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Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Kleinauftrag, wenn es sich um einen Kleinauftrag handelt.
Reiter Deckblatt
Rechnungs- und Lieferadresse
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Zusätzlich kann hier die Bestellnummer des Kunden und das Datum erfasst werden, was in den Texten per Platzhalter dann auch wiedergegeben werden kann.
Reiter Details
Finanzen
Hier wird geregelt, wie das Projekt abgerechnet werden soll. In der Regel sollten alle Daten hier bereits korrekt sein, da sie vom Kunden her übernommen werden.
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Erfassen Sie hier optional weitere Informationen, die man später ggf, auch zur Suche nach einen Projekt benötigt oder anweitig verabeiten oder ausgeben möchte. Die Steuerung der Suchfelder erfolgt über die Voreinstellungen oder über den Bezeichner direkt.
Reiter Positionen
Menü zur Positionsbearbeitung über der Positionsliste
Zum Erzeugen einer Überschrift, markieren Sie die Position, zu der eine Überschrift erzeugt werden soll, wählen Sie aus dem Menü Positionen die Funktion Überschrift anlegen. Die Überschrift ermöglicht einen freien Text ohne Preis zu formulieren und wird in der Positionsliste farblich abgesetzt. In den meisten Formularen wird der Text einer Überschrift in fett ausgegeben, kann jedoch von Formular zu Formular unterschiedlich definiert sein. Die entstehende Position erhält eine Positonsnummer um 0,0005 kleiner als die der markierten Positionen.
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| Tipp | ||
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Die Kalkulationseinstellungen werden dabei stets mitkopiert, die Kalkulation selber kann nach Wahl übernommen werden. |
- In Kalkulationskarte der markierten Position wechseln öffnet die Kalkulation einer Position.
- Markierte Position löschen löscht den ausgewählten Eintrag.
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Kalkulation zu einer Position anlegen
Artikel erfassen
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Über den Regler für die Positionshöhe kann die Zeilenhöhe in der Darstellung hier variabel eingestellt werden. Es hängt mit der Voreinstellung, Seite profacto zusammen.
Reiter Texte
Hier erscheinen für alle kaufmännischen Zustände des Projekts die in den Voreinstellungen oder (ab profacto) im Kunden zugewiesenen Standardtexte. Klicken Sie auf dem Reiter mit der gewünschten Projektphase und dem Reiter mit der gewünschten Sprache auf eine der Schaltflächen Vortext, Schlusstext, Fußtext um einen neuen Textbaustein auszuwählen oder ändern Sie den Text in den Textfeldern. Um dabei Platzhalter zu verwenden, öffnen Sie das Menü Platzhalter in Text einfügen oben links unterhalb des Sprachreiters.
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Welche Textvariable es gibt und wie sie verwendet werden, steht im Detail auch hier: Textvariablen.
Reiter Statistik
Oben werden die Fertigungszeiten zusammengefasst und die Vor- und Nachkalkulationswerte miteinander verrechnet.
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- Wählen Sie dazu entweder einen Kunden oder einen Lieferanten aus und gegebenenfalls noch einen Ansprechpartner.
- Dann vergeben Sie einen Adresstyp, der pro Projekt nur einmal vorkommen kann.
Dann können Sie die Adresse mit "Neu" der Liste hinzufügen.
Tipp Die Option Manuell erfasste Daten speichern bewirkt, dass die Adressdaten direkt im Projekt gespeichert werden. Sie können so auch abweichende Adressen hinzuzufügen, die nicht als Kunde oder Lieferant angelegt sind.
Reiter Finanzen (ab profacto)
Auf diesem Reiter sehen Sie alle Informationen, die in Bezug auf die Abrechnung eines Projekts von Bedeutung sind, sofern sie nicht schon im Deckblatt eingegeben wurden.
Offene Posten
Hier sind alle Rechnungen aufgeführt, die zum Projekt gedruckt wurden. Für jede Rechnung sehen Sie auch Information darüber, wieviel bereits bezahlt wurde, wann Sie gestellt wurde und den Inhalt des Felds Bemerkungen aus dem Offenen Posten. In der Summe erfahren Sie, wieviel berechnet und wieviel davon bezahlt wurde, jeweils als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.
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Bei Schlussrechnungen ist es nach VOB üblich, dass der Auftraggeber als Garantie für saubere Ausführung einen bestimmten Prozentsatz einbehält. Diesen Wert können Sie hier eingeben. Neben dem Prozentsatz erfassen Sie auch noch die Einbehaltsdauer in Tagen, über das Auswahlfenster für die Dauer können Sie die üblichen 5 Jahre direkt erfassen, intern wird jedoch mit Tagen gerechnet.
Abzüge
Abzüge reduzieren Ihre Rechnungssumme weiter. Typische Abzüge sind
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Wie Sie die oben beschriebenen Abzüge und Einbehalte auf den Dokumenten ausweisen wird hier erklärt: Abzüge, Gewährleistungseinbehalt, Sicherheitseinbehalt auf Rechnungen ausweisen
Reiter Dokumente
Hier können Sie Dokumente zu Ihren Projekten hinterlegen. Diese werden im Projektordner gespeichert. Wo die Projektordner abgelegt sind, ist in der Voreinstellungen hinterlegt.
Die Funktionen im einzelnen (v.l.):
- Wählen Sie ein neues Dokument auf Ihrem Computer aus
- drückt man währenddessen zusätzlich die Alt-Taste, so lässt sich ein Pfad verknüpfen
- drückt man währenddessen zusätzlich die Shift-Taste, so lässt sich eine URL verknüpfen
- Öffnen Sie das markierte Dokument
- Löschen Sie das markierte DokumentAktuelle Emails übernehmen übernimmt Mails aus Outlook (ab profacto)
Aktivieren Sie Vorschau zeigen, um eine Vorschau des Dokumentes zu sehen.
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Auf diesem Reiter erhalten Sie einen kompakten Überblick über den derzeitigen Fortschritt des Projekts mitsamt einer einfachen Rentabilitätsrechnung. Voraussetzung dazu ist, dass eine Nachkalkulation zum Projekt bzw. seinen Positionen existiert. Die Nachkalkulation lässt sich über die entsprechend benannte Schaltfläche auch aktualisieren, falls Sie nicht die Automatische Nachkalkulation in den Voreinstellungen aktiviert haben.
Der Auftragsstand fasst positionsweise zusammen, wie es um Ihr Projekt steht. Für jede Position werden hierzu Daten aus der Nachkalkulation angezeigt, nämlich Materialkosten, Fertigungskosten, ein Aufschlag für Gemeinkosten und daraus sich ergebend die Summe der Herstellkosten. Diese werden in Beziehung gesetzt mit dem Verkaufspreis der Position. Außerdem sehen Sie pro Position die erfassten Stunden und die kalkulierten Stunden, wodurch ersichtlich ist, welche Positionen noch zeitlich "Luft" haben und welche nicht.
Nicht erteilte oder alternative Positionen werden im Auftragsstand nicht berücksichtigt!
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Auf diesem Reiter sehen Sie eine Zusammenstellung aller im Projekt vorkommenden Artikel. Diese Zusammenstellung dient einerseits als Projektpreisliste, andererseits als Überblick darüber, in welchen Mengen die Artikel im Projekt verwendet werden.
Auffüllen der Liste
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- Projektzeiten - für 99% aller Anwender ausreichend
- Maschinenzeiten - für Betriebe, die auch Bearbeitungszeiten von CNC-Maschinen und Zuschnittsägen etc. einsehen wollen, sofern diese unterstützt sind
Projektzeiten
Die Projektzeiten rekrutieren sich aus den in der Zeiterfassung erfassten Zeiten. Es ist dabei egal, ob sie direkt auf das Projekt, einen Fertigungsauftrag oder einen Betriebsauftrag erfasst wurden, diese Tabelle zeigt alle Zeiten zum Projekt an.
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Auf dieser Karteikarte sind mehrere unterschiedliche Informationen und Statistiken zur Projektsteuerung vereint. Ausserdem finden Sie hier eine Reihe von Einstelloptionen, die das Verhalten des Projekts beeinflussen.
Disposition
Treffen Sie hier Vorgaben für die weiter untenstehenden Hochrechnungen und für die Kapazitätsplanung (ab profacto pps).
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Hier können Sie beliebige Bemerkungen erfassen, die in Bezug zur Projektplanung stehen. Das Feld ist eines von 2 Informationsfeldern im Projekt (das andere findet sich auf dem Deckblatt), um all das zu erfassen, was die Projektbearbeiter zum Auftrag wissen müssen.
Reiter Vorgangsarchiv
Auf dieser Karteikarte finden Sie eine Reihe von Informationen, die mehr oder minder eng mit dem Projekt verknüpft sind. Von hier aus lässt sich der Projektfortschritt in vielen Kriterien sehr gut übersehen. Auf den meisten Karteikarten können Sie per Doppelklick direkt auf den Ziel-Datensatz verzweigen.
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Auf dieser Karteikarte bearbeiten Sie die Globalen Variablen. In der Regel erscheinen hier Eintragungen, wenn Sie Artikel ins Projekt einfügen. Artikel können neben lokalen auch projektweit gültige Variable besitzen, die eben an dieser Stelle zur zentralen Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Globale Variable lassen sich wie lokale Variable bearbeiten. Sobald Sie die Karteikarte mit den globalen Variable verlassen, werden alle Projektpositionen aktualisiert, d.h. ggf. Preise neu berechnet und Stücklisten neu berechnet. Daher sollten Sie beachten, dass auch Positionen neu berechnet werden, die eine geänderte globale Konstante nicht nutzen - es wird generell jede Position neu berechnet.
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Auf dieser Karteikarte können Sie Ergänzungen zu einem laufenden Projekt definieren. Unter Ergänzungen kann man Nachträge, aber auch sonstige Änderungen definieren, die nicht unbedingt verrechenbar sein müssen, jedoch separat ausweisbar sein sollen.
- Füllen Sie die Eingabefelder (Name, Datum und Beschreibung) aus, das Positionsfeld wird automatisch gefüllt und die Summe ergibt sich aus den Positionen den Nachtrags.
- Nun klicken Sie dann mit der RECHTEN Maustaste in die Liste.
- Es erscheint ein Kontextmenü, aus dem Sie den Befehl "Neu" auswählen können. Nun wurde eine neue Ergänzung angelegt.
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- Für normale Projekte und GU-Unteraufträge werden nur die Daten des aktuellen Projekts verwendet.
- Bei GU-Hauptaufträgen werden in vielen Spalten Daten aus den GU-Unteraufträgen herangezogen.
Kopfteil
Summen aus Beauftragung
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