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Über die Tastenkombination Cmd-Shift-V können Sie im Kunden eine komplette Adresse einfügen, die Sie über die Zwischenablage aus einer anderen Anwendung gesammelt haben. Werden die Daten des Ansprechpartners übergeben, so wird dieser auch direkt angelegt. Die Adresse muss dabei so aufgebaut sein:
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Bereich Kontakt Zentrale
Bei der Erfassung von Telefon- und Telefaxnummern sollten Sie immer den Schrägstrich (/) zur Trennung von Vorwahl und Rufnummer verwenden. Ländervorwahlen erfassen Sie so, wie Sie sie wählen würden und trennen sie mit einem Bindestrich von der Vorwahl.
Hat Ihr Kunde eine E-Mail-Adresse, dann können Sie diese hier nicht nur erfassen, sondern es wird automatisch auch eine www-Adresse erzeugt, falls die E-Mail-Adresse nicht bei einem der großen E-Mail-Provider wie t-online oder gmx abgelegt ist. Dank der Schaltflächen vor diesen Adressen können Sie direkt aus profacto heraus E-Mails erzeugen bzw. Webseiten aufrufen.
Über das Feld Personal ordnen Sie dem Kunden einen Mitarbeiter zu, der diesen betreut. Der Kontaktweg wiederum dokumentiert, wie Sie diesen Kunden akquiriert haben und erlaubt, auf einfache Weise zu ermitteln, wodurch Sie die meisten Kunden erlangt haben. Die Kundengruppe hilft Ihnen dabei, Ihre Kunden in unterschiedliche Gruppen einzuteilen, um so beispielsweise Mailings an unterschiedliche Zielgruppen zu versenden.
Sie können Ihre Kunden beispielsweise in Geschäfts- und Privatkunden einteilen, in Kunden für das Projektgeschäft etc. Dies geschieht über das Feld Kundengruppe, das sie per Mausklick besetzen können.
Sie können auch Adressen von Interessenten speichern, von Personen also, die zwar noch keine Kunden sind, aber kurz davor stehen und die Sie z.B. bei Rundschreiben berücksichtigen wollen. Kreuzen Sie dazu das Feld Interessent an. Sobald zu so einem Interessenten eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung gedruckt wird, verändert sich der Status auf Kunde. Mit profacto können Sie Listen ausgeben, die z.B. nur Interessenten oder nur Kunden berücksichtigen, deshalb sollten Sie dieses Feld pflegen.
Kunden können nun statt nur in Kunden oder Lieferanten eingeteilt zu werden, auch in Kontakte und inaktive Kunden unterteilt werden. Auch die Filterung nach diesen Kundentypen ist in der Übersicht möglich.
Bereich Erinnerung
In diesem Bereich können Sie sehr schnell und einfach eine neue Aufgabe mit verknüpfter Erinnerung erzeugen, die dann als Warnung zu gegebener Zeit erscheint. Erfassen Sie einfach nur das Erinnerungsdatum und das Thema und klicken auf Erinnerung speichern, den Rest erledigt profacto für Sie.
Bereich Suchfelder
Erfassen Sie hier Informationen, die nicht in eines der Standardfelder passen. Bis zu 10 Suchfelder stehen zur Verfügung, deren Titel Sie in den Voreinstellungen definieren können. Mehr Informationen zu den Suchfeldern finden Sie hier.
Bereich Ansprechpartner
Spezifische Funktionen
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