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Über die Einstellung der Sortierkriterien kann sich
das Aussehen der Liste stark verändern und der Informationsschwerpunkt
kann sich vom Projekt z.B. zum Kunden verschieben.
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- Mit Klick auf die Schaltfläche Neu legen Sie ''nach Eingabe eines Formularnamens'' ein Formular an. Dieses ist allerdings noch leer. Es empfiehlt sich, nun ein Formular von der Festplatte oder CD zu laden, das bereits für eine freie Auswertung vorkonfiguriert ist.
- Mit der Schaltfläche Umbenennen können Sie ein markiertes Formular umbenennen.
- Mit der Schaltfläche Öffnen können Sie für ein markiertes Formular einen neuen Report von der Festplatte laden.
- Mit Löschen wird ein Formular samt Report wieder aus der Liste gelöscht.
Erweiterte Funktionen
- Sobald ein Formular in der Liste aktiviert ist, können Sie weitere Eigenschaften festlegen. Einerseits können Sie bestimmten, ob das Formular sich wie eine "klassische" freie Liste verhält, also auf Basis der Projektpositionen gedruckt wird oder ob es sich verhält wie ein Belegdruck von Angebot bis Rechnung. Damit können Sie zum Beispiel eine simulierte Auftragsbestätigung drucken, ohne daß Sie daran denken müssen, diese als Probedruck zu drucken.
- Weiterhin können Sie einstellen, daß eine der Listen aus dem Bereich Freie Listen automatisch immer dann gedruckt wird, wenn ein Angebot, eine AB, ein Lieferschein oder eine Rechnung gedruckt wird. Damit ist eine tiefgreifende Automatisierung von Abläufen möglich, weil in einem Rutsch alle wesentlichen Dokumente für einen Auftrag gedruckt werden können.
- Hilfestellung zu diesem sehr trickreichen Leistungsmerkmal erhalten Sie von uns.
Angebote drucken
- Das Feld Summierungsebene gibt Ihnen die Möglichkeit, von einem Projekt nicht alle Positionen zu drucken, sondern nur Zwischensummen, oder gar nur Summen von Summen. Die Summierungsebene 0 druckt alles, die Ebene 1 nur die obersten Summen, Ebene 2 die obersten Summen und eine Ebene tiefer und so fort. Dieses Vorgehen ist interessant, wenn Sie einem Interessenten anfangs nicht alle Preisdetails verraten wollen.
- Angebote können beliebig oft gedruckt werden, jeder Ausdruck wird im Vorgangsarchiv digital gespeichert und steht zum späteren erneuten Druck zur Verfügung.
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Aconto-Rechnungen drucken
- Für den Druck einer Abschlagsrechnung können Sie unter der Rubrik Acontorechnung entweder einen Prozentsatz des Projektwertes oder einen Fixbetrag unter Berücksichtigung von Mwst-Satz und Skonto angeben.
- Bei einer Teilrechnung sind einige Angaben mehr zu machen: Hier müssen Sie noch eintragen, unter welcher Bezeichnung die Teilrechung gedruckt wird und um welchen Abschlagsbetrag es sich dabei handelt.
- Das Feld Bezeichnung wird im Formular auf eine Artikelnummer umgesetzt. Werden in Ihren Formularen keine Artikelnummern gedruckt, dann klicken Sie auf den kleinen Button Text und geben Sie hier den Teilrechnungstext ein.
- Bei einer Teilrechnung geben Sie den zu berechnenden Betrag ein, auf den noch die MwSt. aufgeschlagen wird.
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Teilmengen-Rechnungen drucken
- Der Druck von Telmengenrechnungen erfolgt genau so wie der Druck von Teilmengenlieferscheinen. Besonderheit ist, dass profacto die Mengen für Teilmengenlieferungen und Teilmengenrechnungen pro Position getrennt verwaltet. Es kann daher durchaus vorkommen, dass von der Positionsanzahl 10 bereits 5 geliefert sind, aber noch nichts abgerechnet.
- Im Druckdialog der Teilmengenrechnung können Sie die Mengen der letzten Teilmengenlieferung als Abrechnungsmenge in die Teilmengenrechnung übernehmen lassen.
Allgemeine Listen
Wählen Sie den Befehl Druck aus dem Menü Ablage in der Projektübersicht an und profacto wird Ihnen den folgenden Dialog präsentieren:
- In der Rubrik Auswahl grenzen Sie die Aufträge ein, die Sie gerne ausgewertet haben möchten, z.B. alle Aufträge mit Fixtermin zwischen dem 1.2.06 und 28.2.06.
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- Weiterhin können Sie hier bestimmen, ob nur Angebote, nur Rechnungen oder ob alle Zustände gedruckt werden sollen.
- Durch die Angabe der entsprechenden Sortierung erhalten Sie so z.B. eine Übersicht der als nächstes anstehenden Aufträge, der für einen bestimmten Kunden anstehenden Aufträge usw.
- Gerade die Auswertung über den Kunden ermöglicht Ihnen sehr schnell zu erfassen, welche Aufträge zu einem Kunden bereits gelaufen sind und wieviel Umsatz dabei erwirtschaftet wurde.
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- Das wiederum kann Ihre Stellung beim Kunden ganz entscheidend beeinflussen. Denn Kunden mit viel Umsatz muß man vorsichtiger behandeln als solche, die bisher bloß mal eine Schraube gekauft haben...
- Auswertungen über den Auftragsstatus bringen sehr viel Information z.B. über aktuelle Angebote oder noch zu schreibende Rechnungen.
- Drucken Sie die Positionen gleich mit, erhalten Sie eine sehr kompakte Positionsliste zum Auftrag, die alle wesentlichen Informationen auch für die Fertigung enthält.
- Für einige dieser Liste ist auch die Option Preise in Listen ausweisen aktiviert, über die Sie steuern können, ob der Preis (einer Position oder eines Auftrags) mit in der Liste erscheinen soll.
Von den normalen Sortierungen abweichend bringt die Sortierung Auswertung eine sehr aussagekräftige Liste über den momentanen Status eines Auftrags. In einer Zeile im Querformat wird die vorkalkulierte Zeit mit der gearbeiteten, das vorkalkulierte Material mit dem nachkalkulierten und die bereits gelieferten Bestellungen mit den noch offenen verglichen. Dadurch können Verzögerungen oder Kostensteigerungen in Arbeitszeit und Material schnell erkannt werden. Die Daten für diese Auswertung erhält profacto aus der Stückliste, aus den Kalkulationen und aus dem Bestellwesen. Sind dort
keine Daten erfaßt, kann der entsprechende Part der Auswertung auch keine Aussagen machen...
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Druck von Belegen unabhängig vom Status
- Unter bestimmten Voraussetzungen muss ein Belegdruck unabhängig vom entsprechenden Status des Projekt zur Verfügung stehen.
- Daher kann aus der Positionsübersicht ab sofort in der Version PF 2010 der Dokumentendruck aller Dokumente unabhängig vom Status angestoßen werden.
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- Es ist somit möglich z.B. eine erneute AB bei Status Lieferschein aus der Positionsübersicht auszudrucken .