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- Wenn Sie einen Kunden in das Projekt übernehmen, werden beide Namenszeilen, die zu-Händen-Zeile, Strasse und der Ort in das Adreßfeld Adressfeld kopiert.
- Aktivieren Sie das Feld Postfach benutzen wenn Sie an eine Postfach-Adresse versenden wollen.
- Beim Speichern eines Kunden speichert profacto automatisch die eingetragenen Zusammenhänge von PLZ, Ort und Telefonvorwahl . Dadurch erweitert sich Ihr Postleitzahlenstamm mit jedem neuen Kunden.und stellt diese Daten für neue Stammdaten-Einträge zur Verfügung.
- Damit Sie nach Bundesland auswerten können, ist auch das Bundesland eintragbar.
- Mit Haken bei ZIP (Zip - Code) wird bei Übernahme des Kunden in einen Auftrag die Postleitzahl der Stadt nachgestellt, wie z.B. bei USA und Kanada.
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- Telefon- und Faxnummern erfassen Sie am besten in einer einheitlichen Form: z.B. 0049-123-456-78. Wählen Sie Trennzeichen so, dass Ihre Telefon- und Faxsoftware damit zurecht kommt.
Hat Ihr Kunde eine E-Mail-Adresse, dann können Sie diese hier nicht nur erfassen, sondern es wird automatisch auch eine www-Adresse erzeugt, falls die E-Mail-Adresse nicht bei einem der großen E-Mail-Provider wie t-online oder gmx abgelegt ist. Dank der Schaltflächen vor diesen Adressen können Sie direkt aus profacto heraus E-Mails erzeugen bzw. Webseiten aufrufen.
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- Aus der E-Mailadresse, wird automatisch eine Webadresse erzeugt, wenn die Domain nicht in der Sperrliste in den Voreinstellungen steht (Reiter Ansichten, Bereich E-Mail-Domänen ausfiltern). Aus info@extragroup.de wird so www.extragroup.de. Aus peter.mustermann@gmx.de aber nicht www.gmx.de.
- Ordnen Sie dem Kunden einen Mitarbeiter zu, der diesen betreut.
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- Der Kontaktweg
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- wiederum dokumentiert, wie Sie diesen Kunden akquiriert haben
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- . So können Sie ermitteln, wodurch Sie die meisten Kunden erlangt haben.
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- Die Kundengruppe ermöglicht die Einteilung Ihrer Kunden in unterschiedliche Gruppen
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- , um so beispielsweise Mailings an unterschiedliche Zielgruppen zu versenden
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Sie können Ihre Kunden beispielsweise in Geschäfts- und Privatkunden einteilen, in Kunden für das Projektgeschäft etc. Dies geschieht über das Feld Kundengruppe, das sie per Mausklick besetzen können.
Sie können auch Adressen von Interessenten speichern, von Personen also, die zwar noch keine Kunden sind, aber kurz davor stehen und die Sie z.B. bei Rundschreiben berücksichtigen wollen. Kreuzen Sie dazu das Feld Interessent an. Sobald zu so einem Interessenten eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung gedruckt wird, verändert sich der Status auf Kunde. Mit profacto können Sie Listen ausgeben, die z.B. nur Interessenten oder nur Kunden berücksichtigen, deshalb sollten Sie dieses Feld pflegen.
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- . Z.B. Privat- und Geschäftskunden
- Sie können Ihre Adressen auch in Interessenten und Kunden einteilen. Sobald für einen Interessenten eine Auftragsbestätigung oder Rechnung gedruckt wird, ändert sich der Status automatisch auf Kunde. Die Stati Kontakte und inaktive Kunden ermöglichen eine Filterung in der Übersicht.
Bereich Erinnerung
In diesem Bereich können Sie sehr schnell und einfach eine neue Aufgabe mit verknüpfter Erinnerung erzeugen, die dann als Warnung zu gegebener Zeit erscheint. Erfassen Sie einfach nur das Erinnerungsdatum und das Thema und klicken auf Erinnerung speichern, den Rest erledigt profacto für Sie.
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- Wählen Sie einen Status oder geben Sie Rabatt, Fälligkeiten und Skonto direkt ein. In den Status-Konstanten können Sie häufig benötigte Werte für Rabatt, Fälligkeiten und Skonto hinterlegen.
- Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Kunde wird in der Regel nicht gemahnt um eine Mahnsperre einzurichten
- Die Stichtagsfälligkeiten werden verwendet, wenn Ihr Kunde Rechnungen zu bestimmten Stichtagen bezahlen muss.
- Unter VK-Stufe ist definierbar, welchen Preis ein Kunde zahlt, wenn mehrere VK-Preise zu den Artikeln hinterlegt sind
- Die Währung erlaubt es, für Angebote statt der Landeswährung eine alternative Währung festzulegen.
- Das Kreditlimit schränkt die Möglichkeiten ein, einem Kunden neue Projekte zu bestätigen. Ist ein Kreditlimit eingegeben, werden Sie darauf hingewiesen, wenn der Kunde mehr unbezahlte Rechnungen offen hat, als das Kreditlimit es zulässt.
- Auftragssperre sperrt einen Kunden komplett für die Verwendung in Projekten. Er kann so nicht mehr verwendet werden.
- Die Lieferart ist ein reines Informationsfeld, das angibt, über welchen Weg der Kunde beliefert wird.
- Die Zahlungsart beeinflusst die Handhabung der über das Projekt erzeugten Offenen Posten. Die Zahlungsart Barverkauf erlaubt Ihnen, so erzeugte Offene Posten tageweise zusammenzufassen. Dies ist bei Laufkundschaft mit kleinen Rechnungsbeträgen sinnvoll. Die Zahlungsart Bankeinzug führt dazu, daß dass der Offene Posten aus den Mahnvorschlägen ausgenommen wird.
- Falls der Kunde per Kreditkarte bezahlt, stehen Ihnen entsprechende Felder zur Eingabe der Kreditkartendaten zur Verfügung. Der Inhalt dieser Felder kann in den Texten für Angebot bis Rechnung ausgegeben werden, um dem Kunden Information zur Belastung seiner Kreditkarte zu geben.
- Zu den Crefo-Daten gehört die Crefo-Nr., sowie ggf. der Bonitätsindex der Creditreform, sowie das Datum der letzten Aktualisierung. Der Bonitätsindex kann von 100-600 reichen, diese Grenzen werden derzeit nicht abgefragt.
- Für die modernen Zahlungssysteme und innereuropäische Überweisungen sollten Sie bereits beginnen, auch die IBAN auszufüllen - ab 1.1.2008 wird die Nutzung der IBAN für Überweisungen innerhalb Europas Pflicht werden. Die IBAN besteht aus Informationen zur Kontonummer, Bankleitzahl und dem Bestimmungsland.
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