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Anwendungsmöglichkeiten

Aufgabengebiete

Aktivitäten erfüllen in profacto wichtige Aufgabengebiete in einem Kontext:

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• Eine Aufgabe entpuppt sich als langwieriger. Für die Aufgabe muss ein längerer Zeitraum im Kalender geblockt werden.
• Die Aufgabe wird delegiert und muss - mit Erinnerungsfunktion - in einen anderen Kalender übernommen werden.
• An dieser Aufgabe hängt ein Angebot oder ein Brief und eine Kunde, Lieferanten, etc. Alle Daten sollen zusammenhängend gespeichert werden und auf einen Blick verfügbar sein.

Integration in profacto

Aktivitäten können in folgenden Bereichen angelegt werden:

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Die Zeiträume und Mitarbeiterzuordnungen von Aktivitäten können nicht nur im Aktivitätendialog verändert werden, sondern auch im Kalender.

Aktivitäten Übersicht

Symbolleiste

• Ein Klick auf Aktivitäten führt ab profacto in die Aktivitäten Übersicht
• In der Symbolleiste gibt es den üblichen Funktionen Neue Aktivität, Aktivität ändern, Aktivität löschen
  • die Möglichkeit, eine Aktivität direkt als erledigt zu kennzeichnen,
  • die Möglichkeit erledigte Aktivitäten auszublenden

Filter

• In der linken Spalte lassen sich die Aktivitäten filtern. Klicken Sie auf ein Filterkriterium, um nur Aktivitäten dieser Art anzuzeigen.
• Um den Filter aufzuhenben, klicken Sie auf Alle.

Aktivitäten - Bearbeitung

Reiter Aktivität

Aufgabenhandling

Aktivieren Sie die Felder

• Erledigt um eine Aufgabe als erledigt zu markieren. Sie wird dann in Übersichten ausgeblendet.
• Aufgabe um eine Aktivität als Aufgabe zu behandeln. Sie erscheint dann in der Aufgabenliste unterhalb des Kalenders, statt als fest gebuchter Termin.
• Aufgaben mit dem Status Privat sind nur für den Ersteller, und denjenigen dem die Aufgabe zugewiesen ist zu öffnen.
• Privat für Gruppe damit die Aufgabe nur für Mitarbeiter der gleichen Gruppe zu öffnen ist.

Zeitraum einstellen und Priorität festlegen

• Geben Sie den Zeitraum in die Felder Datum und Zeit ein. Für die Datumswahl sehen Sie einen Kalender eingeblendet. Um den Kalender zu schließen, ohne ein Datum auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil nach oben. Neben den Zeitfeldern sehen Sie die Zahl der Zeitstunden, die Sie verplant haben.
• Um ganztägige Ereignisse zu planen, aktivieren Sie das Feld Ganztägig.
• Aktivieren Sie das Auswahlfeld Erinnerung, um ein Erinnerungsdatum einzustellen. Klicken Sie in das Datumsfeld um den Kalender einzublenden oder auf den Pfeil rechts daneben, um häufig benötigte Daten auszuwählen.
  
• Geben Sie eine Priorität an.

Aktivitätenart und Thema festlegen

• Geben Sie die Aktivitätenart an oder wählen Sie diese aus der Liste aus. Die Aktivitäten-Art wird in der Übersicht als Filter benutzt.
• Ab profacto können Sie zudem ein Thema und ein Ergebnis eintragen.
• Diese Aktivität nicht mit Outlook synchronisieren verhindert die Synchronsierung, wenn Sie die Outlook Synchronisierung in den Voreinstellungen aktiviert haben

Zusatzinformationen

Geben Sie hier weitere Informationen zu dem Termin ein. Und wählen Sie Ereignisfarbe und Titelzeilenfarbe für die Darstellung im Kalender. Dafür steht Ihnen der Farbwähler Ihres Betriebssystems zur Verfügung.

Der Veranstaltungsort und die Outlook-ID ist für die Synchronisation mit MS Outlook.

Zuordnung

• Geben Sie unter Personal an, wem die Aufgabe oder der Termin zugeordnet werden soll.
• Wählen Sie weiterhin Kunden, Lieferanten, Projekt und die zugehörigen Ansprechpartner.

Reiter Textverarbeitung

• In der eingebauten Textverarbeitung können sie Schriftverkehr zum Kunden Anlegen. Dafür haben wir bereits einige Formulare hinterlegt, die Sie aus dem Menü Formular auswählen können.
• Mit der Option Firmenlogo drucken lässt sich das Firmenlogo ein- und ausschalten. Sie können so eine Formularvorlage verwenden, sowohl um Ausdrucke auf Ihrem Geschäftspapier vorzunehmen als auch um auf weißem Papier oder in einer PDF zu drucken.
• Mit der Option Erledigt können Sie auch auf dieser Ansicht, die Aktivität als erledigt kennzeichnen.

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