sich um die Liefereinheit. Diese gibt an, in welcher Form der Artikel geliefert wird und sie muss nicht zwingend mit der Kalkulationseinheit übereinstimmen, die der Artikel auf seinem Deckblatt hat.

• Die eigene Bestellnummer
• Ggf. eine Mindestbestellmenge
• Die Losgröße
• Die eigene Kundennummer
• usw.

Auf der rechten Seite sehen Sie eine Preishistorie und weitere Einkaufskonditionen zu diesem Lieferanten.

Verkaufskonditionen für einzelne Kunden oder Kundengruppen.

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Dazu bestimmen Sie folgende Koordinaten:

• Liefereinheit: In vielen Fällen ist die Liefereinheit identisch mit der Kalkulationseinheit, beispielsweise Stück. Oftmals findet jedoch eine Umwandlung statt, beispielsweise von Quadratmetern in Stück, bei Platten, oder von Laufmetern in Stück (Rollen) bei Kanten oder von Litern in Gebinde bei Lack. Damit die Umwandlung klappt, muss neben der Liefereinheit noch die Umrechnungsinformation angegeben werden, das sind in der Regel die Masse und die Gebindegrösse. Die Gebindegrösse definiert bei Liefereinheiten wie Paket oder Gebinde/Eimer, mit welchem Faktor die Liefereinheit malzunehmen ist. Bei Schrauben beispielsweise können Sie "1000" als Gebindegrösse für 1 Paket eintragen. Dann weiss profacto, dass 1000 Schrauben in einem Paket sind. Bei Platten tragen Sie die Abmessungen ein und profacto kann dann berechnen, wieviele Quadratmeter eine Platte gross ist.
• Mindestbestellmenge und Losgrösse: Die Mindestbestellmenge gibt an, wieviele Liefereinheiten minimal bestellt werden müssen, um den Preis dieser Einkaufskondition zu erzielen. Die Mindestbestellmenge muss ein Vielfaches der Losgrösse sein. Der Unterschied zwischen Losgrösse und Gebindegrösse ist, dass die Losgrösse eine Liefereinheit mit ihrer Gebindegrösse erneut multipliziert. D.h. bei Lack kann die Gebindegrösse 10 sein und die Losgrösse 5, dann bedeutet dies, dass die Farbe immer ein Einheiten von 5 Eimern zu je 10 Litern geliefert wird.

Nachdem Sie diese Angaben getroffen haben, können Sie mit hoher Sicherheit die Preise erfassen. Entweder erfassen Sie den Preis in der Kalkulationseinheit oder in der Liefereinheit. Bei Platten wird Ihnen vom Lieferant in der Regel der Quadratmeterpreis genannt, bei Farbe in der Regel der Preis pro Gebinde. Neben dem Brutto-EK erfassen Sie gegebenenfalls einen Rabatt. Der Brutto-EK ist gewissermassen der allgemeine Listenpreis, der Rabatt stellt dann die Ihnen eingeräumte Marge dar.

Die weiteren Angaben können die Lieferkonditionen ebenfalls noch beeinflussen:

• Die Lieferzeit gibt an, nach wievielen Werktagen ab Bestellung die Ware geliefert wird. Dies kann natürlich beeinflussen, wie attraktiv der Lieferant ist, denn ein günstiger Preis erfordert dann längere Vorplanung.
• Das letzte Bestelldatum sagt aus, wann zuletzt zu dieser Kondition beim Lieferanten bestellt wurde.
• Das Datum Gültig ab sagt aus, ab wann die Einkaufskondition gültig ist. Sie können so schon Konditionen erfassen, die erst später gültig werden. profacto berücksichtigt dieses Datum automatisch bei der Bestimmung der passenden Einkaufskondition.
• Die Kundengruppe schränkt die Nutzbarkeit der Einkaufskondition ein. Dazu muss der Bestellung ein Projekt zugeordnet sein. Durch das zugeordnete Projekt ist bekannt, welcher Kunde bedient wird, ist der Kunde Mitglied der Kundengruppe, ist die Einkaufskondition für ihn gültig. Diese Option wird genutzt, wenn es Kunden gibt, die Rahmenvereinbarungen mit einem Lieferanten abgeschlossen haben und Sie als Handwerker nur "Erfüllungsgehilfe" sind.
• Die Angabe des Kunden funktioniert wie der Angabe der Kundengruppe, schränkt nur noch weiter auf einen konkreten Kunden ein.

Bereich Abmessung/Lieferung

Neben den bereits getroffenen Aussagen weiter oben sehen Sie in dem Bereich Informationen zu den Preisen in den verschiedenen Einheiten, also in Kalkulationseinheit, Liefereinheit, Kilopreis, der aktuelle Preis im Artikelstamm und die Liefermenge angegeben in Kalkulationseinheiten.

Bereich Historie

Diese Liste zeigt die bisherigen Einkaufspreise an. Dadurch ist erkennbar, wie sich der Einkaufspreis entwickelt. Für jeden der Preise ist erkennbar, ab wann er gültig war und wann er archiviert wurde. Über die Rechnungsprüfung findet automatisch eine Übertragung der Preise in die Historie statt, falls es ohne eine Lieferantenrechnung zu einer Preisänderung kommt, können Sie auch manuell den aktuellen Preis in die Historie übertragen und dann einen neuen Preis erfassen.

Bereich Bezeichnung

Hier ist einerseits eine eigenständige Bestellbezeichnung zu erfassen und eine Bemerkung angebbar. Die Bestellbezeichnung wird in die Bestellung übernommen und ermöglicht so eine ggf. präzisere Beschreibung des Artikels als dies im Artikelstamm passiert. Die Bemerkung gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Hinweise zur Handhabung des Artikels im Einkauf.

Bereich Andere Einkaufskonditionen

Hier sehen sie die anderen Einkaufskonditionen, die zum Lieferanten erfasst sind. Über diese Liste können Sie sehr schnell zu anderen Konditionen wechseln, ohne erst den Dialog verlassen zu müssen. Ausserdem gibt es so mehr Transparenz über die zu einem Lieferanten erfassten Preise.

Verkaufskonditionen für einzelne Kunden oder Kundengruppen.

Falls Sie mit wiederkehrenden Kunden arbeiten oder Einkaufsringen etc., so werden diese oft spezielle Konditionen für sich aushandeln. Damit Sie nun für diese Kunden nicht eigene Artikel pflegen müssen, gibt es die Möglichkeit, für jeden Artikel sogenannte Verkaufskonditionen zu erfassen.

• Zur Erfassung einer Verkaufskondition müssen Sie einerseits eine Kundengruppe ODER einen Kunden eintragen.
• Geben Sie dann entweder einen prozentualen Aufschlag an oder bestimmen Sie einen festen Verkaufspreis für den aktuellen Artikel
• Wenn der Kunde für Ihren Artikel eine eigene Artikelnummer führt, so können Sie diese hier ebenfalls eintragen. In diesem Fall ist es möglich, in der Auftragsbearbeitung auch die Kundenartikelnummer zu erfassen und profacto wandelt diese automatisch in die korrekte interne Artikelnummer um.

Registerkarte Lager (ab profacto)

Auf dieser Seite werden alle Daten erfasst und angezeigt, die im Zusammenhang mit der Lagerhaltung des Artikels stehen.

Bereich Lager

Zuoberst können Sie mit der Option Artikel nicht in Lager/Bestellung führen den Artikel aus allen Aktivitäten der Lagerhaltung und des Bestellwesens ausnehmen. Er wird dadurch bei Reservierungen und Lagerabbuchungen ignoriert. Alle den Lagerbestand betreffenden Felder werden dann ausgeblendet, wenn diese Option aktiv ist. Mit der Unteroption Bestellungen zulassen können Sie dann wieder als Ausnahme zulassen, dass der Artikel bestellt werden kann. Dies ist sinnvoll bei Dienstleistungen, die eben nicht gelagert, aber dennoch beauftragt werden.

Ankreuzfeld Bestand überwachen: Wenn dieses Feld angekreuzt ist, wird profacto Sie bei der Überwachung Ihres Lagerbestands unterstützen. Alle Artikel, die Sie nicht bestandsmäßig überwachen wollen, dürfen das Feld nicht angekreuzt haben. Grundregel: Alles, was Sie nur kommissionsweise bestellen, sollte dieses Feld nicht aktiviert haben. Artikel, deren Mindestbestand überwacht wird, sind in der Artikelübersicht fett dargestellt.

Ankreuzfeld Bestandsführung erfolgt nur manuell: Hiermit bewirken Sie, daß Bestandsveränderungen nur durch manuelle Buchungen vorgenommen werden können, nicht durch automatische Buchungen. Die Zubuchung zum Bestand durch Wareneingänge in Bestellungen erfolgt jedoch immer. Verwenden Sie diese Option vorzugsweise für Platten, die Sie am Lager führen.

Die Option Lagerbestand nur virtuell führen hat nur Geltung, wenn es sich bei dem Artikel um einen Artikel mit Stücklste handelt. In diesem Fall wird nicht der Artikel selbst im Bestand geführt, sondern nur seine Bestandteile, ganz konkret die Elemente, die in Ebene 1 der angehängten Stückliste auf der Seite Produktion geführt werden.

Über Letzter Zugang und Letzte Entnahme ist erkennbar, wann die letzte Lagerbewegung zum aktuellen Artikel stattgefunden hat.

Bestände

Die nächsten Felder sind elementar für Artikel mit Bestandsüberwachung. Bei Artikeln, die kommissionsweise bestellt werden wird der Bestand zwar auch aktualisiert, der Mindestbestand jedoch nicht überwacht.

Der Mindestbestand ist die untere Bestandsgrenze, sobald dieser unterschritten wird, versucht profacto durch Erzeugen von Bestellungvorschlägen den Bestand wieder zu aktualisieren. Hierbei wird auch der Maximalbestand berücksichtigt. Fehlbestände werden so ausgeglichen, dass der Maximalbestand wieder erreicht wird. Um diese Bestellvorschläge zu erzeugen, gibt es zwei Wege:

• Entweder filtern Sie in der Artikelübersicht ale Artikel heraus, deren Mindestbestand unterschritten ist und rufen dann den Befehl Bestellvorschläge erzeugen aus dem Menü Funktion auf
• Oder es wird ein Bestellvorschlag durch Reservierung aus der Projektbearbeitung heraus erzeugt. Stellt profacto hierbei fest, daß der Mindestbestand unterschritten ist, wird automatisch ein Bestellvorschlag generiert, der den Bestand wieder auf den Mindestbestand auffüllt.
• Ist der Mindestbestand unterschritten, wird dieser Artikel in der Artikelübersicht blau dargestellt. Ist der Bestand kleiner 0, wird er rot dargestellt.

Der Bestand wird sowohl automatisch geändert durch Wareneingänge und -abgänge, zum anderen können Sie manuell einen neuen Bestand eintragen. Dies werden Sie zu Beginn Ihrer Lagerhaltung und bei Inventuren tun. Konkret wird der Bestand durch folgende Aktionen beeinflusst:

• Manuelles Eintragen eines neuen Bestands
• Buchung über den Befehl Lagerbewegungen erfassen, der sowohl von der Artikelübersicht als auch von der Seite Material in der Projektbearbeitung aufgerufen werden kann.
• Wareneingang über den Assistenten Wareneingang bzw. Wareneingang+Rechnungsprüfung im Bestellwesen
• Abbuchung über den Befehl Abbuchung... in der Projektübersicht, der Positionsübersicht bzw. in der Stücklistenübersicht
• Abbuchung durch automatische Abbuchung beim Druck einer Auftragsbestätigung, eines Lieferscheins oder einer Rechnung. Dieses Verfahrungen ist in den Voreinstellungen aktivierbar.

Unterhalb der Bestandsinformationen sehen Sie ja nach aktuellem Bestand noch folgende Felder:

• Reservierung: Reservierungsmenge in Quadratmetern, wie sie sich aus den Reservierungsläufen im Projekt ergibt
• Fehlbestand: Fehlbestand unter Berücksichtigung von Bestand, Mindestbestand und Reservierungsbestand.
• Wiederbeschaffungsmenge: Die Menge, die eingekauft werden muss, um wieder auf dem Maximalbestand zu sein
• Bestellt für Lager: Die Menge, die bereits für das Lager bestellt, aber noch nicht geliefert wurde.

Lagerführung in Platten

Die Bestandsführung findet bis auf die Ausnahme der Platten in der Kalkulationseinheit statt. Bei Platten können Sie alternativ auch Bestände in unterschiedlichen Größen führen.

Hierzu schalten Sie im oben zu sehenden Bereich auf gesamte Platten um und erfassen dann die Abmessungen, deren Bestand Sie führen wollen. Bei der (automatischen) Lagerabbuchung im Projekt wird die Buchungsmenge in Quadratmetern automatisch in die passende Plattengrösse umgewandelt. Gibt es dabei mehrere Möglichkeiten, werden Sie als Anwender gefragt, welche Plattengrösse gebucht werden soll.

Bereich Laufende Bestellungen

In diesem Bereich sehen Sie statistische Informationen zu derzeit laufenden Bestellungen zum Artikel. So sehen Sie Datum und gewünschten Liefertermin der letzten Bestellung, das zugesagte Lieferdatum (nur dieses ist verbindlich), wieviel bestellt, was davon geliefert wurde und was folglich noch im Rückstand ist. Der derzeit offene Lagerbestand zu einem Artikel berücksichtigt nun nur noch Bestellungen dessen Status zwischen Bestellt und Teilgeliefert liegt.

Bereich Lagerort

Dieser Bereich verhält sich unterschiedlich, je nachdem, ob Sie in den Voreinstellungen auf der Seite Artikel die Option "Multilager" (ab profacto pps) aktiviert haben oder nicht. Wir raten dringend davon ab, das Multilager zu nutzen, wenn Sie nicht dringend die Möglichkeit nutzen wollen, einen Artikel an mehrere Lagerorten gleichzeitig zu verwalten.

Ganz generell ist ein Lagerort definiert durch einen Namen (die Halle), ein Regal, eine Ebene und ein Fach. Über die Konstanten können Sie beliebig viele Lagerorte vordefinieren, damit Sie diese dann einfach aus dem Popup-Menü auswählen können.

Nutzen Sie das Multilager, so wählen Sie einen Lagerort aus und fügen ihn der Liste hinzu. Sie können dann in der Liste direkt in die Zellen noch Regal, Ebene und Fach hinzufügen. Bestände tragen Sie im Multilager dann nur in der Lagerorte-Liste ein, der Bestand des Artikels ist dann gesperrt und wird automatisch durch die Einzelbestände summiert.

Nutzen Sie dann noch die Möglichkeit, bei Platten Ganze Platten zu verwalten, werden die Bestände nur über die Platten geführt und die Lagerorteliste zeigt dann nur noch die Plattenbestände in qm pro Lagerort an, ohne dass diese editiert werden können.

Bereich Statistik

In diesem Bereich kann der Warenumschlag für 2 Zeiträume verglichen werden. Es wird der Verbrauch als Differenz von Zugang und Abgang, der durchschnittliche EK und der daraus resultierende Umschlagswert ermittelt.

Bereich Vertrieb und CRM

Hier können Sie eine Provision entweder als Prozentwert oder als Geldwert eintragen. Dies erlaubt eine noch differenziertere Provisionierung von Artikeln. Die Nutzung setzt jedoch voraus, dass Sie sich von extragroup eine entsprechende Auswertung erzeugen lassen. 

Registerkarte Skizze

Hier können Sie zwei Bilder zu dem Artikel hinterlegen. Das erste Bild kann in Stücklisten und Angebote übernommen werden. Das zweite Bild nur ins Angebot.

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