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  • Kleinauftrag (oberhalb): Diess Feld ist nicht direkt aktivierbar, sondern wird über die Voreinstellungen gesteuert. Sie können dort eine vernünftige Mengen an Projekten als Kleinauftrag vordefinieren, die bestimmte Eigenschaften haben. Mehr dazu in den Voreinstellungen.
  • Projekt dient als Vorgabe: Aktvieren Sie dieses Feld, wenn Ihr Projekt als Vorgabe dienen soll. Wann immer Sie ein neues Projekt anlegen, können Sie dann optional eines der Vorgabeprojekte wählen. Es wird mit all seinen Positionen, Schnellkalkulationen, Stücklisten und Texten kopiert.
  • Privates Projekt: Private Projekte sind nur für die Anwender sichtbar, die sie angelegt haben. Normalerweise wird genau ein Anwender, der Firmeninhaber, solche Projekte haben. Dazu muss in den persönlichen Voreinstellungen auch aktiviert werden, dass der Anwender private Projekte anlegen und sehen darf.
  • Projekt ist Rahmenauftrag: Rahmenaufträge sind Projekte, die einen pauschalen Umfang an Produkten und Leistungen definieren. Sie werden mit dem Kunden ausgehandelt und in der Regel wird vereinbart, dass die Produkte dann in einzelnen Abschnitten geliefert werden. Es herrscht so Vertragssicherheit für eine definierte Menge von Produkten. Damit der Rahmenauftrag "scharf" wird, muss er den Status "Auftragsbestätigung" besitzen. Ist das der Fall, können Sie beim Neuanlegen eines Projekts auch einen Rahmenauftrag wählen. Dieser wird vollumfänglich kopiert, die Mengen jedoch werden auf "0" gesetzt. Erfassen Sie nun die tatsächlichen Liefermengen des Abrufs. Überschreitet die erfasste Menge, zusammen mit den Mengen in anderen Abrufen, die ursprünglich vereinbarte Menge, so erhalten Sie einen Warnhinweis und die Menge wird zurückgesetzt. In der Positionsübersicht des Rahmenauftrags sehen Sie für jede Position genau, wieviel schon in Abrufen verplant bzw. ausgeliefert und berechnet wurde.
  • Projekt ist Abrufauftrag von Rahmen: Dieses Feld ist aktiviert, wenn das aktuelle Projekt ein Abrufauftrag ist.
  • Projekt ist Fertigungsauftrag: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn das Projekt ein Fertigungsauftrag sein soll. Sie müssen dann noch das Projekt wählen, auf das sich der Fertigungsauftrag beziehen soll.
  • GU-Hauptauftrag: Über diese Option machen Sie ein Projekt zum GU-Hauptauftrag. Mehr Informationen zum Thema GU finden Sie im Kapitel Nutzung von GU-Aufträgen.
  • GU-Unterauftrag
  • Reklamationsauftrag
  • Projekt gesperrt für BDE
  • Stückliste nicht änderbar
  • Projekt ist nicht erweiterbar

Information

Hier können Sie beliebige Bemerkungen erfassen, die in Bezug zur Projektplanung stehen. Das Feld ist eines von 2 Informationsfeldern im Projekt (das andere findet sich auf dem Deckblatt), um all das zu erfassen, was die Projektbearbeiter zum Auftrag wissen müssen.

Reiter Vorgangsarchiv (ab profacto)

Reiter Ergänzungen (ab profacto)

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  • : Diese Option ist aktiviert, wenn ein Projekt ein GU-Unterauftrag ist. Sie können hier auch ein "leeres" Projekt zum GU-Unterauftrag machen, indem Sie einen Hauptauftrag auswählen und dann die Position des Hauptauftrags, auf die sich der Unterauftrag bezieht.
  • Reklamationsauftrag: Aktivieren Sie diese Optio, wenn das Projekt Reklamationsarbeiten zu einem regulären Kundenprojekt enthält. Mehr dazu unter Projektarten.
  • Projekt gesperrt für BDE: Wenn diese Option aktiviert ist, können auf dieses Projekt keine Zeiten via TZE, Websuite oder Digi-Zeit erfasst werden.
  • Stückliste nicht änderbar: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Stücklisten des Projekts nicht mehr geändert werden sollen. Es empfiehlt sich, diese Option über die persönlichen Voreinstellungen nur ausgewählten Anwendern zugänglich zu machen.
  • Projekt ist nicht erweiterbar: Aktivieren Sie diese Option, wenn dem Projekt keine weitere Position mehr hinzugefügt werden soll.

Information

Hier können Sie beliebige Bemerkungen erfassen, die in Bezug zur Projektplanung stehen. Das Feld ist eines von 2 Informationsfeldern im Projekt (das andere findet sich auf dem Deckblatt), um all das zu erfassen, was die Projektbearbeiter zum Auftrag wissen müssen.

Reiter Vorgangsarchiv (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte finden Sie eine Reihe von Informationen, die mehr oder minder eng mit dem Projekt verknüpft sind. Von hier aus lässt sich der Projektfortschritt in vielen Kriterien sehr gut übersehen.

  • Bestellungen: Hier finden Sie eine Liste aller Bestellungen, die zum Projekt existieren. Sie können die Einträge doppelklicken, um zur Bearbeitung der Bestellung zu gelangen.
  • Lieferanten-OPs: Eine Aufstellung aller Eingangsrechnungen zum Projekt, auch solcher, in denen das Projekt nur über die Kostenträgeraufteilung berührt wird.
  • Projektkosten: Die Aufstellung aller Projektkosten, die sich ergeben durch die Rechnungsprüfung im Bestellwesen sowie durch manuelle Erfassung.
  • UPS-Paketverfolgung: Die UPS-Website, die Ihnen den Status des UPS-Pakets anzeigt, dessen Trackingnummer Sie im Deckblatt erfasst haben
  • Bestellpositionen: Eine Aufstellung aller Bestellpositionen zum Projekt mit Lieferstatus. Auch hier führt Sie ein Doppelklick in die Bearbeitung.
  • Lagerbewegungen: Alle Zu- und Abbuchungen von Lagerartikeln zum Projekt
  • Reservierungen: Alle Reservierungen, seien sie aus der Stückliste oder aus den Projektpositionen ausgelöst.
  • Betriebsaufträge: Alle Betriebsaufträge, die das Projekt betreffen.
  • Belege: Hier finden Sie die Belegkopien von Angebot bis Rechnung sowie der gedruckten Freien Listen, mit der Möglichkeit, nach Belegtyp zu filtern.

Reiter Variable (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte bearbeiten Sie die Globalen Variablen. In der Regel erscheinen hier Eintragungen, wenn Sie Artikel ins Projekt einfügen. Artikel können neben lokalen auch projektweit gültige Variable besitzen, die eben an dieser Stelle zur zentralen Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Globale Variable lassen sich wie lokale Variable bearbeiten. Sobald Sie die Karteikarte mit den globalen Variable verlassen, werden alle Projektpositionen aktualisiert, d.h. ggf. Preise neu berechnet und Stücklisten neu berechnet. Daher sollten Sie beachten, dass auch Positionen neu berechnet werden, die eine geänderte globale Konstante nicht nutzen - es wird generell jede Position neu berechnet.

Es kann vorkommen, dass Sie Artikel im Projekt verwenden, die globale Variable besitzen. Fallen solche Artikel in einer späteren Bearbeitung wieder weg, bleiben die globalen Variable im Projekt. 

Um nun das Projekt von allen nicht benötigten Variable zu befreien, die auch den Druck unmöglich machen könnten, gibt es die Schaltfläche Nicht mehr genutzte Variable löschen, die alle Positionen durchsucht und dabei all die Variable ermittelt, die nicht mehr benötigt werden. Diese werden Ihnen in einem Dialog angezeigt, den Sie noch abbrechen können, falls Sie einer Sache auf den Grund gehen wollen.

Weiterhin lassen ich über die Option Nur Variable zum aktuellen Status anzeigen all die Variable ausblenden, die erst ab dem Status Auftragsbestätigung benötigt werden.

Reiter Ergänzungen (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte können Sie Ergänzungen zu einem laufenden Projekt definieren. Unter Ergänzungen kann man Nachträge, aber auch sonstige Änferungen definieren, die nicht unbedingt verrechenbar sein müssen, jedoch separat ausweisbar sein sollen.
Zum Erfassen einer Ergänzung gehen Sie wie folgt vor:
Füllen Sie die Eingabefelder (Name, Datum und Beschreibung) aus, das Positionsfeld wird automatisch gefüllt und die Summe ergibt sich aus den Positionen den Nachtrags.Nun klicken Sie dann mit der RECHTEN Maustaste in die Liste. Es erscheint ein Kontextmenü, aus dem Sie den Befehl "Neu" auswählen können. Nun wurde eine neue Ergänzung angelegt.
 Eine nicht abrechenbare Ergänzung führt dazu, daß alle danach neu angelegten Positionen den Rabattsatz 100% erhalten.
Eine Ergänzung ist ein Nachtrag, der sich als Überschrift er Positionsübersicht wiederspiegelt.
Tipp: Legen Sie erst den Nachtrag an und dann die Positionen.
Sobald eine solche Ergänzung angelegt ist, arbeitet profacto in der Positionserfassung mit dieser Information. Das heißt konkret:
* Sobald eine neue Position angelegt wird, erhält Sie als Positionstyp den Namen der zuletzt angelegten Ergänzung.
* Erzeugen Sie eine Überschrift, so wird als Titel der Überschrift automatisch der Name der zuletzt eingefügten Ergänzung eingefügt.
* In der Positionsübersicht (Projekt-Übersicht -> Menü Funktion->Positionen) kann man dann nach Positionstyp filtern.
* Auf der Karteikarte Ergänzungen wird angezeigt, welchen Wert alle einer Ergänzung zugeordneten Positionen haben.
* Im Ausdruck, zum Beispiel einer Schlussrechnung, kann eine Zusammenstellung aller Ergänzungen mit ihren Summenwerten gedruckt werden. Dazu ist eine Formularanpassung nötig, es werden dazu mehrere Arrays eingefügt, die Namen und Summen der Ergänzungen beinhalten.
Auf dieser Karteikarte können Sie Ergänzungen zu einem laufenden Projekt definieren. Unter Ergänzungen kann man Nachträge, aber auch sonstige Änferungen definieren, die nicht unbedingt verrechenbar sein müssen, jedoch separat ausweisbar sein sollen.

Zum Erfassen einer Ergänzung gehen Sie wie folgt vor:

Füllen Sie die Eingabefelder (Name, Datum und Beschreibung) aus, das Positionsfeld wird automatisch gefüllt und die Summe ergibt sich aus den Positionen den Nachtrags. Nutzen Sie die Schaltfläche Neu, um die Daten zur Liste hinzuzufügen Nun wurde eine neue Ergänzung angelegt.

Eine nicht abrechenbare Ergänzung führt dazu, daß alle danach neu angelegten Positionen den Rabattsatz 100% erhalten.

Eine Ergänzung ist ein Nachtrag, der sich als Überschrift der Positionsübersicht wiederspiegelt.

Tipp: Legen Sie erst den Nachtrag an und dann die Positionen.

Sobald eine solche Ergänzung angelegt ist, arbeitet profacto in der Positionserfassung mit dieser Information. Das heißt konkret:

  • Sobald eine neue Position angelegt wird, erhält Sie als Positionstyp den Namen der zuletzt angelegten Ergänzung.
  • Erzeugen Sie eine Überschrift, so wird als Titel der Überschrift automatisch der Name der zuletzt eingefügten Ergänzung eingefügt.
  • In der Positionsübersicht (Projekt-Übersicht -> Menü Funktion->Positionen) kann man dann nach Positionstyp filtern.
  • Auf der Karteikarte Ergänzungen wird angezeigt, welchen Wert alle einer Ergänzung zugeordneten Positionen haben.
  • Im Ausdruck, zum Beispiel einer Schlussrechnung, kann eine Zusammenstellung aller Ergänzungen mit ihren Summenwerten gedruckt werden. Dazu ist eine Formularanpassung nötig, es werden dazu mehrere Arrays eingefügt, die Namen und Summen der Ergänzungen beinhalten.

Reiter Controlling (ab profacto)

Die Seite Controlling dient dazu, ein Projekt oder einen GU-Hauptauftrag in einer kompakten Gesamtschau nach seiner Rentabilität zu beurteilen. Es gibt hierbei zwei unterschiedlichen Herangehensweisen:

  • Für normale Projekte und GU-Unteraufträge werden nur die Daten des aktuellen Projekts verwendet.
  • Bei GU-Hauptaufträgen werden in vielen Spalten Daten aus den GU-Unteraufträgen herangezogen.

Kopfteil

Summen aus Beauftragung
  • Auftragssumme Original AB: Der zum Zeitpunkt des Drucks der AB gültige, unrabattierte Projektwert.
  • Rabattsatz 1/2 AB: Die zu diesem Zeitpunkt gültigen Rabatte in Prozent
  • Rabattbetrag 1/2 AB: Die zu diesem Zeitpunkt gültigen Rabatte in Währungseinheiten
Aktuelle Werte
  • Projektwert: Der aktuelle Projektwert.
  • Rabattsatz 1/2: Die aktuell gültigen Rabatte in Prozent
  • Rabattbetrag 1/2: Die aktuell gültigen Rabatte in Währungseinheiten

Fußteil

  • Summe Nachträge: Die Summe aller Nachtragspositionen
  • Summe Nachträge Kosten: Die Summe der EK-Preise aller Nachtragspositionen
  • Summe Nachträge Einkauf: Die Kosten aus den Bestellungen zu den Nachtragspositionen
  • Noch zu erwartenende Eingangsrechnungen: Auf Basis der Bestellungen und bereits eingegangenen Rechnungen ergibt sich ein noch zu erwartender Rechnungsbetrag.

Spalten

Hier eine Erläuterung zu den Spalten und der Herkunft der Daten:

  • Pos: Hier wird die Positionsnummer angezeigt und ggf. noch die Information darüber, ob es sich um einen Nachtrag handelt (Gekennzeichnet durch "N:" + Nachtragsname)
  • Bezeichnung: Die Positionsbezeichnung
  • VK kalkuliert: Der kalkulierte, unrabattierte Verkaufspreis der Position
  • VK Vertrag: Der um den Projekt UND Positionsrabatt reduzierte Verkaufspreis der Projektposition. Die Summe dieser Spalte kann abweichen, falls mit Zwischensummen gearbeitet wurde.
  • EK kalkuliert: Der unrabattierte EK-Preis der Projektposition
  • EK Vorgabe: Ist identisch mit EK kalkuliert in einem normalen Projekt. In einem GU-Haupt-Projekt handelt es sich hier um die Summe aller EKs aus dem zu dieser Position zugehörigen Unterauftrag.
  • Aufschlag: Der Aufschlag von EK auf VK Vertrag in Prozent
  • EK bestellt: Die Summe der EK-Preise der Bestellpositionen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des Unterauftrags, falls es sich um ein GU-Haupt-Projekt handelt.
  • EK Ist: Die Summe der Eingangsrechnungen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des zugehörigen GU-Unterauftrags.
  • EK Prognose: Falls das Projekt noch keinen Unterauftrag hat: Summe der EK-Preise. Falls Unterauftrag vorhanden: Summe der EK-Preise des Unterauftrags. Falls Bestellungen vorliegen: Summe der EK-Preise der zugehörigen Bestellungen. Falls die Bestellungen komplett abgewickelt sind: Rechnungssumme der Bestellungen.
  • VK Ist: Summe der Rechnungen zu dieser Position. Die Spaltensumme kann abweichen, falls zu diesem Projekt nur Aconto-Rechnungen gedruckt wurden.
  • DB kalkuliert: Differenz ans VK Vertrag und EK kalkuliert
  • DB Ist: Differenz aus VK Ist und EK Ist zu dieser Position
  • Istzeit: Summe der Zeiten, die auf diese Position bzw. auf die Positionen des Unterauftrags erfasst wurden
  • Sollzeit: Summe der Vorgabezeiten zu dieser Position, basierend auf vorhandenen Vorkalkulationen

Druck

Kopfteil
  • Kommission: Das Feld Kommission im aktuellen Projekt
  • Aussendienst: Der Name des zuständigen Provisionsempfängers, zugeordnet auf der Seite Finanzen im Projekt
  • Bauleiter: Name des Bauleiters, zugeordnet auf der Seite PPS
  • Zeitraum: Laufzeit des Projekts, zugeordnet auf der Seite PPS
  • Istzeit: Summe der Zeiten, die auf dieses Projekt bzw. auf die Positionen der Unteraufträge erfasst wurden
  • Sollzeit: Summe der Vorgabezeiten zu diesem Projekt, basierend auf vorhandenen Vorkalkulationen entweder der Positionen oder aller Positionen aller Unteraufträge
  • EK kalkuliert: Summe der EK-Preise dieses Projekts
  • VK kalkuliert: Summe der unrabattierten VK-Preise dieses Projekts
  • VK Vertrag: Nettowert inklusive Rabatt zum Zeitpunkt der Auftragserteilung
  • DB in EUR: Deckungsbeitrag zwischen VK Vertrag und EK kalkuliert, in Währungseinheiten
  • DB in %: dito in Prozent
  • Mehrkosten: Summe der Kosten der Nachtragspositionen zu diesem Projekt
  • Mehrumsatz: Differenz zwischen aktuellem Projektwert und dem Projektwert zum Zeitpunkt der Auftragserteilung (egal, ob es sich um Nachtragspositionen handelt oder nicht!!)
  • VK Ist: Summe der Rechnungen zu diesem Projekt.
  • DB Ist: Differenz aus VK Ist und EK Ist zu diesem Projekt
  • DB Ist in EUR: Differenz aus Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen zu diesem Projekt in EUR
  • DB Ist in %: dito in Prozent
Spalten

Hier eine Erläuterung zu den Spalten und der Herkunft der Daten:

  • Pos: Hier wird die Positionsnummer angezeigt und ggf. noch die Information darüber, ob es sich um einen Nachtrag handelt (Gekennzeichnet durch "N:" + Nachtragsname)
  • Bezeichnung: Die Positionsbezeichnung
  • EK kalkuliert: Der unrabattierte EK-Preis der Projektposition
  • Aufschlag EK/VK: Der Aufschlag von EK kalkuliert auf VK Vertrag in Prozent
  • DB kalkuliert: Differenz aus VK Vertrag und EK kalkuliert
  • VK kalkuliert: Der kalkulierte, unrabattierte Verkaufspreis der Position
  • VK Vertrag: Der um den Projekt UND Positionsrabatt reduzierte Verkaufspreis der Projektposition. Die Summe dieser Spalte kann abweichen, falls mit Zwischensummen gearbeitet wurde.
  • EK Vertrag: Der um den Rabatt reduzierte EK-Preis, dient als Vorgabe für den Einkauf, dieser EK sollte erzielt werden.
  • EK Ausschreibung: Ist identisch mit EK kalkuliert in einem normalen Projekt. In einem GU-Haupt-Projekt handelt es sich hier um die Summe aller EKs aus dem zu dieser Position zugehörigen Unterauftrag.
  • EK Vergabe: Die Summe der EK-Preise der Bestellpositionen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des Unterauftrags, falls es sich um ein GU-Haupt-Projekt handelt.
  • EK Vergabe - EK Vertrag: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem gewissermassen als Vorgabe fungierenden EK Vertrag. Stellt die "Performance" des Einkaufs im Vergleich zur Vorgabe des Vertriebs dar.
  • EK Vergabe - EK Ausschreibung: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem der Summe der EK-Preise der Positionen des Unterauftrags. Stellt die Performance des Einkaufs im Vergleich zur fachlichen Vorgabe der Planungsabteilung dar.
  • EK Ist: Die Summe der Eingangsrechnungen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des zugehörigen GU-Unterauftrags.
  • EK Prognose: Falls das Projekt noch keinen Unterauftrag hat: Summe der EK-Preise. Falls Unterauftrag vorhanden: Summe der EK-Preise des Unterauftrags. Falls Bestellungen vorliegen: Summe der EK-Preise der zugehörigen Bestellungen. Falls die Bestellungen komplett abgewickelt sind: Rechnungssumme der Bestellungen.

Reiter Disposition (ab profacto pps)

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